Quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp: 5 giai đoạn cơ bản chuẩn ISO

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận tổng quan 5 giai đoạn cơ bản trong quy trình quản lý dự án theo tiêu chuẩn ISO giúp bạn hiểu và nắm bắt cách thức thực hiện từng giai đoạn trong việc quản lý dự án, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý cho cá nhân, đội nhóm cũng như dự án.

1. Quy trình quản lý dự án là gì?

Quy trình quản lý dự án là các bước được thiết lập theo trình tự thời gian mà người quản lý cần nắm được để thực hiện quản lý, điều hành, giám sát trong suốt vòng đời dự án. Khi một bản quy trình quản lý dự án được đưa ra, các thành viên tham gia, các bên liên quan hiểu được nhiệm vụ nào thuộc trách nhiệm của mình, nhiệm vụ nào cần cùng các thành viên khác phối hợp để tạo nên một dự án thành công.

Quy trình quản lý dự án là xương sống cho toàn bộ quá trình triển khai và thực thi dự án của doanh nghiệp từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mỗi dự án có thể có những thay đổi riêng biệt trong quy trình quản lý sao cho thích hợp với tính chất của từng dự án, cũng như đem lại sự thuận lợi cho những người triển khai.

“Quy trình quản lý dự án không phải là một lựa chọn, mà là một yêu cầu nếu bạn muốn dự án thành công.” – Harold Kerzner 

2. Quy trình quản lý dự án chuẩn ISO 

Quy trình quản lý dự án gồm 5 giai đoạn dựa trên Hướng dẫn quản lý dự án ISO 21500:2012:

• Giai đoạn 1: Ý tưởng và khởi xướng dự án (Initiating)
• Giai đoạn 2: Lập kế hoạch cho dự án (Planning)
• Giai đoạn 3: Khởi động/thực hiện dự án (Executing)
• Giai đoạn 4: Quản lý hiệu suất và kiểm soát dự án (Monitoring and Controlling)
• Giai đoạn 5: Đóng dự án (Closing)

Giai đoạn 1: Khởi động dự án

Điểm bắt đầu của mọi dự án dù ở quy mô hay lĩnh vực nào cũng sẽ là bước khởi động dự án. Giai đoạn này nhằm mục đích làm nổi bật mục tiêu, tầm nhìn của dự án, xác định và ghi lại những gì bạn cùng đội nhóm muốn hoàn thành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan. Do đó, giai đoạn khởi động cần có điều lệ dự án cũng như sổ đăng ký cho các bên cùng hợp tác triển khai và liên quan mật thiết tới dự án. 

Vậy trước tiên, chúng ta sẽ đi tìm hiểu về điều lệ dự án. Xây dựng điều lệ dự án là quá trình phát triển một tài liệu chính thức, tài liệu này cho phép sự tồn tại, hoạt động của một dự án và quy định cho người quản lý dự án có quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động dự án. Bản điều lệ dự án sẽ trả lời cho các câu hỏi trong quy trình quản trị dự án, bao gồm một số nội dung: 

• Mục tiêu tổng quát của dự án là gì?
• Các bên liên quan tới dự án là ai?
• Rủi ro cần xác định của dự án
• Những lợi ích  sẽ thu được từ dự án
• Tổng quan về ngân sách dự án

Có rất nhiều vấn đề cần xác định và làm rõ trong quá trình khởi đầu của dự án, vậy nên cần chia nhỏ các ý trong từng câu hỏi để khoanh vùng chính xác việc cần làm: 

• Tình trạng kinh doanh: tình trạng kinh doanh là một phần quan trọng để bạn dễ dàng chứng minh tính cần thiết của dự án.
• Phạm vi dự án: bao gồm việc xác định và liệt kê danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, như: khả năng cung cấp, tính năng, chức năng, nhiệm vụ, thời hạn và chi phí của dự án
• Sự phân phối: những sản phẩm có thể phân phối là hàng hóa hoặc dịch vụ có thể định lượng được 
• Nguồn lực:bao gồm cơ sở vật chất, thiết bị và con người cần thiết để thực hiện dự án.
• Mục tiêu: đây là đích đến của dự án. Mọi hành động trong dự án đều được thiết lập nhằm bám sát để hoàn thành mục tiêu.
• Các phát sinh: điều lệ dự án cần nêu rõ các vấn đề và rủi ro có thể phát sinh trong vòng đời của dự án để có phương hướng giải quyết dự trù.
• Lịch trình: phác thảo các mốc quan trọng của dự án và ước tính sơ bộ về thời điểm chúng được hoàn thành 
• Ngân sách ước tính: đây là một trong những nội dung bắt buộc cần thể hiện trong điều lệ dự án..
• Sự phụ thuộc cho thấy mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, các cá nhân thực thi dự án

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch 

Sau bước đầu khởi động, thì đây là bước tiếp theo trong quy trình quản lý dự án khi bản phác thảo dự án không nhận thêm bất kỳ sửa đổi nào và đi đến hồi phê duyệt thì đã đến lúc tất cả các nguồn lực và các bên liên quan chính thức bắt tay vào giai đoạn số hai: lập kế hoạch dự án.

Trong giai đoạn này, một nhiệm vụ quan trọng bậc nhất chính là đặt mục tiêu cho dự án. Các nhà quản lý dự án có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay để thiết lập mục tiêu, là phương pháp SMART và CLEAR.

Phương pháp lập kế hoạch dự án SMART

SMART là viết tắt của S – Specific (Tính cụ thể), M – Measurable (Có thể đo lường), A – Achievable (Tính khả thi), R – Relevant (Tính phù hợp) và  T – Time-bound (Thời hạn).

• Specific – Các mục tiêu cần trả lời được các câu hỏi cụ thể như dự án được thực hiện cho sản phẩm. dịch vụ gì, diễn ra  ở đâu, khi nào, người tham gia là ai,…
• Measurable – Tạo ra thước đo để đo lường kết quả thực hiện bằng cách đưa ra mục tiêu cụ thể, có thể đo lường bằng con số cụ thể. 
• Achievable – Những mục tiêu đã đưa ra có thể đạt được với nguồn lực, thời gian hiện có hay không? Khi lập kế hoạch và mục tiêu công việc, hãy xét đến khả năng giới hạn của bản thân cũng như các nguồn lực để đưa ra mục tiêu có tính khả thi.. 
• Relevant  – mục tiêu của dự án cần có tính thực tế, phù hợp với những việc liên quan. Ví dụ lên kế hoạch dự án marketing sản phẩm cần phù hợp với kế hoạch sản phẩm & kế hoạch kinh doanh của công ty trong cùng thời kỳ.
• Time-bound – Không quên đặt ra các mốc thời gian cụ thể để thực hiện dự án. Đâu là hạn chót, đâu là lúc cần phác thảo công việc, thời gian phê duyệt công việc là khi nào…. để kiểm soát thời gian, tiến độ.

Tham khảo: App quản lý dự án là gì? Top 11 app quản lý dự án tốt nhất 2024

Phương pháp lập kế hoạch dự án CLEAR

Với cách tiếp cận mới hơn của phương pháp CLEAR, việc tạo ra các mục tiêu cần liên quan đến môi trường kinh doanh có nhịp độ ngày càng tăng nhanh như hiện nay. 

CLEAR gồm 5 ký tự là viết tắt của Collaborative – Hợp tác, Limited – Giới hạn, Emotional – Cảm xúc, Appreciable – Có thể đánh giá được và Refinable – Dễ điều chỉnh.

• Collaborative – Mục tiêu người quản lý tạo ra cần có tính kết nối, hợp tác,  cho nhân viên cùng nhau làm việc để đạt hiệu quả teamwork cao nhất. 
• Limited – Mục tiêu cần được giới hạn rõ ràng  về phạm vi, nguồn lực thời gian thực hiện.
• Emotional – Cảm xúc, cảm hứng trong công việc luôn là một phần quan trọng tạo nên thành công cho dự án. Nhà quản lý cần cố gắng truyền cho các thành viên của mình nguồn cảm hứng để họ không ngừng cống hiến, nỗ lực, hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao trong dự án. 
• Appreciable – Mục tiêu của dự án cần  được đánh giá là khả thi và nên chia các mục tiêu con, giúp các bên dễ dàng thực hiện và chinh phục. 
• Refinable – Kế hoạch của dự án nên có sự tinh chỉnh, linh hoạt khi cần thiết.

Giai đoạn 3: Triển khai dự án

Khi dự án đã nhận được sự chấp thuận từ phía doanh nghiệp, tất cả các kế hoạch đã được phê duyệt, dự án chính thức được triển khai. Giai đoạn này thường được bắt đầu bằng một cuộc họp kick-off (khởi động). 

Cuộc họp này nhằm mục đích nhóm của bạn giới thiệu về doanh nghiệp, đội nhóm mình, đồng thời trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ của khách hàng cũng như khả năng thành công của dự án khi kết thúc. 

Ngoài cuộc họp Kick-off, một số nhiệm vụ khác sẽ được thực hiện trong giai đoạn bắt đầu đi vào thực thi, gồm: 

• Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự
• Chỉ định nguồn lực cho dự án
• Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
• Thiết lập hệ thống theo dõi
• Giao nhiệm vụ
• Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
• Nếu có nhu cầu, hãy cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án

Giai đoạn 4: Theo dõi và đánh giá

Giai đoạn theo dõi và đánh giá dễ có sự trùng lặp về thời gian diễn ra so với giai đoạn triển khai, bởi việc giám sát và kiểm soát các công đoạn của dự án được thực hiện liên tục, song song với tất cả các khâu của dự án.

Dự án có thành công hay không, ngoài năng lực, tinh thần trách nhiệm của nhân viên, thì yếu tố quyết định nằm ở vai trò của người quản lý trong việc sâu sát, theo dõi, kiểm soát, đánh giá hiệu quả vận hành của dự án.  

Giám sát và kiểm soát dự án nhằm đảm bảo rằng dự án đang tiến triển đúng hướng với kế hoạch ban đầu đặt ra. Các nhà quản lý dự án có thể sử dụng các công cụ trực quan, mô hình quản lý dự án để kiểm soát tiến độ, như như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản trị dự án linh hoạt Agile, Scrum, phầm mềm quản lý dự án… để có thể hoàn thành công việc của mình dễ dàng và hiệu quả.

Thời đại số 4.0 còn mang đến những công cụ đắc lực hơn thế nữa cho các nhà quản lý dự án. Không chỉ là theo dõi, kiểm tra, đánh giá, người quản lý dự án đôi khi “ba đầu sáu tay” tham gia trực tiếp vào mọi công việc từ bước lập kế hoạch đến khi đóng dự án. Phần mềm quản lý dự án chính là “cứu tinh” giúp người quản lý trong việc lập kế hoạch – giao việc – cộng tác – theo dõi – đánh giá tiến độ dự án và năng suất nhân viên. 

Quản lý tiến độ và công việc dự án toàn diện với MISA AMIS Công Việc – Giải pháp được nhiều khách hàng đánh giá cao nhất

MISA AMIS Công việc là giải pháp quản lý tiến độ, phân bổ danh sách công việc quan trọng trong dự án phù hợp với nhiều lĩnh vực, ngành nghề:

• Bình luận, tag tên người liên quan, trao đổi về công việc dễ dàng trên giao diện đồng nhất.
• Liên thông dữ liệu với các nền tảng khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS.
• Phân chia phòng ban, dự án vô cùng rõ ràng, chi tiết.
• Sắp xếp công việc khoa học theo mô hình Eisenhower.
• Tự động cập nhật tiến độ dự án, tính toán tiến độ công việc cha từ công việc con.
• Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào. 
• Cung cấp thông tin dưới dạng cả tổng quan lẫn chi tiết cho nhà lãnh đạo.
• Đối với nhân viên: nhận việc tức thời, đầy đủ từ cấp trên, tránh sót việc. Họ còn có thể tự tạo và quản lý công việc cá nhân dưới dạng To-do-list, Calendar. Đây là điểm cộng lớn và được nhân viên công ty đánh giá cao, bởi họ nhận được giá trị sử dụng mang tính cá nhân ngoài công việc.
• Những người liên quan, các phòng ban, bộ phận khác cũng có thể tham gia dự án chung nếu được thêm vào bởi người quản lý dự án. Giao diện phần mềm thể hiện rõ mối liên quan của những nhân sự này đến dự án như thế nào, tất cả các bên đều có thể dễ dàng nắm bắt, theo dõi. 

Mời bạn lắng nghe chia sẻ của các khách hàng đã sử dụng phần mềm quản lý dự án MISA AMIS:

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Giai đoạn 5: Đóng dự án

Dự án đã đi đến giai đoạn cuối cùng, nhưng trước khi nhóm bạn có thể ăn mừng cho sự thành công, hoặc rút kinh nghiệm cho những thất bại, vẫn còn một số nhiệm vụ người quản lý dự án cần hoàn thành. Nếu giai đoạn lập kế hoạch được thực hiện tốt và khoa học, tại bước đóng dự án sẽ gặp nhiều thuận lợi. Một số nhiệm vụ cần người quản lý cần cùng với đội nhóm của mình tiến hành ở giai đoạn đóng dự án gồm: 

• Đánh giá hiệu quả dự án: đánh giá tổng quan và đánh giá chi tiết hiệu quả từng công việc, hạng mục của dự án.
• Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tinh thần, năng lực, chuyên môn của từng thành viên đáp ứng được yêu cầu của dự án hay không, những nhân sự này cần điều chỉnh như thế nào ở các dự án tiếp theo.
• Phân tích dự án: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án để có thể tránh tái diễn ở những dự án kế tiếp.
• Quyết toán: tất toán ngân sách dự án.

Sau khi hoàn thành các công việc dự án và được khách hàng, đối tác chấp nhận kết quả, nhóm dự án cần đánh giá toàn bộ dự án để học tập và phát huy những điểm thành tựu cũng như rút kinh nghiệm từ những sai sót. Điều này có ý nghĩa rất lớn cho sự phát triển của các cá nhân và các dự án trong tương lai.

3. Nguyên tắc quản lý dự án

Quản lý dự án trong thời đại công nghệ số đang đối mặt với nhiều thách thức mới. Các dự án ngày càng trở nên phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp và thích ứng linh hoạt hơn. Đây là lúc những nguyên tắc quản lý dự án Agile trở nên quan trọng.

Trước hết, người quản lý phải xác định rõ ràng mục tiêu và phạm vi dự án. Bằng cách này, chúng ta có thể liên tục đánh giá và điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Tiếp theo, lập kế hoạch và lịch trình chi tiết là cần thiết, nhưng với một cách tiếp cận linh hoạt: “Hãy đáp ứng sự thay đổi hơn là tuân theo kế hoạch.” Việc chia dự án thành các giai đoạn nhỏ và liên tục đánh giá tiến độ sẽ giúp chúng ta dễ dàng điều chỉnh và đưa ra các quyết định kịp thời.

Việc quản lý rủi ro và phát hiện vấn đề sớm cũng là một trong những nguyên tắc cốt lõi của Agile. Người quản lý sẽ nhanh chóng phát hiện và giải quyết các vấn đề ngay khi chúng phát sinh. Cuối cùng, việc liên tục cải thiện và học hỏi từ các dự án trước là rất quan trọng. Dựa vào nền tảng này, doanh nghiệp không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý dự án trong tương lai.

Bằng cách áp dụng các nguyên tắc quản lý dự án Agile, các tổ chức có thể tăng cường tính linh hoạt, phản ứng nhanh với sự thay đổi và đạt được kết quả vượt trội.

Tham khảo: Những rủi ro thường gặp trong quản lý dự án và giải pháp tối ưu cho nhà quản lý

4. Những yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án

Sự thành công của một dự án không chỉ phụ thuộc vào việc hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra mà còn cần đảm bảo sự hài lòng từ phía khách hàng và tuân thủ các yêu cầu về thời gian và ngân sách. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng đóng góp vào thành công của một dự án:

1. Mục tiêu dự án rõ ràng: Dự án cần xác định rõ ràng mục tiêu cuối cùng mà nó hướng tới. Một kế hoạch chi tiết và các bước hành động cụ thể sẽ giúp đạt được mục tiêu này.
2. Quản lý ngân sách hiệu quả: Việc quản lý chặt chẽ ngân sách là thiết yếu để đảm bảo không vượt quá chi phí dự kiến, từ đó giảm thiểu rủi ro tài chính cho dự án.
3. Giám sát tiến độ công việc: Việc theo dõi sát sao tiến độ công việc giúp phát hiện và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh, đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
4. Sự chấp thuận từ khách hàng: Dự án cần nhận được sự đồng ý từ phía khách hàng, điều này không chỉ phản ánh sự hài lòng với kết quả cuối cùng mà còn tăng cường mối quan hệ đối tác lâu dài.

Nghiên cứu từ các tổ chức như Project Management Institute (PMI) đã xác nhận rằng các yếu tố này cùng với các kỹ năng mềm như giao tiếp hiệu quả và quản lý xung đột là chìa khóa cho thành công của một dự án​

Tạm kết

Mỗi lĩnh vực, ngành nghề có những đặc thù riêng trong quy trình quản lý dự án, tuy nhiên đây là 5 giai đoạn cơ bản mà một dự án cần thực hiện và tuân thủ theo đúng trình tự, để đảm bảo đạt hiệu quả tốt nhất và đúng tiến độ. MISA AMIS chúc các nhà quản lý dự án áp dụng thành công!