Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm hiệu quả trong sản xuất

Ngày nay, khách hàng không chỉ tìm kiếm những sản phẩm giá rẻ mà ngày càng đề cao yếu tố chất lượng bền vững, an toàn. Do đó, các doanh nghiệp sản xuất chắc chắn phải xây dựng một quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm hiệu quả.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giới thiệu chi tiết hơn những kiến thức cơ bản về quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm và cung cấp một số mẫu quy trình cơ bản nhất để doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay.

1. Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất là gì?

Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất (QC) là một hoạt động thiết yếu nhằm bảo đảm rằng cả sản phẩm và dịch vụ cuối cùng đều tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định.

Điều này bao gồm việc thực hiện các biện pháp kiểm tra và giám sát liên tục để đảm bảo các sản phẩm đạt được các mục tiêu chất lượng mong đợi. Các quy trình này không chỉ giúp phát hiện và loại bỏ các lỗi sản xuất mà còn cải thiện độ tin cậy và hiệu quả của sản phẩm, từ đó nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.

Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm cần thiết lập các biện pháp kiểm soát rõ ràng, khoa học. Những điểm kiểm soát này giúp tiêu chuẩn hóa quá trình sản xuất và hạn chế khả năng mắc lỗi. Những nhiệm vụ chính trong quy trình này bao gồm:

• Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng trong quy trình sản xuất
• Kiểm tra định kỳ các đơn vị và đảm bảo chúng đạt thông số kỹ thuật mong muốn
• Loại bỏ bất kỳ sản phẩm nào không đáp ứng được kỳ vọng về chất lượng

2. Lợi ích của việc xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm

Một quy trình quản lý chất lượng sản phẩm đạt chuẩn sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

• Phát triển danh tiếng: Doanh nghiệp có thể nâng cao danh tiếng của mình khi đáp ứng những tiêu chuẩn chất lượng nhất định. Điều này giúp khách hàng tin tưởng và lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của công ty nhiều hơn so với đối thủ
• Thiết lập niềm tin với các bên liên quan: Kiểm soát chất lượng là khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh. Bởi vậy, quy trình này cũng giúp doanh nghiệp tạo niềm tin với đối tác, nhà đầu tư và nhà cung cấp
• Giữ chân khách hàng trung thành: Bằng cách triển khai và duy trì quy trình quản lý chất lượng, doanh nghiệp sẽ tạo ra các sản phẩm bền vững. Từ đó tạo nên cơ sở vững vàng để người tiêu dùng quay lại ủng hộ lâu dài
• Tối ưu vận hành: Một quy trình kiểm soát chất lượng rõ ràng giúp người quản lý dễ dàng giao nhiệm vụ và kiểm soát từng khâu phối hợp mà không cần giám sát trực tiếp.

Đọc thêm: Chuẩn hóa quy trình: 7 bước thống nhất quy trình nhanh chóng, tiết kiệm

3. Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất hiệu quả nhất

3.1. Nghiên cứu các tiêu chuẩn chất lượng

Doanh nghiệp cần phải nghiên cứu các hệ thống tiêu chuẩn chất lượng phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực của mình. Doanh nghiệp có thể thể tuân theo quy định của cơ quan, tổ chức như: thanh tra an toàn thực phẩm, các hiệp hội ngành, cơ quan quản lý của chính phủ hoặc áp dụng các tiêu chuẩn tiêu chuẩn ISO, CMMI, HACCP,….

Trong một số trường hợp lĩnh vực đặc thù, doanh nghiệp sẽ không có sẵn những tiêu chuẩn về kiểm soát chất lượng. Bởi vậy đội ngũ chuyên gia phải chủ động xây dựng những tiêu chuẩn riêng.

Tiêu chuẩn chất lượng sẽ chủ yếu phụ thuộc vào mỗi bộ phận trong từng doanh nghiệp. Dù vậy, chúng vẫn có một điểm chung là phải được đo lường và đánh giá khách quan.

Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý sản xuất tốt nhất cho doanh nghiệp

3.2. Xác định các tiêu chuẩn trọng tâm của doanh nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn có được một quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm hiệu quả trong quá trình sản xuất. Song trên thực tế điều này không hề dễ dàng. 

Đầu tiên, doanh nghiệp cần tập trung đầu tư vào các tiêu chuẩn quan trọng, cốt lõi nhất. Đây là những tiêu chuẩn có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận và sự trải nghiệm của khách hàng.

Việc xác định tiêu chuẩn trọng tâm sẽ giúp doanh nghiệp thu về các kết quả tích cực một cách nhanh chóng. Đồng thời, đội ngũ nhân sự cũng sẽ không bị quá áp lực vì bám đuổi những tiêu chuẩn kém quan trọng hơn.

3.3. Xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm

Bước tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành lên kế hoạch thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng. Theo giáo sư W.Edwards Deming – nhà sáng lập kiểm soát chất lượng hiện đại, một quy trình được thiết kế tốt sẽ mang lại các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao. Do đó, quy trình này cần cụ thể, nhất quán, đảm bảo sản xuất hàng loạt sản phẩm và dịch vụ đồng đều và cải tiến tốt hơn. 

3.4. Đánh giá ban đầu về quy trình kiểm soát chất lượng

Doanh nghiệp có thể đánh giá kết quả ban đầu của quy trình kiểm soát dựa trên các phần mềm kinh doanh hay ứng dụng tài chính, kế toán hoặc các công cụ quản lý, chăm sóc khách hàng. Những thông tin thu thập được không chỉ thể hiện đầy đủ kết quả cần thiết mà còn cho phép chuyên gia đánh giá sản phẩm chính xác. 

Từ đó doanh nghiệp mới có căn cứ quy trình kiểm soát chất lượng sao cho phù hợp. Lưu ý rằng bước đánh giá nên được lặp lại vài lần để các chuyên gia đưa ra những nhận định chính xác, đa chiều nhất.

Xem thêm: Quản lý sản xuất là gì? 3 phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả cho doanh nghiệp

3.5. Thu thập phản hồi nhân viên và khách hàng

Sau khi nắm bắt các kết quả và tình hình nội bộ ở bước trên, doanh nghiệp cần đón nhận thêm các nguồn ý kiến bên ngoài để hoàn thiện hệ thống. Đội ngũ nghiên cứu có thể tạo các cuộc khảo sát với khách hàng, tạo bảng đánh giá và xếp hạng chất lượng sản phẩm trực tuyến…

Một kênh tham khảo hữu ích khác chính là feedback từ nhân viên, các phòng ban trong công ty của mình. Hãy đặt ra một số câu hỏi khảo sát như:

• Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm đang hoạt động như thế nào? 
• Nếu không tốt thì bạn đề xuất giải pháp nào để cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt hơn?
• Cần tập trung vào các tiêu chuẩn nào để duy trì và phát triển chất lượng sản phẩm?

3.6. Xây dựng tài liệu đào tạo về quy trình kiểm soát chất lượng

Sau khi ghi nhận tất cả các góp ý, đội ngũ chuyên gia sẽ tiến hành xây dựng bộ tài liệu chung về quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm. Bộ tài liệu nên phù hợp với văn hóa công ty, đồng thời tạo ra một tinh thần làm việc nhất quán giữa các bộ phận nhằm duy trì độ hiệu quả cao nhất trong toàn bộ quy trình.

3.7. Triển khai đồng bộ trong toàn doanh nghiệp

Cuối cùng, quy trình sẽ được triển khai đồng bộ cho các nhân viên về quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm. Ở bước này, doanh nghiệp chỉ cần xem lại, hoặc sửa đổi, bổ sung (nếu có) định kỹ để ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm.

Tải ngay [Template miễn phí] Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp năm 2023

4. Các phương pháp kiểm soát chất lượng trong quy trình sản xuất phổ biến

Hiện nay, các tổ chức sử dụng nhiều phương pháp tiên tiến để cản thiện quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm hiệu quả. Dưới đây là tổng quan về một số chiến lược hiệu quả:

• Ứng dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS): Các phần mềm QMS hiện đại cung cấp công cụ tự động để theo dõi, kiểm soát và phân tích chất lượng, từ việc quản lý tài liệu đến theo dõi hiệu suất chất lượng và xử lý các sự cố, nhằm hỗ trợ cải tiến liên tục.
• Phân tích Phương thức Lỗi và Ảnh hưởng của chúng (FMEA): FMEA giúp xác định các nguy cơ tiềm ẩn trong sản xuất, cho phép doanh nghiệp áp dụng các biện pháp phòng ngừa và cải thiện các quy trình.
• Công nghệ thông minh và tự động hóa: Công nghệ cao và tự động hóa giúp tăng cường khả năng giám sát và điều khiển các quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng và hiệu quả thông qua các hệ thống giám sát thời gian thực và cảm biến thông minh.
• Kiểm soát quá trình thống kê (SPC) và Kiểm tra mẫu: SPC sử dụng các phương pháp thống kê để theo dõi và kiểm soát chất lượng sản xuất. Kiểm tra mẫu giúp đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng trước khi đưa ra thị trường.
• Đảm bảo chất lượng từ nguồn gốc nguyên liệu (QA): Đảm bảo rằng nguyên liệu và các thành phần nhập khẩu đáp ứng các yêu cầu chất lượng cao, thông qua việc thiết lập các quy trình kiểm soát chất lượng với nhà cung cấp và kiểm tra chất lượng nguyên liệu thường xuyên.

Nghiên cứu khoa học và các bài báo từ các tổ chức uy tín như ISO và ASQ đã chỉ ra rằng việc áp dụng các phương pháp này không chỉ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm mà còn tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả hoạt động trong các doanh nghiệp sản xuất. Điều này cũng hỗ trợ trong việc tăng sự hài lòng của khách hàng và giảm thiểu rủi ro trong sản xuất.

Xem thêm: Những kinh nghiệm “xương máu” dành cho nhà quản lý trong quản trị sản xuất

5. Mẫu quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm trong sản xuất mới nhất

Dưới đây là những mẫu quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm thực tế mà MISA AMIS đã tổng hợp:

6. Xây dựng hệ thống quy trình sản xuất liền mạch với MISA AMIS Quy trình 

MISA AMIS Quy trình là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quy trình toàn diện nhất từ việc theo dõi, thực hiện và đánh giá quy trình chất lượng. Phần mềm đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý chất lượng dựa trên mô hình BPM để người dùng dễ dàng tùy chỉnh quy trình kiểm soát theo nhu cầu.

Đặc biệt, MISA AMIS Quy trình nằm trong hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp hợp nhất của MISA nên có thể kết nối tới các ứng dụng nghiệp vụ khác như:

• MISA AMIS Quy trình kết nối với phần mềm MISA AMIS Kế toán: Thực hiện quy trình phê duyệt, hạch toán nghiệp vụ tạm ứng, thanh quyết toán tạm ứng một cách thuận tiện
• MISA AMIS Quy trình kết nối với phần mềm MISA AMIS WeSign: Rút ngắn thời gian thực hiện các quy trình có nghiệp vụ ký tài liệu khi cho phép người dùng giúp ký tài liệu điện tử ở bất kỳ đâu ngay trên điện thoại
• MISA AMIS Quy trình kết nối với phần mềm MISA AMIS Công việc: Thực hiện quy trình liền mạch, phê duyệt quy trình dễ dàng, tự động giao các công việc cần làm khi chạy quy trình nhanh chóng

Ngoài ra, ứng dụng này có giúp doanh nghiệp cải tiến vận hành toàn hành nhờ những lợi ích sau:

• Tiết kiệm 90% thời gian, chi phí bằng cách giảm thiểu giấy tờ, rút ngắn thời gian trình ký/phê duyệt
• Tiết kiệm 95% thời gian thiết kế quy trình với nền tảng No-code cho phép thiết kế và tùy chỉnh quy trình linh hoạt, có sẵn bộ mẫu quy trình cơ bản nhất
• Giám sát tình hình tuân thủ quy trình thông qua công cụ cảnh báo sự không tuân thủ, chậm trễ để doanh nghiệp đảm bảo chất lượng quy trình đồng bộ
• Kịp thời phát hiện các điểm tắc nghẽn để cải tiến quy trình, nhân sự được phép chủ động đề xuất các yêu cầu cải tiến và theo dõi tiến độ xử lý

7. Ví dụ về quy trình kiểm soát chất lượng sản xuất sản phẩm của các công ty

7.1. Công tác bảo đảm chất lượng sản phẩm của Vinamilk 

Vinamilk là công ty sản xuất sữa hàng đầu tại Việt Nam với mạng lưới phân phối phủ rộng khắp hầu hết các vùng trên cả nước. Và để có được sự thành công như vậy thì quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm của Vinamilk rất hiện đại và chuyên nghiệp. 

Đầu tiên, với Vinamilk, một tập đoàn sữa có tiếng với các sản phẩm chăm sóc dinh dưỡng, sức khỏe cho người tiêu dùng, trong đó đặc biệt là đối tượng trẻ em .Vì vậy, chất lượng sản phẩm sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe của người tiêu dùng, từ đó Vinamilk cần một sự kiểm soát vô cùng nghiêm ngặt.

Tiếp theo về các tiêu chuẩn kiểm soát thì Vinamilk theo các tiêu chuẩn như:

• Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 dùng trong hệ thống quản lý chất lượng trong toàn công ty
• Tiêu chuẩn HACCP với mục đích đảm bảo an toàn thực phẩm
• Tiêu chuẩn ISO 17025:2005 đối với quản lí chất lượng các phòng kiểm nghiệm
• Tiêu chuẩn ISO 14001:2004 đối với việc quản lí hệ thống môi trường tại các nhà máy

Ngoài ra còn có các tiêu chuẩn về giới hạn hay phương pháp kiểm nghiệm theo các tiêu chuẩn quốc tế như tiêu chuẩn của Tổ Chức Lương Thực và Nông Nghiệp Thế Giới (FAO) hay Cục Thực Phẩm và Dược Phẩm Hoa Kỳ,…

Tiếp theo, Vinamilk tiến hành thực hiện các bước như giám sát và đo lường việc thực hiện: Mỗi khâu trong quá trình sản xuất sẽ được giám sát chặt chẽ, mọi thông số đều được theo dõi và ghi chép chính xác, sau đó sẽ đo lường kết quả thực tế, đánh giá, điều chỉnh và sẽ đưa ra các sáng kiến đổi mới nếu cần. Có thể thấy, các bước của Vinamilk trong khâu kiểm soát chất lượng rất chuyên nghiệp và cụ thể nhằm đảm bảo đầu ra sản tới tay người tiêu dùng luôn đạt chất lượng tốt nhất. 

7.2. Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm của giày Thượng Đình 

Giày Thượng Đình là một trong số những thương hiệu có tuổi đời 66 năm của Việt Nam. Trong giai đoạn hội nhập, các mẫu mã của giày Thượng Đình từng bị các thương hiệu nước ngoài lấn át.

Tuy nhiên, nhờ có một quy trình kiểm soát chất lượng hiệu quả, giày thượng đình luôn có chất lượng rất tốt và đồng đều. Ngoài ra, nhờ giá thành hợp lý mà giày Thượng Đình vẫn được người tiêu dùng yêu thích. Về quy trình quản lý chất lượng đó, từ năm 1998 công ty đã chuẩn chứng chỉ ISO 9001.

Tất cả các sản phẩm đưa đến khách hàng đều đi theo một hệ thống giám sát chặt chẽ bao gồm: mua nguyên vật liệu đầu vào -sản xuất – thu hóa kiểm tra sản phẩm cuối cùng – nhập kho. Đến nay công ty đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2015.

7.3. Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm tại MISA 

MISA là doanh nghiệp công nghệ hàng đầu Việt Nam chuyên cung cấp các giải pháp chuyển đổi số dành cho các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức… Với gần 30 năm nghiên cứu và phát triển những phần mềm ưu việt như hiện nay, MISA đã có có chủ động thiết lập quy trình đảm bảo chất lượng sản phẩm từ sớm.

Xuất phát từ yêu cầu và mong muốn mang đến các sản phẩm tốt nhất, giảm thiểu tối đa lỗi phát sinh cho khách hàng trong quá trình sử dụng phần mềm, MISA thành lập riêng một bộ phận chuyên kiểm soát chất lượng.

Phòng kiểm soát chất lượng sẽ tiến hành tập hợp thông tin cải tiến từ các kênh thu nhận như phòng kinh doanh, phòng tư vấn đến việc phỏng vấn trực tiếp khách hàng toàn quốc. Sau đó đội ngũ chuyên gia sẽ xác định tính đúng đắn của các yêu cầu đó rồi gửi lại bộ phận phần mềm phát triển sản phẩm.

Khi nhận được các bản kiểm thử, chuyên gia kiểm soát chất lượng sản phẩm lại tiếp tục trải nghiệm, rà soát lỗi đến khi hoàn thiện để cập nhật cho khách hàng.

Tạm kết

Trên thực tế, để tạo ra một sản phẩm đạt chất lượng cao không hề đơn giản. Tuy nhiên, khi bạn đã có một quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm và triển khai quy trình đó một cách cụ thể. Bạn sẽ dễ dàng theo dõi và đạt được các mục tiêu mình đặt ra. Hãy tận dụng mọi cơ hội tốt nhất để giúp doanh nghiệp bạn chạm đến thành công nhanh nhất có thể nhé!