Ứng dụng sơ đồ PERT là phương pháp quản lý dự án giúp doanh nghiệp định lượng và phân tích các yếu tố phụ thuộc trong một dự án. Bằng cách sử dụng sơ đồ mạng lưới PERT, ngưởi quản lý có thể tối ưu hóa từ bước lập kế hoạch đến khi theo dõi tiến độ, đưa ra các quyết định quan trọng dựa trên dữ liệu.
|
MISA tặng bạn [eBook] Quản lý dự án: 5 giai đoạn và các phương pháp tiếp cận quản lý dự án hiệu quả |
1. Sơ đồ PERT là gì?
1.1. Khái niệm
PERT được viết tắt từ cụm từ “Program Evaluation and Review Technique“, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình.
Đây là chương trình do Hải quân Hoa Kỳ phát triển vào những năm 1950 để quản lý chương trình tên lửa tàu ngầm Polaris.
Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) là một công cụ quản lý dự án được sử dụng để lập kế hoạch, phân tích và điều phối các nhiệm vụ trong một dự án. Đây là một phương pháp biểu diễn trực quan các hoạt động của dự án dưới dạng mạng lưới, cho phép người quản lý:
- Xác định rõ các nhiệm vụ cần thực hiện
- Thiết lập mối quan hệ giữa các hoạt động
- Ước tính thời gian hoàn thành
- Xác định đường găng (critical path) của dự án
PERT minh họa dòng thời gian dưới dạng bản vẽ giúp doanh nghiệp tổ chức một dự án phức tạp thành nhiều phần nhỏ hơn, trực quan hóa sự liên kết giữa các bước của quy trình. Từ đó, người quản lý có thể dễ dàng kết nối nhiệm vụ, dự đoán những sự cố và đánh giá rủi ro trong tương lai.
Đọc thêm: Critical path là gì? Xác định đường găng trong quản lý dự án 2024
1.2. Lịch sử phát triển của sơ đồ PERT
1.2.1. Sự ra đời sơ đồ PERT
- Năm 1957: Sơ đồ PERT được phát triển bởi Hải quân Hoa Kỳ cho dự án tên lửa Polaris.
- Mục tiêu ban đầu: Giải quyết việc quản lý hàng nghìn nhà thầu tham gia vào dự án phức tạp này.
1.2.2. Các giai đoạn phát triển quan trọng
- 1958: Thành công đầu tiên trong dự án Polaris, giúp tiết kiệm 2 năm thời gian phát triển
- Thập niên 1960s: PERT được áp dụng rộng rãi trong các dự án quân sự và không gian
- Thập niên 1970s-1980s: Mở rộng sang lĩnh vực dân sự và thương mại
- Hiện tại: Tích hợp với công nghệ số và phần mềm quản lý dự án hiện đại
1.3. Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng sơ đồ PERT?
Biểu đồ mạng PERT được ứng dụng phổ biến trong các dự án có quy mô lớn, nhiều nhiệm vụ và độ phức tạp cao. Ví dụ, doanh nghiệp thường phải quy hoạch hệ thống nhân sự, thay đổi cơ cấu tiền lương, chi phí, cùng các hoạt động tương tự.
Ngoài ra, biểu đồ PERT cũng được đưa vào những dự án có mức đầu tư lớn, đòi hỏi sự kết hợp giữa nhiều bộ phận và chủ đầu tư khác nhau. Triển khai dự án dựa trên biểu đồ mạng PERT giúp đơn giản hóa quy trình và hỗ trợ người quản lý thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
| [Tặng bạn] Bộ Template mẫu quản lý dự án 2023 |
2. 4 yếu tố chính khi lập sơ đồ PERT
2.1. Sự kiện
Sự kiện trong sơ đồ PERT là các cột mốc quan trọng để đánh dấu sự khởi đầu hoặc kết thúc của một hoặc nhiều công việc.
Trong biểu đồ PERT, sự kiện được biểu diễn bằng các hình tròn có đánh số thứ tự. Sự kiện đầu tiên chỉ có cung đi ra và sự kiện kết thúc chỉ có cung đi vào. Các sự kiện khác được đánh dấu vừa là cung đi ra và vừa là cung đi vào.
2.2. Công việc
Công việc đại diện cho thời gian và nguồn lực cần thiết để chuyển tiếp từ một sự kiện này đến sự kiện khác. Trên sơ đồ PERT, các công việc được biểu diễn bằng mũi tên chỉ hướng, độ dài của cung đại diện cho thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.
2.3. Thời gian dự trữ
Thời gian dự trữ là yếu tố quan trọng xác định khả năng điều chỉnh và ứng phó với sự cố chậm trễ.
Người quản lý sẽ quy định một khoảng thời gian giới hạn cho mỗi nhiệm vụ được phép chậm trễ nhưng không ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể. Điều này nghĩa là công việc có thể bị trì hoãn, nhưng vẫn cần đảm bảo hoàn thành theo đúng kế hoạch tiến độ chung.
2.4. Đường găng
Đường găng là đường dẫn dài nhất từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc trong sơ đồ mạng PERT. Đây là chuỗi các công việc liên kết với nhau theo thứ tự để hoàn thành dự án. Nếu xảy ra chậm trễ trong quá trình thực hiện bất kỳ công việc nào trên đường găng, tiến độ dự án sẽ bị trì hoãn tương ứng.
>> Bài viết không thể bỏ lỡ: Vòng đời dự án và cách quản lý dự án doanh nghiệp hiệu quả
3. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ PERT
3.1. Các bước cơ bản
3.1.1. Thu thập thông tin dự án
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc xây dựng sơ đồ PERT là thu thập đầy đủ thông tin về dự án. Các thông tin cần thu thập bao gồm:
| Thông tin cơ bản | Tài nguyên sẵn có | Các ràng buộc và điều kiện |
|
|
|
3.1.2. Xác định các hoạt động
Sau khi có đầy đủ thông tin, bước tiếp theo là phân tích và xác định các hoạt động cần thực hiện.
| Phương pháp xác định hoạt động | Các yêu cầu khi xác định hoạt động | Danh sách kiểm tra |
|
|
|
3.1.3. Thiết lập mối quan hệ
Việc xác định mối quan hệ giữa các hoạt động là bước quan trọng để tạo nên cấu trúc của sơ đồ PERT.
| Các loại mối quan hệ | Nguyên tắc thiết lập quan hệ |
|
|
3.1.4. Ước tính thời gian
PERT sử dụng 3 ước tính thời gian cho mỗi hoạt động bao gồm:
- Thời gian lạc quan (O):
- Xác định các hoạt động tiền nhiệm
- Xác định các hoạt động kế nhiệm
- Xác định các hoạt động có thể thực hiện song song
- Xác định các điểm phụ thuộc bắt buộc
- Thời gian bi quan (P):
- Thời gian dài nhất có thể xảy ra
- Tính đến các rủi ro và trở ngại
- Xác suất thực hiện khoảng 1%
- Thời gian phổ biến nhất (M):
- Thời gian có khả năng xảy ra nhất
- Dựa trên điều kiện bình thường
- Xác suất thực hiện khoảng 60%
Tham khảo: Design Thinking là gì? 5 bước xây dựng quy trình Design Thinking
3.1.5. Tiến hành vẽ sơ đồ PERT
Bước cuối cùng là vẽ sơ đồ PERT dựa trên các thông tin đã thu thập. Quy tắc vẽ sơ đồ PERT sẽ gồm cần lưu ý những khía cạnh sau:
- Sử dụng các ký hiệu chuẩn:
- Hình chữ nhật/hình tròn cho các sự kiện
- Mũi tên cho các hoạt động
- Đường đứt đoạn cho các hoạt động giả
- Thông tin cần hiển thị:
- Tên hoạt động
- Thời gian ước tính
- Thời gian sớm nhất/muộn nhất
- Thời gian dư
Các bước tiến hành vẽ sơ đồ PERT như sau:
Bước 1: Vẽ các hoạt động theo trình tự logic
Bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các hoạt động cần thiết để hoàn thành dự án. Xác định thứ tự logic của chúng, tức là hoạt động nào cần hoàn thành trước khi các hoạt động khác có thể bắt đầu.
Mỗi hoạt động sẽ được biểu diễn dưới dạng một ô hoặc vòng tròn, và thứ tự này sẽ giúp sắp xếp sơ đồ một cách dễ hiểu và nhất quán.
Bước 2: Thêm các mối quan hệ
Sau khi xác định các hoạt động và thứ tự của chúng, vẽ các mối liên hệ giữa các hoạt động bằng cách nối các ô hoặc vòng tròn với nhau bằng các mũi tên.
Mỗi mũi tên biểu thị mối quan hệ phụ thuộc giữa các hoạt động và thể hiện rằng hoạt động này cần phải hoàn thành trước khi hoạt động tiếp theo bắt đầu.
Bước 3: Ghi thông tin thời gian
Đối với mỗi hoạt động, thêm thời gian cần thiết để hoàn thành vào sơ đồ. Đây có thể là thời gian dự kiến hoặc thời gian ước tính dựa trên kinh nghiệm.
Thông tin này rất quan trọng vì nó sẽ hỗ trợ trong việc tính toán thời gian hoàn thành tổng thể của dự án và xác định đường găng.
Bước 4: Xác định đường găng
Đường găng là chuỗi các hoạt động không có thời gian dư, có nghĩa là mọi sự chậm trễ ở bất kỳ hoạt động nào trong đường găng sẽ khiến cả dự án bị trì hoãn.
Xác định đường găng bằng cách tìm ra chuỗi hoạt động có tổng thời gian dài nhất từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc dự án. Đây là các hoạt động mà người quản lý dự án cần ưu tiên giám sát để tránh trì hoãn tiến độ dự án.
Bước 5: Tính toán thời gian dư
Thời gian dư là khoảng thời gian có thể chậm trễ ở một hoạt động mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án.
Sau khi xác định đường găng, tính toán thời gian dư cho từng hoạt động bằng cách trừ thời gian hoàn thành của nó so với thời gian của các hoạt động trên đường găng.
Các hoạt động không nằm trên đường găng thường có thời gian dư, giúp dự án linh hoạt hơn.
3.2. Kiểm tra sơ đồ PERT sau khi hoàn thành
- Đảm bảo tất cả các hoạt động đã được kết nối
- Kiểm tra kỹ từng hoạt động trên sơ đồ để chắc chắn rằng chúng đều có các mối liên kết cần thiết.
- Một hoạt động không được kết nối có thể khiến tiến trình bị gián đoạn, vì nó có thể bị bỏ qua hoặc không thực hiện đúng thời điểm.
- Kiểm tra tính logic của các mối quan hệ
- Xem xét lại các mối liên kết để đảm bảo chúng phù hợp với thứ tự thực hiện và không có sự mâu thuẫn trong trình tự hoạt động.
- Đôi khi, các hoạt động có thể vô tình được đặt sai vị trí hoặc có mối quan hệ không hợp lý, dẫn đến tiến trình dự án bị chậm trễ.
- Xác nhận thông tin thời gian
- Kiểm tra từng hoạt động để đảm bảo rằng thời gian được ghi chính xác, dựa trên các thông tin thực tế và khả năng hoàn thành.
- Thời gian thực hiện là yếu tố quan trọng giúp xác định đường găng và thời gian hoàn thành dự án, vì vậy mọi sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ.
- Kiểm tra tính đầy đủ của thông tin
- Đảm bảo rằng sơ đồ đã bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết như tên hoạt động, thời gian, và các mối liên hệ.
- Một sơ đồ PERT đầy đủ phải cung cấp đầy đủ thông tin để bất kỳ ai xem cũng có thể hiểu rõ và sử dụng nó làm hướng dẫn cho tiến trình dự án.
3.3. Tips khi vẽ sơ đồ PERT
Dùng phần mềm chuyên dụng: Sử dụng các công cụ như Microsoft Project hoặc Lucidchart để dễ thêm, sửa và quản lý sơ đồ.
- Bắt đầu với phiên bản đơn giản: Vẽ sơ đồ đơn giản trước, sau đó bổ sung chi tiết để tránh rối và dễ theo dõi.
- Thường xuyên review với team: Họp định kỳ để đảm bảo tất cả hiểu rõ tiến trình và kịp thời điều chỉnh khi cần.
- Cập nhật khi có thay đổi: Mỗi khi dự án thay đổi, cập nhật sơ đồ để phản ánh đúng thực tế.
- Lưu trữ các phiên bản khác nhau: Giữ lại các phiên bản cũ để dễ so sánh, rút kinh nghiệm và cải thiện trong tương lai.
>>Xem thêm: Công cụ quản lý dự án nào tốt và dễ dùng nhất hiện nay?
4. Ưu và nhược điểm của sơ đồ PERT
Biểu đồ PERT đem lại những lợi ích sau cho người quản lý dự án và doanh nghiệp:
- Sơ đồ PERT cung cấp khả năng đánh giá thời gian và nguồn lực cần thiết cho một dự án nhờ theo dõi chi tiết từng giai đoạn, cũng như bao quát toàn bộ quá trình dự án diễn ra
- Biểu đồ PERT giúp các công ty hiểu rõ thứ tự của quy trình công việc và cdễ dàng chọn ra con đường hiệu quả, thuận lợi nhất
- Việc phân tích biểu đồ PERT yêu cầu phân tích dữ liệu từ các phòng ban trong tổ chức. Việc kết hợp dữ liệu cho phép người quản lý đánh giá chính xác nhóm chịu trách nhiệm, đồng thời tạo điều kiện cho mỗi bộ phận phát huy tối đa vai trò của mình
- Sơ đồ PERT làm rõ những thời hạn mơ hồ, làm rõ sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ và thiết lập thứ tự nhiệm vụ trong một dự án phức tạp
- Đạt được tiến độ như dự định, mọi người đều biết rõ trách nhiệm của mình cùng thời điểm cần hoàn thành
Tuy nhiên, phương pháp sơ đồ PERT cũng có một số hạn chế như sau:
- Đòi hỏi sự đầu tư ban đầu: cách vẽ sơ đồ PERT đòi hỏi người quản lý tốn nhiều thời gian, công sức để hoạch định chi tiết, chính xác
- Yêu cầu cập nhật kịp thời: Khi có sự thay đổi trong dự án như thêm nhiệm vụ mới hoặc điều chỉnh thời gian dự kiến, sơ đồ PERT phải được cập nhật một cách chính xác. Điều này khiến người quản lý luôn phải quan tâm sát sao và cẩn thận để tránh gây ra lỗi không nhất quán trong biểu đồ
- Tính phức tạp khi mở rộng quy mô: Biểu đồ PERT có thể trở nên phức tạp khi dự án có quy mô lớn và nhiều mối quan hệ chồng chéo giữa những nhiệm vụ. Việc quản lý và cập nhật biểu đồ trong trường hợp này sẽ trở nên khó khăn, dễ phát sinh sai sót
5. So sánh biểu đồ Gantt và PERT
Sơ đồ PERT đôi khi được ưa chuộng hơn biểu đồ Gantt vì minh họa rõ ràng các yếu tố phụ thuộc của nhiệm vụ. Thế nhưng, PERT lại khó giải thích hơn đối với các dự án phức tạp. Do đó, thông thường các nhà quản lý dự án kết hợp sử dụng cả hai kỹ thuật.
Cả biểu đồ PERT và Gantt đều giúp đơn giản hóa quy trình quản lý thông qua cấu trúc phân chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Chúng cho phép người quản lý gia tăng năng suất và đảm bảo quản lý thời gian, tiến độ hiệu quả.
Biểu đồ PERT được sử dụng tốt nhất trước khi dự án bắt đầu lập kế hoạch và ước tính thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ, biểu đồ Gantt được sử dụng tốt nhất trong khi dự án đang chạy. Trong suốt dự án, các nhà quản lý sử dụng biểu đồ Gantt để lên lịch các nhiệm vụ theo ngày và trực quan hóa khối lượng công việc đã hoàn thành.
| Biểu đồ Gantt | PERT | |
| Định dạng | Biểu đồ cột | Biểu đồ mạng lưới |
| Loại dự án phù hợp | Dự án nhỏ, phân chia đơn giản | Dự án lớn, phức tạp, nhiều dữ liệu |
| Yếu tố chính | Chú trọng vào thời gian cần để hoàn thành các nhiệm vụ nhất định | Chú trọng vào các sự kiện, công việc để hình thành mối quan hệ |
| Thời điểm ứng dụng | Trong khi dự án đang chạy | Trước khi dự án bắt đầu, người quản lý bắt đầu lập kế hoạch và ước tính thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ |
| Đặc điểm | Đơn giản, dễ thực hiện | Cần ghi nhớ nhiều nguyên tắc phức tạp, người dùng phải có kiến thức, kinh nghiệm dày dặn |
6. MISA AMIS Công việc – Giải pháp quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp
MISA AMIS Công Việc là ứng dụng quản lý dự án, công việc toàn diện nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số. Giải pháp này sẽ hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch, giao nhiệm vụ và giám sát tiến độ nhanh chóng, tức thời theo từng dự án.
6.1. Lập kế hoạch thông minh
MISA AMIS Công việc cung cấp chức năng lập kế hoạch dự án, quản lý công việc theo timeline, bảng biểu hoặc Todolist… Cả nhà quản lý và nhân viên đều có thể chủ động sắp xếp công việc ưu tiên, theo dõi tiến độ cùng người phụ trách nhiệm vụ.
Khi dự án chung có cập nhật thay đổi như cảnh báo đến hạn deadline thì tất cả các thành viên đều nhận được thông báo tự động. Nhờ vậy, từ khâu lập kế hoạch đến khâu giám sát, quản lý cả vòng đời dự án trở nên đơn giản, trực quan hơn.
6.2. Quản lý dự án đa chiều từ chi tiết đến tổng quan
Khi ứng dụng MISA AMIS Công việc, các công việc hoàn toàn có thể được tổ chức theo dự án. Người quản lý không chỉ theo dõi đầu việc, vai trò của thành viên mà còn có xuất khẩu từng dự án thành file Exel để làm báo cáo, gửi khách hàng…
Hay với những dự án con có tính chất tương tự, người quản lý chỉ cần nhân bản dự án để chỉnh sửa nhanh mà không tốn thời gian thao tác lại trên phần mềm.
Phần mềm cũng trang bị tính năng kiểm tra tiến độ tức thời, mọi lúc mọi nơi. Mỗi thao tác mới của nhân sự đều được đồng bộ và thông báo tới quản lý.
6.3. Sử dụng mẫu báo cáo trực quan, đánh giá kết quả dự án dựa trên số liệu
Một trong những ưu điểm nổi bật nhất của phần mềm quản lý dự án MISA AMIS là khả năng xuất bản báo cáo đa chiều dưới dạng bảng biểu, sơ đồ trực quan. Bằng cách này, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức tổng hợp dữ liệu sau mỗi giai đoạn nhỏ của dự án.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
7. Tổng kết
Có thể thấy, sơ đồ PERT là một công cụ quản lý dự án lý tưởng cho người quản lý xác định thời gian, lập kế hoạch dự án chính xác. Việc ứng dụng biểu đồ PERT phù hợp chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng quản lý dự án, giảm rủi ro và nâng cao năng suất tổng thể.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
