Top 10+ phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ hiệu quả

Quản lý dự án thủ công bằng bảng tính, giấy tờ hay các công cụ rời rạc khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thiếu kiểm soát tiến độ, khó phối hợp đội nhóm, báo cáo chậm trễ và hiệu suất sụt giảm. Trong bối cảnh đó, phần mềm quản lý dự án trở thành công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp theo dõi công việc real-time, phân bổ nguồn lực hợp lý và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những lợi ích và cách lựa chọn và các phần mềm phù hợp nhất.

1. Top 10 phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ tốt nhất

Phần mềm quản lý dự án là một công cụ hỗ trợ các cá nhân, nhóm hoặc doanh nghiệp lên kế hoạch, tổ chức, theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện của các dự án một cách hiệu quả. Dưới đây là top 10 phần mềm hỗ trợ quản lý dự án phổ biến nhất

1.1. Phần mềm quản lý dự án MISA AMIS Công Việc

AMIS Công Việc là phần mềm quản trị dự án và công việc thông minh. Phần mềm cho phép người dùng thiết lập quy trình quản lý dự án một cách trực quan. Nền tảng tự động cập nhật các thông số tiến độ công việc một cách liên tục, từ đó người quan lý có được cái nhìn tổng quan và phát hiện nhanh chóng những lỗi phát sinh. Sử dụng công cụ quản lý chất lượng dự án giúp cải thiện năng suất cũng như đảm bảo chất lượng công việc.

Tính năng nổi bật AMIS Công Việc:

• Lập kế hoạch dự án nhanh chóng, trực quan theo Kanban, Gantt chart.
• Giao việc & phân quyền rõ ràng đến từng nhân sự.
• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực, cảnh báo khi chậm tiến độ.
• Tương tác nội bộ ngay trong từng công việc, hạn chế trao đổi rời rạc qua nhiều kênh.
• Tự động nhắc việc, đảm bảo công việc không bị quên hoặc bỏ sót.
• Báo cáo hiệu suất & khối lượng công việc theo cá nhân, nhóm, phòng ban.
• Dashboard báo cáo thông minh: Cung cấp các biểu đồ trực quan về tình trạng dự án, hiệu suất nhân viên, mức độ quá hạn.
• Quy trình phối hợp liên phòng ban: Dễ dàng thiết lập luồng công việc giữa các phòng ban như Kinh doanh – Kế toán – Giao hàng.

Ưu điểm AMIS Công Việc:

• Sức mạnh cộng hưởng từ hệ sinh thái: Lợi thế độc quyền là khả năng kết nối dữ liệu tài chính – kế toán với tiến độ dự án. CEO có thể biết ngay dự án nào đang có lãi/lỗ, dòng tiền ra sao.
• Thương hiệu uy tín: MISA là cái tên bảo chứng cho sự ổn định, an toàn dữ liệu và am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ quản trị, đặc biệt là tài chính.
• Hỗ trợ chuyên nghiệp: Hệ thống hỗ trợ khách hàng rộng khắp và chuyên nghiệp.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử 14 ngày toàn bộ các tính năng và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công Việc – nền tảng quản lý công việc, dự án hiệu quả cho đội nhóm và doanh nghiệp:

1.2. Base Wework

Base Wework là sản phẩm cốt lõi cho quản lý công việc và dự án.

Tính năng nổi bật

• Quản lý công việc đa chiều: Cung cấp nhiều góc nhìn với danh sách, Kanban, biểu đồ Gantt, và ma trận phân quyền RACI.
• Quản lý quy trình & đề xuất: Cho phép xây dựng các luồng phê duyệt tự động (VD: quy trình tạm ứng, nghỉ phép, duyệt chi)
• Hệ sinh thái ứng dụng: Có thể kết nối liền mạch (nhân sự, bán hàng, tài chính…).

Ưu điểm nổi bật

• Tự động hóa liên ứng dụng: Một đề xuất được duyệt trên Base Request có thể tự động tạo ra một dự án mới trên Base Wework, giúp loại bỏ hoàn toàn các thao tác thủ công.
• Am hiểu nghiệp vụ: Các quy trình được xây dựng sẵn (template) rất gần gũi với cách vận hành của doanh nghiệp Việt.
• Khả năng mở rộng: Doanh nghiệp có thể bắt đầu với một ứng dụng quản lý dự án và mở rộng dần theo nhu vực, đảm bảo tính đồng bộ hệ thống.

Phù hợp nhất với: Các doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng, cần một hệ thống có khả năng tùy biến và tự động hóa cao để tối ưu hóa các quy trình vận hành phức tạp.

1.3. Phần mềm 1Office

1Office đi theo hướng tiếp cận “All-in-One”, tích hợp nhiều công cụ quản trị (Nhân sự, Kinh doanh, Dự án) vào một nền tảng duy nhất, giúp loại bỏ sự phân mảnh dữ liệu.

Tính năng nổi bật

• Phân hệ quản lý công việc: Cung cấp các công cụ cơ bản để tạo dự án, giao việc, theo dõi tiến độ và báo cáo.
• Tích hợp liền mạch HRM và CRM: Thông tin nhân sự (khen thưởng, kỷ luật, ngày công) và thông tin khách hàng (cơ hội, hợp đồng) được liên kết trực tiếp với các dự án và công việc liên quan.
• Quản lý và số hóa quy trình: Cho phép doanh nghiệp tự thiết kế các luồng công việc tự động đơn giản.

Ưu điểm nổi bật

• Dữ liệu đồng bộ tuyệt đối: Một hợp đồng ký với khách hàng trên CRM có thể tự động khởi tạo một dự án tương ứng mà không cần nhập liệu lại.
• Tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp: Chỉ cần trả tiền cho một nền tảng duy nhất thay vì phải mua và tích hợp nhiều phần mềm riêng lẻ (nhân sự, bán hàng, dự án).
• Dễ triển khai: Giao diện tập trung, giúp người dùng cuối không phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều ứng dụng.

Phù hợp nhất với: Các CEO của doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn một giải pháp gọn gàng, tiết kiệm chi phí để quản lý toàn bộ hoạt động cốt lõi trên một nền tảng duy nhất.

1.5. Phần mềm quản lý dự án miễn phí Trello

Trello là một giải pháp quản lý dự án được sử  dụng phổ biến trên thế giới. Trello cung cấp 2 phiên bản cho người dùng lựa chọn đó là phiên bản quản lý dự án miễn phí và trả phí. Tuy nhiên ở bản miễn phí thì phần mềm sẽ giới hạn một số tính năng so với bản trả phí.

Dù phiên bản miễn phí có giới hạn một số tính năng nâng cao, nhưng Trello vẫn đáp ứng tốt nhu cầu quản lý công việc cơ bản của các đội nhóm nhỏ và freelancer.

Tính năng nổi bật Trello:

• Giao diện Kanban trực quan, kéo thả linh hoạt.
• Tạo bảng, danh sách và thẻ công việc dễ dàng.
• Gắn nhãn, deadline, checklists, file đính kèm.
• Tích hợp với nhiều công cụ khác: Slack, Google Drive, Dropbox.
• Phù hợp với nhóm nhỏ và startup.

Ưu điểm nổi bật của Trello

• Thêm, bớt người tham gia vào dự án dễ dàng.
• Cho phép nhận xét, đính kèm tài liệu liên quan với mỗi dự án hay các công việc.
• Tag người dùng hoặc tag tên công việc để theo dõi và quản lý nhanh hơn.
• Tương thích đầy đủ các phiên bản mobile, PC, laptop, tablet để quản lý dự án mọi lúc mọi nơi.
• Trello có phiên bản miễn phí tuy nhiên người dùng bị giới hạn tính năng, phù hợp với như cầu quản lý đơn giản.

1.6. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án Jira Software 

Jira Software là phần mềm quản lý chi tiết công việc phổ biến đối với các dự án công nghệ thông tin. Với khả năng tùy biến nhanh, phần mềm cho phép người dùng tự do sửa đổi bảng điều khiển của hệ thống theo nhu cầu. Người dùng từ đó sẽ dễ dàng thiết lập quy trình quản lý dự án theo theo yêu cầu của từng dự án cũng như từng lĩnh vực hoạt động.

Tính năng nổi bật Jira Software

• Quản lý dự án theo mô hình Agile, Scrum, Sprint.
• Phân quyền vai trò chi tiết cho từng thành viên.
• Theo dõi lỗi (bug tracking) và quản lý backlog.
• Biểu đồ burn-down, velocity, báo cáo sprint chuyên sâu.
• Phù hợp với team phát triển phần mềm, công nghệ.

Ưu điểm nổi bật của Jira Software

• Hỗ trợ quản lý dự án theo Agile, Scrum, Kanban.
• Giao diện trực quan, dễ theo dõi tiến độ.
• Tích hợp tốt với các công cụ như GitHub, Slack…
• Quản lý lỗi (bug) hiệu quả, phù hợp với đội ngũ dev.
• Tùy chỉnh quy trình linh hoạt theo nhu cầu.
• Báo cáo chi tiết, hỗ trợ ra quyết định nhanh.

1.7. Phần mềm quản lý Monday.com

“Hệ điều hành công việc” (Work OS) đầy màu sắc và khả năng tùy biến không giới hạn.

Tính năng nổi bật

• Khả năng tùy biến cao: Một “board” trên Monday.com có thể là bất cứ thứ gì bạn muốn: một kế hoạch dự án, một hệ thống CRM, một lịch đăng bài social media, một bảng theo dõi tồn kho…
• Nhiều chế độ xem: Người dùng có thể chuyển đổi linh hoạt giữa các góc nhìn khác nhau trên cùng một bộ dữ liệu: dạng bảng tính, Kanban, Biểu đồ Gantt, Lịch, Biểu đồ…
• Tự động hóa: Giao diện xây dựng quy trình tự động rất trực quan, cho phép kết nối các hành động trong Monday.com với các ứng dụng bên ngoài (Gmail, Slack, Dropbox) một cách dễ dàng.
• Dashboards báo cáo trực quan: Khả năng tạo ra các bảng điều khiển (dashboards) đẹp mắt, kéo-thả các widget để hiển thị dữ liệu từ nhiều dự án, rất hữu ích cho các cấp quản lý.

Ưu điểm

• Tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Có thể chủ động kéo thả các khối để xây dựng quy trình làm việc chính xác theo cách mình muốn.
• Giao diện đẹp mắt: Việc sử dụng màu sắc thông minh và thiết kế hiện đại làm cho việc quản lý công việc trở nên bớt nhàm chán và thú vị hơn.

Phù hợp với: Các đội nhóm cần một công cụ có khả năng tùy biến cao để quản lý các quy trình độc đáo, không theo khuôn mẫu. Rất được ưa chuộng bởi các phòng ban Marketing, Sales,…

1.8. Phần mềm quản lý dự án ClickUp

Clickup là phần mềm quản lý dự án khá phổ biến ở nước ngoài, nhận được phản hồi rất tích cưc.

Tính năng nổi bật

• Hệ thống phân cấp linh hoạt:  Tổ chức công việc từ cấp độ tổng quan toàn công ty đến chi tiết từng việc nhỏ của cá nhân.
• Khả năng tích hợp đa dạng: ClickUp tích hợp sẵn các công cụ mà thường bạn phải mua riêng: Tài liệu, Bảng trắng, Mục tiêu, Chat thời gian thực…
• Hơn 15+ chế độ xem: Ngoài các chế độ xem tiêu chuẩn, ClickUp còn cung cấp các view độc đáo như Mind Map (sơ đồ tư duy), Table (bảng tính nâng cao), và Workload.
• Dễ dàng tùy chính: Từ các trường dữ liệu tùy chỉnh cho đến trạng thái công việc, bạn có thể tinh chỉnh ClickUp để phản ánh chính xác quy trình của mình.

Ưu điểm

• Nhiều tính năng hữu ích: Rất nhiều tính năng tiện lợi và hữu ích
• Chi phí hợp lý: Giá cả hợp lý

Phù hợp với: Các đội nhóm am hiểu công nghệ muốn một công cụ duy nhất có thể làm được mọi thứ và sẵn sàng dành thời gian để thiết lập và làm chủ nó.

1.9. Phần mềm quản lý tiến độ dự án Microsoft Project

Microsoft Project được biết đến là một phần mềm quản lý dự án đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ và xuyên suốt mọi phân đoạn của dự án từ nhỏ đến lớn.

Tính năng nổi bật Microsoft Project

• Quản lý tiến độ, ngân sách, tài nguyên toàn diện.
• Gantt Chart nâng cao, nhiều công cụ phân tích dữ liệu.
• Hỗ trợ cộng tác qua Microsoft Teams, SharePoint.
• Tích hợp tốt trong hệ sinh thái Microsoft 365.
• Phù hợp với doanh nghiệp lớn và tổ chức chính phủ.

Ưu điểm nổi bật của Microsoft Project

• Quản lý tất cả các dự án tập trung.
• Quản lý dự án mọi lúc mọi nơi, giao và nhận việc nhanh chóng, hỗ trợ làm việc từ xa với các thiết bị kết nối mạng.
• Giao diện dưới dạng bảng, lưới, danh sách giúp cung cấp thông tin trực quan nhất.
• Cung cấp cả hai giải pháp Cloud-based (điện toán đám mây) và On-premise (lưu trữ tại chỗ).
• Đầy đủ chức năng giao, nhận, quản lý tiến độ, và đánh giá dự án.
• Hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả trên các thiết bị kết nối mạng.

1.10. Phần mềm quản trị dự án Wrike Software

Wrike là phần mềm khá phổ biến trong lĩnh vực quản lý tiến độ dự án, quản trị công việc. Với khả năng tùy biến nhanh, phần mềm cho phép người dùng tự do sửa đổi bảng điều khiển của hệ thống theo nhu cầu. Người dùng từ đó sẽ dễ dàng thiết lập quy trình quản lý dự án theo theo yêu cầu của từng dự án cũng như từng lĩnh vực hoạt động.

Tính năng nổi bật Wrike

• Gantt Chart, Kanban, biểu đồ thời gian tùy chỉnh.
• Quản lý khối lượng công việc, thời gian thực.
• Tích hợp email, bộ lọc thông minh, tự động hóa quy trình.
• Hỗ trợ báo cáo phân tích mạnh mẽ.
• Phù hợp cho team marketing, dự án sáng tạo.

Ưu điểm nổi bật của Wrike

• Tính năng giám sát thời gian được bao trùm tích hợp với Zapier, giải pháp tự động hóa ứng dụng Web. Đây là tính năng quản lý thời gian hiệu quả mà không nhiều app quản lý dự án có thể cung cấp.
• Có gói miễn phí cho tối đa 5 người dùng nhưng giới hạn tính năng.
• Đồng bộ hai chiều với Github, người dùng có thể phối hợp và cộng tác với các nhà phát triển. Giúp quản lý dự án với đầy đủ tính năng.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý dự án xây dựng hàng đầu hiện nay

2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị dự án phù hợp

• Quy mô & nhu cầu: Chọn công cụ phù hợp với số lượng nhân sự, quy trình và độ phức tạp dự án.
• Tính năng cốt lõi: Ưu tiên quản lý công việc, tài liệu, báo cáo, theo dõi thời gian.
• Khả năng tích hợp: Kết nối linh hoạt với Email, Chat, Drive, CRM, Kế toán.
• Giao diện & trải nghiệm: Dễ dùng, trực quan, có bản dùng thử cho nhân viên trải nghiệm.
• Chi phí & định giá: Cân nhắc mô hình theo người dùng, gói tính năng hoặc Freemium.
• Hỗ trợ & đào tạo: Có hướng dẫn, hỗ trợ nhanh, ưu tiên tiếng Việt và đúng múi giờ.
• Bảo mật dữ liệu: Đạt chuẩn quốc tế (GDPR, ISO 27001), có sao lưu và phân quyền rõ.

3. Hướng dẫn triển khai phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp

Chọn đúng công cụ mới chỉ là 50% thành công. 50% còn lại nằm ở cách bạn triển khai nó vào tổ chức.

Lập kế hoạch & Xác định mục tiêu: Bạn muốn giải quyết vấn đề gì nhất? Tăng tốc độ dự án? Cải thiện giao tiếp? Hãy đặt ra các KPI rõ ràng.

Chọn người phụ trách: Cử một người am hiểu công nghệ và quy trình của công ty làm đầu mối triển khai.

Đào tạo đội ngũ: Hãy tổ chức các buổi đào tạo, cung cấp tài liệu hướng dẫn và khuyến khích mọi người đặt câu hỏi.

Bắt đầu với dự án thí điểm: Chọn một đội nhóm nhỏ và một dự án không quá quan trọng để áp dụng thử.

Thu thập phản hồi, đánh giá và tối ưu: Liên tục lắng nghe ý kiến từ người dùng để tinh chỉnh lại quy trình và cách sử dụng công cụ cho phù hợp.

4. Câu hỏi thường gặp

• Phần mềm quản lý dự án miễn phí có tốt không?

Có, rất nhiều phần mềm có gói miễn phí (như Trello, Asana, ClickUp) phù hợp cho cá nhân hoặc các đội nhóm siêu nhỏ. Tuy nhiên, khi đội ngũ phát triển hoặc dự án phức tạp hơn, bạn sẽ cần đến các tính năng cao cấp của gói trả phí như tự động hóa, báo cáo nâng cao, và bảo mật tốt hơn.

• Mất bao lâu để làm quen với một phần mềm mới?

Với các công cụ đơn giản như Trello, có thể chỉ mất vài giờ. Với các hệ thống phức tạp có thể cần từ vài ngày đến vài tuần để mọi người sử dụng thành thạo.

• Sự khác biệt giữa biểu đồ Gantt và bảng Kanban là gì?

Biểu đồ Gantt giống như một bản đồ chi tiết cho một chuyến đi dài, nó cho bạn thấy toàn bộ lộ trình, các điểm dừng chân, và thời gian dự kiến cho mỗi chặng. Nó phù hợp để lập kế hoạch các dự án có ngày bắt đầu và kết thúc cố định. Bảng Kanban giống như một dây chuyền sản xuất, nó giúp bạn quản lý luồng công việc liên tục, tập trung vào việc “hoàn thành” từng hạng mục một. Nó phù hợp cho các đội nhóm có công việc lặp lại và cần sự linh hoạt.

5. Kết luận

Trong kỷ nguyên số, việc tiếp tục quản lý dự án bằng các công cụ rời rạc như Excel hay Zalo không còn là một lựa chọn khôn ngoan. Đầu tư vào một phần mềm quản lý dự án phù hợp là bước đi tất yếu để nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa nguồn lực và xây dựng một môi trường làm việc minh bạch, hiệu quả.