Hướng dẫn cách quản lý nhân sự bằng excel hiệu quả nhất cho HR

Nhân sự chính là nguồn lực của công ty, đây chính là một trong những yếu tố quyết định sự phát triển của một doanh nghiệp. Việc làm thế nào để quản lý nhân sự một cách hiệu quả nhất luôn là bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Vì việc này đòi hỏi số lượng nhân sự, công việc, thời gian làm việc phải được quản lý rõ ràng và có hệ thống. Bài viết dưới đây của MISA AMIS sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý nhân sự bằng Excel một cách hiệu quả.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Ưu điểm khi quản lý nhân sự bằng Excel

Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao Excel luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp để quản lý nhân sự? Dưới đây là những lý do mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn Excel để quản lý nhân viên:

1.1 Thao tác đơn giản

Thông thường các thao tác sử dụng của Excel vô cùng đơn giản để có thể dễ dàng tiếp cận với nhiều đối tượng người dùng. Ngoài ra, Excel là một phần mềm vô cùng phổ biến của Microsoft Office, nên bạn có thể sử dụng bất cứ lúc nào dù ở đâu. 

1.2 Các biểu mẫu đa dạng

Biểu mẫu là tài liệu được thiết kế với cấu trúc và định dạng nhất định. Nó giúp người sử dụng có thể dễ dàng ghi lại sắp xếp và chỉnh sửa nội dung.

Hiện nay, Excel có 3 loại biểu mẫu chính là:

Biểu mẫu dữ liệu

Biểu mẫu này cung cấp cách thức thuận tiện để nhập và hiển thị thông tin trong một dãy hoặc bảng. Việc sử dụng biểu mẫu dữ liệu cho phép bạn có thể nhập dữ liệu dễ dàng hơn từ cột này sang cột khác, khi có quá nhiều dữ liệu bạn cần phải thống kê, quản lý và nhập. Nếu bạn cần một biểu mẫu đơn giản để lưu dữ thông tin, thì đây chính là biểu mẫu thích hợp dành cho bạn.

Trang tính có chứa điều khiển biểu mẫu và Active X

Trang tính là một loại biểu mẫu cho phép bạn nhập và xem dữ liệu trên lưới, nó có một vài tính năng điều khiển. 

• Điều khiển biểu mẫu là điều khiển gốc phù hợp với các phiên bản Excel trước đây, nó giúp bạn dễ dàng tham chiếu và tương tác với các ô cần dùng.
• Điều khiển Actice X giúp bạn thiết kế linh hoạt hơn, nó có nhiều thuộc tính giúp bạn có thể tùy chỉnh hành vi và hình thức và phông.

Biểu mẫu người dùng VBA

Đây là một biểu mẫu có chức năng nâng cao. Bạn có thể tuỳ chọn thêm nút chọn riêng biệt cho mỗi chữ trong bảng chữ cái hoặc có thể thêm hộp kiểm vào mỗi mục trong danh sách dài các ngày và con số.

Excel luôn không ngừng cập nhật các kiểu biểu mẫu quản lý nhân sự, dữ liệu, nhằm giúp cho người sử dụng có nhiều sự lựa chọn hơn. Hơn thế, bạn có thể tùy ý thay đổi, chỉnh sửa các biểu mẫu để phù hợp với nhu cầu sử dụng, sở thích của bản thân.

1.3 Dễ dàng sử dụng 

Excel là một phần mềm khá quen thuộc và gần gũi ngay cả khi bạn là học sinh, sinh viên hay đi làm. Việc sử dụng Excel không tốn quá nhiều thời gian để tìm hiểu, bạn không cần có kiến thức chuyên sâu vẫn có thể dễ dàng sử dụng. Bên cạnh đó mô hình Excel tạo nên sự dễ dàng cho bạn khi lập các danh sách.

Phần mềm Excel cho phép bạn hệ thống các thông tin một cách dễ dàng trên đó. Với câu trúc dạng bảng tính khoa học, tích hợp nhiều công thức và hàm tính, Excel hỗ trợ người dùng nhập và tính toán dữ liệu một cách nhanh chóng. Người dùng còn có thể vẽ biểu đồ dựa trên các số liệu có sẵn.

Sau tất cả, Excel là một phần mềm không hề mất phí khi sử dụng. Một phần mềm miễn phí nhưng lại quá hoàn hảo về việc lưu trữ thông tin, tính toán, phân tích dữ liệu.

2. Hạn chế của quản lý nhân sự bằng Excel

2.1 Dữ liệu lưu trữ phân tán, khó kiểm soát

Trong quá trình sử dụng, bạn cần sử dụng nhiều sheet để quản lý công việc. Nhưng điều này cũng khiến cho bạn mất nhiều thời gian để chỉnh sửa.

Việc các tiến trình công việc cần được cập nhật nhanh chóng, nhưng các thông số tính toán trong sheet muốn cập nhập phải thông qua rất nhiều bước. Khi một nhân viên hoàn thành công việc và cần báo cáo cho người phụ trách, thì file Excel sẽ được tải về để cập nhật tiến độ. Để phân tích dữ liệu nhân viên sẽ phải tải lại các thông số và tính toán, gây nhiều khó khăn và rắc rối. 

Hầu hết các thao tác sao chép, chỉnh sửa, tra soát,… trong Excel đều được làm thủ công, mà con người thì không được lập trình sẵn. Với số lượng lớn dữ liệu cần nhập và kiểm tra, thì bạn làm sai sót trong đây là điều dễ hiểu.

Trong trường hợp, một lúc nhiều người có thể dùng chung một biểu mẫu trực tuyến, thì chỉ cần một thao tác sai là toàn bộ dữ liệu có thể sẽ bị xóa. Đối với đa số người sử dụng Excel việc file bị lỗi, virus, chưa lưu khi nguồn điện không ổn định,… là những chuyện không khó để bắt gặp.

2.2 Độ bảo mật kém

Không giống như các phần mềm khác, Excel không có chế độ bảo mật nên dễ dàng xảy ra các tình trạng đánh cắp dữ liệu. Khi người dùng mất tài khoản cũng đồng nghĩa với việc các dữ liệu thông tin trên file Excel của doanh nghiệp đó có thể rò rỉ ra ngoài. 

Excel không hề có phân quyền hay những phần bảo mật riêng dành cho quản lý. Vì vậy việc các thông tin như mức lương của từng nhân sự, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,… không khó để lấy cắp. Điều này càng dễ dàng hơn khi chuyên viên nhân sự, trưởng phòng quản lý,… đều sử dụng chung một file Excel

2.3 Không có khả năng tích hợp

Điều bất tiện tiếp theo là file Excel không được tích hợp các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Để quản lý nhân sự tối ưu nhất người dùng đôi khi cần tích hợp các phần mềm khác. Lúc này Excel sẽ khiến mọi thao tác trở nên cồng kềnh hơn, tốn nhiều thời gian hơn. Ngay cả các công cụ phổ biến như Gmail, lịch biểu,… Excel cũng không kết nối được.

2.4 Khó khăn khi muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp 

Dù có hàng trăm hàng nghìn dòng, sheet nhưng Excel vẫn là một bất cập khi số lượng dữ liệu của doanh nghiệp ngày càng nhiều. 

Ví dụ như một doanh nghiệp theo dõi tiến trình của một dự án trong một thời gian dài không chỉ là từng ngày, từng tháng,.. ngắn ngủi và số file cần lưu cho bốn dự án là 48, năm tiếp theo sẽ là 96 và cứ thế tăng lên. Chính vì thế việc lưu trữ số lượng lớn file Excel không phải là phương pháp lâu dài cho doanh nghiệp.

Nên các doanh nghiệp khi quản lý dự án không thể cứ tăng thêm số cột, số dòng,…. Hay nói cách khác việc mở rộng quy mô doanh nghiệp chỉ không qua sử dụng Excel là điều không tưởng.

3. Mẫu quản lý nhân sự bằng excel chuyên nghiệp nhất

Có một mẫu chuẩn sẽ giúp HR quản lý nhân viên dễ dàng cũng như hiệu quả hơn. Nếu còn chưa biết tạo bảng biểu, mẫu quản lý thông tin nhân sự như thế nào chuyên nghiệp và dễ theo dõi nhất thì bạn có thể tham khảo bảng biểu sau đây của MISA.

Kết luận

Quản lý nhân sự bằng Excel giúp doanh nghiệp có thể cập nhật tiến trình dự án, quản lý nhân sự một cách thuận tiện. Tuy nhiên nó cũng tồn tại khá nhiều nhược điểm, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng nhân sự tăng cao. Sử dụng phần mềm công nghệ chính là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Trong đó, AMIS Thông tin nhân sự là phần mềm được đánh giá là có nhiều ưu điểm, nhiều tính năng hiện đại giúp quản lý thông tin nhân sự dễ dàng.

AMIS Thông tin nhân sự là phần mềm nằm trong bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể MISA AMIS HRM. Phần mềm giúp giải quyết toàn bộ khó khăn trong công tác quản lý hồ sơ, thông tin nhân viên với những tính năng như:

• Scan thông tin nhân sự từ hồ sơ bản cứng, không cần nhập tay, lưu giữ thông tin nhân viên một cách khoa học, hiệu quả với số lượng lớn.
• Lưu trữ toàn bộ thông tin về quá trình công tác, luân chuyển lao động, hợp đồng nhân sự, quy hoạch, khen thưởng, kỷ luật,….
• Công ty được nhắc nhở về ngày sinh nhật của nhân viên, những ngày lễ quan trọng để có những chính sách gửi quà tặng, gửi lời chúc mừng phù hợp nhất.
• Nhà lãnh đạo, quản lý dễ dàng theo dõi được tình hình nhân viên trong công ty, có những chính sách quy hoạch, khen thưởng nhân sự phù hợp nhất.
• Nhân viên trong công ty được trải nghiệm phần mềm công nghệ, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, hài lòng và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

AMIS Thông tin nhân sự đã được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng bởi những lý do sau:

• Phần mềm có giao diện cực kỳ thân thiện và dễ sử dụng, các trường thông tin được sắp xếp đảm bảo sự thuận tiện cho người dùng.
• Sản phẩm liên kết với các tính năng chấm công, tiền lương, BHXH của MISA AMIS HRM để đồng bộ toàn bộ dữ liệu và giúp bộ phận nhân sự quản lý dễ dàng hơn.
• Phần mềm được nghiên cứu và phát triển bởi đội ngũ nhân viên MISA giàu kinh nghiệm. MISA là công ty công nghệ hàng đầu hiện nay, được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin tưởng.
• AMIS Thông tin nhân sự được Trống Đồng Palace, IVY Moda,… những doanh nghiệp hàng nhân sự tin dùng và đánh giá là giải pháp tuyệt vời để quản lý dữ liệu nhân viên.

Quý doanh nghiệp muốn trải nghiệm phần mềm miễn phí 15 ngày có thể đăng ký tại đây.

Dùng ngay miễn phí