Thực tế tại doanh nghiệp khi có các trường hợp nhân viên vi phạm nội quy hoặc quy định về kỷ luật lao động, việc ban hành quyết định kỷ luật là bước cần thiết để xử lý tình huống một cách công bằng và nghiêm túc. Quyết định này không chỉ nhằm ngăn chặn các hành vi tương tự mà còn giúp duy trì trật tự, nâng cao hiệu quả làm việc trong toàn bộ tổ chức. Để hiểu rõ hơn về các nội dung cần có trong mẫu quyết định kỷ luật lao động, MISA AMIS mời bạn đọc tham khảo trong bài viết dưới đây.
1. Quyết định kỷ luật là gì? Vai trò của quyết định kỷ luật
Mẫu quyết định kỷ luật lao động là văn bản dùng để thông báo áp dụng hình thức kỷ luật với người lao động vi phạm quy định của pháp luật về lao động hoặc nội quy, quy chế lao động của tổ chức.
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần có mẫu quyết định kỷ luật để sử dụng trong các trường hợp cần thiết phải xử lý vi phạm. Văn bản này có ý nghĩa như sau:
Giữ gìn kỷ luật lao động trong tổ chức: Quyết định thực thi các hình thức kỷ luật giúp răn đe các trường hợp vi phạm và hạn chế trường hợp tương tự, góp phần tạo nên môi trường làm việc có trật tự, an toàn và hiệu quả.
Bảo vệ quyền lợi của người lao động và người sử dụng lao động: Quyết định kỷ luật lao động được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật giúp đảm bảo quyền lợi của các bên.
Là căn cứ để giải quyết tranh chấp lao động nếu có: Nếu không đồng ý với quyết định kỷ luật, người lao động có quyền yêu cầu xem xét lại quyết định, khiếu nại hoặc khởi kiện.
2. Mẫu quyết định kỷ luật lao động mới hiện nay
Dưới đây là mẫu quyết định kỷ luật lao động để các tổ chức và doanh nghiệp tham khảo.
Mẫu quyết định kỷ luật lao động
Mẫu quyết định xử lý kỷ luật của giám đốc công ty
Mẫu quyết định xử lý kỷ luật của tổ chức, đơn vị
Mẫu quyết định kỷ luật bằng hình thức thuyên chuyển
Mẫu quyết định kỷ luật bằng hình thức khiển trách
3. Quản lý đầy đủ hồ sơ kỷ luật, khen thưởng và quá trình công tác
Một quyết định kỷ luật lao động thường không đứng riêng lẻ. Để có cơ sở xem xét và lưu lại đầy đủ quá trình xử lý, doanh nghiệp có thể cần quản lý nhiều tài liệu liên quan như:
- Biên bản ghi nhận hành vi vi phạm.
- Tài liệu xác minh và chứng cứ liên quan.
- Thông báo họp xử lý kỷ luật.
- Biên bản họp xử lý kỷ luật.
- Quyết định xử lý kỷ luật.
- Tài liệu thể hiện việc gửi hoặc thông báo quyết định.
- Lịch sử khen thưởng, điều chuyển, bổ nhiệm và các thay đổi khác trong quá trình làm việc.
Nếu các thông tin này được lưu tại nhiều nơi như hồ sơ giấy, thư điện tử, bảng tính hoặc thư mục riêng của từng nhân sự, HR có thể mất nhiều thời gian khi cần:
- Kiểm tra lại lịch sử xử lý của một nhân viên.
- Xác định nhân viên đã từng bị kỷ luật hoặc tái phạm hay chưa.
- Tìm lại tài liệu khi người phụ trách cũ nghỉ việc.
- Tổng hợp thông tin để báo cáo ban lãnh đạo.
- Đối chiếu quá trình công tác trước khi đưa ra quyết định nhân sự.
Để theo dõi quá trình làm việc, ghi nhận đầy đủ lịch sử kỷ luật, khen thưởng, thay đổi vị trí của người lao động, doanh nghiệp có thể sử dụng AMIS Thông Tin Nhân Sự. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung hồ sơ và quá trình làm việc của người lao động trên một hệ thống thống nhất.
Khi thông tin được tổ chức trên cùng một hệ thống, doanh nghiệp có thể:
- Tra cứu nhanh thông tin và quá trình làm việc của từng nhân viên.
- Theo dõi các mốc thay đổi về chức danh, phòng ban, vị trí và tình trạng làm việc.
- Lưu trữ tập trung hồ sơ khen thưởng, kỷ luật và các tài liệu liên quan.
- Hạn chế tình trạng thất lạc thông tin khi nhân sự phụ trách thay đổi.
- Có thêm dữ liệu để đối chiếu trước khi đưa ra các quyết định về nhân sự.
- Giảm thời gian tổng hợp thủ công khi cần báo cáo cho cấp quản lý.
- Chuẩn hóa cách quản lý hồ sơ giữa các phòng ban, đơn vị và chi nhánh.
- Hỗ trợ bảo đảm thông tin nhân sự được cập nhật nhất quán hơn trong quá trình quản lý.
Bài toán về liên thông dữ liệu quản trị nhân sự
Một giá trị quan trọng của AMIS Thông Tin Nhân Sự là khả năng liên thông dữ liệu với hệ sinh thái quản trị nguồn nhân lực AMIS HRM. Thông tin nhân sự không bị tách rời thành những dữ liệu độc lập mà có thể trở thành nền tảng để doanh nghiệp quản lý đồng bộ nhiều nghiệp vụ khác trong vòng đời người lao động.
Khi dữ liệu được liên thông, HR không còn cần nhập liệu nhiều lần, doanh nghiệp cũng có thể hình thành một bức tranh đầy đủ hơn về nhân sự, thay vì chỉ xem xét từng thông tin riêng lẻ. Chẳng hạn, dữ liệu về quá trình công tác, chức danh, kết quả làm việc, khen thưởng hoặc kỷ luật có thể hỗ trợ doanh nghiệp khi thực hiện các hoạt động như:
- Quản lý thông tin nhân sự và quá trình công tác.
- Theo dõi chấm công, thời gian làm việc và tình trạng nhân sự.
- Tính lương và đối chiếu các thay đổi liên quan đến người lao động.
- Quản lý tuyển dụng, tiếp nhận và bố trí nhân sự.
- Thiết lập mục tiêu, đánh giá kết quả làm việc và xem xét lộ trình phát triển.
- Tổng hợp dữ liệu phục vụ báo cáo và ra quyết định nhân sự.
Việc liên thông dữ liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong những tình huống như quyết định kỷ luật. HR và cấp quản lý không chỉ cần biết nhân viên đó đã bị xử lý như thế nào mà còn có thể cần đối chiếu quá trình làm việc, vị trí đảm nhiệm, kết quả công việc và các thay đổi nhân sự liên quan.
4. Quyết định xử lý kỷ luật được ban hành vào thời gian nào?
Dựa vào Điều 123 Bộ Luật Lao Động 2019, thời hiệu xử lý kỷ luật được quy định như sau:
1. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng.
2. Khi hết thời gian quy định tại khoản 4 Điều 122 của Bộ luật này, nếu hết thời hiệu hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên.
3. Người sử dụng lao động phải ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động trong thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.
Như vậy cần lưu ý thời hiệu xử lý là 06 tháng từ khi xảy ra vi phạm và 12 tháng với một số trường hợp đặc biệt.
5. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật đối với người lao động
Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động được quy định tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP
Bước 1: Lập biên bản vi phạm
Khi phát hiện hành vi vi phạm của người lao động, người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản tại thời điểm xảy ra vi phạm, đồng thời thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi cần thông báo cho người đại diện theo pháp luật của người lao động này.
Nếu phát hiện hành vi vi phạm sau khi hành vi đã xảy ra, thì cần thu thập bằng chứng chứng minh lỗi của người lao động.
Bước 2: Tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động
Người sử dụng lao động thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tổ chức họp, họ tên người vi phạm, hành vi bị xử lý. Thông báo phải được gửi ít nhất 05 ngày trước khi tiến hành họp và phải đảm bảo các thành phần tham dự họp nhận được thông báo trước cuộc họp.
Các thành phần tham dự họp phải xác nhận tham gia. Nếu một trong các thành phần không thể tham dự họp thì người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận lại về thời gian, địa điểm. Nếu không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động sẽ quyết định cuối cùng.
Các bên tham gia họp xử lý kỷ luật theo đúng như thông báo. Nếu một trong các thành phần tham dự không xác nhận tham dự hoặc vắng mặt thì cuộc họp vẫn được tiến hành.
Bước 3: Lập biên bản cuộc họp xử lý kỷ luật
Lập biên bản về nội dung cuộc họp. Biên bản này phải được thông qua trước khi cuộc họp kết thúc và có chữ ký của người tham dự. Trong trường hợp có người không ký vào biên bản thì cần nêu rõ họ tên và lý do không ký.
Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp
Bước 4: Ban hành quyết định xử lý kỷ luật
Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật ban hành quyết định xử lý kỷ luật và gửi đến các thành phần liên quan. Quyết định này phải được ban hành trong thời hiệu mà pháp luật quy định.
>>> Xem thêm: [Tải miễn phí] – Mẫu báo cáo khen thưởng và kỷ luật nhân viên cuối năm
6. Các biện pháp xử lý kỷ luật
Biện pháp kỷ luật là hình thức xử lý đối với các trường hợp vi phạm nhằm răn đe, ngăn ngừa tái phạm. Các biện pháp này được Luật Lao Động quy định. Tùy theo mức độ vi phạm mà người lao động có thể bị xử lý như sau:
- Khiển trách
- Kéo dài thời hạn nâng lương không quá sáu tháng, hoặc chuyển sang công việc khác có mức lương thấp hơn trong tối đa 6 tháng, hoặc cách chức.
- Sa thải: biện pháp này được áp dụng trong một số trường hợp nhất định.
+ Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, tiết lộ bí mật công nghệ, kinh doanh hoặc có hành vi khác gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của doanh nghiệp.
+ Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương, chuyển làm công việc khác mà tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật hoặc bị xử lý kỷ luật cách chức mà tái phạm.
+ Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong một tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong một năm mà không có lý do chính đáng.
Người sử dụng lao động cần lưu ý: Không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
>>> Xem thêm: 7 kiểu nhân viên nên sa thải ngay lập tức – Nhà quản trị cần biết
7. Kết luận
Với những thông tin trên và các mẫu quyết định kỷ luật lao động, hy vọng bạn đọc đã hiểu rõ hơn về vấn đề kỷ luật trong tổ chức. Việc ban hành quyết định kỷ luật và áp dụng biện pháp kỷ luật cần được người sử dụng lao động cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tính minh bạch, sự công bằng trong doanh nghiệp.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
