Mô hình 5W1H là gì? Ứng dụng 5W1H trong tuyển dụng hiệu quả

Để xây dựng giải pháp và kế hoạch chi tiết theo thời điểm, nhà quản trị cần đặt câu hỏi và thu thập thông tin chính xác về vấn đề trong và ngoài nội bộ doanh nghiệp. Mô hình 5W1H là mô hình nổi tiếng thường được sử dụng để giải quyết vấn đề trực tiếp này.

Vậy mô hình 5W1H là gì? Ứng dụng 5W1H trong tuyển dụng hiệu quả như nào. Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé.

1. Mô hình 5W1H là gì?

1.1 Khái niệm mô hình 5W1H

Mô hình 5W1H là phương pháp đặt câu hỏi và giải quyết vấn đề từ nhiều quan điểm khác nhau giúp xem xét ý tưởng và vấn đề một cách toàn diện. Mô hình hỗ trợ phân tích vấn đề ở mức độ bao quát và tìm ra nguyên nhân cốt lõi. 5W đại diện cho: What (Cái gì), Where (Ở đâu), When (Khi nào), Why (Tại sao) và Who (Ai), How (Như thế nào).

Mô hình 5W1H đã trở thành công cụ hỗ trợ quan trọng cho các nhà quản lý và giám đốc trong việc đưa ra kế hoạch kinh doanh và tiếp thị chính xác. Nó cũng được sử dụng nhiều trong quản lý dự án để đảm bảo tất cả các yếu tố được xem xét trước khi thực hiện.

1.2 Lợi ích của mô hình 5W1H

Hiện nay, mô hình 5W1H ngày càng phổ biến vì những lợi ích nổi bật mang lại cho doanh nghiệp và nhà quản lý như:

• Mô hình 5W1H đơn giản, dễ hiểu với thuật ngữ và định nghĩa rõ ràng, giúp mọi người có thể nắm bắt nhanh chóng.
• Cung cấp một phương pháp tư duy có hệ thống để tiếp cận và giải quyết vấn đề. Điều này cho phép các nhà kinh tế xem xét vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau.
• Mô hình có khả năng được áp dụng cho mọi loại vấn đề trong doanh nghiệp. Câu hỏi trong mô hình không cố định mà có thể được điều chỉnh theo từng tình huống cụ thể.

2. Những yếu tố cần có trong mô hình 5W1H

2.1 Who? – Là ai?

Who (là ai) bao gồm tất cả các cá nhân hoặc nhóm có liên quan và bị ảnh hưởng bởi vấn đề, kế hoạch hoặc sản phẩm. Đây là những người thực hiện, nhà đầu tư hoặc người sử dụng (khách hàng). Để kinh doanh thành công, điều quan trọng là phân biệt rõ khách hàng và người sử dụng, đồng thời thấu hiểu đối tượng mình đang bán là ai. 

Yếu tố này trong mô hình 5W1H giúp xác định số lượng và quản lý công việc của từng người tham gia. Các câu hỏi thường được sử dụng để xác định “Who” gồm: 

• Ai là người sẽ chịu trách nhiệm?
• Ai phát hiện ra vấn đề?
• Trong trường hợp phát sinh vấn đề, liên hệ với ai?
• Ai là khách hàng mục tiêu của sản phẩm/dịch vụ này?

2.2 What? – Cái gì?

What (cái gì) lđược mô tả chi tiết như sản phẩm, vấn đề hoặc mục tiêu của dự án. Ví dụ, trong trường hợp công ty đang lên kế hoạch marketing cho một sản phẩm, điều quan trọng là xác định rõ: Sản phẩm là gì, các đặc điểm của nó, công dụng, cách thức hoạt động và giá trị mà nó mang lại cho người dùng. Ở đây, sản phẩm sẽ là trung tâm của sự quan tâm và tập trung.

Để làm rõ hơn về “What” thì cần trả lời những câu hỏi sau:

• Đó là gì? Vấn đề ở đây được xác định là gì? 
• Bối cảnh ở đây như thế nào? 
• Tính chất đặc biệt của sản phẩm là gì?

2.3 When? – Khi nào?

When (khi nào) là thời điểm phù hợp để thực hiện kế hoạch của nhà quản trị. Ví dụ, nó đại diện cho thời gian phát hành sản phẩm, thời điểm khởi động chiến dịch marketing và tần suất thực hiện. Mốc thời gian cần được xác định cụ thể, chính xác và khả thi.

Để xác định yếu tố “When”, có thể trả lời những câu hỏi sau đây:

• Kế hoạch/dự án/chiến dịch này sẽ mất bao lâu để hoàn thành?
• Thời gian bắt đầu triển khai là khi nào?
• Bao lâu để hoàn thành một giai đoạn trong dự án?
• Vấn đề thường xảy ra trong khoảng thời gian nào?

2.4 Where? – Ở đâu?

Where (ở đâu) là nơi diễn ra dự án/ chiến dịch. Địa điểm cũng là một yếu tố quyết định đến khả năng tiếp cận khách hàng và thành công trong việc bày bán sản phẩm. Sau khi xác định sản phẩm và đối tượng khách hàng, việc thông báo cho khách hàng biết vị trí mua sản phẩm là điều cần thiết.

Để xác định địa điểm “Where” có thể trả lời các câu hỏi sau:

• Vấn đề xảy ra ở địa điểm nào?
• Sản phẩm có nguồn gốc từ đâu?
• Khách hàng mục tiêu sinh sống ở khu vực nào?
• Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu?

2.5 Why? – Tại sao?

Why (tại sao) là việc giải thích lý do hoặc cơ sở đằng sau vấn đề hoặc hành động của một kế hoạch /sản phẩm.

Hiện nay, có rất nhiều sản phẩm tương tự nhau về công dụng, bao bì, chất lượng và giá cả. Nếu sản phẩm của doanh nghiệp không có điểm khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, thì khách hàng tại sao lại phải mua sản phẩm của bạn ? Đây là lúc nhà quản trị cần xác định rõ lợi thế cạnh tranh cho sản phẩm của mình. 

Để giải quyết vấn đề “Why” cần đặt ra các câu hỏi sau:

• Mục đích của chiến lược này là gì? 
• Lý do sử dụng sản phẩm/thiết bị này là gì? 
• Tại sao việc giải quyết vấn đề này cần được ưu tiên ngay tức thì?

2.6 How? – Làm thế nào?

How (Làm thế nào/Bằng cách nào) liên quan đến phương pháp hoặc quy trình thực hiện dự án hoặc chiến dịch. Trong mô hình 5W1H, yếu tố này đề cập cả các bước cụ thể cũng như phương pháp áp dụng cần thiết. 

Một số câu hỏi trả lời cho “How”:

• Cách thức triển khai là gì?
• Ngân sách dự chi là bao nhiêu?
• Làm thế nào để các phòng ban phối hợp với nhau?
• Bằng cách nào để thu hút sự chú ý của khách hàng đối với sản phẩm?

>>> Xem thêm: Mô hình OKR là gì? Quản trị mục tiêu theo kết quả then chốt

3. Ứng dụng mô hình 5W1H trong tuyển dụng nhân sự

3.1 Who? – Xác định chân dung ứng viên lý tưởng

Xác định chân dung đối tượng cần tuyển vào công ty giống như việc tạo ra sản phẩm phù hợp với người tiêu dùng. Bằng cách xác định tính cách, kỹ năng và phong cách phù hợp cho vị trí đó, nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm và tuyển chọn những ứng viên phù hợp nhất.

Để xây dựng ứng viên chuẩn xác nhất, nhà tuyển dụng có thể trao đổi trực tiếp với quản lý phòng ban có nhu cầu tuyển dụng hoặc dựa trên am hiểu về ngành nghề đó.

3.2 What? – Những yêu cầu cần có ở ứng viên

Các yếu tố nhà tuyển dụng cần xem xét bao gồm:

• Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc.
• Tính cách và kỹ năng.
• Trách nhiệm công việc.
• Mục tiêu nghề nghiệp.
• Thỏa thuận làm việc và chính sách phúc lợi.

Sau khi hoàn tất cuộc phỏng vấn HR đã xác định được ứng viên phù hợp để cùng hợp tác, bước tiếp theo là hướng dẫn nhân viên tiềm năng về quy trình và cách thức vận hành trong công ty. 

3.3 When? – Thời điểm cần tuyển dụng

Mỗi công ty cần xây dựng trước một kế hoạch tuyển dụng hàng năm đảm bảo chuẩn bị đầy đủ nguồn lực cho các dự án trong tương lai. Nhà tuyển dụng cần xác định được ứng với vị trí đó cần tuyển dụng trong khoảng thời gian bao lâu và nên tập trung đẩy mạnh trong những tháng nào ?

Hai tháng cuối năm (tháng 11-12) sẽ có ít ứng viên đi tìm việc, trong khi đó khoảng tháng 3 – 5 và tháng 9 – 10 là thời điểm vàng giúp HR tìm được những CV chất lượng và ưng ý. Nhà tuyển dụng có thể dựa vào đây để xác định thời điểm tuyển dụng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

3.4 Where? – Kênh tuyển dụng phù hợp 

Công ty có thể sử dụng các kênh sau để lan truyền thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp tới cộng đồng người tìm việc:

• Sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí và Internet.
• Đăng tin tuyển dụng trên các diễn đàn, trang Facebook, Linkedin…
• Tận dụng mối quan hệ để giới thiệu ứng viên phù hợp.
• Đăng tin tuyển dụng trên website công ty hoặc các trang web tuyển dụng khác.
• Sử dụng các dịch vụ giao dịch việc làm.

Mỗi kênh tuyển dụng trên đều có ưu và nhược điểm riêng. Tuỳ thuộc vào tính chất công việc, nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn nội dung và các kênh tuyển dụng nhằm thu hút nhân tài phù hợp với đơn vị của mình. Xác định đúng phương pháp tuyển dụng là bước cốt lõi giúp HR nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra. 

3.5 Why? – Tại sao tuyển dụng chưa hiệu quả

Trong quá trình chạy chiến dịch tuyển dụng, quản lý HR cũng cần theo dõi sát sao về mặt chi phí và số lượng hồ sơ ứng viên thu được. Trong trường hợp chi phí bỏ ra cao nhưng tuyển dụng chưa hiệu quả, HR cần đặt ngược lại câu hỏi và phân tích những lý do sau: 

• Giới hạn tìm kiếm nhân viên trong phạm vi quá hẹp.
• Mô tả công việc sơ sài khi tuyển dụng nhân viên.
• Thiếu sự rõ ràng về mục tiêu tuyển dụng nhân viên.
• Quy trình tuyển dụng không được xác định rõ ràng.

Lưu ý: Để đạt hiệu quả cao trong tuyển dụng, nhà quản trị nhân sự cần thực hiện các bước cẩn thận và chỉ nên tiến hành hoạt động tuyển dụng khi đã thực sự sẵn sàng.

3.6 How? – Phương pháp tối ưu quy trình tuyển dụng

Hoạt động tuyển dụng luôn được ban lãnh đạo công ty coi trọng và đầu tư. Đặc biệt với những tổ chức có quy mô nhân sự lớn, việc chuyên môn hóa và tinh gọn quy trình Tuyển dụng đem lại nhiều lợi ích về mặt nguồn lực và chi phú.

Để tối ưu quá trình tuyển dụng và thu hút nhân tài, ban lãnh đạo có thể áp dụng các biện pháp sau:

• Tạo bảng mô tả công việc thu hút: Đảm bảo bảng mô tả công việc đầy đủ chi tiết về vị trí, mô tả công ty, địa điểm làm việc và kinh nghiệm yêu cầu.
• Sáng tạo tiêu đề thu hút: Sử dụng tiêu đề sáng tạo và hấp dẫn để thu hút sự chú ý của ứng viên. Sử dụng từ khóa phù hợp mà ứng viên tìm kiếm việc làm có thể dễ dàng tìm thấy.
• Đăng tin tuyển dụng ở các kênh phù hợp: Sử dụng các kênh đăng tin tuyển dụng trực tuyến, như trang web công ty, trang web tuyển dụng bên thứ ba, mạng xã hội và diễn đàn, để đảm bảo thông tin được tiếp cận nhiều ứng viên tiềm năng.
• Tối ưu từ khóa: Sử dụng từ khóa phù hợp trong bài đăng tuyển dụng để tăng khả năng xuất hiện của tin tuyển dụng trên các công cụ tìm kiếm 

 HR TỐI ƯU QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG HIỆU QUẢ NHỜ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM AMIS TUYỂN DỤNG

Trong thời đại công nghệ, nhiều doanh nghiệp đã chuyển từ quy trình tuyển dụng thủ công sang ứng dụng phần mềm Tuyển dụng tiên tiến. Và trong số đó, AMIS Tuyển dụng thuộc bộ giải pháp nhân sự MISA AMIS HRM được xem là lựa chọn hàng đầu giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam dành chiến thắng trong cuộc đua nhân tài. 

Dùng ngay miễn phí

Một số ưu điểm nổi bật của phần mềm AMIS Tuyển dụng như sau:

• Khám phá, kết nối và thu hút ứng viên tiềm năng một cách dễ dàng. Chức năng tích hợp các nền tảng tuyển dụng hàng đầu như LinkedIn, Careerbuilder, Vietnamworks, … cho phép tổng hợp và phân tích CV trong cùng một hệ thống. 
• Tự động hóa các hoạt động nhập liệu thủ công (Scan CV dễ dàng trong vài giây), tiết kiệm thời gian và nâng cao sự chuyên nghiệp của công ty.
• Tối ưu chi phí tuyển dụng thông qua báo cáo chi tiết về Hiệu quả từng kênh tuyển dụng. Từ đó giúp HR phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
• Thẻ điểm cho phép đánh giá và sơ loại ứng viên theo tiêu chí thiết lập sẵn. Công ty tự xây dựng kho ứng viên tiềm năng với độ bảo mật dữ liệu cao.
• Nâng cao thương hiệu Tuyển dụng với một loạt Website tuyển dụng chuyên nghiệp được tặng kèm Phần mềm.

4. Kết luận

Bài viết trên MISA AMIS HRM đã giới thiệu về mô hình 5W1H và cách áp dụng nó trong quy trình tuyển dụng hiệu quả. Hy vọng rằng mô hình 5W1H sẽ là một giải pháp thuận tiện và tối ưu, đồng thời đem lại hiệu quả cao trong quá trình tuyển dụng cho Doanh nghiệp và quản lý HR.