Tổng hợp các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc nắm rõ các nghiệp vụ kế toán cơ bản là nền tảng để tổ chức công tác tài chính minh bạch và hiệu quả. Từ những giao dịch thường xuyên như mua – bán hàng hóa, thanh toán bằng tiền mặt, đến việc quản lý tài sản cố định hay chi phí lương, mỗi nghiệp vụ đều cần được ghi nhận và xử lý đúng chuẩn mực. Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ giúp bạn hệ thống lại toàn bộ nghiệp vụ kế toán phổ biến, phân loại theo nhóm chức năng cụ thể.

1. Nghiệp vụ kế toán là gì?

Theo thông báo số 4 của Ủy bản nguyên tắc kế toán Mỹ APB:

“Nghiệp vụ kế toán là tiến trình ghi nhận, đo lường, cung cấp các thông tin kinh tế nhằm hỗ trợ cho các đánh giá và các quyết định của người sử dụng thông tin.”

Nói cách khác, nghiệp vụ kế toán là các hoạt động kinh tế, tài chính cụ thể phát sinh trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, có ảnh hưởng đến tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí hoặc kết quả kinh doanh và cần được ghi nhận, phản ánh trên sổ sách kế toán theo quy định hiện hành.

mỗi nghiệp vụ kế toán là một sự kiện kinh tế được thể hiện bằng chứng từ kế toán, cần hạch toán theo đúng chuẩn mực kế toán, nguyên tắc ghi sổ và hệ thống tài khoản kế toán. Các nghiệp vụ có thể mang tính thường xuyên như mua hàng, bán hàng, thu – chi tiền, trả lương, hoặc mang tính định kỳ như trích khấu hao tài sản, kết chuyển chi phí cuối kỳ.

Ví dụ nghiệp vụ kế toán:

• Doanh nghiệp thanh toán tiền mặt để mua hàng hóa: ghi nhận tăng hàng hóa, giảm tiền mặt.
• Trích lương phải trả cho nhân viên cuối tháng: ghi nhận chi phí tiền lương và công nợ phải trả người lao động.
• Ghi nhận doanh thu khi xuất hóa đơn bán hàng cho khách: phản ánh doanh thu, thuế GTGT và công nợ phải thu.

2. Tổng hợp các nghiệp vụ kế toán cơ bản trong doanh nghiệp

Trong hoạt động kế toán tài chính, mỗi nghiệp vụ phản ánh một phần cụ thể của quá trình vận hành doanh nghiệp – từ mua bán, chi tiêu đến quản lý tài sản, nhân sự và kết chuyển cuối kỳ. Dưới đây là tổng hợp các nghiệp vụ kế toán cơ bản, được chia theo nhóm chức năng chính. Mỗi nhóm sẽ có cách ghi nhận, tài khoản liên quan và yêu cầu chứng từ riêng.

Hiện nay, người làm kế toán có thể lựa chọn phần mềm kế toán để hỗ trợ công việc của mình. Các phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS với đầy đủ tính năng, tiện ích hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán từ đơn giản đến phức tạp.

 3. Nghiệp vụ kế toán mua hàng

Nghiệp vụ kế toán mua hàng sẽ do kế toán mua hàng hoặc kế toán chi phí trong doanh nghiệp thực hiện (tùy vào cơ cấu tổ chức, tên vị trí chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán của mỗi doanh nghiệp).

Ngày nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm kế toán. Trên các phần mềm kế toán thường phân loại chứng từ theo hình thức hàng hóa mua vào nhập kho và không nhập kho.

3.1 Mua hàng hóa nhập kho (sử dụng phiếu nhập mua hàng trong nước)

Khi chúng ta mua nguyên vật liệu để sản xuất, hoặc mua hàng hóa về để bán, mua công cụ dụng cụ nhưng chưa xuất dùng ngay,…

Kế toán hạch toán:

Nợ TK 156, 152, 153,… Giá trị mua chưa bao gồm thuế GTGT

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán theo hóa đơn

3.2 Mua hàng hóa dịch vụ (không cần nhập kho)

Khi mua dịch vụ bên ngoài để phục vụ sản xuất kinh doanh, ví dụ: dịch vụ kiểm định hàng hóa; dịch vụ thuê xe, dịch vụ thuê văn phòng, mua đồ dùng công cụ dụng cụ xuất dùng ngay, mua TSCĐ,…

Kế toán sử dụng phiếu nhập mua dịch vụ, phiếu nhập hàng không qua kho, hạch toán:

Nợ TK 642, 642, 242, 211,..: Giá trị chưa bao gồm thuế GTGT

Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu mua vào…

Có TK 111,112,331: Tổng giá trị thanh toán

3.3 Nhập khẩu hàng hóa dịch vụ: Sử dụng phiếu nhập khẩu (Tờ khai hải quan, biên bản giám định)

Bút toán 1: Hạch toán giá trị hàng hóa nhập mua (căn cứ số lượng hàng thực tế nhập kho theo biên bản giám định và đơn giá hàng hóa – quy đổi theo tỷ giá ngày nhập kho)

Nợ TK 152,156,… Giá trị hàng hóa nhập khẩu chưa bao gồm các khoản thuế

Có TK 331,112: Tổng giá trị tiền hàng

Bút toán 2: Hạch toán các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt,… (Theo Chuẩn mực Kế toán số 02- Hàng tồn kho, các khoản thuế này được tính vào giá trị hàng tồn kho).

Nợ TK 156 : Tổng tiền các loại thuế ( không bao gồm thuế GTGT)

Có TK 3333: Thuế nhập khẩu.

Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

Có TK 333.. : Thuế khác ( nếu có)

>>> Xem thêm: Tổng hợp quy định và cách hạch toán kế toán xuất nhập khẩu

Bút toán 3: Khi nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu và các loại thuế khác.

Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu (nếu có)

Nợ TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt

Nợ TK 33381: Thuế bảo vệ môi trường

Có TK 111,112: Tổng Tiền thuế phải nộp

Bút toán 4: Đồng thời ghi nhận bút toán khấu trừ thuế GTGT

Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Lưu ý: Nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa hạch toán theo tỷ giá bán USD của ngân hàng nơi công ty giao dịch tại thời điểm nhập kho.

>>> Đọc thêm: Ngoại tệ là gì? Kế toán các giao dịch ngoại tệ và một số vấn đề liên quan

3.4 Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ: Các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng, sẽ được cộng vào giá trị của hàng hóa (Chuẩn mực Kế toán số 02- Hàng tồn kho)

Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập, các hóa đơn xác định chi phí mua hàng như hóa đơn vận chuyển, chi phí lắp đặt…

Hạch toán:

Nợ TK 152, 156, 211,…

Nợ TK 133

Có TK 331,111,112

3.5 Mua hàng được hưởng chiết khấu

Trường hợp 1: Mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán 

Nợ TK 111,112,..

Có TK 515

Trường hợp 2: Mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại; hàng giảm giá 

• Nếu hàng hóa còn trong kho

Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại

Có TK 156, 152, … Giảm giá trị hàng tồn kho

Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào

• Nếu hàng hóa đã xuất bán, xuất kho sản xuất,…

Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại

Có TK 632, 154,642,…: Giảm giá vốn, giảm giá trị chi phí,…

Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào

4. Nghiệp vụ kế toán bán hàng

Nghiệp vụ Kế toán bán hàng do kế toán bán hàng hoặc kế toán công nợ trong công ty thực hiện.

Lưu ý: Tương tự như nghiệp vụ mua hàng, trên các phần mềm kế toán hiện nay thường phân loại chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ kế toán bán hàng theo phân loại hàng hóa có theo dõi kho và không theo dõi kho, gồm có: Hóa đơn bán hàng hóa (đối với các mặt hàng có theo dõi kho); Hóa đơn bán hàng dịch vụ; Phiếu nhập hàng bán bị trả lại; phiếu giảm giá hàng bán;…

>>> Đọc thêm: Nghiệp vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp chi tiết nhất

4.1 Bán hàng hóa, dịch vụ

Bút toán 1: Ghi nhận doanh thu 

Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị thanh toán

Có TK 511: Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ chưa bao gồm thuế GTGT

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Bút toán 2: Đồng thời ghi nhận giá vốn của hàng hóa dịch vụ bán ra 

Nợ TK 632

Có TK 156, 155, 154,..

4.2 Hạch toán các loại chiết khấu khi bán hàng hóa, dịch vụ

Bán hàng có chiết khấu thanh toán cho khách hàng 

Nợ TK 635

Có TK 111, 112,…

Bán hàng có chiết khấu thương mại cho người mua 

• Trường hợp 1:  Trừ thẳng vào giá hàng trị hàng hóa trên hóa đơn.

Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị phải thu về

Có TK 511 ( Doanh thu đã giảm)

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

• Trường hợp 2: Tiền chiết khấu được được lập riêng trên một hóa đơn

Nợ TK 521: Số tiền chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331: Số tiền thuế GTGT đầu ra được điều chỉnh giảm

Có TK 131,111,112

4.3 Xuất khẩu hàng hóa

Bút toán 1: Hạch toán doanh thu xuất khẩu 

Nợ TK 131:Tổng phải thu về từ khách hàng.

Có TK 511 : Doanh thu xuất khẩu hàng hóa

Bút toán 2: Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng hóa xuất khẩu 

Nợ TK 632

Có TK 155,156,…

Lưu ý: Khi xuất khẩu hàng hóa tỷ giá hạch toán là tỷ giá mua vào của ngân hàng TM nơi đơn vị thường xuyên giao dịch.

Ví dụ: Công ty A nộp thuế qua tài khoản ngân hàng A thì tỷ giá ghi nhận doanh thu xuất khẩu là tỷ giá mua vào của ngân hàng A tại ngày phát sinh giao dịch.

Trường hợp lãi tỷ giá, các bạn hạch toán:

Nợ TK 131: Tăng số phải thu khách hàng bằng số tiến lãi chênh lệch tỷ giá

 Có TK 515: Số tiền lãi chênh lệch tỷ giá

Trường hợp lỗ tỷ giá, các bạn hạch toán:

Nợ TK 635: Số tiền lỗ chênh lệch tỷ giá

Có TK 131: Giảm số phải thu khách hàng bằng số lỗ chênh lệch tỷ giá.

>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái 

4.4. Hạch toán hàng bán trả lại

Khi phát sinh hàng hóa bị trả lại, bên bán hạch toán như sau:

Bút toán 1: Hạch toán giảm trừ doanh thu:

Nợ TK 5212: Hàng bán bị trả lại ( giá bán chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 331: Thuế GTGT phải nộp (Số tiền thuế GTGT của hàng bán bị trả lại nếu có)

Có TK 111,112,131: Tổng số tiền trả lại người mua

Bút toán 2: Ghi tăng hàng hóa nhập kho, giảm giá vốn hàng bán bị trả lại

Nợ TK 156 : Hàng hóa bị trả lại

Có TK 632: giá vốn hàng bán

Xem thêm chi tiết Cách hạch toán hàng bán bị trả lại tại đây

5. Nghiệp vụ kế toán bằng tiền

Nghiệp vụ kế toán tiền (hay còn gọi là (Kế toán vốn bằng tiền) – Nguyên tắc hạch toán theo Thông tư 200 và Thông tư 133, do kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng thực hiện. Các chứng từ hạch toán  gồm:

• Các chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi;
• Các chứng từ tiền gửi: Báo có (Thu tiền) của ngân hàng; Báo nợ ( Chi tiền) của ngân hàng.

Lưu ý:  Khi làm việc trên phần mềm kế toán các nghiệp vụ: Nộp tiền mặt vào tài khoản hoặc rút tiền ngân hàng về nhập quỹ kế toán chỉ cần nhập phiếu chi hoặc phiếu thu (Ưu tiên chứng từ tiền mặt) mà không cần nhập chứng từ ngân hàng nữa.

>>> Xem thêm: Quy trình thu chi tiền mặt chuẩn chỉnh tại doanh nghiệp

Ví dụ một số nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền:

Thu tiền khách hàng

Nợ TK 111,112

Có TK 131

Thu tiền khác : Nhận tiền góp vốn, hoàn ký quỹ,…

Nợ TK 111,112

Có  TK 411, 1386

Chi tiền trả nhà Cung cấp

Nợ TK 331

Có TK 111,112

Chi khác : Mua dịch vụ thanh toán ngay : tiền chi phí tiếp khách, xăng dầu, mua TSCĐ, CCDC thanh toán ngay,..

Nợ TK 642,641, 242,211

Nợ TK 1331

Có TK 111,112

6. Nghiệp vụ kế toán Tài sản cố định

Nghiệp vụ kế toán tài sản cố định do kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp thực hiện. Việc phân bổ khấu hao tài sản căn cứ theo Thông tư 45/2013/TT-BTC và tình hình sử dụng tài sản tại doanh nghiệp.

Lưu ý: Trên các phần mềm kế toán thiết kế riêng một phân hệ để kế toán quản lý việc tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định giúp kế toán quản lý theo dõi và phân bổ chính xác tài sản cố định của doanh nghiệp.

Ghi nhận và hạch toán phân bổ tài sản cố định theo các bước như sau:

6.1 Mua Tài sản cố định

Nợ TK 211: Giá trị Tài sản cố định (Bao gồm các khoản như: thuế trước bạ, đăng kiểm, chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử…)

Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 112, 331: Tổng giá trị thanh toán

6.2 Định kỳ phân bổ khấu hao tài sản cố định vào chi phí của bộ phận sử dụng

Nợ TK 642, 641, 154, 627,…

Có TK 214

>>> Đọc thêm về khấu hao TSCĐ tại bài viết: Cập nhật quy định và nguyên tắc về trích khấu hao tài sản cố định

6.3 Các bước hạch toán khi thanh lý, nhượng bán Tài sản cố định

Bút toán 1: Xóa sổ TSCĐ 

Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ

Nợ TK 214: Giá trị đã khấu hao của TSCĐ

Có TK 211: NGuyên giá của TSCĐ

Bút toán 2: Ghi nhận thu nhập

Nợ TK 131,112,… Tổng thanh toán

Có TK 711: Giá bán TSCĐ

Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra TSCĐ

7. Nghiệp vụ kế toán Công cụ dụng cụ

Khi hạch toán nghiệp vụ kế toán Công cụ dụng cụ có trường hợp: Công cụ dụng cụ mua về sử dụng ngay, có trường hợp công cụ dụng cụ mua về chưa sử dụng ngay  hoặc xuất dùng một phần (ví dụ: Quần áo bảo hộ lao động, các công cụ dụng cụ tiêu hao…)

Trường hợp 1: Mua công cụ dụng cụ (chưa xuất dùng ngay hoặc xuất dùng một phần), kế toán phải nhập kho công cụ dụng cụ (sử dụng phiếu mua hàng nhập kho)

Nợ TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ

Nợ TK 1331: Thuế GTGT mua vào

Có TK 111,112,331: Tổng thanh toán

Khi xuất dùng công cụ dụng cụ

Nợ TK 242, 241

Có TK 153

Trường hợp 2: Công cụ dụng cụ về xuất dùng ngay (bàn ghế, máy tính cho nhân viên,..), kế toán có thể không cần nhập kho nhưng vẫn mở sổ theo dõi về số lượng để phục vụ cho công tác quản lý theo dõi kiểm kê định kỳ và mua sắm trong thời gian tiếp theo (sử dụng phiếu nhập mua dịch vụ hoặc phiếu nhập mua công cụ dụng cụ)

Hạch toán:

Nợ TK 242,241

Nợ TK 1331

Có TK 331, 111,112.

Định kỳ phân bổ chi phí công cụ dụng cụ vào chi phí của bộ phận sử dụng công cụ dụng cụ (Việc tính và phân bổ được thực hiện một cách chính xác và tự động khi bạn sử dụng một phần mềm kế toán)

Nợ TK 642,641,154, …

Có TK 242,241

8. Nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Nghiệp vụ kế toán tiền lương thường do kế toán tiền lương hoặc kế toán tổng hợp thực hiện (tùy vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp). Cuối tháng, sau khi có bảng tính lương hoàn chỉnh, kế toán ghi sổ các bút toán hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí của từng bộ phận. Có thể sử dụng chứng từ kế toán hạch toán; phiếu kế toán; trên phần mềm kế toán để hạch toán bút toán này.

>>> Đọc chi tiết về hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại bài viết: Hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp

8.1 Ghi nhận chi phí lương:

Hạch toán chi phí lương theo từng bộ phận

Nợ TK 641,642,154,…. Chi phí lương ở từng bộ phận

Có Tk 334: Tổng lương phải trả cho người lao động

8.2 Trích BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ:

Phần tính vào chi phí của doanh nghiệp:

Nợ TK 642,641,154,627,…

Có TK 3382: Kinh phí công đoàn

Có TK 3383: BHXH

Có TK 3384 : BHYT

Có TK 3385: BHTN

Phần trừ vào lương của người lao động:

Nợ TK 334

Có TK 3382: Kinh phí công đoàn

Có TK 3383: BHXH

Có TK 3384 : BHYT

Có TK 3385: BHTN

8.3 Thanh toán lương:

Nợ TK 334

Có TK 111, 112

9. Các bút toán kết chuyển cuối kỳ

Các bút toán cuối kỳ sẽ do kế toán tổng hợp thực hiện. Chứng từ sử dụng trên  phần mềm kế toán thường là phiếu kế toán hoặc các chức năng hỗ trợ của phần mềm kế toán như “Bút toán kết chuyển tự động”.

Kế toán cần lưu ý phải kết chuyển các bút toán lần lượt theo thứ tự:

1. Bút toán kết chuyển tiến thuế GTGT đầu vào và đầu ra
2. Các bút toán kết chuyển vào tài khoản giá vốn (ví dụ: Kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh dở dang sang tài khoản giá vốn ở những doanh nghiệp xây lắp: TK154  kết chuyển sang tài khoản 632).
3. Các bút toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào tài khoản doanh thu (nếu có).
4. Kết chuyển các bút toán chi phí vào tài khoản kết quả kinh doanh (Kết chuyển các tài khoản đầu 6 sang tài khoản 911).
5. Kết chuyển các bút toán doanh thu và thu nhập khác ( Kết chuyển tài khoản 511, 515,711 sang tài khoản 911).
6. Bút toán kết chuyển lãi (hoặc lỗ)

Các bút toán kết chuyển cuối kỳ

Định kỳ thực hiện các bút toán kết chuyển lần lượt theo các bước:

• Kết chuyển thuế GTGT 

Nợ TK 3331: Số thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 1331

• Kết chuyển giá vốn 

Nợ TK 911

Có TK 632

• Kết chuyển chi phí quản lý, kinh doanh 

Nợ TK 911

Có TK 642,641

• Kết chuyển các khoản chi phí tài chính 

Nợ TK 911

Có TK 635

• Kết chuyển chi phí khác 

Nợ TK 911

Có TK 811

• Kết chuyển doanh thu

Nợ TK 511

Có TK 911

• Kết chuyển các khoản thu nhập tài chính 

Nợ TK 515

Có TK 911

• Kết chuyển thu nhập khác 

Nợ TK 711

Có TK 911

• Kết chuyển lợi nhuận sau thuế 

Bước 1: Tính thuế TNDN  và hạch toán

Nợ TK 821

Có TK 3334: số thuế TNDN phải nộp

Bước 2: Kết chuyển chi phí thuế TNDN

Nợ TK 911

Có TK 821

Bước 3: Kết chuyển lợi nhuận sau thuế

Nợ TK 911

Có TK 4212

Hoặc Kết chuyển lỗ

Nợ TK 4212

Có TK 911

Kết luận

Trên đây là một số nghiệp vụ kế toán cơ bản, MISA AMIS hy vọng bài viết giúp ích được cho các bạn kế toán bao quát các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp và áp dụng được trong công việc của mình.

Để vận hành hệ thống kế toán trơn tru, giảm tải thủ công và nâng cao hiệu suất xử lý nghiệp vụ, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS. Đây là giải pháp kế toán thế hệ mới, tích hợp công nghệ AI và trợ lý thông minh AVA, hỗ trợ tối đa cho kế toán tổng hợp và ban giám đốc:

• Tự động hạch toán chứng từ từ hóa đơn, sao kê, bảng lương.
• Cảnh báo sai lệch định khoản, trùng hóa đơn, quá hạn công nợ.
• Gợi ý kết chuyển cuối kỳ, trích khấu hao, phân bổ chi phí theo định mức.
• Trợ lý AVA hỗ trợ tra cứu chính sách thuế, nhắc việc theo thời hạn và dự báo dòng tiền.
• Kết nối trực tiếp với ngân hàng và các phần mềm hóa đơn điện tử.