Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – tài khoản 621

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một trong những khoản mục chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp, nhất là đối với các ngành sản xuất công nghiệp, xây dựng cơ bản… Trong khuôn khổ bài viết này, MISA AMIS giới thiệu tới độc giả nội dung kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC dưới góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị.

1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là gì?

1.1 Khái niệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Direct Materials Cost) là toàn bộ chi phí về nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp để sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp.

(Theo khoản 1, điều 84, TT 200/2014/TT-BTC)

1.2 Phân loại chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:

– Chi phí nguyên vật liệu chính:

Bao gồm những nguyên liệu, vật liệu, nửa thành phẩm mua ngoài, vật liệu kết cấu… mà khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Các chi phí nguyên vật liệu chính thường được xây dựng định mức chi phí và cũng tiến hành quản lý theo định mức.

Khi tính chi phí nguyên vật liệu chính vào chi phí sản xuất trong kỳ (tháng, quý, năm) cần chú ý là chỉ được tính trị giá của nguyên vật liệu chính thực tế sử dụng vào sản xuất. Vì vậy, nếu trong kỳ sản xuất, có những nguyên vật liệu chính đã xuất dùng cho các tổ, đội sản xuất (theo các chứng từ xuất vật liệu) nhưng chưa sử dụng hết vào sản xuất thì phải được loại trừ ra khỏi chi phí sản xuất trong kỳ bằng các bút toán điều chỉnh thích hợp.

– Chi phí vật liệu phụ (vật liệu khác):

Chi phí vật liệu phụ bao gồm những thứ vật liệu mà khi tham gia vào sản xuất nó kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bề ngoài của sản phẩm, góp phần tăng thêm chất lượng, thẩm mỹ của sản phẩm, kích thích thị hiếu sử dụng sản phẩm hoặc đảm bảo cho hoạt động sản xuất tiến hành thuận lợi, hoặc phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật công nghệ hoặc phục vụ cho việc đánh giá bảo quản sản phẩm.

– Chi phí nhiên liệu:

Nhiên liệu là những loại vật liệu dùng để cung cấp năng lượng cho quá trình sản xuất các sản phẩm. Chi phí nhiên liệu ít phổ biến hơn so với chi phí nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ, thường chỉ phát sinh ở những doanh nghiệp sản xuất đặc thù. Ví dụ với các doanh nghiệp xây lắp, thi công công trình cầu đường giao thông, chi phí nhiên liệu có thể là than, củi để nấu nhựa rải đường…

>>> Đọc thêm: 5 cách tính giá thành sản phẩm chi tiết, đầy đủ – có bài tập ví dụ

1.3 Phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tập hợp cho các đối tượng chịu chi phí theo một trong hai phương pháp sau:

Phân bổ chi phí là nghiệp vụ tương đối khó, nhất là trong trường hợp phân bổ cho nhiều đối tượng. Tuy nhiên hiện nay, một số phần mềm kế toán thông minh như phần mềm AMIS kế toán online, MISA SME…có thể tự động phân bổ chi phí, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm hoàn toàn công tác tính toán thủ công cho kế toán. Hãy tham khảo đăng ký sử dụng miễn phí 15 ngày phần mềm MISA AMIS tại đây

Dùng ngay miễn phí

2. Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

2.1. Nguyên tắc hạch toán tài khoản 621

a) Tài khoản 621 dùng để phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ của các ngành công nghiệp, xây lắp, nông, lâm, ngư nghiệp, giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, kinh doanh khách sạn, du lịch, dịch vụ khác.

b) Chỉ hạch toán vào tài khoản 621 những chi phí nguyên liệu, vật liệu được sử dụng trực tiếp để sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ trong kỳ sản xuất, kinh doanh.

c) Phương pháp ghi chép, tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: tập hợp trực tiếp theo đối tượng sử dụng hoặc tập hợp chung cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm.

d) Cuối kỳ kế toán, thực hiện kết chuyển  hoặc tiến hành tính phân bổ và kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu vào tài khoản 154 phục vụ cho việc tính giá thành thực tế của sản phẩm, dịch vụ trong kỳ kế toán.

>>> Xem thêm: Đánh giá chi phí dở dang cuối kỳ với doanh nghiệp sản xuất nhiều giai đoạn (phân bước)

đ) Khi mua nguyên liệu, vật liệu, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì trị giá nguyên liệu, vật liệu sẽ không bao gồm thuế GTGT. Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì trị giá nguyên liệu, vật liệu bao gồm cả thuế GTGT.

e) Phần chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường kết chuyển ngay vào TK 632 “Giá vốn hàng bán”.

(Theo điều 81, Thông tư 200/2014/TT-BTC)

>>> Xem thêm: Cách phân bổ chi phí vận chuyển

2.2. Nội dung và kết cấu TK 621 

Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp có nội dung và kết cấu như sau:

Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

– Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ trong kỳ hạch toán.

– Kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu thực tế sử dụng cho sản xuất, kinh doanh trong kỳ vào TK 154 “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” hoặc TK 631 “Giá thành sản xuất” và chi tiết cho các đối tượng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. – Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường vào TK 632 – Giá vốn hàng bán. – Trị giá nguyên liệu, vật liệu trực tiếp sử dụng không hết được nhập lại kho.

Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp không có số dư cuối kỳ.

3. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

a) Khi xuất nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ trong kỳ, ghi:

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

Ví dụ 1: Công ty TNHH may mặc ABC hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong kỳ phát sinh nghiệp vụ: Xuất kho 1.000m vải thô trắng để sản xuất sản phẩm sơ mi SM91, đơn giá xuất kho 60.000đ/m. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán định khoản:

Nợ TK 621 (SM91): 60.000.000đ

Có TK 152 (vải thô trắng): 60.000.000đ

b) Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có các TK 331, 141, 111, 112, …

Ví dụ 2: Công ty TNHH may mặc ABC hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong kỳ phát sinh nghiệp vụ: Mua 1.000m vải thô trắng của công ty XYZ theo đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 60.000đ/m, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng (đã nhận Giấy báo Nợ). Lô vật liệu này được chuyển thẳng xuống phân xưởng sản xuất sơ mi SM91. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán định khoản:

Nợ TK 621 (SM91): 60.000.000đ

Nợ TK 133: 6.000.000đ

Có TK 112: 66.000.000đ

c) Trường hợp số nguyên liệu, vật liệu xuất ra không sử dụng hết vào hoạt động sản xuất sản phẩm, hoặc thực hiện dịch vụ cuối kỳ nhập lại kho, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

Ví dụ 3: (Tiếp theo ví dụ 2) Cuối kỳ, tại phân xưởng sản xuất sơ mi SM91 của công ty TNHH may mặc ABC kiểm kê xác định thừa 50m vải thô trắng không sử dụng hết, tiến hành nhập lại kho, căn cứ vào biên bản kiểm kê và phiếu nhập kho, kế toán định khoản:

Nợ TK 152 (vải thô trắng): 3.000.000đ

Có TK 621 (SM91): 3.000.000đ

d) Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường hoặc hao hụt được tính ngay vào giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

g) Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào Bảng phân bổ vật liệu tính cho từng đối tượng sử dụng nguyên liệu, vật liệu (phân xưởng sản xuất sản phẩm, loại sản phẩm, công trình, hạng mục công trình của hoạt động xây lắp, loại dịch vụ, …) theo phương pháp trực tiếp hoặc phân bổ, ghi:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần vượt trên mức bình thường)

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.

Ví dụ 4: (tiếp theo ví dụ 2 và 3) Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh để tính giá thành sản phẩm sơ mi SM91, biết toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh được tính vào giá thành sản phẩm.

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế trong kỳ = Giá trị NVL trực tiếp đưa vào sử dụng – giá trị NVL trực tiếp còn lại cuối kỳ = 60.000.000 – 3.000.000 = 57.000.000 (đ)

Kế toán định khoản:

Nợ TK 154 (SM91): 57.000.000đ

Có TK 621 (SM91): 57.000.000đ

4. Chứng từ kế toán sử dụng

– Hoá đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng;

– Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;

– Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi;

– Hoá đơn mua bán…

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của đơn vị mà sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn.

5. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dưới góc độ kế toán quản trị

Để đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí, phục vụ cho công tác kế toán quản trị, các doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hay dự toán nguyên vật liệu trực tiếp và quản lý theo định mức.

Để dự toán chi phí nguyên vật liệu định mức, MISA AMIS đề xuất doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:

* Phương pháp kỹ thuật: phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu khối lượng, tỷ trọng nguyên vật liệu cấu thành trong sản phẩm và thời gian thao tác công việc của công nhân viên trong các khâu tạo ra sản phẩm nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp.

* Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: Xem lại giá thành đạt được ở những kỳ trước như thế nào để làm căn cứ đưa ra mức tiêu hao cho kỳ hiện tại, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã phù hợp hay chưa, nếu không hợp lý, hợp lệ thì sửa đổi hoặc hoặc xây dựng lại.

* Phương pháp điều chỉnh: Điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.

Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần chú trọng các yếu tố sau:

Về mặt lượng nguyên vật liệu: Lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường.

Để sản xuất 1 sản phẩm thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu là:

–  Nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm;

–  Hao hụt cho phép;

– Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng…

Về mặt giá nguyên vật liệu: Phản ánh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là:

– Giá mua (trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán);

– Chi phí thu mua nguyên vật liệu…

Như vậy ta có:

Định mức về chi phí NVL = Định mức về lượng * định mức về giá

Hàng kỳ, kế toán quản trị tiến hành phân tích biến động chi phí, so sánh giữa chi phí thực tế với chi phí định mức, tìm ra nguyên nhân của sự chênh lệch, phân tích sự biến động đó có lợi hay bất lợi cho doanh nghiệp. Khi so sánh sự biến động về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, cần so sánh trên cả 2 phương diện: biến động về giá và biến động về lượng.

Biến động chi phí nguyên liệu trực tiếp được xác định bằng các công thức sau:

Biến động tổng quát: chi phí NVL trực tiếp thực tế – chi phí NVL trực tiếp định mức.

Biến động về giá: ∆g = (Gtt – Gđm) × SLtt

Biến động về lượng: ∆sl= (SLtt – SLđm) × Gđm

Trong đó: 

Gtt: Đơn giá NVL thực tế

Gđm: Đơn giá nguyên vật liệu định mức

SLtt: Số lượng NVL thực tế

SLđm: Số lượng NVL định mức/tiêu chuẩn

Trong trường hợp chi phí thực tế cao hơn chi phí định mức, cần tìm ra nguyên nhân dẫn đến vượt định mức (ví dụ: do máy móc hoạt động không tốt, trình độ công nhân không lành nghề…) và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời.

6. Một số biện pháp nhằm tăng cường hiệu quả quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong doanh nghiệp

Do chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể quản lý tốt và kiểm soát chặt chẽ khoản mục chi phí này nhằm nâng cao trách nhiệm của người lao động, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là trong vấn đề giảm giá thành sản phẩm, tránh thất thoát, lãng phí, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Giảm chi phí nguyên liệu, vật liệu bao gồm việc giảm chi phí thu mua vật liệu và giảm chi phí vận chuyển, giảm thất thoát tiêu hao trong việc quản lý sử dụng…

Một số phương pháp cụ thể doanh nghiệp có thể áp dụng trong công tác quản lý và kiểm soát như sau:

Thứ nhất, trường hợp mua nguyên vật liệu xuất thẳng đến phân xưởng sản xuất, ở đó chỉ có các kho tạm thời, vì vậy các doanh nghiệp cần thiết phải thực hiện nghiêm túc thủ tục giao nhận nguyên vật liệu và xuất nguyên vật liệu vào sản xuất, có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan để tăng cường kiểm soát nguyên vật liệu.

Thứ hai, cuối kỳ (tháng, quý, năm): Thực hiện đầy đủ và nghiêm túc công tác kiểm kê xác định số nguyên vật liệu còn tồn lại để nhập kho hoặc bán thu hồi phế liệu và thực hiện ghi giảm giá thành sản phẩm, lao vụ bằng các bút toán điều chỉnh thích hợp.

Thứ ba, hàng tháng bộ phận kế toán phối hợp với các thủ kho, các phân xưởng sản xuất để kiểm tra, đối chiếu công tác lập và lưu trữ các phiếu nhập, xuất và thẻ kho với sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ tổng hợp nguyên vật liệu một cách có hệ thống; tổng hợp lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế cho từng sản phẩm, loại sản phẩm, tiến hành so sánh, đối chiếu với định mức tiêu hao để xác định nguyên nhân thất thoát, chênh lệch và có biện pháp điều chỉnh, xử lý và kiểm soát kịp thời.

Thứ tư, kiểm soát chặt chẽ về chứng từ chi phí nguyên vật liệu trước khi hạch toán. Kế toán giám sát các chi phí phát sinh trên cơ sở chứng từ gốc, phải có hoá đơn của bên cung cấp, cho từng chuyến giao hàng, hoá đơn phải được lập ngay khi giao hàng và phải có “Biên bản giao nhận vật tư”. Nếu việc giao hàng gồm nhiều chuyến hàng, sau khi hoàn thành mới viết hoá đơn thì mỗi chuyến giao hàng phải có “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” và cũng phải lập “Biên bản giao nhận vật tư” cho từng chuyến giao hàng. Đây là cơ sở để kiểm soát vật liệu đầu vào mà bên cung cấp vật tư khó có thể gian lận viết khống hay giả mạo hóa đơn đầu vào.

Thứ năm, bên cạnh việc quản lý về số lượng, doanh nghiệp cần quan tâm đến chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Khi mua nguyên vật liệu, trước khi tiến hành nhập kho, doanh nghiệp cần kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu kỹ lưỡng, lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá” để đánh giá chất lượng, loại bỏ những lô nguyên vật liệu kém phẩm chất, tránh ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí căn bản của hầu hết các doanh nghiệp sản xuất. Việc hạch toán kế toán khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cũng không phải vấn đề xa lạ với kế toán viên. Tuy nhiên, công tác quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sao cho tiết kiệm, hiệu quả, góp phần hạ giá thành sản phẩm luôn là vấn đề mang tính chiến lược, cần phải thực hiện thường xuyên, có hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhằm hạn chế sai sót trong quá trình tính toán, nhầm lẫn tài khoản khi thực hiện công việc hạch toán, kế toán cần tìm đến các công cụ, phần mềm hỗ trợ. Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp được đánh giá rất cao hiện nay khi cung cấp đầy đủ phương pháp tính giá thành và chi phí cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực:

– Cho phép người sử dụng khai báo các đối tượng tập hợp chi phí để đáp ứng với từng phương pháp tính giá

– Tự động tổng hợp các chi phí phát sinh trực tiếp (thông thường là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp) cho từng đối tượng tập hợp chi phí

– Tổng hợp chi phí sản xuất chung và tự động phân bổ chi phí sản xuất chung cho nhiều đối tượng để tính giá thành

>> Xem thêm: Phân hệ Giá thành trên MISA AMIS đáp ứng nhiều loại hình doanh nghiệp

Đăng ký trải nghiệm bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trực tiếp tham khảo về những tính năng ưu việt này tại đây.