Top 5 phần mềm quản lý công nợ khách hàng tốt nhất

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng hiện là nhu cầu cấp bách của các công ty kinh doanh. Khi sản phẩm đa dạng hay quy mô khách hàng tăng trưởng việc quản lý thủ công không còn đáp ứng kịp. Vậy, doanh nghiệp cần dùng phần mềm nào để vừa đáp ứng nghiệp vụ vừa phù hợp với thực tế quy mô, phòng ban công ty? Cùng MISA AMIS tìm hiểu nhé!

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng là gì?

Quản lý công nợ khách hàng là quá trình theo dõi và điều phối các khoản tiền khách hàng đang nợ doanh nghiệp. Quản lý công nợ bao gồm việc: cập nhật thông tin khách hàng, xác định số tiền khách hàng đang nợ, gửi thông báo thanh toán cho khách hàng và quản lý các giao dịch với khách trong trường hợp không thanh toán đúng hạn. Quản lý công nợ khách hàng là một phần quan trọng của quản lý tài chính của doanh nghiệp và giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ tiền để hoạt động và phát triển.

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng là một ứng dụng giúp các doanh nghiệp, công ty quản lý và theo dõi các khoản nợ của khách hàng. Phần mềm này giúp đơn giản hóa quá trình quản lý công nợ, giảm thiểu các rủi ro và tiết kiệm thời gian cho các nhân viên phụ trách công nợ. Một số phần mềm quản lý bán hàng và công nợ phổ biến hiện nay như: MISA AMIS CRM, 1Office, KiotViet, Sapo, POS365,..

So sánh top 5 phần mềm quản lý công nợ khách hàng tốt nhất hiện nay

Dưới đây là bảng so sánh 5 phần mềm quản lý bán hàng và công nợ được đánh giá cao nhất hiện nay:

Tại sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ

Những bất cập khi quản lý công nợ khách hàng thủ công

Trước khi sử dụng phần mềm quản lý công nợ khách hàng, hầu hết các công ty sẽ theo dõi công nợ khách hàng bằng Excel. Mẫu bảng theo dõi công nợ khách hàng kiểu này thường cần nhiều thời gian để nhập liệu. Ngay cả khi quy mô chưa lớn, cách quản lý công nợ khách hàng bằng Excel khiến nhân sự gặp không ít bất cập. Cụ thể như sau:

• Tốn thời gian và nhân lực: Công việc quản lý công nợ thủ công yêu cầu nhiều thao tác, từng mặt hàng, từng đơn hàng, thời gian… yêu cầu chi tiết. Chính vì thế, tính riêng việc nhập liệu đã cực tốn thời gian.
• Dễ gây nhầm lẫn: Khi khối lượng đơn hàng gia tăng, công việc liên tục tăng cao gây áp lực cho nhân viên. Xử lý số liệu thủ công rất dễ dẫn đến sai sót trong tính toán. 
• Không kiểm soát được tiến độ công nợ: Quá nhiều công nợ cần khiến nhân viên không nắm rõ lịch nhắc, số tiền cần thu, chi… 
• Rủi ro tài chính cho công ty: Từ việc nhầm lẫn số liệu, việc sai số, sót đơn ảnh hưởng đến quá trình thanh toán đơn hàng. Từ đó kéo theo sai lệch về thu chi, ảnh hưởng lớn đến tài chính công ty.
• Mất uy tín, thất thoát khách hàng: Cũng từ việc sai số liệu dẫn đến truy thu sai, doanh nghiệp dễ gây tranh cãi với khách hàng. Từ đó mất khách, giảm uy tín
• Nguy cơ mất dữ liệu: Khi quản lý công nợ khách hàng bằng Excel, rủi ro mất dữ liệu vô cùng lớn. Có thể do kẻ xấu xóa file hoặc vô tình xóa, xót dữ liệu. Nhất là khi công ty có nhân viên nghỉ việc, quá trình bàn giao gặp nhiều khó khăn, không kiểm soát được công việc.

Lựa chọn cách nhập liệu thủ công và sử dụng những phần mềm quản lý công nợ miễn phí như Excel giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản phí nhưng những rủi ro mà việc này đem lại có thể gây ra thất thoát, thiệt hại lớn hơn rất nhiều về lâu về dài.

Tối ưu công việc nhờ phần mềm quản lý công nợ khách hàng

Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ thông minh không chỉ giải phóng cho nhân sự khỏi các nghiệp vụ nhập liệu rườm rà, loại bỏ rủi ro sai sót, mất dữ liệu, mà còn cung cấp cho doanh nghiệp nhiều tính năng ưu việt khác để tối ưu hiệu suất kinh doanh:

• Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng, thông tin tài chính khách hàng chi tiết. 
• Theo dõi tình hình công nợ nhanh chóng: Dễ dàng tra cứu tình trạng công nợ, theo dõi các khoản nợ, tình trạng khoản nợ, lịch thanh toán, cập nhật số liệu tài chính liên tục.
• Thông báo thanh toán: Gửi thông báo thanh toán đến khách hàng; đối tác. Chủ động nhắc lịch, tránh việc quên, sai sót.
• Liên thông dữ liệu: Liên kết với phần mềm kế toán, ghi nhận các khoản thanh toán, theo dõi hoạt động, không cần nhập liệu, theo dõi thủ công.
• Tạo báo cáo tự động: Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ, cấp lãnh đạo không còn cần thúc giục nhân viên nộp báo cáo. Phần mềm sẽ xuất báo cáo tự động tùy theo việc lọc dữ liệu. Từ đó, quản lý công nợ dễ dàng, đánh giá nhanh, chính xác tình hình tài chính.

Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý bán hàng và công nợ

Có một số tiêu chí quan trọng để đánh giá phần mềm quản lý công nợ, bao gồm:

1. Tính năng: Phần mềm cần cung cấp đầy đủ các tính năng quản lý công nợ như quản lý khách hàng, quản lý hợp đồng, quản lý thanh toán, quản lý nợ, quản lý chi phí, v.v.

2. Độ ổn định: Phần mềm quản lý công nợ khách hàng cần đảm bảo độ ổn định và tin cậy, tránh gặp lỗi khi sử dụng.

3. Giao diện đơn giản và thân thiện: Giao diện phải được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng để người dùng có thể tìm thấy thông tin một cách dễ dàng.

4. Bảo mật dữ liệu: Phần mềm cần đảm bảo an ninh dữ liệu và bảo mật thông tin của khách hàng.

5. Tính tương thích với các phần mềm khác của doanh nghiệp: Doanh nghiệp nên chọn phần mềm quản lý công nợ có liên thông dữ liệu với phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng.

6. Có thể sử dụng phần mềm quản lý công nợ trên điện thoại & máy tính: Lựa chọn những phần mềm có cả phiên bản dành cho mobile lẫn PC sẽ giúp doanh nghiệp vận hành công việc linh hoạt hơn. Cấp quản lý hay nhân sự đều có thể mở app quản lý công nợ và theo dõi tình hình ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng MISA AMIS CRM chính xác, tự động

Đối với doanh nghiệp, không chỉ đáp ứng nghiệp vụ, việc chọn phần mềm quản lý bán hàng và công nợ còn dựa trên nhiều yếu tố: Tính năng, giá bán, khả năng đáp ứng khi mở rộng quy mô, khả năng liên kết với các nghiệp vụ khác, khả năng rủi ro dữ liệu,… 

Từ những yêu cầu trên, MISA AMIS CRM đã được hơn 12.000 doanh nghiệp khắp cả nước tin tưởng sử dụng. Tích hợp đa dạng tính năng, đáp ứng tốt hơn 30 nghiệp vụ bán hàng, phần mềm giải bài toán cho doanh nghiệp trong quản lý công nợ bằng cách:

Quản lý thông tin khách hàng tập trung

Thay vì quản lý theo các file rời rạc, phân mảnh, giờ đây mọi thông tin khách hàng được quản lý tập trung trên hệ thống. Phân hệ khách hàng giúp người dùng tra cứu toàn bộ thông tin khách hàng: 

• Đầy đủ thông tin: Tên, số điện thoại, địa chỉ, lịch sử mua hàng
• Tra cứu hợp đồng, giai đoạn chăm sóc, phản hồi khách hàng
• Dữ liệu được phân quyền tới từng nhân viên, mỗi nhân viên kinh doanh có thể quản lý khách hàng riêng của mình, các cấp quản lý có thể mở rộng quyền xem tuỳ theo ý muốn của từng công ty

Doanh nghiệp của anh/chị chưa tối ưu được data và dịch vụ chăm sóc khách hàng?Dùng thử miễn phí phần mềm MISA AMIS CRM ngay

Quản lý thông tin hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi

Phần mềm quản lý công nợ khách hàng CRM giúp kiểm soát công nợ chặt chẽ, giấy tờ đầy đủ. Dữ liệu đồng nhất trên hệ thống từ bán hàng đến kế toán, không xảy ra hiện tượng sai lệch dẫn đến thanh toán sai

Thông tin hoá đơn đầy đủ có thể thêm bớt theo các trường: Số hoá đơn, mã tra cứu, ngày xuất hoá đơn, tình trạng, chi tiết khách hàng, tổng tiền, người mua, địa chỉ, chủ sở hữu… Đồng thời có thể dùng bộ lọc nhanh ở bên trái để tra cứu thông tin.

Báo cáo công nợ khách hàng

• Chi tiết số tiền cần thanh toán, hạn mức nợ, số ngày được nợ. Kiểm soát công nợ, đối chiếu thời gian nhanh chóng để nhắc lịch khách hàng.
• Thống kê công nợ chi tiết, tính lại công nợ, upload hoặc tải xuống công nợ
• Chức năng gắn thẻ, giao việc giúp bộ phận được bàn giao tiếp nhận xử lý đơn hàng thuận tiện

Với tính năng trên, phần mềm theo dõi công nợ khách hàng giải quyết hàng loạt khó khăn trong việc theo dõi thông tin khách hàng, tra cứu hoá đơn, công nợ:

• Đồng bộ dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất
• Thao tác nhanh chóng trên PC và App Mobile
• Loại bỏ thao tác thừa trong quy trình
• Tiết kiệm thời gian tối đa, x3 năng suất nhân viên
• Quản lý hệ thống, không sai sót, nhầm lẫn
• Kế thừa dữ liệu, liên thông từ Kế toán – Bán hàng 
• Phần mềm quản lý công nợ khách hàng MISA AMIS CRM phù hợp cho doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, phát triển hệ thống, dễ dàng đáp ứng khi quy mô tăng trưởng.

Xem thêm: Các phần mềm CRM tốt nhất hiện nay

Bên cạnh việc quản lý hoá đơn, công nợ, người dùng hoàn toàn kiểm soát được khách hàng, doanh thu, hàng hoá, tồn kho… Đây là phần mềm có thể đáp ứng hơn 30+ nghiệp vụ bán hàng. Sản phẩm được dễ dàng thao tác, đơn giản và đang miễn phí dùng thử. Đăng ký ngay để trải nghiệm TẠI ĐÂY 

Nhờ nhiều tính năng vượt trội, phần mềm MISA AMIS CRM được ứng dụng và nhận về phản hồi tốt từ nhiều doanh nghiệp tiêu biểu như CTCP Công nghệ Novatek, CTCP Hóa chất thực phẩm Châu Á AFChem, công ty TNHH Quà tặng doanh nghiệp EPVINA,..

Nhờ sự nỗ lực không ngừng nghỉ để cải tiến tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, giải pháp AMIS CRM của MISA đã đạt được nhiều danh hiệu cao quý như Giải nhất Sao Khuê 2022, giải Sao Vàng Đất Việt, giải thưởng APICTA, giải ASOCIO…..

Kết luận về phần mềm quản lý bán hàng và công nợ

Thông qua bài viết này, MISA đã chỉ ra cặn kẽ những bất cập trong việc vận hành thủ công với những phần mềm quản lý công nợ miễn phí như Excel, Google Sheet. Việc ứng dụng công nghệ vào quản trị, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ thông minh như MISA AMIS CRM sẽ là một bước tiến trong hành trình chuyển đổi số và tối ưu hiệu suất  kinh doanh của các doanh nghiệp.