Nhờ sự phát triển vượt bậc của công nghệ, HR Tech đã trở thành lựa chọn hàng đầu giúp doanh nghiệp quản lý và phân chia nguồn lực nhân sự hiệu quả, tiết kiệm chi phí. Vậy HR Tech là gì? Nhà lãnh đạo nên ứng dụng HR Tech vào quản trị nhân sự như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé.
1. HR Tech là gì?
HR Tech viết tắt từ “Human Resources Technology”. Đây là một thuật ngữ phổ biến miêu tả hoạt động quản trị nguồn nhân lực thông qua ứng dụng công nghệ. Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu công tác quản lý và phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức dễ dàng hơn.
HR Tech là sự hợp nhất giữa công nghệ và công tác quản trị nhân sự. Nó không chỉ thực hiện các nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo nhân viên mà còn mang đến nhiều lợi ích, bao gồm: Sự chính xác, tốc độ và tiện ích trong nghiệp vụ chấm công, tính lương và các chế độ dành cho nhân viên khác.
2. So sánh HR Tech so với HR truyền thống
| HR Tech | HR truyền thống | |
| Khái niệm | Là công nghệ được sử dụng trong quản lý nhân sự để tối ưu và tăng hiệu quả công việc. | Là phương pháp quản trị nhân sự truyền thống sử dụng các phương tiện và quy trình thủ công. |
| Ưu điểm | (1) Tăng năng suất và hiệu quả:
Giúp giảm thời gian và công sức trong các quy trình nhân sự, bao gồm cả xử lý hồ sơ và quản lý đào tạo nhân viên. (2) Cải thiện trải nghiệm: Cung cấp dịch vụ trực tuyến và tự động hóa các quy trình như nộp đơn xin việc, ký kết hợp đồng, chấm công và xin phép. (3) Tính minh bạch và độ chính xác tăng: Cung cấp các công cụ theo dõi, phân tích và cập nhật dữ liệu nhân viên một cách chính xác và tin cậy. (4) Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí về nhân sự. Chức năng báo cáo giúp HR phân bổ chi phí tuyển dụng và đào tạo hợp lí hơn. |
(1) Thành thạo và quen thuộc:
Phương thức tồn tại trong nhiều năm nên nhân viên đã quen thuộc với quy trình và cách thức cũ. (2) Thích hợp cho một số tổ chức nhỏ: Tổ chức quy mô nhỏ phù hợp với phương pháp truyền thống do khối lượng công việc quản lý nhân sự không nhiều, chưa chuyên môn hóa. |
| Nhược điểm | (1) Phụ thuộc vào công nghệ:
HR Tech dễ bị gián đoạn hoặc gặp vấn đề khi có sự cố kỹ thuật. (2) Đòi hỏi đầu tư ban đầu: Sử dụng HR Tech yêu cầu một khoản đầu tư lớn ban đầu vào phần mềm và hệ thống. (3) Khả năng thích ứng: HR Tech cần được cập nhật thường xuyên để đáp ứng các nhu cầu phát sinh mới từ nghiệp vụ. (4) Tác động đến nhân viên: Nhân viên cần có một thời gian để thích nghi với công nghệ mới và học cách sử dụng.
|
(1) Lãng phí nguồn lực:
Tốn nhiều chi phí nhưng chất lượng nhân sự không đảm bảo và không cải thiện văn hóa doanh nghiệp. (2) Hiệu quả và năng suất kém: Tốn nhiều thời gian cho các hoạt động thủ công có tần suất lặp lại cao. HR không có thời gian nâng cao nghiệp vụ. (3) Tính chính xác thấp: Mắc lỗi nhập liệu dẫn đến báo cáo sai sót và khó phát hiện. Từ đó, gây ảnh hưởng tới kế hoạch ban quản trị. |
3. 3 Giá trị của HRTech mang lại
Áp dụng công nghệ vào quản trị nhân lực giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên cho bộ phận nhân sự. Trong khi trước đây, doanh nghiệp thường mất nửa thời gian để quản lý các vấn đề liên quan đến nhân viên như chấm công và lịch sử làm việc.
HR Tech mang lại sự chuyên nghiệp thông qua việc tự động hóa hệ thống quản trị nhân sự. Việc đơn giản hóa quy trình làm việc giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực. Các giá trị mà HR Tech mang lại cho nhà quản trị và tổ chức khi sử dụng công nghệ bao gồm:
3.1 Tối ưu hóa
Việc số hóa và đồng bộ dữ liệu nhân sự trên một nền tảng số duy nhất mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Việc này cho phép HRM và CEO dễ dàng cập nhật, tra cứu và lưu trữ hồ sơ nhân viên. Bộ phận nhân sự có thể tiết kiệm rất nhiều công sức và thời gian khi cần tổng hợp và truy xuất thông tin cán bộ nhân viên doanh nghiệp.
3.2 Tự động hóa
Các ứng dụng và phần mềm chuyên xử lý nhiệm vụ và thao tác có tần suất lặp lại cao trong quản trị nhân lực. Từ đó giảm thiểu sự phụ thuộc vào người lao động và tạo điều kiện để HR tập trung vào công việc và nghiệp vụ chuyên sâu khác.
3.3 Dự đoán
Nhờ sử dụng dữ liệu có sẵn, bộ phận nhân sự dễ dàng thu thập và phân tích thông tin về tình hình nhân lực và tài lực của doanh nghiệp. Điều này giúp ban lãnh đạo có cái nhìn bao quát và khách quan hơn về tình hình hiện tại cũng như chiến lược phù hợp cho tương lai. Dựa trên các thông tin, bộ phận nhân sự có thể đưa ra quyết định và chính sách tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp.
4. Ứng dụng của HR Tech vào quản trị nhân sự
Thông qua việc áp dụng HR Tech trong quản lý nhân sự, nhà quản trị sẽ được khám phá thêm những giá trị mới và thành công xây dựng lợi thế cạnh tranh cho công ty. Sau đây là 5 ứng dụng phổ biến nhất của HR Tech mà nhà quản trị nên áp dụng cho doanh nghiệp của mình:
4.1 Hoạch định nguồn nhân lực
Nhờ khả năng tự động phân tích và tổng hợp dữ liệu realtime, HR Tech mang đến những dự đoán và giả thiết về tình hình của doanh nghiệp có tính chính xác cao. Điều này giúp nhà quản trị có cái nhìn rõ ràng hơn về hiện trạng và tương lai công ty. Từ đó họ có thể đưa ra quyết định và phương hướng đúng đắn cho công tác quản trị nhân lực.
4.2 Quản lý thông tin nhân sự
Các dữ liệu trong vòng đời nhân viên từ quá trình làm việc, bảng lương, thông tin cá nhân, khen thưởng và kỷ luật đều được ghi lại trên phần mềm. Việc sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng trên nền tảng điện toán đám mây giúp thông tin được lưu trữ với mức độ bảo mật và an toàn cao.
4.3 Tuyển dụng nhân sự
Nhờ sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo, nhà quản trị có thể thực hiện các công việc như đăng tin tuyển dụng, quản lý và sàng lọc hồ sơ ứng viên một cách dễ dàng. Đồng thời, công nghệ này cũng giúp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng cho doanh nghiệp.
4.4 Quản lý đào tạo
Cung cấp các công cụ đào tạo phù hợp giúp HR lập kế hoạch và tổ chức đào tạo cho nhân sự mới. Ứng dụng có khả năng đào tạo định kỳ theo tháng / quý / năm hoặc đào tạo theo dự án. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể xây dựng đội ngũ cán bộ tài năng và nhiệt huyết phục vụ tổ chức.
4.5 Đánh giá nhân viên
HR Tech cung cấp khả năng giám sát và quản lý hiệu suất của nhân viên, đồng thời đánh giá và theo dõi tiến độ công việc giúp doanh nghiệp dễ dàng quy hoạch và giữ chân nhân tài. Dựa vào dữ liệu HR Tech cung cấp, tổ chức sẽ xây dựng được lộ trình thăng tiến phù hợp cho từng phòng ban.
5. Doanh nghiệp nên làm gì khi đứng trước xu hướng HR Tech?
Công nghệ đã và đang trở thành yếu tố không thể thiếu trong quy trình quản trị nhân sự tại nhiều doanh nghiệp lớn. HR Tech là bước đột phá quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Đây cũng là xu hướng mà các doanh nghiệp cần chú trọng đến.
Thời điểm hiện tại là thời điểm “vàng” để các doanh nghiệp tận dụng HR Tech tạo lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trong quản lý nguồn nhân lực. Để sử dụng HR Tech một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần hiểu và lưu ý một số điểm sau đây:
5.1 Cần dựa vào tầm nhìn của ban quản trị doanh nghiệp
Để ứng dụng HR Tech thành công đòi hỏi phải có người tiên phong, người lãnh đạo tạo định hướng cho toàn bộ doanh nghiệp. Vì vậy, cần thay đổi tư duy của người làm nhân sự, đặc biệt là ban quản trị và người lãnh đạo tổ chức.
|
Theo báo cáo Thị trường tuyển dụng 2021 & Xu hướng tuyển dụng 2022 của TopCV, việc áp dụng HR Tech phụ thuộc chủ yếu vào tầm nhìn chiến lược của Ban quản trị doanh nghiệp, từ đó sẽ xác định hướng đi cho các phòng ban liên quan, trong đó có Phòng nhân sự. Tỷ lệ 62,9% doanh nghiệp sử dụng HR Tech là do có sự định hướng rõ ràng từ Ban quản trị doanh nghiệp và ngược lại, 47,4% doanh nghiệp chưa hoặc không áp dụng HR Tech do thiếu sự định hướng từ Ban quản trị. Do đó, để áp dụng HR Tech một cách hiệu quả, các nhà lãnh đạo cần có hiểu biết sâu về bản chất của công nghệ này, đánh giá khả năng đáp ứng của doanh nghiệp và từ đó xây dựng chiến lược phù hợp và lựa chọn phương án tối ưu nhất. |
5.2 Chọn thời gian đầu tư thích hợp
Trước khi áp dụng công nghệ, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dữ liệu đã được số hóa, quy trình làm việc hợp lý và công việc đã được phân công một cách cụ thể. Không nên nhầm tưởng rằng chỉ cần áp dụng công nghệ là mọi thứ sẽ tự động số hóa.
Thực tế cho thấy, công nghệ chỉ là một công cụ hỗ trợ, và vai trò chủ yếu vẫn nằm trong tay con người. Do đó, trước khi triển khai HR Tech, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng quy trình quản lý đã được chuẩn hóa.
5.3 Thiết lập lộ trình các bước
Để áp dụng công nghệ vào quản trị nhân sự một cách tối ưu, các doanh nghiệp cần tuân thủ từng bước và lộ trình cụ thể, phân tích trên một quy chuẩn đồng nhất giữa các hệ thống.
Từ đó, đánh giá khả thi và hiệu quả của các ứng dụng công nghệ đối với chiến lược quản trị nguồn nhân lực và hoạt động quản trị nhân sự của doanh nghiệp.
5.4 Cập nhập, trải nghiệm những công nghệ trong quản trị nhân sự
Hãy làm quen với cách mà công nghệ ảnh hưởng đến quy trình quản trị nhân sự và những giải pháp công nghệ và nền tảng tiên phong trong lĩnh vực HR Tech. Sự thành thạo với công nghệ hiện tại sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh chóng và hiệu quả trong khi các sản phẩm HR Tech vẫn còn hạn chế trên thị trường.
5.5 Cải thiện và phát triển kỹ năng mới
Dù công nghệ có khả năng tự động hóa các công việc lặp lại, nhưng nó không thể hoàn toàn thay thế vai trò của con người trong quản trị nhân sự. Thay vào đó, các công nghệ thông minh sẽ giúp người làm nhân sự tập trung vào yếu tố con người.
Người làm nhân sự thông minh là những người hiểu cách tận dụng sức mạnh của công nghệ để vượt qua trong môi trường cạnh tranh, bằng cách nâng cao kỹ năng mềm và phát triển kỹ năng tuyển dụng mới để đồng hành với công nghệ và tăng cường hiệu quả quản trị nhân sự.
5.6 Rèn tư duy dữ liệu
Trong bối cảnh xu hướng Data-driven và HR Analytics đang ngày càng phổ biến, hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân sự ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu.
Vì vậy, luôn nỗ lực ghi lại dữ liệu trong mọi hoạt động quản lý nhân sự, từ thông tin cơ bản cho đến con số được đo lường và tính toán. Những dữ liệu như chi phí tuyển dụng cho mỗi ứng viên, thời gian tuyển dụng cho một vị trí, tỷ lệ nghỉ việc… sẽ là cơ sở quan trọng để cải thiện chiến lược quản trị nhân sự và đưa ra các quyết định chính xác.
6. Tối ưu quản lý nhân sự với ứng dụng MISA AMIS HRM
Trong thời đại hiện đại, quản trị nhân sự thủ công đang đối mặt với nhiều vấn đề. Đó là lý do tại sao rất nhiều công ty đang chuyển đổi sang quá trình số hóa hoàn toàn công việc quản trị nhân sự này. Với MISA AMIS HRM là một trong những phần mềm ứng dụng quản trị nhân sự tối ưu hiện nay, được thiết kế đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô trên 100 nhân sự.
MISA AMIS HRM là giải pháp tuyệt vời để quản trị nhân sự một cách dễ dàng và hiệu quả, giúp đơn giản hóa các thủ tục và thực hiện chúng một cách nhanh chóng cùng với các tính năng nổi bật sau đây:
- Tự động nhập hồ sơ của ứng viên từ những website tìm việc như: Vietnamworks, Vieclam24h, …
- Hệ thống tự động sẽ tự động gửi lịch hẹn phỏng vấn đến ứng viên và các thành viên trong hội đồng phỏng vấn thông qua email. Quá trình tuyển dụng và phỏng vấn sẽ được tiến hành trực tuyến và hệ thống sẽ tự động cập nhật kết quả phỏng vấn ngay lập tức.
- Hệ thống quản lý tập trung hàng triệu hồ sơ nhân sự, bao gồm hợp đồng, sơ yếu lý lịch, CMND, giấy tờ bằng cấp,…, giúp tìm kiếm thông tin nhân viên dễ dàng với các bộ lọc nâng cao.
- Hệ thống tự động gửi nhắc nhở cho nhân viên sắp hết hạn hợp đồng, thông báo về ngày sinh nhật và quản lý các quá trình công tác như: bổ nhiệm, khen thưởng và kỷ luật.
Tích hợp phần mềm, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng một phòng nhân sự hiện đại với quy trình linh hoạt và hiệu quả. Việc này giúp giám đốc nhân sự tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời giảm thiểu chi phí không cần thiết của công ty, tập trung nguồn lực vào những hoạt động mang tính chiến lược cao hơn.
| NHẬN TƯ VẤN QUÁ HOTLINE 090 488 5833 HOẶC DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ỨNG DỤNG NGAY TẠI ĐÂY |
7. Kết luận
Trên đây là những thông tin về HR Tech là gì và ứng dụng HR Tech vào quản trị nhân sự như thế nào. MISA AMIS HRM hy vọng thông qua các chia sẻ trên, các doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về tầm quan trọng của công nghệ trong quản trị nhân lực và sẽ đưa ra những quyết định thông minh nhằm thay đổi, tiếp cận xu thế và phát triển doanh nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
