AI tự động kiểm tra công thức lương – tính năng hỗ trợ HR C&B

Việc tính toán lương thưởng thường khiến bộ phận nhân sự tốn nhiều thời gian, đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhiều vị trí với công việc khác biệt, đòi hỏi các công thức lương khác nhau. Công nghệ AI tự động kiểm tra công thức lương mang đến một giải pháp đột phá, giúp các nhà quản lý tối ưu hóa quy trình nhân sự với độ chính xác cao hơn. Cùng MISA AMIS tìm hiểu cách ứng dụng công nghệ này.

1. Công thức lương là gì?

Trong quản trị nhân sự, công thức lương là tập hợp các quy tắc logic toán học được thiết lập để tính toán thu nhập cho người lao động dựa trên nhiều biến số khác nhau. Một doanh nghiệp hoạt động thường có cơ cấu nhân sự đa dạng với nhiều vị trí, cấp bậc và tính chất công việc khác nhau (khối văn phòng, khối sản xuất, khối kinh doanh). Do đó, công thức lương cũng phải biến thiên linh hoạt để phù hợp với từng đối tượng.

Thông thường, công thức lương được tạo ra bằng cách kết hợp các thành phần như: lương cơ bản, hệ số lương, số ngày công thực tế, lương làm thêm giờ (OT), các khoản phụ cấp, thưởng KPI và các khoản khấu trừ (BHXH, thuế TNCN). Trước đây, nhiệm vụ này phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng tư duy logic và kỹ năng sử dụng hàm tính toán của chuyên viên C&B trên các bảng tính.

2. Những khó khăn khi tạo và kiểm tra công thức lương trên Excel

Mặc dù Excel là công cụ quen thuộc, nhưng khi áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn hoặc chính sách lương thưởng phức tạp, công cụ này bộc lộ nhiều hạn chế chí mạng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của bộ phận C&B.

Công thức phức tạp, dễ nhầm lẫn

Để tính toán chính xác các khoản lương thưởng theo bậc thang hoặc theo doanh số lũy tiến, người làm lương buộc phải sử dụng các hàm lồng nhau (Nested IFs, VLOOKUP, INDEX-MATCH) vô cùng phức tạp. Chỉ cần một dấu phẩy đặt sai chỗ hoặc tham chiếu nhầm ô dữ liệu, kết quả trả về sẽ sai lệch hoàn toàn. Những sai sót này thường rất khó phát hiện bằng mắt thường giữa “ma trận” hàng nghìn dòng dữ liệu, dẫn đến rủi ro trả thiếu lương (gây bất mãn cho nhân viên) hoặc trả thừa lương (gây thất thoát cho doanh nghiệp).

Thiếu cơ chế cảnh báo lỗi tự động

Excel hoạt động một cách thụ động theo mệnh lệnh của người dùng. Khi công thức sai về mặt logic nghiệp vụ nhưng vẫn đúng về cú pháp hàm, công cụ này sẽ không đưa ra cảnh báo nào. Ví dụ, nếu nhân viên C&B quên cập nhật mức lương tối thiểu vùng mới vào công thức tính bảo hiểm, Excel vẫn sẽ tính toán ra kết quả dựa trên số liệu cũ. Việc thiếu vắng một “trợ lý” giám sát và cảnh báo lỗi khiến quy trình kiểm tra lương trở thành gánh nặng tâm lý lớn mỗi kỳ chốt công.

Khó cập nhật khi thay đổi chính sách

Môi trường kinh doanh và luật lao động thường xuyên thay đổi, đòi hỏi chính sách lương thưởng phải được điều chỉnh liên tục. Với hệ thống công thức chằng chịt trên Excel, việc sửa đổi một biến số nhỏ có thể làm “gãy” toàn bộ cấu trúc tính toán liên kết phía sau. Nhân sự C&B thường mất rất nhiều thời gian để dò lại luồng dữ liệu, cập nhật thủ công từng sheet, làm giảm năng suất lao động đáng kể.

3. Hướng dẫn sử dụng AI kiểm tra công thức lương trên phần mềm AMIS Tiền Lương

AMIS Tiền Lương là một phần mềm nằm trong hệ sinh thái MISA AMIS HRM – giải pháp quản trị nguồn nhân lực toàn diện. Phần mềm tích hợp trợ lý ảo AI thông minh, giúp tự động hóa quy trình, nâng cao độ chính xác khi quản lý, tính toán lương cũng như hỗ trợ kiểm tra, phân tích và xử lý các công thức lương.

Nhận tư vấn ngay

Để dùng AI kiểm tra công thức lương, người dùng đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản, sau đó thực hiện các bước sau.

Bước 1: Truy cập phân hệ Thành phần lương

Bước 2: Nhấn Thêm mới / Sửa thành phần lương

Bước 3: Di chuyển đến dòng Giá trị Tạo công thức với AVA hoặc mở đoạn chat với Trợ lý số MISA AVA

Bước 6: Nếu phát hiện công thức có lỗi, trợ lý ảo AVA sẽ thông báo cụ thể lỗi gặp phải, giải thích nguyên nhân cũng như ý nghĩa từng lỗi. AVA đồng thời đề xuất công thức đúng đã được chỉnh sửa, giúp bạn dễ dàng lựa chọn và áp dụng ngay vào bảng lương.

4. Ưu điểm khi sử dụng AI tự động kiểm tra công thức lương 

Sự khác biệt giữa phương pháp thủ công trên Excel và việc ứng dụng AI thể hiện rõ rệt qua bốn yếu tố then chốt: thời gian, độ chính xác, khả năng kiểm soát lỗi và yêu cầu kỹ năng.

Về thời gian và hiệu suất, nếu cách làm thông thường tiêu tốn hàng giờ, thậm chí nhiều ngày để thiết lập và rà soát, thì AI giải quyết vấn đề tức thì chỉ trong vài giây.

Xét về độ chính xác, phương pháp cũ phụ thuộc hoàn toàn vào sự tỉ mỉ và kỹ năng của người nhập liệu, trong khi AI đảm bảo kết quả chuẩn xác cao nhờ vận hành dựa trên dữ liệu chuẩn hệ thống.

Đáng chú ý nhất là khả năng kiểm soát rủi ro. Thay vì phải rà soát lỗi thủ công bằng mắt thường dễ bỏ sót như trước đây, trợ lý AI sẽ tự động phát hiện lỗ hổng logic và đề xuất phương án sửa lỗi ngay lập tức.

Cuối cùng, rào cản về kỹ năng chuyên môn cũng được xóa bỏ. Nhân sự C&B không còn bắt buộc phải am hiểu sâu về các hàm tính toán phức tạp lồng ghép nhau, mà chỉ cần sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để ra lệnh, giúp việc tiếp cận công nghệ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Để sử dụng tính năng AI tự động kiểm tra công thức lương và nhiều tính năng khác trên AMIS Tiền Lương, hãy đăng ký nhận tài khoản tại đây.