Đối với người làm công tác nhân sự, Excel là một phần mềm phổ biến và hữu ích, giúp quản lý danh sách nhân viên, chấm công, tính lương và làm báo cáo. Vậy quản lý nhân sự bằng Excel như thế nào cho hiệu quả? Những ưu điểm và nhược điểm khi quản lý nhân sự bằng Excel là gì? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu chi tiết ngay trong nội dung dưới đây.
1. Doanh nghiệp nào nên quản lý nhân sự bằng Excel
Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều cần lưu trữ thông tin nhân sự và một quy trình quản lý hồ sơ rõ ràng. Điều này giúp công tác quản trị nhân sự đi vào khuôn khổ ngay từ đầu, dễ dàng tra cứu, giải quyết các vấn đề liên quan đến người lao động.
Hiện nay doanh nghiệp có thể quản lý bằng giấy tờ thủ công, bằng Excel hoặc bằng các phần mềm nhân sự hiện đại. Lựa chọn hình thức nào tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu thực tế. Nhiều doanh nghiệp vẫn dùng Excel vì nguồn lực tài chính hạn hẹp, chưa chuyển đổi sang giải pháp tiên tiến hơn.
Với doanh nghiệp nhỏ, quy mô nhân sự còn hạn chế, cơ cấu tổ chức đơn giản thì sử dụng Excel khá hợp lý. Chỉ cần có kiến thức cơ bản về Excel là HR đã tạo được các bảng tính quản lý nhân sự đơn giản, có thể tùy chỉnh trong nghiệp vụ nhân sự hàng ngày.
Với các doanh nghiệp lớn hơn, quy mô nhân sự lên đến hàng trăm, hàng ngàn người, Excel vẫn là một giải pháp khả thi. Tuy nhiên các doanh nghiệp này có xu hướng chuyển sang quản lý bằng phần mềm nhân sự linh hoạt hơn, tự động xử lý dữ liệu một cách tốt hơn Excel.
2. Các nội dung trong file quản lý nhân sự bằng Excel
Thông tin cơ bản về người lao động
- Họ và tên
- Mã nhân viên
- Ngày tháng năm sinh
- Số căn cước công dân
- Giới tính
- Quốc tịch
- Số điện thoại
- Nơi cư trú
- Mã số thuế
- Số bảo hiểm
- Trình độ học vấn
- Kỹ năng
- Kinh nghiệm
- Vị trí công việc
- Bộ phận, phòng ban
- Mức lương và phụ cấp
- Ngày bắt đầu hợp đồng và ngày kết thúc hợp đồng
Tổng hợp dữ liệu về nhân sự
- Tổng số lượng nhân viên trong doanh nghiệp
- Cơ cấu nhân sự theo bộ phận, vị trí làm việc
- Cơ cấu nhân sự theo giới tính, độ tuổi
- Cơ cấu nhân sự theo trình độ học vấn, kinh nghiệm
Những thông tin khác về nhân sự
- Dữ liệu chấm công, tính lương
- Dữ liệu về nghỉ phép
- Dữ liệu về bảo hiểm
- Dữ liệu về quá trình làm việc, khen thưởng, kỷ luật
- Dữ liệu về đánh giá, năng lực
- Dữ liệu về đào tạo, phát triển
- Dữ liệu về điều chỉnh lương và phúc lợi
3. Mẫu quản lý nhân sự bằng Excel chuyên nghiệp
Mẫu quản lý nhân sự bằng Excel dưới đây bao gồm Danh sách nhân sự, hồ sơ cá nhân, danh sách hợp đồng lao động, bảng theo dõi nhân sự mới, bảng nhân sự nghỉ việc, bảng theo dõi biến động tiền lương.
Với file này, HR có thể nắm bắt và quản lý những thông tin quan trọng nhất về nhân sự, sử dụng trong nhiều nghiệp vụ khác nhau.
| TẢI MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL TẠI ĐÂY |
Bên cạnh đó, bạn đọc cũng có thể tải mẫu quản lý nhân sự bằng dashboard. Khi đưa dữ liệu vào, các báo cáo sẽ tự động nhảy số, cung cấp các đồ thị, bảng biểu thể hiện biến động.
| TẢI FILE DASHBOARD TỰ ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI ĐÂY |
4. Ưu điểm khi quản lý nhân sự bằng Excel
Có bao giờ bạn tự hỏi vì sao Excel lại được sử dụng nhiều đến thế trong các doanh nghiệp và tổ chức, từ lĩnh vực kế toán đến nhân sự? Đó là bởi Excel sở hữu những ưu điểm sau:
Thao tác đơn giản
Các thao tác sử dụng của Excel vô cùng đơn giản, dựa trên các ô dữ liệu và các hàm tính toán, dễ dàng tiếp cận với nhiều đối tượng người dùng. Ngoài ra, Excel là một phần mềm vô cùng phổ biến của Microsoft Office, nên doanh nghiệp có thể sử dụng dễ dàng trong hệ thống máy tính văn phòng.
Các biểu mẫu đa dạng
Biểu mẫu là tài liệu được thiết kế với cấu trúc và định dạng nhất định, giúp người sử dụng dễ dàng nhập liệu, sắp xếp và chỉnh sửa nội dung theo ý muốn. Với Excel có thể tạo số lượng biểu mẫu không giới hạn, sử dụng cho nhiều mục đích, trong đó bao gồm cả quản lý nhân sự.
Thân thiện với người dùng
Excel là một phần mềm quen thuộc dù là với sinh viên, người mới đi làm hay người đã có nhiều năm kinh nghiệm. Việc sử dụng Excel không tốn quá nhiều thời gian để tìm hiểu, bạn không cần có kiến thức chuyên sâu vẫn có thể sử dụng được các tính năng cần thiết.
Excel phù hợp để quản lý thông tin dữ liệu đa chiều. Với cấu trúc dạng bảng tính, tích hợp nhiều công thức và hàm tính, Excel hỗ trợ người dùng nhập và tính toán dữ liệu một cách nhanh chóng. Người dùng còn có thể vẽ biểu đồ dựa trên các số liệu có sẵn.
Chi phí sử dụng Excel bản quyền cũng không quá đắt. Có thể nói đây là một lựa chọn rất tốt cho doanh nghiệp, vừa đáp ứng được nhu cầu lưu trữ thông tin vừa tính toán, phân tích dữ liệu được.
5. Hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel
Dữ liệu phân tán, khó kiểm soát
Trong quá trình sử dụng Excel, người dùng cần tạo nhiều sheet, nhiều file để quản lý công việc. Các file được lưu trữ riêng lẻ thì không có tính liên kết với nhau. Tiến trình công việc cần được cập nhật nhanh chóng, nhưng các thông số tính toán trong sheet và các file phải thông qua rất nhiều bước mới có thể liên kết được.
Hầu hết các thao tác sao chép, chỉnh sửa, tra soát,… trong Excel đều được làm thủ công, mà con người thì không được lập trình sẵn. Với số lượng lớn dữ liệu cần nhập vào như dữ liệu công lương hàng tháng, thì sai sót là điều khó tránh khỏi.
Người dùng có thể làm việc offline với file Excel, nhưng trong quá trình trao đổi, gửi file rất dễ bị nhầm lẫn phiên bản, sai lệch dữ liệu. Ngoài ra nếu không dùng Excel online trên OneDrive thì người dùng có thể gặp trường hợp dính virus, file bị lỗi, file không kịp lưu khi mất điện…
Độ bảo mật kém
Không giống như các phần mềm nhân sự chuyên nghiệp, Excel không có chế độ bảo mật nên dễ dàng xảy ra các tình trạng thất thoát dữ liệu. Khi người dùng mất tài khoản cũng đồng nghĩa với việc các dữ liệu thông tin trên file Excel của doanh nghiệp đó có thể rò rỉ ra ngoài.
Excel không hề có phân quyền hay những phần bảo mật riêng dành cho nhà quản lý, HR. Vì vậy việc các thông tin như mức lương của từng nhân viên, số hợp đồng, chế độ đãi ngộ có nguy cơ bị rò rỉ. Điều này càng dễ dàng hơn khi chuyên viên nhân sự, trưởng phòng quản lý,… đều sử dụng chung một file Excel.
Không có khả năng tích hợp
Để quản lý nhân sự tối ưu nhất người dùng đôi khi cần tích hợp các phần mềm khác. Điều bất tiện là file Excel không được tích hợp được với các phần mềm. Người dùng cần lưu file và nhập vào phần mềm, các trường thông tin có thể không hoàn toàn khớp và phải xử lý thủ công. Lúc này Excel sẽ khiến các thao tác trở nên cồng kềnh, tốn nhiều thời gian hơn.
Khó khăn khi muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp
Dù có hàng trăm nghìn dòng nhưng khi số lượng người, quy mô doanh nghiệp tăng lên thì việc quản lý dữ liệu trên Excel sẽ có bất cập.
Ví dụ mỗi văn phòng có hàng trăm file liên quan đến nhân sự, nhân lên với số lượng văn phòng, chi nhánh. Các file tại mỗi nơi lại không có sự đồng bộ về cách trình bày, không có sự liên kết, gây khó khăn cho cho công ty trong việc quản lý tổng thể. Chính vì thế việc quản lý nhân sự bằng file Excel không phải là phương pháp lâu dài cho doanh nghiệp nếu có kế hoạch phát triển bền vững.
6. Chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự trên Excel thuận tiện nhưng lại tiềm ẩn nhiều hạn chế như khó theo dõi dữ liệu lớn, dễ xảy ra sai sót và không đáp ứng được nhu cầu phát triển. Việc chuyển đổi sang phần mềm quản lý nhân sự MISA AMIS HRM là giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và tối ưu nguồn lực.
Phần mềm MISA AMIS HRM tích hợp toàn diện các tính năng từ quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương đến đánh giá hiệu suất, tự động hóa quy trình và lưu trữ dữ liệu tập trung. Giao diện thân thiện cùng khả năng phân quyền rõ ràng giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi và xử lý thông tin nhanh chóng, đồng thời đảm bảo tính bảo mật cao.
Không cần mở đến 20 file Excel khi làm việc, các nhà quản trị và HR chỉ cần mở giao diện chính của phần mềm để nắm trong tay được mọi con số về tình hình nhân sự.
Chuyển từ quản lý nhân sự bằng Excel sang phần mềm sẽ giảm tải khối lượng công việc đáng kể, giúp nhà quản trị nắm bắt thông tin kịp thời, đưa ra các quyết định chính xác. Ứng dụng công nghệ hiện đại như MISA AMIS HRM là bước tiến cần thiết để nâng tầm quản lý nhân sự và phát triển bền vững.
Để lại thông tin dưới đây, chuyên viên từ MISA sẽ liên hệ và hướng dẫn demo miễn phí
0904 885 833
https://www.misa.vn/
