Mẫu file Excel quản lý đơn hàng ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Ngoài tính tiện dụng và đơn giản thì quản lý đơn hàng bằng Excel mang lại hiệu quả chính xác và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc. Hãy cùng MISA AMIS điểm qua các hình thức quản lý đơn hàng bằng Excel qua bài viết dưới đây. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp bài bản hơn để thay thế Excel, đừng bỏ qua phần cuối bài nhé!
1. Hướng dẫn cách tạo file quản lý đơn hàng bằng Excel
Sử dụng file Excel để quản lý đơn hàng là một trong những cách được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn, bởi sự hiệu quả và tính tiện dụng mà nó mang lại rất cao. Bên cạnh đó việc tạo file quản lý đơn hàng bằng Excel cũng rất dễ thực hiện.
Bạn chỉ cần có một chút kinh nghiệm là có thể dễ dàng tạo ra một file Excel quản lý đơn hàng hoàn chỉnh. Dưới đây là một số hình thức tạo file Excel quản lý đơn hàng, bạn có thể tham khảo. Tuy nhiên để quản lý hàng hóa nhanh, bảo mật, tránh thất thoát, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm CRM.
1.1. File quản lý trạng thái đơn hàng bằng Excel
File quản lý trạng thái đơn hàng bằng Excel giúp các công ty nắm được thông tin về toàn bộ quy trình vận đơn, chẳng hạn như:
- Tình trạng xác nhận đơn hàng
- Giao hàng & vận chuyển
- Quá trình thanh toán
- Các vấn đề của đơn hàng ở phía người nhận
Một file Excel quản lý đơn hàng hoàn chỉnh bao gồm:
- Tên các sản phẩm
- Mã vận đơn sản phẩm
- Đơn vị tính
- Trạng thái đơn hàng
- Thông tin của khách hàng
- Thông tin của người bán hàng( nếu có)
Việc quản lý trạng thái đơn hàng tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi chặt chẽ lượng hàng và lịch sử vận chuyển để đảm bảo hàng đã đến tay khách hàng. Hoặc khi có vấn đề phát sinh, hàng hóa không được giao, doanh nghiệp có thể dễ dàng phản hồi cho khách hàng những thắc mắc mà họ đưa ra, từ đó giúp nâng cao được chất lượng dịch vụ và tạo được niềm tin đối với khách hàng.
Chú ý: Khi tải file, bạn sẽ được mời trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý đơn hàng MISA AMIS CRM – giải pháp giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu đơn hàng, khách hàng, hàng hóa và doanh số một cách hệ thống, không thất thoát, đồng bộ trên mọi thiết bị. Nhiều doanh nghiệp sau khi dùng thử đã không quay lại Excel nữa. Bạn có thể tìm hiểu trước để so sánh nhé!
1.2. File Excel quản lý trình trạng đơn hàng phát sinh
Các dữ liệu đơn hàng cần được cập nhật chi tiết trong file Excel theo dõi đơn đặt hàng để có thể quản lý dễ dàng hơn và tránh thất lạc hoặc quên đơn hàng dẫn đến thất thoát doanh thu. File Excel quản lý đơn hàng được kết hợp chặt chẽ với tệp quản lý trạng thái để tối ưu hóa hiệu quả quản lý đơn hàng của doanh nghiệp.
Sau khi quá trình đặt hàng hoàn tất, thông tin đơn hàng cần được nhập vào tệp Excel như sau:
- Ngày tháng phát sinh đơn đặt hàng
- Trạng thái của đơn hàng
- Thông tin chi tiết về khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ)
- Thông tin về số lượng hàng hóa đã đặt
- Số tiền của sản phẩm
- Thông tin đơn vị giao hàng
Trên đây là một số thông tin cơ bản cần thiết trong quy trình quản lý đơn hàng phát sinh, tuy nhiên tùy theo nhu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể linh hoạt thay đổi, thêm bớt thông tin cần thiết cho phù hợp, miễn sao mà doanh nghiệp cảm thấy hợp lý và thuận tiện hơn cho việc theo dõi đơn hàng.
1.3. File Excel báo cáo đơn hàng
Khi đã quản lý đúng trạng thái của đơn đặt hàng và tình trạng các đơn đặt hàng đến, bước tiếp theo là tạo file báo cáo đơn đặt hàng định kỳ. Doanh nghiệp có thể quản lý và điều chỉnh dữ liệu đơn đặt hàng khi các dữ liệu trong file Excel này chính xác. Đồng thời có thể dựa vào đó để tính doanh thu, lợi nhuận thu được qua từng ngày. Bên cạnh file báo cáo, nhiều doanh nghiệp còn kết hợp sử dụng file Excel theo dõi hóa đơn để đối chiếu doanh thu theo từng kỳ một cách chính xác hơn.
File Excel báo cáo đơn hàng gồm có các thông tin sau:
- Ngày tháng tạo đơn hàng
- Doanh số bán hàng
- Số lượng đơn hàng
- Nhân viên phụ trách đơn hàng
- Doanh số của nhân viên phụ trách bán hàng
Ngoài ra bạn có thể báo cáo đơn hàng theo mô hình hình tròn hoặc biểu đồ cột để có thể dễ dàng nắm bắt các thông tin. Việc thống kê đơn hàng bằng file Excel sẽ chính xác và hiệu quả hơn so với quản lý bằng sổ sách, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thu chi và quản lý các tình trạng đơn hàng thuận tiện hơn.
2. [Tải miễn phí] – Mẫu file Excel quản lý đơn hàng mới nhất 2025
Để tiện lợi trong việc sử dụng, MISA AMIS tặng bạn bộ Mẫu File quản lý đơn hàng bằng Excel thay số dùng được luôn. Hy vọng tài liệu giúp ích nhiều cho doanh nghiệp trong quá trình xử lý đơn hàng. Mời bạn tải tại đây!
3. Những ưu, nhược điểm khi sử dụng file quản lý đơn hàng bằng Excel
3.1. Ưu điểm khi sử dụng file quản lý đơn hàng bằng Excel
Có thể đặt hàm tính cho file báo cáo đơn hàng
Việc tính toán số lượng lớn các đơn hàng hoặc nhiều số khác nhau mất nhiều thời gian khi thực hiện thủ công. Các hàm tính với công thức chung sẽ giúp doanh nghiệp xử lý tốt dữ liệu của file quản lý đơn hàng bằng Excel.
Cụ thể, các công ty có thể làm báo cáo doanh số bán hàng cho tất cả các đơn đặt hàng bằng cách đặt hàm tính toán cột đối với doanh số bán hàng theo đơn đặt hàng. Chủ sở hữu doanh nghiệp sẽ nhận được ngay một con số cụ thể về doanh thu hàng ngày.
Miễn phí
Một trong những ưu điểm nổi bật của file Excel quản lý đơn hàng là phần mềm hoàn toàn miễn phí, các doanh nghiệp sẽ không tốn bất kỳ một khoản phí nào để sử dụng phần mềm quản lý.
Có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin nhanh chóng
Thông tin đơn hàng trong Excel thường được sắp xếp theo bố cục hợp lý. Các dạng thông tin khác nhau được sắp xếp gọn gàng giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Bên cạnh đó việc sử dụng file quản lý đơn hàng bằng Excel, doanh nghiệp có thể tra đơn hàng cụ thể bằng 1 tổ phím, thuận tiện hơn rất nhiều so với việc quản lý đơn hàng bằng sổ sách.
3.2. Nhược điểm khi sử dụng mẫu file Excel quản lý đơn hàng
File quản lý đơn hàng bằng Excel chỉ phù hợp đối với những doanh nghiệp nhỏ
Những doanh nghiệp nhỏ thường phải quản lý hàng hóa cũng như đơn hàng ở số lượng và quy mô nhỏ. Thông tin tương đối đơn giản nên sẽ dễ dàng quản lý hơn. Nhưng đối với doanh nghiệp vừa và lớn, file Excel theo dõi đơn đặt hàng mang lại sự tiện lợi ban đầu, nhưng về lâu dài lại bộc lộ nhiều hạn chế mang tính hệ thống.
Để có thể thực hiện các hàm tính toán một cách chính xác nhất thì người thao tác cần phải có kiến thức cơ bản về Excel để thu được kết quả chính xác nhất có thể. Bởi chỉ cần doanh nghiệp xử lý các chức năng sai trong Excel, các thông tin đặt hàng có thể bị trộn lẫn, dẫn đến các lỗi sai không đáng có, khiến doanh nghiệp mất uy tín với khách hàng/đối tác, thậm chí phải đền bù thiệt hại.
Khi sử dụng file Excel quản lý đơn hàng, các doanh nghiệp còn phải đối mặt với một số rủi ro về bảo mật dữ liệu. Vì khi lưu tệp trên PC, khả năng máy tính bị mất dữ liệu hoặc bị nhiễm vi-rút là tương đối cao. Việc này sẽ gây ra một số phiền phức nhất định đối với doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp phải một hoặc nhiều vấn đề kể trên, đây là lúc cân nhắc nâng cấp lên một công cụ chuyên biệt hơn, được thiết kế để giải quyết đúng những điểm yếu mà Excel không thể khắc phục – từ bảo mật dữ liệu, cộng tác nhóm đến báo cáo tự động.
Xem thêm: Phần mềm DMS là gì? Top 8 phần mềm DMS tốt nhất hiện nay
4. Công cụ quản lý đơn hàng khắc phục nhược điểm của Excel
Khác với việc phải tự tạo và duy trì file Excel quản lý đơn hàng thủ công, các phần mềm CRM cung cấp một nền tảng quản lý đơn hàng tập trung, tự động hóa và bảo mật – giúp đội ngũ bán hàng, kế toán và quản lý kho làm việc nhịp nhàng trên cùng một hệ thống. CRM như một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng một cách toàn diện.
Phần mềm MISA AMIS CRM có các tính năng nổi bật mà Excel không thể đáp ứng:
- Quản lý và theo dõi danh sách đơn hàng tập trung: Không còn lo file bị ghi đè hay thất lạc khi nhiều người cùng chỉnh sửa.
- Lên đơn hàng dễ dàng từ mọi thiết bị có internet (máy tính, điện thoại, máy tính bảng,…), đặc biệt tối ưu cho đội ngũ sales thị trường cần di chuyển nhiều.
- Dễ dàng tra cứu số đơn hàng, ngày, chi tiết đơn hàng, sản phẩm theo số lượng, giá, địa chỉ nhận hàng,…
- Theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng
- Quản lý và tra cứu hàng tồn kho theo thời gian thực.
- Liên thông dữ liệu với phần mềm kế toán giúp đồng bộ dữ liệu đơn hàng, loại bỏ nhập liệu 2 lần.
- 40+ mẫu báo cáo & phân tích đa chiều, linh hoạt, giúp lãnh đạo và quản lý nhanh chóng phát hiện ra “điểm nghẽn” cần xử lý ngay.
- Tích hợp trợ lý số AI: Tìm đơn hàng, tóm tắt, phát hiện lỗi, báo cáo đơn hàng… 24/7
Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được hơn 12.000 doanh nghiệp tin dùng. Trong đó phải kể đến CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA… Ngoài ra mỗi năm, MISA AMIS CRM vinh hạnh đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp lớn trên con đường chuyển đổi số.
Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..
5. Tổng kết
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý đơn hàng công nghệ cao ra đời, nhằm thay thế cho những phương pháp quản lý đơn hàng bằng sổ sách nhưng sử dụng file Excel quản lý đơn hàng vẫn là lựa chọn tối ưu của nhiều doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ cách tạo và sử dụng mẫu file Excel quản lý đơn hàng hiệu quả. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn đang xử lý khối lượng đơn hàng ngày càng lớn, đây là thời điểm tốt để cân nhắc một giải pháp chuyên biệt hơn. Đội ngũ giàu kinh nghiệm từ MISA AMIS luôn sẵn sàng tư vấn chi tiết, đồng hành giúp doanh nghiệp thiết lập một quy trình bán hàng tối ưu.
<div class=”aimarketing-form-embed-code”><script env=production id=”ladizone-form-renderer” src=”https://amismisa.misacdn.net/apps/aimarketing/form-editor/static/js/form-renderer.js”></script>
<script render-for=”9bb24995-ca8f-44c6-8e7c-ee3b9298ecc2″>
globalThis.lzfr.renderExternalForm({formId: “9bb24995-ca8f-44c6-8e7c-ee3b9298ecc2”, tenantId: “56c33c47-78ec-4b3a-92ba-9fdb7830a6d4”, domainUnomi: “https://ladizone.com” });
</script></div>
