15 phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính, điện thoại hiệu quả nhất

Càng ngày khối lượng công việc của bạn ngày càng nhiều, nhân viên của bạn thường xuyên bị sót việc,  Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, khối lượng công việc mà mỗi cá nhân hay người quản lý phải đảm nhận sẽ tăng lên nhanh chóng. Việc theo dõi, kiểm soát tiến độ đúng thời hạn ngày càng khó khăn. Lúc này, ứng dụng một phần mềm nhắc nhở công việc chính là giải pháp tối ưu nhất. 

Nếu tìm kiếm nhanh trên thị trường, bạn sẽ nhận về vô vàn kết quả gợi ý khác nhau. Tuy nhiên, dưới đây là 15 ứng dụng, app nhắc việc tốt nhất mà các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng. 

1. Phần mềm nhắc nhở công việc MISA AMIS

MISA AMIS Công việc là phần mềm nhắc việc được nhiều doanh nghiệp tin tưởng để giám sát, điều hành công việc toàn diện. MISA AMIS Công việc đáp ứng tất cả các yêu cầu thiết lập, khởi tạo đầu việc, lưu trữ dữ liệu và cập nhất kết quả, báo cáo tự động trên một nền tảng duy nhất. 

Các tính năng, ưu điểm nổi bật của MISA AMIS Công việc: 

• Sắp xếp danh sách, đầu mục công việc theo tính cấp thiết. 
• Kiểm soát từ xa tiến độ làm việc của từng cá nhân, đội nhóm. 
• Thêm thời hạn cần hoàn thành công việc khi giao, nhận việc. 
• Tạo các công việc con trong công việc cha. 
• Kết nối với Google Calendar để quản lý công việc cá nhân, nhắc việc ngay trên mobile.
• Tự động gửi thông báo nhắc việc trên ứng dụng và qua email. 
• Tương thích với nhiều thiết bị như mobile, PC, laptop, tablet… và hệ điều hành Android, iOS, trình duyệt Web
• Chi phí triển khai phần mềm tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cùng quy mô doanh nghiệp.
• Đội ngũ hỗ trợ miễn phí xuyên suốt quá trình sử dụng. 
• Liên kết và kế thừa dữ liệu an toàn với các phần mềm khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS.

Từ đó, phần mềm hỗ trợ cả nhà quản lý và nhân viên trong công việc hàng ngày:

• Đối với nhà quản lý: Tiết kiệm thời gian nhắc nhở nhân viên, tối ưu nguồn lực để tập trung định hướng, lập kế hoạch, cung cấp giải pháp kịp thời. Đồng thời, công tác giao việc của quản lý cũng có sức nặng hơn khi yêu cầu, thời hạn rõ ràng, người quản lý không bị quên, sót công việc.
• Đối với nhân viên: Phần mềm nhắc nhở cho phép nhân viên chủ động bám sát kế hoạch đề ra, tăng tính tự chủ, tăng năng suất. Đến cuối kỳ, nhân viên tự theo dõi kết quả đạt được để cải tiến những việc đang chậm trễ.

Dùng ngay miễn phí

2. Google Calendar

Google Calendar hay Google Lịch là ứng dụng tạo ghi chú công việc và đặt lịch phổ biến hàng đầu. Ứng dụng miễn phí của Google giúp bạn quản lý lịch hẹn, deadline chính xác. Từ đó hạn chế tình trạng quên việc, nhầm lẫn thời gian.

Ưu điểm và tính năng nổi bật của Google Calendar:

• Cung cấp chế độ xem lịch, thêm mới công việc vào lịch để sắp xếp thời gian hợp lý. 
• Thông báo trước khi hết hạn sự kiện, nhiệm vụ qua Email. 
• Lập kế hoạch và cài đặt chế độ xem theo tuần, tháng, năm. 
• Cấp quyền chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, đội nhóm. 
• Lưu lại thay đổi và gửi tin báo đến thiết bị khác có liên kết ứng dụng. 
• Liên kết với Google Meet để nhanh chóng tạo cuộc họp trực tuyến.  
• Tạo lịch làm việc nhóm bằng cách gửi đính kèm, gửi tới Gmail thành viên khác. 

Nhược điểm của Google Calendar:

• Không hỗ trợ nhắc nhở người dùng theo vị trí. 
• Thường xuyên hiển thị hoặc thu thập dữ liệu người dùng để phục vụ quảng cáo. 

TẶNG MIỄN PHÍ: 25+ BIỂU MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

3. Phần mềm nhắc nhở công việc Google Task

Phần mềm nhắc nhở công việc Google Tasks phát huy tác dụng cao nhất khi sử dụng trong hệ sinh thái Google. Chẳng hạn, Google Tasks kết nối nhanh chóng với Gmail hay Google Calendar. 

Ưu điểm và tính năng nổi bật của Google Tasks: 

• Đồng bộ dữ liệu mạnh mẽ, luân chuyển dữ liệu qua lại giữa hệ sinh thái Google. 
• Đánh dấu công việc đã hoàn thành giúp người dùng phân tách thông tin minh bạch. 
• Khởi tạo hệ thống quản lý các công việc đơn giản, không yêu cầu phân nhánh phức tạp. 
• Miễn phí sử dụng 100%. 

Nhược điểm của ứng dụng Google Tasks: 

• Google không nâng cấp thêm tính năng mới cũng như cải thiện lỗi thường xuyên. Vì vậy người dùng có thể gặp một số trục trặc từ ứng dụng. 
• Thiếu khả năng thiết lập công việc định kỳ, lặp đi lặp lại. 
• Không thể tùy chỉnh công việc mong muốn. Phần mềm nhắc việc này chỉ có chế độ mặc định xếp theo tên hoặc deadline. Việc nhóm công việc có cùng tính chất, mức độ cần quan tâm là bất khả thi. 

4. Nhắc việc bằng Google Keep

Dịch vụ ghi chú Google Keep được phát triển từ năm 2013 nhằm lưu lại danh mục nhiệm vụ hàng ngày hoặc list thông tin cần lưu ý. Bốn tính năng cơ bản của Google Keep là soạn văn bản đơn giản, ghi âm, lưu danh sách, lưu hình ảnh. 

Ưu điểm và tính năng của Google Keep: 

• Ghi lại nhanh các nội dung cần thiết mọi lúc mọi nơi. 
• Lưu trữ kết hợp ghim thông tin quan trọng để tìm kiếm, ghi nhớ kế hoạch thông qua ghi chú. 
• Hẹn giờ nhắc lịch, đảm bảo tiến độ kịp thời. 
• Cho phép truy cập offline, các văn bản offline sẽ được cập nhật và đồng bộ ngay khi kết nối mạng. 
• Tương thích với nhiều thiết bị. 

Nhược điểm của ứng dụng Google Keep: 

• Màu sắc đơn giản, tính năng còn nhiều hạn chế. 
• Không hỗ trợ làm việc theo nhóm cũng như không thể linh hoạt mục đích sử dụng. 

5. Ứng dụng nhắc việc Sticky Notes

Tương tự như Google Keep, Sticky Notes là một trong những phần mềm nhắc việc qua ghi chú tiêu biểu nhất. Ứng dụng này được cài đặt sẵn trên hệ điều hành Windows nên người dùng có thể tiếp cận tức thì. 

Ưu điểm và tính năng nổi bật của Sticky Notes: 

• Thiết kế thân thiện, thao tác đơn giản. 
• Tính năng định dạng chữ, thay đổi màu sắc cùng hiệu ứng 3D giúp giao diện thu hút hơn. 
• Lưu trữ thông tin công việc lâu dài, thuận tiện cho việc tìm lại. 

Nhược điểm của Sticky Notes:

• Tính năng cơ bản, tác vụ đơn thuần chỉ phục vụ ghi chú.

6.  Evernote

Evernote sở hữu các tính năng tạo công việc và nhắc nhở thời hạn cơ bản. Ứng dụng cho phép lưu nội dung công việc dưới dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh hay file PDF. Người dùng được tự do tổ chức các nội dung nhỏ thành một bộ sưu tập và gắn nhãn để truy xuất tốt hơn. 

Evernote hiện có mặt trên mọi nền tảng, thiết bị cũng như cung cấp cả phiên bản trả phí và miễn phí. Phiên bản miễn phí sẽ bị hạn chế một số tính năng, giới hạn thiết bị đăng nhập cùng lúc. 

Ưu điểm và tính năng nổi bật của Evernote:

• Tùy chỉnh màu sắc dựa trên sở thích cá nhân. 
• Giao diện thân thiện, ngôn ngữ Việt hóa. 
• Phân loại công việc khoa học theo từng bộ sưu tập. 
• Chia sẻ công việc đến đồng nghiệp nhanh chóng. 

Nhược điểm của Evernote:

• Dung lượng 1 file công việc tối đa là 25MB cho bản miễn phí. Vì vậy người dùng không thể đính kèm nhiều file một tháng đối với bản miễn phí. 
• Tốc độ tải phần mềm trên hệ điều hành Android tương đối chậm.  

7. Todoist

Tại thị trường nước ngoài, Todoist được người dùng đánh giá cao nhờ khả năng nhắc việc mạnh mẽ. Nhiều trang báo uy tín như The New York Times, The Wall Street Journal, USA Today còn ca ngợi đây là ứng dụng giúp “đổi đời”. 

Ưu điểm, tính năng tiêu biểu của phần mềm nhắc việc Todoist: 

• Phân loại tác vụ về từng hạng mục theo deadline/nhãn dán/dự án ngay khi người dùng vừa hoàn tất nhập liệu. 
• Tinh chỉnh luồng công việc cá nhân nhờ đánh dấu mức độ quan trọng, thời hạn cần hoàn thành. 
• Khởi tạo công việc, truy cập và sử dụng ứng dụng dù ở bất kỳ đâu.  
• Hỗ trợ đa nhiệm với hai trợ lý ảo Siri và Alexa trên điện thoại. 

Nhược điểm của phần mềm nhắc nhở công việc Todoist: 

• Khả năng phân chia công việc con còn hạn chế, người dùng gặp khó khăn khi quản lý công việc phân nhánh phức tạp. 
• Giao diện trên hệ điều hành Windows chưa thu hút, khó sử dụng. 
• Phiên bản miễn phí bị giới hạn hầu hết tính năng ưu việt, do đó người có nhu cầu cao bắt buộc phải mua phiên bản Premium.

8. Trello

Trello nổi tiếng với hình thức quản lý vận hành trực quan hóa công việc thành bảng thông tin. Mỗi cột thông tin trên phần mềm nhắc nhở công việc này sẽ tương ứng với trạng thái công việc. Nhờ vậy bạn theo dõi chính xác số lượng nhiệm vụ đang tiến hành và không làm chậm deadline. 

Ưu điểm của phần mềm Trello: 

• Thiết kế bắt mắt nhiều màu sắc, phân khu vực sắp xếp công việc rõ ràng, thao tác chuyển tiếp đơn giản. 
• Mô hình quản lý to-do list trực quan, minh bạch. 
• Thích hợp cho cả cá nhân, đội nhóm hay doanh nghiệp với gói Business lên tới 250 MB.
• Cảnh báo quá hạn công việc bằng màu sắc, thông báo nhắc nhở trực tiếp. 

Nhược điểm của phần mềm Trello: 

• Việc tìm kiếm thẻ công việc chưa được tối ưu, không thuận tiện với khối lượng công việc quá lớn. 
• Không có tính năng phân cấp, phân quyền quản trị. 
• Không hỗ trợ bình luận, trao đổi ngay trên phần mềm. 
• Không cung cấp báo cáo công việc tổng quan. 

9. Any.DO

Phần mềm nhắc việc Any.Do là công cụ lập kế hoạch cá nhân hoàn hảo. Phần mềm giúp bạn ghi nhớ tất cả việc hàng ngày cũng như đặt thời gian nhắc thực hiện công việc.

Tính năng nổi bật và ưu điểm của app Any.DO: 

• Liệt kê danh sách công việc, đánh dấu trạng thái cho từng việc khác nhau.
• Tùy chỉnh thời gian nhắc nhở theo thời điểm người dùng mong muốn. 
• Tự động sắp xếp nhiệm vụ một cách khoa học. 
• Tạo thư mục lưu trữ công việc tách biệt giữa việc công ty, gia đình, cá nhân để theo dõi trực quan. 
• Đồng bộ ghi chú trên các thiết bị khác nhau. 
• Tích hợp trợ lý ảo Siri, Alexa hay Google Assistant.

Nhược điểm của app Any.DO: 

• Không liên kết được với ứng dụng của bên thứ 3 như Gmail hay phần mềm chuyên môn. 
• Không có tính năng gắn nhãn, phân loại công việc. 
• Chi phí sử dụng cao so với thị trường chung. 

10. PNotes

Phần mềm nhắc nhở công việc PNotes đã xuất hiện từ lâu nhưng vẫn đem lại hiệu quả nhất định. PNotes cho phép người dùng lưu lại kế hoạch bằng giấy note đẹp mắt ngay trên màn hình máy tính. 

Ưu điểm của PNotes: 

• Thiết kế thân thiện, đơn giản, không tốn nhiều thời gian làm quen. 
• Màu sắc hài hòa, bắt mắt. 

Nhược điểm của PNotes: 

• Nhà cung cấp gần như không cập nhật thêm tính năng bổ trợ. 
• Khả năng quản lý tác vụ đơn thuần, không có nhiều điểm ấn tượng. 

Xem thêm: Top 20 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

11. Apple Reminder

Không chỉ nhắc nhở công việc, ứng dụng Apple Reminder còn bao quát tác vụ, công việc con hay file đính kèm cực kỳ chặt chẽ. Đặc biệt, Apple Reminder có sẵn trên thiết bị của Apple và hoàn toàn miễn phí. 

Ưu điểm, tính năng của Apple Reminder:

• Thao tác nhanh gọn bằng giọng nói qua trợ lý ảo Siri. 
• Lưu trữ dữ liệu trên iCloud nên người dùng không cần tạo tài khoản mới. 
• Thiết lập thêm địa điểm diễn ra hoạt động bên cạnh thông tin ngày, giờ. 
• Tương thích với hầu hết ứng dụng thuộc hệ sinh thái Apple. 

Nhược điểm của Apple Reminder:

• Không có tính năng đánh dấu trạng thái nhiệm vụ.
• Chỉ hỗ trợ dành riêng cho thiết bị của Apple.

12. Tick Tick

Tick Tick gần như là một “bản sao” của Todoist do giao diện tương đồng 90%. Tuy nhiên, Tick Tick có thêm những tiện ích thú vị như tích hợp bộ đếm Pomodoro bên trong ứng dụng. 

Ưu điểm khi sử dụng app nhắc việc Tick Tick: 

• Tính năng tương tự giống Todoist nhưng chi phí rẻ, phù hợp nhiều đối tượng. 
• Trang bị tiện ích hữu dụng giúp người dùng làm việc quả, tăng năng suất công việc. 
• Dễ dàng khởi tạo công việc mọi lúc mọi nơi. 

Nhược điểm khi sử dụng app nhắc việc Tick Tick: 

• Khả năng xử lý thông tin không nhanh bằng các đối thủ cùng phân khúc. 
• Chưa liên kết với ứng dụng Lịch ở bản miễn phí khiến mức độ đáp ứng nhu cầu kém. 
• Người dùng bắt buộc phải nâng cấp lên bản Premium để sở hữu phần mềm nhắc việc tiêu chuẩn. 

13. Base Wework

Vì được phát triển bởi nhà cung cấp trong nước nên ngôn ngữ và giao diện của Base Wework thân thiện với người dùng Việt Nam. Phần mềm vượt trội nhất cho đội nhóm, phòng ban trong doanh nghiệp quản lý công việc. 

Đánh giá chung về Base

• Phân chia đầu việc chi tiết đến deadline, người thực hiện, người giám sát. 
• Gắn thẻ trạng thái, thay đổi màu sắc để người dùng theo dõi ngay tình trạng làm việc.
• Hình thức hiển thị đa dạng từ dạng to-do list đến dạng bảng Kanban, Gantt Chart,…
• Cho phép bình luận, ghi chú ngay dưới nội dung nhiệm vụ. 
• Tính năng tìm kiếm và lọc công việc được tối ưu hoá với người dùng.
• Gửi thông báo tự động tới tài khoản và người quản lý khi có thay đổi về thời gian hoặc nhắc hạn hoàn thành. 

14. Microsoft To-Do

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm nhắc nhở công việc thích hợp cho Windows thì Microsoft To-Do là phương án không thể bỏ qua. Ứng dụng này chủ yếu đáp ứng mục tiêu nhắc việc, ghi nhớ dữ liệu cơ bản. 

Tính năng, ưu điểm nổi bật của Microsoft To-Do: 

• Ứng dụng không mất phí sử dụng, người dùng được tiếp cận toàn bộ tính năng. 
• Khởi tạo công việc con dưới các mục công việc lớn, đặt ghi chú và thời hạn đến từng công việc con. Đây là lợi thế mà nhiều phần mềm trả phí thậm chí còn thiếu sót. 
• Tính năng “My Day” hỗ trợ người sắp xếp và phân bổ các công việc cần thực hiện trong ngày.  

Nhược điểm của Microsoft To-Do: 

• Không thể gán nhãn, tìm kiếm đầu việc qua bộ lọc nên việc quản lý trở nên khó khăn. 
• Giới hạn kết nối lịch trình cá nhân duy nhất từ Outlook thay vì những ứng dụng xếp lịch phổ biến khác. 

15. Remember The Milk

Remember The Milk là phiên bản quản lý nhiệm vụ và danh sách to-do list hữu ích trên máy tính. Bạn có thể tải Remember The Milk miễn phí từ Windows 7 trở lên để tổ chức mọi việc cần làm.

Ưu điểm của ứng dụng Remember The Milk: 

• Cung cấp bản miễn phí ngay khi đăng nhập bằng tài khoản Gmail/Facebook (Có thêm bản nâng cấp trả phí hàng năm). 
• Tổ chức danh sách công việc con trong các dự án lớn. 
• Đặt hẹn hoàn thành nhiệm vụ định kỳ hoặc đơn lẻ, nhắc việc liên tục qua Gmail, điện thoại, Skype…
• Tích hợp cùng một số ứng dụng trực tuyến khác. 

Nhược điểm của ứng dụng Remember The Milk:

• Tính năng đơn giản không phù hợp với các doanh nghiệp, đội nhóm cần giám sát chuyên sâu.

II. Vai trò của phần mềm nhắc việc

Các phần mềm quản lý hay nhắc nhở công việc tự động đang phát huy vai trò thiết thực khi hỗ trợ người dùng chủ động sắp xếp công việc, theo dõi và hoàn thành công việc theo đúng thời hạn.

Phần mềm nhắc nhở công việc là một bảng điều khiển tổng hợp tất cả nhiệm vụ ngắn hoặc dài hạn. Người dùng cập nhật nội dung công việc dựa trên mức độ khẩn cấp: cần làm ngay, làm trong ngày hoặc trong tháng… Trường hợp bạn bỏ lỡ thời gian, phần mềm sẽ ngay lập tức thông báo khẩn cấp trên điện thoại, máy tính hoặc Gmail. 

Đặc biệt, hiện nay các nhà cung cấp còn tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ đa tác vụ hơn như ghi chú, chia sẻ, lưu giữ hình ảnh, video,… Phần mềm nhắc việc đã thực sự chứng minh được khả năng theo dõi tiến độ, nâng cao năng suất ưu việt của mình. 

Đọc thêm: Top 15 phần mềm crm quản lý nhắc việc chăm sóc khách hàng cho nhân viên kinh doanh

Kết luận 

Trên đây là 15 phần mềm nhắc nhở công việc hiệu quả được đánh giá cao nhất. Tùy thuộc vào nhu cầu, tính chất việc cần quản lý mà bạn có thể cân nhắc lựa chọn giải pháp phù hợp. Chúc bạn thành công!