Hướng dẫn hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau

Thực tế hoạt động thương mại mua bán hàng hóa của doanh nghiệp có thể xảy ra tình huống hóa đơn của hàng hóa về trước nhưng hàng hóa về sau, đặc biệt là ở các doanh nghiệp thường xuyên có hoạt động mua bán, nhập khẩu hàng hóa. Nhiều kế toán bối rối xử lý hạch toán trong trường hợp này. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp kế toán nắm vững cách xử lý hạch toán hóa đơn về trước nhưng hàng về sau.

1. Chứng từ hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau

Khi hóa đơn về trước hàng hóa, doanh nghiệp cần phải căn cứ vào các chứng từ sau để xác định đúng thời điểm và hạch toán chính xác:

• Hợp đồng mua bán: Đây là chứng từ quan trọng, trong đó cần ghi rõ các điều khoản như thời điểm giao hàng và thời điểm phát hành hóa đơn. Hợp đồng cũng quy định rõ trách nhiệm của bên bán và bên mua đối với việc giao nhận hàng hóa.
• Phiếu xuất kho và phiếu vận chuyển: Các chứng từ này sẽ xác nhận thời điểm giao hàng và khi hàng hóa thực sự được chuyển giao từ bên bán sang bên mua. Phiếu xuất kho sẽ giúp doanh nghiệp biết được rằng hàng hóa đã được chuyển từ kho của nhà cung cấp.
• Phiếu nhập kho: Đây là chứng từ quan trọng để xác nhận thời điểm hàng hóa đã thực sự vào kho của doanh nghiệp. Phiếu nhập kho sẽ được lập sau khi hàng hóa đã được giao và kiểm kê.
• Chứng từ chuyển tiền: Nếu có thanh toán trước khi hàng hóa về, chứng từ chuyển tiền hoặc biên lai thanh toán sẽ được ghi nhận.

2. Hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau

Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp thường gặp phải tình huống có hóa đơn từ nhà cung cấp nhưng hàng hóa vẫn chưa về và chưa nhập kho. Trong trường hợp này, việc hạch toán hóa đơn về trước hàng về sau cần phải thực hiện theo các bước sau để đảm bảo chính xác và phù hợp với quy định

Để đơn giản và dễ hiểu, Kế toán có thể xem xét sơ đồ được MISA AMIS tổng hợp về hướng dẫn hạch toán hóa đơn về trước, hàng về sau trong sơ đồ sau đây:

2.1. Hạch toán khi nhận hóa đơn mua hàng nhưng hàng chưa về nhập kho

Cuối kỳ kế toán, khi nhận được hóa đơn mua hàng mà hàng hóa chưa về nhập kho, doanh nghiệp cần làm như sau:

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán ghi nhận như sau:

* Đối với DN kê khai theo phương pháp khấu trừ

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường (giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331, 111, 112,…

* Đối với DN kê khai theo phương pháp trực tiếp

Nợ TK 151- Tổng giá thanh toán

Có TK 331,111,112…

2.2. Hạch toán khi hàng hóa về nhập kho

Khi hàng hóa về nhập kho trong kỳ sau, kế toán cần thực hiện các bút toán như sau (căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho):

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hóa

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

2.3. Hạch toán hàng hóa mua về không nhập kho và giao thẳng cho khách hàng

Trường hợp sang tháng sau hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế tại phương tiện, tại kho người bán, tại bến cảng, bến bãi, hoặc gửi thẳng cho khách hàng, gửi bán đại lý, ký gửi, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán hoặc Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

2.4. Hạch toán hàng hóa nhập kho bị hao hụt

Trường hợp hàng mua về sau bị hao hụt, mất mát kế toán cần căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho bị mất mát, hao hụt, ghi:

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.

3. Ví dụ hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau

Kế toán có thể xem xét các ví dụ sau để hiểu rõ hơn về hạch toán hóa đơn về trước, hàng về sau:

Ví dụ 1:

Ngày 01/12/2022: Công ty ABC có địa điểm tại Thành phố Hồ Chí Minh ký hợp đồng mua lô hàng máy cắt kim loại làm hàng hóa với Công ty XYZ có địa điểm tại Hà Nội. Theo hợp đồng kinh tế ký giữa 2 bên thì hàng hóa sẽ được ABC nhận tại kho của XYZ vào ngày 28/12/2022.

Theo đúng hợp đồng, ngày 28/12/2022, ABC nhận đủ lô hàng nêu trên tại kho của XYZ tại Hà Nội với trị giá chưa thuế GTGT là: 1.080.000.000 đồng, thuế GTGT là: 86.400.000 đồng. Thời hạn thanh toán của lô hàng này là vào ngày 07/01/2023 do vậy tại thời điểm nhận hàng ABC cũng chưa thanh toán cho XYZ.

• Hóa đơn điện tử của lô hàng đã được kế toán của XYZ gửi cho ABC đúng ngày 28/12/2022 theo hợp đồng qua thư điện tử.
• Thời gian vận chuyển của lô hàng từ Hà Nội về Thành phố Hồ Chí Minh cần 4 ngày, do vậy đến ngày 01/01/2023, ABC mới có thể kiểm đếm và nhập kho toàn bộ hàng tại kho của ABC ở Thành phố Hồ Chí Minh.
• Ngoài ra: Công ty ABC hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Hướng dẫn hạch toán:

Với lô hàng máy cắt kim loại đang trên đường vận chuyển về kho của ABC thì kế toán xử lý như sau:

Bước 1: Ngày 28/12/2022, khi nhận được hóa đơn từ XYZ, kế toán của ABC đối chiếu với hợp đồng đang ký và lưu hóa đơn vào tập hồ sơ: Hàng mua đang đi đường.

• Lưu ý: Bước này kế toán chưa ghi sổ mà chỉ lưu hóa đơn vào hồ sơ.

Bước 2: Cuối tháng, tại ngày 31/12/2022 hàng vẫn chưa về đến kho của ABC thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng mà XYZ đã gửi cho ABC và đối chiếu với hợp đồng kinh tế giữa 2 bên, kế toán hạch toán:

Nợ TK 151 : 1.080.000.000 đồng

Nợ TK 133 : 86.400.000 đồng

Có TK 331: 1.166.400.000 đồng (Chi tiết: Phải trả cho Công ty XYZ)

Bước 3: Sang ngày 01/01/2023: Hàng về nhập kho và kiểm đếm xong, kế toán căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán hạch toán:

Nợ TK 156: : 1.080.000.000 đồng

Có TK 151: 1.080.000.000 đồng

Ví dụ 2:

Cũng theo ví dụ 1 nêu trên, nhưng ngày 01/01/2023, ABC không nhập kho lô hàng máy cắt kim loại, mà chuyển bán thẳng toàn bộ lô hàng cho Công ty HGF theo hợp đồng kinh tế đã ký trước đó với giá bán chưa thuế GTGT: 1.500.000.000 đồng, thuế GTGT: 150.000.000 đồng. HGF chưa thanh toán. Lô hàng đã được bàn giao đầy đủ và chính xác cho HGF vào ngày 01/01/2023 và đủ điều kiện ghi nhận doanh thu của ABC.

Hướng dẫn hạch toán:

Với trường hợp hàng đang đi đường, tuy nhiên không về nhập kho mà giao bán thẳng cho khách hàng, đúng theo hướng dẫn của chế độ kế toán, kế toán của ABC thực hiện hạch toán như sau:

Bước 1:  Ngày 28/12/2022: Kế toán vẫn thực hiện như ví dụ 1 là lưu hồ sơ vào tập hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”.

Bước 2:  Cuối tháng (ngày 31/12/2022), kế toán vẫn hạch toán giống như bước 2 của như ví dụ 1 như sau:

Nợ TK 151 : 1.080.000.000 đồng

Nợ TK 133 : 86.400.000 đồng

Có TK 331: 1.166.400.000 đồng

Bước 3: Hạch toán doanh thu và giá vốn của lô hàng máy cắt kim loại nêu trên:

• Hạch toán giá vốn:

Nợ TK 632: 1.080.000.000 đồng

Có TK 151: 1.080.000.000 đồng

• Hạch toán doanh thu:

Nợ TK 131: 1.650.000.000 đồng (Chi tiết: Phải thu của Công ty HGF)

Có TK 511: 1.500.000.000 đồng

Có TK 3331: 150.000.000 đồng

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm chi tiết nhất

4. Hướng dẫn hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau trên phần mềm kế toán online MISA AMIS

Việc hạch toán hóa đơn về trước, hàng về sau được thực hiện hết sức đơn giản trên phần mềm kế toán online MISA AMIS như sau:

Bước 1: Cuối tháng, do hàng chưa về kho kế toán ghi nhận như sau:

• Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng.
• Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập là Mua hàng trong nước nhập kho (vì hàng đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nên vẫn phải được theo dõi tồn kho).
• Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay.

Lưu ý: Với phương thức Chưa thanh toán, có thể thiết lập Điều khoản thanh toán và theo dõi tình hình thanh toán công nợ với Nhà cung cấp theo điều khoản thanh toán.

• Chọn Nhận kèm hóa đơn.

• Khai báo thông tin cho chứng từ mua hàng (trong trường hợp này là hàng mua đang đi đường), sau đó nhấn Cất.
• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu chứng từ cần in.

Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, hệ thống sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.

Lưu ý:

• Khi hạch toán trên tab Hàng tiền chọn kho là Kho hàng mua đang đi đường và TK kho là 151.
• Sau khi chứng từ hàng mua đang đi được được lập, chương trình sẽ sẽ tự động sinh phiếu nhập kho hàng mua đang đi đường trên tab Nhập, xuất kho của phân hệ Kho và nếu Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, chương trình sẽ tự động sinh phiếu nhập kho hàng mua đang đi đường trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho thực hiện ghi sổ phiếu nhập vào sổ kho.

Bước 2: Sang tháng (hoặc đến khi hàng về kho), kế toán ghi nhận như sau:

• Trên phân hệ Kho\tab Chuyển kho, chọn chức năng Thêm.
• Tích chọn Xuất chuyển kho nội bộ.
• Thực hiện chuyển vật tư, hàng hoá từ kho hàng mua đang đi đường sang kho tương ứng
• Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.

Lưu ý: Trường hợp Thủ kho có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chuyển kho được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra chứng từ chuyển kho trên tab Đề nghị nhập, xuất kho của Thủ kho. Thủ kho sẽ thực hiện ghi sổ chứng từ chuyển kho vào sổ kho.

Kết luận

Hiện nay, sử dụng hoá đơn chuyển đổi theo Thông tư 78 là nhiệm vụ của các doanh nghiệp để đáp ứng lộ trình sử dụng hoá đơn điện tử như đã ban hành của Tổng cục Thuế. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng:

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép phát hành hoá đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS!

Dùng ngay miễn phí