Hạch toán và phân bổ chi phí vận chuyển từng trường hợp

Đa phần các loại hình doanh nghiệp đều phát sinh chi phí vận chuyển. Ví dụ đối với doanh nghiệp thương mại, chi phí vận chuyển gắn liền với hoạt động mua hàng. Vậy chi phí vận chuyển hạch toán vào tài khoản nào và kế toán viên phân bổ chi phí vận chuyển như thế nào?

1. Hạch toán chi phí vận chuyển

Theo chuẩn mực kế toán 02 về hàng tồn kho, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.

Trong đó chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng thuộc nhóm chi phí mua, được tính vào giá gốc hàng tồn kho.

Theo chuẩn mực kế toán 03: Chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu là nhóm chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng và được tính vào nguyên giá tài sản cố định.

Như vậy, chi phí vận chuyển được hạch toán vào tài khoản hàng tồn kho hoặc tài sản cố định tương ứng.

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa sẽ phát sinh chi phí vận chuyển, kế toán viên tiến hành ghi nhận các khoản chi phí này vào giá trị hàng nhập kho, bút toán ghi nhận:

Nợ TK 156, 152, 155, 211: số tiền vận chuyển được ghi nhận vào giá gốc hàng tồn kho hoặc nguyên giá TSCĐ

Nợ TK 133: số thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111,112,131

Tuy nhiên, công tác hạch toán chi phí vận chuyển trong thực tế sẽ phức tạp hơn, do có có nhiều trường hợp doanh nghiệp mua nhiều mặt hàng hoặc nhiều loại tài sản trong cùng 1 lần vận chuyển. Lúc này, kế toán phải tiến hành phân bổ chi phí vận chuyển cho từng loại mặt hàng, chi tiết được trình bày bên dưới.

2. Hướng dẫn phân bổ chi phí vận chuyển

Trường hợp doanh nghiệp mua từ 02 mặt hàng trở lên thì chi phí vận chuyển nói riêng và chi phí mua hàng nói chung cần được phân bổ cho từng loại mặt hàng trước rồi mới tiếng hành hạch toán chi phí vận chuyển riêng cho từng mặt hàng vào giá trị nhập kho hay nguyên giá của chúng.

Hiện nay, kế toán viên có thể lựa chọn một trong hai cách thức phân bổ chi phí vận chuyển, bao gồm:

• Phân bổ theo tiêu thức giá mua
• Phân bổ theo số lượng hàng hóa mua

2.1. Phân bổ chi phí vận chuyển theo tiêu thức giá mua

Nếu doanh nghiệp lựa chọn phân bổ chi phí vận chuyển theo tiêu thức giá mua hàng hóa thì thực hiện phân bổ theo công thức:

Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho	=	Chi phí mua từng mặt hàng	x	Chi phí vận chuyển chung
		Tổng giá trị hàng mua

Phân bổ chi phí theo cách thức này có ưu điểm là tính chính xác cao hơn, do đó những lô hàng có chênh lệch giá trị lớn thì nên sử dụng phương pháp này. Tuy nhiên, vì tính toán phân bổ theo tiêu thức giá mua tương đối phức tạp nên trong trường hợp số lượng nhập lớn thì sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn.

Ví dụ:

Công ty A mua 3 mặt hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, chi tiết như sau:

Mặt hàng	ĐVT	Số lượng	Đơn giá  (chưa bao gồm VAT)	Tổng giá trị (chưa bao gồm VAT)
Sản phẩm A	SP	10	2.000.000	20.000.000
Sản phẩm B	SP	15	2.500.000	25.000.000
Sản phẩm C	SP	20	2.750.000	27.500.000

Chi phí vận chuyển cho lô hàng là 2.000.000 chưa bao gồm VAT để đưa được các hàng hóa về đến kho của công ty.

Kế toán viên tiến hành phân bổ chi phí vận chuyển cho từng mặt hàng như sau:

Chi phí vận chuyển SP A	=	20.000.000	x	2.000.000	=	551.724, 183
		72.500.000

Chi phí vận chuyển SP B	=	25.000.000	x	2.000.000	=	689.655,172
		72.500.000

Chi phí vận chuyển SP C: = 2.000.000 – 551.724,183 – 689.655,172 = 758.620,645

Như vậy, kế toán viên hạch toán giá trị nhập kho của từng mặt hàng bao gồm cả chi phí vận chuyển đã phân bổ như sau:

Nợ TK 156 SP A: 20.551.724,183

Nợ TK 156 SP B: 25.689.655,172

Nợ TK 156 SP C: 28.258.620,645

Nợ TK 133 7.450.000

Có TK 112 81.950.000

>> Có thể bạn quan tâm: 3 nội dung quan trọng kế toán tài sản cố định cần quan tâm

2.2. Phân bổ chi phí vận chuyển theo số lượng hàng hóa mua

Nếu lựa chọn phân bổ chi phí vận chuyển theo số lượng hàng hóa mua, kế toán viên tính toán như sau:

Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho	=	Số lượng từng mặt hàng	x	Chi phí vận chuyển chung
		Tổng số lượng hàng mua

Đây là phương pháp phân bổ chi phí vận chuyển được nhiều kế toán viên lựa chọn hơn vì tính toán dễ dàng hơn. Tuy nhiên, kết quả của phân bổ chi phí theo số lượng từng mặt hàng mang tính chất tương đối vì còn phụ thuộc vào số lượng hàng hóa mà công ty đã nhập về kho.

Ví dụ:

Công ty B mua 3 mặt hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, chi tiết như sau: (ĐVT: VND)

Mặt hàng	ĐVT	Số lượng	Đơn giá  (chưa bao gồm VAT)	Tổng giá trị (chưa bao gồm VAT)
Sản phẩm X	Kg	100	400.000	40.000.000
Sản phẩm Y	Kg	150	550.000	82.500.000
Sản phẩm Z	Kg	250	575.000	143.750.000

Chi phí vận chuyển cho lô hàng là 6.000.000 chưa bao gồm VAT để đưa được các hàng hóa về đến kho của công ty

Chi phí vận chuyển SP X	=	100	x	6.000.000	=	1.200.000
		500

Chi phí vận chuyển SP Y	=	150	x	6.000.000	=	1.800.000
		500

Chi phí vận chuyển SP Z = 6.000.000 – 3.000.000 = 3.000.000

Như vậy, kế toán viên hạch toán giá trị nhập kho của từng mặt hàng bao gồm cả chi phí vận chuyển đã phân bổ như sau:

Nợ TK 156 SP A: 41.200.000

Nợ TK 156 SP B: 84.300.000

Nợ TK 156 SP C: 146.750.000

Nợ TK 133: 26.625.000

Có TK 112: 298.875.000

Lưu ý:

Ngoài ra, có một trường hợp đặc biệt phức tạp hơn, đó là khi các hàng hóa, TSCĐ, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu…đầu vào dùng để SXKD sản phẩm chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT – cùng chịu 1 chi phí vận chuyển.

Lúc này, ngoài việc phân bổ chi phí vận chuyển như trên, kế toán còn phải tiến hành phân bổ thuế GTGT đầu vào của chi phí vận chuyển này. Phần thuế GTGT đầu vào của chi phí vận chuyển ứng với hàng hóa, NVL…dùng cho sản phẩm không chịu thuế GTGT thì sẽ được hạch toán vào tài khoản hàng tồn kho/TSCĐ tương ứng.

Kế toán thường xuyên gặp phải trường hợp cần phân bổ chi phí vận chuyển cũng như các chi phí mua hàng khác, đặc biệt dễ sai sót nếu chi phí vận chuyển chung cho nhiều loại hàng hóa, tài sản khác nhau. Tuy nhiên hiện nay, một số phần mềm kế toán thông minh như phần mềm kế toán online MISA AMIS, MISA SME…có thể tự động phân bổ chi phí mua hàng, tiết kiệm hoàn toàn công tác tính toán thủ công cho kế toán. Đăng ký trải nghiệm ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS đầy đủ tính năng 15 ngày miễn phí ngay hôm nay: