Trong vận hành kinh doanh, mẫu báo giá được xem là tài liệu cốt lõi mà bất kỳ doanh nghiệp nào, dù cung cấp hàng hóa hay dịch vụ, đều không thể thiếu. Khi được trình bày bài bản, bảng báo giá không chỉ phản ánh sự rõ ràng, minh bạch trong giao dịch mà còn là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng uy tín với khách hàng và khẳng định vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Để sales có thể báo giá nhanh, chuyên nghiệp, MISA AMIS sẽ chia sẻ cách soạn báo giá chuyên nghiệp và tặng bộ mẫu báo giá cho mọi ngành.
I. Những nội dung cần có của mẫu báo giá chuyên nghiệp
1. Mẫu báo giá là gì?
Mẫu báo giá là văn bản chính thức mà doanh nghiệp chuyển đến khách hàng, trình bày cụ thể mức giá cùng các điều kiện liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, làm cơ sở trước khi hai bên tiến hành giao dịch.
Mẫu báo giá thường phát sinh trong những tình huống cụ thể như khách hàng cần tham khảo thông tin trước khi ra quyết định đặt hàng, tham gia quy trình đấu thầu, hoặc bước vào giai đoạn đàm phán hợp đồng.
Trước khi đi sâu vào hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo mẫu báo giá sản phẩm hoặc dịch vụ, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp xuất báo giá tự động từ các phần mềm quản lý khách hàng/bán hàng được nhiều doanh nghiệp tin dùng như MISA AMIS CRM.
Khi ứng dụng phần mềm, nhân viên kinh doanh có thể tạo và gửi báo giá trong vài phút – nhanh chóng, chuyên nghiệp và đồng bộ với dữ liệu khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và dễ dàng theo dõi trạng thái ngay trên hệ thống.
Cách làm này đáp ứng đúng xu thế kinh doanh toàn cầu hiện nay, đó là tự động hoá và đồng bộ toàn bộ quy trình bán hàng lên trên nền tảng số. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp và cấp quản lý dễ dàng giám sát hoạt động kinh doanh từ xa. Đội ngũ sale cũng làm việc chủ động và linh hoạt hơn khi cần di chuyển nhiều nơi để tiếp cận khách hàng.
Nhận báo giá MISA AMIS CRM ngay
2. Những nội dung cần có của một mẫu báo giá
Tùy vào từng tính chất hàng hóa cũng như phong cách kinh doanh của từng doanh nghiệp mà mẫu báo giá sẽ có những đặc thù riêng. Tuy nhiên về cơ bản thì mẫu báo giá sẽ gồm những thông tin cơ bản sau.
Phần đầu mẫu báo giá
- Tên doanh nghiệp cung cấp
- Địa chỉ doanh nghiệp.
- Số điện thoại liên hệ.
- Mã số thuế.
- Địa chỉ gmail.
- Đường dẫn website.
Phần nội dung mẫu báo giá
Trong phần nội dung bản báo giá buộc phải có tiêu đề rõ ràng về báo giá. Phần tiêu đề cần được viết hoa in đậm và form chữ lớn hơn so với những phần còn lại trong bản báo giá. Ví dụ như BẢN BÁO GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU XÂY DỰNG, BẢN BÁO GIÁ DỤNG CỤ Y TẾ,…
Đa phần dưới tiêu đề thường là những lời chào thân thiện từ doanh nghiệp gửi đến khách hàng. Sau đó sẽ là phần thông tin chi tiết về sản phẩm, đây là phần nội dung quan trọng nhất, vì thế doanh nghiệp cần chú ý tạo biểu mẫu báo giá ngắn gọn, súc tích và rõ ràng.
- Thông tin khách hàng: tên & liên hệ của khách hàng nhận báo giá.
- Tên sản phẩm, dịch vụ.
- Số lượng sản phẩm.
- Đơn giá sản phẩm.
- Đơn vị tính.
- Thành tiền.
- Ghi chú(nếu có).
Phần cuối mẫu báo giá
Ở phần cuối bản báo giá sẽ là những thông tin liên quan đến vấn đề giao hàng (thời gian, số lần giao, phương thức giao), các điều khoản thanh toán hoặc các điều khoản khác (bảo trì, bảo hành, đổi trả,…)
Tùy vào tính chất công việc cũng như quy định riêng của mỗi doanh nghiệp mà phần cuối sẽ có nội dung khác nhau. Tải mẫu báo giá TẠI ĐÂY
II. Tổng hợp mẫu báo giá sản phẩm đẹp mắt
Mẫu báo giá là một trong những biểu mẫu quan trọng và bắt buộc phải có trong các hoạt động mua bán giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Dưới đây là mẫu báo giá thông dụng nhất hiện nay, tùy thuộc vào tính chất công việc cũng như quy định của từng doanh nghiệp mà có thể chỉnh một số nội dung cho phù hợp với mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.
1. Mẫu báo giá sản phẩm
Mẫu bảng báo giá sản phẩm thường được ứng dụng trong các doanh nghiệp bán lẻ, cửa hàng hoặc siêu thị. Thông thường, bảng báo giá sẽ được bố trí theo dạng bảng với các cột thông tin như tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn giá và tổng giá trị.
-
Mẫu bảng báo giá sản phẩm
2. Mẫu báo giá vật tư
Mẫu báo giá vật tư là lựa chọn cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hoặc sản xuất. Mẫu báo giá này cần liệt kê rõ ràng tên vật tư, số lượng, đơn vị tính, đơn giá và tổng giá trị. Điểm đặc biệt là các thông tin trong báo giá vật tư cần phải chính xác và rõ ràng, nhằm giúp khách hàng nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng.
-
Mẫu báo giá vật tư xEM THÊM: free file THEO DÕI VẬT TƯ CÔNG TRÌNH
3. Mẫu báo giá dịch vụ
Một mẫu báo giá dịch vụ cần nêu rõ tên dịch vụ, nội dung dịch vụ, thời gian thực hiện, đơn giá và tổng chi phí. Mẫu báo giá dịch vụ phải có sự chuyên nghiệp thì uy tín của doanh nghiệp mới cao và sẽ tạo được ấn tượng với khách hàng.
Để tạo báo giá tự động, nhanh, chính xác trên công cụ. Xem các bước tạo báo giá tại đây
4. Mẫu báo giá vật liệu xây dựng
Mẫu báo giá vật liệu xây dựng thường được sử dụng trong các dự án xây dựng nhà ở hoặc công trình lớn. Mẫu báo giá này cần cung cấp thông tin chi tiết về giá cả của các loại vật liệu xây dựng, bao gồm tên vật liệu, số lượng, đơn vị tính, đơn giá và tổng giá trị.
5. Mẫu báo giá sửa chữa xe ô tô
Mẫu báo giá sửa chữa xe ô tô thường được áp dụng tại các gara ô tô hay cửa hàng sửa chữa xe. Việc minh bạch thông tin trong báo giá sẽ giúp khách hàng yên tâm hơn khi gửi gắm chiếc xe của mình cho bạn.
6. Mẫu báo giá cước vận chuyển
Mẫu báo giá cước vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong các công ty vận tải hoặc dịch vụ giao nhận. Một báo giá cước vận chuyển chi tiết sẽ giúp khách hàng nắm bắt thông tin nhanh chóng và dễ dàng tính toán chi phí.
7. Mẫu báo giá hàng hoá rèm cửa
Mẫu báo giá rèm cửa dành cho các cửa hàng nội thất hay bán rèm cửa. Sự phong phú trong mẫu mã và giá cả cũng sẽ tạo sự hấp dẫn cho khách hàng.
8. Mẫu báo giá đẹp file Word
Mẫu báo giá đẹp file Word đã trở thành một trong những lựa chọn phổ biến nhất hiện nay. Với tính năng dễ chỉnh sửa và tùy biến, bạn có thể dễ dàng tải về các mẫu báo giá Word có sẵn trên mạng và chỉnh sửa theo nhu cầu riêng của mình.
| LOGO THƯƠNG HIỆU CÔNG TY
Số đăng ký:………………………… Mã số thuế:……………………… |
TÊN CÔNG TY
Địa chỉ:…………… Số điện thoại:……. |
BẢNG BÁO GIÁ
Ngày:…………
Kính gửi: …………………………………………………
Lời đầu tiên chúng tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành đến quý khách hàng đã quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của công ty chúng tôi.
Công ty …………………….xin trân trọng báo giá ………………… như sau:
| STT | TÊN SẢN PHẨM | ĐVT | SỐ LƯỢNG | ĐƠN GIÁ (VNĐ) | THÀNH TIỀN (VNĐ) |
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 | |||||
| 4 | |||||
| 5 | |||||
| TỔNG CỘNG: | |||||
(Bằng chữ:……)
Ghi chú:
Đơn giá trên chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng.
Bản báo giá có hiệu lực kể từ khi….
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ đến:
Mr…. Số điện thoại….. Email….
Trân trọng kính chào!
…., Ngày… tháng… năm
Công ty……
9. Mẫu báo giá Excel
Mẫu báo giá Excel là một công cụ hữu ích cho việc tính toán giá cả, tổng hợp thông tin báo giá một cách chính xác. Với các công thức tính toán sẵn có trong Excel, bạn có thể nhanh chóng tính toán tổng giá trị đơn hàng và đảm bảo tính chính xác.
10. Mẫu báo giá tiếng Anh
Với các doanh nghiệp đang mở rộng sang thị trường quốc tế, việc chuẩn bị mẫu báo giá hàng hoá bằng tiếng Anh là yêu cầu bắt buộc không thể bỏ qua. Mẫu báo giá chuyên nghiệp này giúp doanh nghiệp duy trì trao đổi bài bản, rõ ràng với đối tác và khách hàng đến từ nước ngoài.
QUOTATION MATERIAL
No.:
Dear: Board of Directors
Company:………………………………..
We sincere respect to send you this quotation with the following contents:
| STT | Description | Origin | Unit | Q.ty | Price
($) |
Amount
($) |
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| 4 | ||||||
| Subtotal | $ | |||||
| Discount | – | |||||
| VAT 10% | – | |||||
| Total | $ | |||||
Amount in words:………
The above prices have included VAT 10%.
Time for delivery:…..
Place to delivery:…….
Payment methods:….
Warranty:……
…., Date…month…year…
Company………………
DIRECTOR
……………………………….
11. Mẫu email gửi báo giá cho khách hàng
Việc gửi báo giá qua email đang ngày càng trở nên phổ biến. Mẫu email gửi báo giá cần được soạn thảo một cách chuyên nghiệp và lịch sự, kèm theo file báo giá đính kèm. Nên ghi rõ thông tin liên lạc và thời hạn hiệu lực của báo giá trong nội dung email để khách hàng nắm bắt thông tin một cách thuận tiện nhất.
Kính gửi Anh/Chị [Tên khách hàng],
Trước tiên, Công ty ABC xin gửi lời chào trân trọng và cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi.
Chúng tôi rất hân hạnh được gửi đến Anh/Chị bảng báo giá chi tiết về các sản phẩm và dịch vụ mà Công ty ABC cung cấp. Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực [ghi rõ lĩnh vực hoạt động], chúng tôi cam kết mang đến các giải pháp chất lượng cao và đáng tin cậy, đáp ứng tối đa nhu cầu của quý khách hàng.
Đính kèm là bảng báo giá chi tiết, bao gồm thông tin về:
- Tên sản phẩm/dịch vụ
- Mô tả sản phẩm/dịch vụ
- Chất liệu/thành phần (nếu có)
- Hình ảnh minh họa (nếu có)
- Giá thành và số lượng
- Chiết khấu (nếu có)
- Thuế VAT (nếu có)
- Tổng giá trị
Chúng tôi hy vọng báo giá này sẽ cung cấp cho Anh/Chị một cái nhìn rõ ràng và chi tiết về các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu của Anh/Chị. Nếu cần thêm thông tin hoặc có bất kỳ yêu cầu bổ sung nào, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi. Đội ngũ tư vấn của ABC luôn sẵn sàng hỗ trợ Anh/Chị mọi lúc.
Chúng tôi rất mong có cơ hội hợp tác lâu dài và mang lại những giá trị thiết thực nhất cho Anh/Chị.
Cảm ơn sự quan tâm và tin tưởng của Anh/Chị.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức vụ]
Công ty ABC
III. Download miễn phí mẫu báo giá trên excel đầy đủ nhất
Để tiết kiệm thời gian và công sức trong việc lập mẫu báo giá, tải ngay các mẫu báo giá Excel miễn phí tại ảnh dưới đây:
IV. Hướng dẫn lập mẫu báo giá
Một mẫu báo giá hàng hoá hoặc dịch vụ được lập đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thương thảo, giảm thiểu hiểu lầm và tăng tỷ lệ chốt đơn thành công. Dưới đây là các bước thực hiện cụ thể mà doanh nghiệp Việt Nam có thể áp dụng ngay.
1. Các bước lập mẫu báo giá chuyên nghiệp
Bước 1: Xác định thông tin cần thiết để đưa vào mẫu báo giá
Trước khi soạn báo giá, cần nắm rõ khách hàng đang cần gì: số lượng, chủng loại hàng hóa, yêu cầu kỹ thuật, thời gian giao hàng hay điều kiện thanh toán. Với mẫu báo giá hàng hóa, cần ghi rõ thêm các chi phí phát sinh như vận chuyển, đóng gói, bốc xếp nếu có.
Việc thu thập đầy đủ thông tin ở bước này giúp bản báo giá trở nên sát thực tế và tránh phải chỉnh sửa nhiều lần về sau.
Bước 2: Lựa chọn hình thức báo giá
Sau khi xác định được các thông tin cần thiết, bạn có thể lựa chọn hình thức báo giá như Word, Excel, PDF hoặc hoặc các nền tảng báo giá trực tuyến hay các phần mềm CRM để giúp bạn dễ dàng tạo báo giá nhanh chóng.
Tùy thuộc vào nhu cầu và tính chất của sản phẩm/dịch vụ, hãy chọn lựa một hình thức phù hợp nhất để truyền đạt thông điệp của bạn.
Xem thêm: Phần mềm CRM nước ngoài tốt nhất được sử dụng
Bước 3: Cá nhân hóa mẫu báo giá
Điều chỉnh mẫu báo giá phù hợp với ngành hàng hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp và tên khách hàng hoặc doanh nghiệp nhận báo giá. Điều này sẽ giúp tạo dấu ấn riêng với khách hàng. Đồng thời khách cũng thấy được tôn trọng với các mẫu báo giá gửi đích danh đến mình.
Bước 4: Thiết kế giao diện báo giá
Việc thiết kế giao diện báo giá cũng rất quan trọng. Một mẫu báo giá đẹp mắt sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Một số lưu ý quan trọng:
- Sử dụng bảng biểu để liệt kê danh mục hàng hóa, tránh trình bày dạng văn xuôi khó đọc
- Font chữ rõ ràng, cỡ chữ phù hợp, có logo và màu sắc nhận diện thương hiệu
- Đánh số thứ tự các dòng sản phẩm để tiện đối chiếu khi trao đổi với khách hàng
- Ghi rõ đơn vị tiền tệ (VNĐ hoặc USD) và hình thức làm tròn số
Bước 5. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi khách hàng
Trước khi gửi đi, cần rà soát toàn bộ nội dung để đảm bảo:
- Không có lỗi tính toán trong các cột số lượng, đơn giá, thành tiền
- Thông tin khách hàng được điền chính xác
- Các điều kiện giao dịch đã được phê duyệt nội bộ
- Định dạng file phù hợp (thường là PDF để tránh bị chỉnh sửa ngoài ý muốn)
Bước 6: Lưu trữ và quản lý báo giá có hệ thống
Mỗi bản báo giá sau khi gửi đi cần được lưu trữ theo mã số, tên khách hàng và ngày lập. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu lịch sử giao dịch, theo dõi tình trạng phản hồi và cập nhật khi có thay đổi về giá. Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm quản lý để tự động hóa bước này, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
2. Cách lên đơn, báo giá nhanh gọn với phần mềm MISA AMIS CRM
Thực tế cho thấy, không ít đội ngũ kinh doanh vẫn đang mất hàng giờ chỉ để soạn một bản báo giá theo cách thủ công, sao chép từ file cũ, chỉnh sửa từng dòng, rồi lại phát hiện nhầm giá, sai tên khách hàng hoặc quên cập nhật chính sách mới nhất. Chưa kể, khi khách hàng hỏi báo giá vào cuối ngày hoặc ngoài giờ hành chính, cả quy trình lại bị đình trệ chỉ vì thiếu người xử lý.
Hệ quả không chỉ dừng lại ở việc mất thời gian. Bản báo giá gửi chậm, trình bày thiếu nhất quán hoặc chứa thông tin lỗi thời hoàn toàn có thể khiến khách hàng mất niềm tin và chuyển sang đối thủ, dù sản phẩm của bạn hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của họ.
Đây chính là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp Việt Nam chuyển sang sử dụng phần mềm chuyên dụng như MISA AMIS CRM để chuẩn hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình lập báo giá, từ khâu tạo mẫu, phê duyệt nội bộ cho đến gửi đến tay khách hàng, chỉ trong vài thao tác đơn giản.
MISA AMIS CRM hỗ trợ khách hàng tính năng vượt trội sau:
- Cập nhật nhanh giá sản phẩm đang có chương trình khuyến mại, báo giá khách
- Cập nhật tồn kho, lấy nhanh số lượng hàng hóa để báo giá, số lượng
- Liên kết số liệu với phần mềm kế toán, tra nhanh công nợ khách hàng trước khi báo giá
- Có sẵn mẫu báo giá phù hợp cho doanh nghiệp sử dụng
- Tự động làm báo giá khi Sale chọn sản phẩm, số lượng và các thông tin liên quan đến sản phẩm cần giao dịch
- Lên đơn hàng nhanh chóng, đẩy về kế toán
- Quản lý mọi thông tin đơn giá, hóa đơn, hợp đồng, công nợ của từng sản phẩm được giao dịch để tiện tra cứu.
- Tích hợp hệ thống quản lý kênh phân phối.
Với MISA AMIS CRM, thông tin báo giá, thông tin khách hàng, mọi giao dịch bán đều lưu trữ tập trung, tính bảo mật cao an toàn tuyệt đối và có thể kiểm tra tình trạng đơn hàng từ xa ở mọi lúc mọi nơi.
Xem nhanh tính năng của MISA AMIS CRM:
Trải nghiệm AMIS CRM miễn phí ngay
V. Những lưu ý khi gửi báo giá cho khách hàng
Khi đã hoàn thành mẫu báo giá, cách thức và quy trình gửi báo giá cũng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả, do đó cần được thực hiện có chủ đích. Dưới đây là một số vấn đề mà bạn cần lưu ý.
1. Gửi báo giá đến đúng đối tượng
Xác định và gửi tài liệu đến đúng người có thẩm quyền phê duyệt quyết định mua hàng trong tổ chức của khách hàng là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo báo giá được xem xét và phản hồi một cách nhanh chóng.
2. Gửi báo giá đúng thời điểm
Lưu ý về thời điểm gửi báo giá cũng rất quan trọng. Nên chủ động gửi khi khách hàng đang trong giai đoạn có nhu cầu thực sự và cởi mở với việc cân nhắc các phương án. Gửi quá sớm khi khách hàng chưa có nhu cầu rõ ràng, hoặc quá muộn khi họ đã chốt lựa chọn khác, đều khiến bản báo giá mất đi phần lớn giá trị thực tế.
Nguyên tắc chung là phản hồi ngay khi nhận được yêu cầu, nhằm duy trì nhịp độ giao dịch và tránh để khách hàng phải chờ đợi không cần thiết.
3. Theo dõi phản hồi của khách hàng
Một khi báo giá đã được gửi đi, đừng thụ động chờ đợi mà hãy chủ động nắm bắt phản hồi từ phía khách hàng. Bạn nên liên lạc với khách hàng trước để xác nhận rằng họ đã nhận được và hiểu rõ các thông tin.
4. Giữ thái độ lịch sự, chuyên nghiệp
Trong trường hợp nhận được phản hồi tiêu cực, điều cần thiết là giữ vững thái độ chuyên nghiệp và ứng xử lịch thiệp trong mọi tình huống. Cách phản ứng bình tĩnh, không gây áp lực có thể giúp bạn thay đổi được quyết định của khách hàng hoặc mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai.
5. Đưa ra những ưu đãi hấp dẫn
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xem xét việc lồng ghép các ưu đãi có chọn lọc vào báo giá nhằm gia tăng sức hút với khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, cần đảm bảo mọi chương trình ưu đãi đều nằm trong khuôn khổ chính sách nội bộ và không tác động tiêu cực đến biên lợi nhuận của doanh nghiệp.
Khi được thiết kế hợp lý, các ưu đãi này sẽ kích thích sự quan tâm của khách hàng mà vẫn bảo toàn hiệu quả kinh doanh tổng thể.
6. Theo dõi và cập nhật thông tin
Để duy trì độ tin cậy, nội dung báo giá cần được rà soát và cập nhật định kỳ, tránh để thông tin lỗi thời gây hiểu nhầm cho khách hàng. Bất kỳ sự điều chỉnh nào về mức giá hay chính sách kinh doanh đều cần được phản ánh ngay vào tài liệu báo giá, đảm bảo khách hàng luôn tiếp nhận thông tin chính xác nhất.
VI. Tổng kết
Một bản báo giá tốt không chỉ là tờ giấy liệt kê con số, mà là điểm chạm đầu tiên phản ánh sự chuyên nghiệp của cả doanh nghiệp. Khi quy trình báo giá được chuẩn hóa, đội ngũ kinh doanh sẽ bớt đi những công việc lặp lại tốn thời gian, tập trung hơn vào việc thực sự tạo ra giá trị: lắng nghe khách hàng, tư vấn đúng nhu cầu và chốt đơn hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn muốn nâng cấp cách vận hành bán hàng, từ việc lập báo giá, theo dõi đơn hàng đến quản lý thông tin khách hàng một cách có hệ thống, thì đây là thời điểm phù hợp để xem xét một công cụ hỗ trợ phù hợp. MISA AMIS CRM là một trong những lựa chọn đáng cân nhắc, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam đang cần một giải pháp dễ triển khai, không đòi hỏi kỹ thuật quá phức tạp.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
