SharePoint thường được ứng dụng để cộng tác giữa các thành viên trong đội nhóm, công ty. Vậy chính xác SharePoint là gì và SharePoint giúp bạn xây dựng mạng nội bộ đáng tin cậy như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu rõ hơn về nền tảng này trong bài viết dưới đây.
Microsoft SharePoint ra mắt lần đầu vào năm 2001 với mục tiêu ban đầu là xây dựng một nền tảng ứng dụng web đồng thời tích hợp với Microsoft Office. Từ đó, SharePoint đã phát triển và trở thành một phần mềm đa năng, cho phép người dùng tạo và phát triển ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau bao gồm:
- Cổng thông tin (Portal)
- Cộng tác (Collaboration)
- Tìm kiếm (Search)
- Quản lý nội dung doanh nghiệp (Enterprise Content Management)
- Kinh doanh thông minh (Business Intelligence)
- Quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management)
>>> Xem thêm: 12 phần mềm chấm công miễn phí và tốt nhất hiện nay
SharePoint trải qua nhiều sự thay đổi và cải tiến trong hơn 20 năm vừa qua:
- Năm 2001 – SharePoint Team Services (STS): Microsoft phát hành phiên bản đầu tiên của SharePoint dưới tên gọi SharePoint Team Services (STS) nhằm tạo ra một nền tảng cho việc chia sẻ thông tin và làm việc nhóm trên mạng nội bộ của tổ chức.
- Năm 2003 – Windows SharePoint Services (WSS): Phiên bản SharePoint 2003 đi kèm với Windows SharePoint Services (WSS). WSS là phiên bản miễn phí và cơ bản của SharePoint, giúp tổ chức xây dựng các trang web cộng tác và quản lý tài liệu nội bộ.
- Năm 2007 – Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007: Microsoft phát hành SharePoint Server 2007, cùng với phiên bản WSS 3.0. MOSS 2007 mang lại nhiều tính năng mới như Business Intelligence, Enterprise Search và Integration cùng với Microsoft Office.
- Năm 2010 – SharePoint 2010: Phiên bản SharePoint 2010 được ra mắt với nhiều cải tiến về hiệu suất, tích hợp với Microsoft Office 2010 và bổ sung nhiều tính năng quản lý nội dung doanh nghiệp.
- Năm 2013 – SharePoint 2013: SharePoint 2013 tiếp tục mở rộng tính năng Enterprise Content Management (ECM) và cải tiến tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft như Exchange và Lync.
- Năm 2016 – SharePoint Server 2016: Microsoft giới thiệu SharePoint Server 2016, với trọng tâm vào tích hợp đám mây và cải tiến hiệu suất, bảo mật và tính sẵn sàng.
- Năm 2019 – SharePoint Server 2019: Phiên bản SharePoint Server 2019 tiếp tục cải tiến về bảo mật và tích hợp với các dịch vụ đám mây như SharePoint Online và Office 365.
- Năm 2021 – SharePoint Server Subscription Edition: Microsoft thông báo về SharePoint Server Subscription Edition, một phiên bản mới của SharePoint dự kiến sẽ được cập nhật và duy trì thường xuyên thông qua mô hình thuê bao.
Ngoài ra, SharePoint Online là phiên bản đám mây của SharePoint đã được Microsoft phát triển và cung cấp như một dịch vụ trong Microsoft 365 (trước đây là Office 365), cho phép tổ chức sử dụng SharePoint trên nền tảng đám mây của họ mà không cần tự quản lý cơ sở hạ tầng.
Tính bảo mật rất cao
SharePoint được thiết kế với mức độ bảo mật rất cao và Microsoft đã rất nghiêm túc trong việc duy trì sự an toàn này. Công ty cấp ngân sách lên đến 1 tỷ USD mỗi năm để đầu tư vào việc bảo mật của SharePoint. Bên cạnh đó, SharePoint còn cung cấp nhiều tính năng bảo mật tích hợp để đảm bảo bạn có trải nghiệm an toàn và bảo mật tốt nhất.
Một số tính năng bảo mật quan trọng của SharePoint bao gồm khả năng giới hạn quyền truy cập từ bên ngoài tổ chức, cho phép bạn xác định ai có thể xem nội dung của bạn và ai không. Bạn có thể thiết lập quyền xem hoặc chỉnh sửa cho những người trong tổ chức, đồng thời quản lý quyền truy cập vào các nội dung cụ thể. SharePoint cũng cho phép bạn tạo các cơ chế tùy chỉnh để kiểm soát và giới hạn hành vi của người dùng cụ thể, đảm bảo rằng thông tin quan trọng của bạn luôn được bảo vệ một cách tốt nhất.
Phối hợp các nghiệp vụ hiệu quả
SharePoint là sản phẩm được Microsoft thiết kế với mục tiêu nâng cao trải nghiệm làm việc cộng tác của người dùng, đặc biệt khi tích hợp với các dịch vụ và ứng dụng khác trong hệ thống Office 365. Khi triển khai như một phần của Office 365, SharePoint tạo ra một không gian làm việc ảo, cho phép các nhóm dễ dàng tụ họp, hoàn thành nhiệm vụ, và cộng tác một cách hiệu quả.
Đặc biệt, SharePoint có vai trò như một “co-working space ảo” đối với người dùng. Không cần cài đặt phức tạp hoặc đòi hỏi sự hỗ trợ kỹ thuật đặc biệt để xây dựng một nền tảng làm việc nhóm chung. Mọi thứ có thể dễ dàng được phân chia từ phía người quản lý nhóm, tạo điều kiện thuận lợi cho sự cộng tác trong tổ chức.
Giải pháp linh hoạt cho nhiều đối tượng
Một ưu điểm nổi bật của SharePoint là khả năng tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể cho người dùng. Điều này đã tạo ra một sự đồng nhất và hiệu quả rất cao trong việc thực hiện hàng ngày.
Các công việc đơn giản như theo dõi trạng thái tài liệu, xác nhận hoặc thu thập chữ ký, hoặc cả việc thông báo khi nội dung thay đổi, đều được thực hiện một cách tự động. Nhờ vào những tính năng này, người dùng có thể tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp và quan trọng hơn, giúp tối ưu hóa năng suất làm việc.
Đối với người dùng thông thường
- Dễ sử dụng: SharePoint cung cấp một giao diện thân thiện, giúp người dùng thông thường tìm kiếm, truy cập và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng.
- Cộng tác hiệu quả: SharePoint cho phép người dùng làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu, dự án hoặc nhiệm vụ mà không cần gửi email đi lại. Điều này tạo ra sự linh hoạt và tăng hiệu suất làm việc nhóm.
- Truy cập từ xa: Với SharePoint Online, người dùng có thể truy cập dữ liệu và tài liệu từ bất kỳ đâu, bất kể họ đang ở đâu, giúp làm việc từ xa trở nên thuận tiện.
Đối với lập trình viên
- Phát triển ứng dụng dễ dàng: SharePoint cung cấp một nền tảng phát triển mạnh mẽ cho việc xây dựng các ứng dụng web và ứng dụng doanh nghiệp. Lập trình viên có thể sử dụng các công cụ như SharePoint Framework để tạo ứng dụng tùy chỉnh.
- Tích hợp mạnh mẽ: SharePoint cho phép lập trình viên tích hợp dữ liệu và chức năng từ các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft, như Microsoft 365 và Azure, để tạo ra các giải pháp đa dạng và mạnh mẽ.
Đối với chuyên viên IT
- Quản lý dễ dàng: SharePoint cung cấp các công cụ quản lý mạnh mẽ, giúp chuyên viên IT quản lý quyền truy cập, bảo mật, và cấu hình hệ thống một cách hiệu quả.
- Tích hợp và mở rộng: Chuyên viên IT có thể tích hợp SharePoint vào cơ sở hạ tầng hiện có của tổ chức và mở rộng các khả năng của nó để đáp ứng nhu cầu cụ thể.
- Bảo mật và tuân thủ: SharePoint cung cấp các tính năng bảo mật cao cấp, giúp đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ các quy định và chính sách của tổ chức.
- Đám mây: SharePoint Online là phiên bản dựa trên đám mây của SharePoint, nghĩa là dữ liệu và ứng dụng được lưu trữ và quản lý trên máy chủ của Microsoft.
- Quản lý bởi Microsoft: Microsoft quản lý tất cả cơ sở hạ tầng, cập nhật, và bảo mật cho SharePoint Online. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng quản trị cho tổ chức.
- Phiên bản cập nhật liên tục: SharePoint Online được cập nhật liên tục với các tính năng và bản vá mới, đảm bảo luôn sử dụng phiên bản mới nhất và bảo mật.
- Phí theo thuê bao: Tổ chức trả phí theo mô hình thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm cho việc sử dụng SharePoint Online.
- Truy cập từ xa: Người dùng có thể truy cập SharePoint Online từ bất kỳ đâu với kết nối internet, tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc từ xa.
- Tích hợp trong nội bộ: SharePoint Server được triển khai trực tiếp trên cơ sở hạ tầng máy chủ của tổ chức, dữ liệu và ứng dụng được lưu trữ tại nơi tổ chức quyết định.
- Tùy chỉnh và kiểm soát: SharePoint Server cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh và kiểm soát hơn về cách tổ chức triển khai và quản lý.
- Cập nhật thủ công: Cập nhật và bảo trì SharePoint Server là trách nhiệm của tổ chức, và nó phụ thuộc vào lịch trình và nguồn lực của tổ chức.
- Thanh toán một lần: Tổ chức phải mua giấy phép cho SharePoint Server một lần và có trách nhiệm quản lý chi phí duy trì và nâng cấp.
- Truy cập trong mạng nội bộ: Truy cập SharePoint Server thường được thực hiện trong mạng nội bộ của tổ chức, và có thể đòi hỏi kết nối VPN hoặc mạng riêng ảo cho làm việc từ xa.
SharePoint Online: Bạn có thể mua SharePoint Online thông qua dịch vụ Microsoft 365 (trước đây là Office 365). Đăng ký gói Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu của bạn, và SharePoint Online sẽ được bao gồm trong gói dịch vụ.
SharePoint Server: Đối với SharePoint Server, bạn phải mua giấy phép từ Microsoft hoặc các đối tác cấp giấy phép của Microsoft. Giấy phép này cho phép bạn triển khai và sử dụng SharePoint Server trên cơ sở hạ tầng máy chủ của tổ chức.
Có, SharePoint có khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ. Bạn có thể tạo ứng dụng và trang web tùy chỉnh, thay đổi giao diện, xây dựng các quy trình làm việc, và tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft và bên ngoài.
Bạn có thể tìm tài liệu tham khảo về Microsoft SharePoint trên trang web chính thức của Microsoft, trong tài liệu hướng dẫn và tài liệu kỹ thuật. Ngoài ra, có nhiều sách và tài liệu trực tuyến chất lượng về SharePoint do các tác giả và chuyên gia SharePoint viết. Nên tìm các nguồn uy tín như Microsoft Docs, Microsoft Learn, TechNet, và các khóa học trực tuyến.
Microsoft đã phát hành nhiều phiên bản SharePoint. Dưới đây là một số phiên bản quan trọng:
- SharePoint 2001 (SharePoint Team Services)
- SharePoint 2003 (Windows SharePoint Services 2.0 và SharePoint Portal Server 2003)
- SharePoint 2007 (Windows SharePoint Services 3.0 và Microsoft Office SharePoint Server 2007)
- SharePoint 2010 (Microsoft SharePoint Foundation 2010 và Microsoft SharePoint Server 2010)
- SharePoint 2013 (Microsoft SharePoint Foundation 2013 và Microsoft SharePoint Server 2013)
- SharePoint 2016 (Microsoft SharePoint Server 2016)
- SharePoint 2019 (Microsoft SharePoint Server 2019)
7. Kết luận
SharePoint là gì? Đây không chỉ là một hệ thống quản lý tài liệu, nó là một nền tảng mạnh mẽ cho việc tạo ra sự liên kết cho tổ chức của bạn, giúp tăng cường công tác, quản lý thông tin và tối ưu hóa quy trình làm việc. Với khả năng tùy chỉnh và tích hợp mạnh mẽ, SharePoint là công cụ đa năng để xây dựng một môi trường làm việc ảo hoàn hảo, giúp ích cho các cá nhân và tổ chức.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
