Hướng dẫn xây dựng Quy chế tiền lương trong Doanh nghiệp mới nhất năm 2024

Trong Doanh nghiệp, việc xây dựng một quy chế tiền lương tiên tiến, công khai và minh bạch sẽ giúp nhà quản lý tuyển dụng được đội ngũ lao động chất lượng, kích thích sự cống hiến gắn bó của người lao động đối với doanh nghiệp.

Tùy theo mô hình của từng loại Doanh nghiệp, tình hình tài chính và yêu cầu về chất lượng lao động, nhà quản lý sẽ xây dựng một quy chế phù hợp nhất đối với Doanh nghiệp mình. Từ đó đảm bảo hài hòa được lợi ích của doanh nghiệp và người lao động trong doanh nghiệp, tránh xảy ra những tranh chấp trong quá trình ký kết hợp đồng lao động giữa chủ doanh nghiệp và người lao động.

Tải miễn phí – Tải miễn phí – Báo cáo đo lường và Chi phí nhân sự

1. Quy chế tiền lương là gì? Sự cần thiết của việc xây dựng quy chế tiền lương trong Doanh nghiệp

Quy chế lương, thưởng, và phụ cấp là hệ thống các quy định và quy tắc liên quan đến việc xác định, chi trả và quản lý các khoản tiền trả cho nhân viên trong doanh nghiệp.

Tiền lương là một yếu tố quan trọng hàng đầu thu hút người lao động, bởi vì chế độ lương thưởng và phúc lợi là một trong những yếu tố được ưu tiên xem xét khi người lao động tìm kiếm việc làm hoặc quyết định gắn bó với một doanh nghiệp.

Chính vì vậy, việc xây dựng một quy chế trả lương, khen thưởng cùng các chế độ phúc lợi phù hợp, minh bạch, công bằng với người lao động sẽ giúp doanh nghiệp tuyển dụng được lực lượng nhân sự có chất lượng cao. Đồng thời, kích thích người lao động phát huy năng lực, cống hiến tâm huyết đối với doanh nghiệp, giữ chân được người lao động ở lại cống hiến lâu dài.

Ngoài ra, việc xây dựng quy chế tiền lương, tiền thưởng và các phụ cấp giúp doanh nghiệp quản lý quỹ lương hiệu quả, đảm bảo việc trả lương chính xác, đồng thời dễ dàng dự toán và kiểm soát các khoản chi phí liên quan đến người lao động.

2. Nguyên tắc xây dựng quy chế tiền lương trong doanh nghiệp

Quá trình xây dựng quy chế tiền lương trong doanh nghiệp không quá khó khăn, tuy nhiên nhà quản trị cần lưu ý tuân thủ một số nguyên tắc sau đây để tạo nên chính sách tiền lương phù hợp nhất cho cả tình hình thực tế của doanh nghiệp và cán bộ nhân viên:

1. Tuân thủ pháp luật:

• Quy chế tiền lương phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, luật kế toán,…

2. Phù hợp với tính chất công việc và ngành nghề:

• Mức lương phải tương xứng với tính chất công việc, độ phức tạp, yêu cầu chuyên môn và cường độ lao động của từng vị trí, phòng ban, ngành nghề.
• Những công việc đòi hỏi trình độ cao, tiêu hao nhiều sức lao động, chịu trách nhiệm lớn cần được trả lương cao hơn.

3. Cân nhắc nhu cầu tuyển dụng và thị trường lao động:

• Cần xem xét nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp và tình hình cung – cầu lao động trên thị trường.
• Đối với những ngành nghề khan hiếm nguồn lao động, cần có chính sách lương thưởng hấp dẫn để thu hút nhân tài.

4. Phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp:

• Mức lương và các khoản phụ cấp phải phù hợp với khả năng chi trả của doanh nghiệp.
• Cần cân đối giữa việc đảm bảo thu nhập cạnh tranh cho người lao động và khả năng tài chính để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

5. Công bằng và dựa trên năng lực:

• Mức lương phải tương xứng với trình độ chuyên môn, năng lực, kinh nghiệm, thâm niên và đóng góp của người lao động.
• Cần có chính sách đãi ngộ thỏa đáng để ghi nhận và giữ chân những nhân viên giỏi, có năng lực chuyên môn cao.

6. Phù hợp với cơ cấu tổ chức:

• Quy chế tiền lương cần phù hợp với cơ cấu tổ chức, quy mô và mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
• Cần xác định rõ số lượng nhân sự cần thiết cho mỗi phòng ban, chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng vị trí để xây dựng hệ thống lương thưởng phù hợp.

3. Cơ sở pháp lý, căn cứ để xây dựng quy chế tiền lương trong doanh nghiệp

Để xây dựng Quy chế tiền lương trong Doanh nghiệp thỏa đáng và hạn chế tối đa những tranh chấp pháp luật không đáng có, nhà quản trị cần căn cứ vào các quy định và điều luật sau:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020.
• Luật Lao động năm 2019.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 Hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động.
• Luật BHXH năm 2014 và các nghị định hướng dẫn thi hành như nghị định 12/2022, nghị định 108/2021, nghị định 135/2020…
• Điều lệ Doanh nghiệp.
• Thông tư 28/2016/TT-BLĐTBXH ngày 01/09/2016 của Bộ lao động – Thương Binh và xã hội. (áp dụng đối với Công ty cổ phần, Công ty góp vốn chi phối của Nhà nước)
• Các Quy chế quản lý điều hành của Doanh nghiệp: như Quy chế quản lý tài chính, Quy chế quản lý hành chính của doanh nghiệp…

4. Các bước xây dựng quy chế tiền lương trong doanh nghiệp

Để xây dựng được Quy chế lương trong doanh nghiệp trước hết phải xác định được tính chất hoạt động của Doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào?
• Kinh doanh thương mại hay doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, hay kết hợp giữa sản xuất và kinh doanh thương mại?
• Cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp có bao nhiêu phòng ban, đơn vị, mỗi phòng ban đơn vị cần có bao nhiêu lao động để đáp ứng được yêu cầu công việc một cách hiệu quả không gây lãng phí?
• So sánh với các doanh nghiệp cùng ngành nghề, cùng tính chất lao động, cùng quy mô tổ chức.
• Phân công cho bộ phận nào chịu trách nhiệm chính trong việc soạn thảo quy chế? Thông thường nếu quy mô đơn vị vừa và nhỏ có Phòng Tổ chức nhân sự thì Bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm chính, phối hợp cùng với đó là bộ phận tài chính kế toán hoặc có thể thành lập Ban soạn thảo, Hội đồng lương…

Doanh nghiệp có thể tiến hành theo 6 Bước xây dựng quy chế tiền lương trong doanh nghiệp như sau:

Bước 1. Thu thập dữ liệu để xác định nhóm đối tượng trả lương cho phù hợp. Cụ thể: 

• Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân viết mô tả công việc. Trong đó thể hiện rõ: Yêu cầu chuyên môn của công việc đó cần có các trình độ, bằng cấp thế nào? Chuyên môn nghiệp vụ gì? Mức độ phức tạp ra sao? Mối quan hệ tác nghiệp với các đơn vị khác trong và ngoài doanh nghiệp? Thời gian làm việc, mức độ hoàn thành?
• Trên cơ sở đánh giá tính chất, yêu cầu công việc và mức độ phức tạp của từng vị trí để xác định được chức vụ, yêu cầu công việc của các cá nhân, từ đó xếp vào các nhóm lương cho phù hợp.

Bước 2. Xây dựng Đơn giá lương để xác định nguồn tiền lương chi trả (Xác định Tổng quỹ lương kế hoạch):

• Căn cứ vào tính chất, loại hình kinh doanh của Doanh nghiệp để xây dựng đơn giá lương, từ đó dễ dàng tính Tổng nguồn tiền lương của tổ chức. Có thể xem xét dưới các dạng đơn giá lương tính theo doanh thu, đơn giá lương tính theo sản phẩm, đơn giá lương tính theo công việc và thời gian.
• Mục tiêu của việc xây dựng đơn giá lương là tính ra được tổng nguồn tiền lương kế hoạch trong năm, nhằm phục vụ việc chi lương cho người lao động. Việc tính tổng nguồn tiền lương này phải đảm bảo mục tiêu kinh doanh và mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp, phù hợp với khả năng tài chính mà doanh nghiệp đang có.

Ví dụ: Công ty A có 1 nhà máy sản xuất và 1 văn phòng kinh doanh bán hàng. 

Nhà máy gồm có 3 bộ phận: Bộ phận trực tiếp sản xuất sản phẩm, bộ phận quản lý sản xuất, bộ phận đóng gói vận chuyển.

• • Văn phòng kinh doanh bán hàng gồm: Phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng kinh doanh.
  • Ban giám đốc điều hành gồm Giám đốc và 2 phó giám đốc.

Như vây Công ty phải xác định:

• • Chi phí sản xuất của Công ty bao gồm những gì?
  • Nguyên liệu đầu vào bao nhiêu, chi phí điện nước, chi phí khấu hao… và chi phí tiền lương khâu sản xuất bao nhiêu để tính ra giá thành sản phẩm sản xuất.

Sau đó chi phí lưu thông hàng hóa sẽ tính thêm:

• • Chi phí vận chuyển
  • Chi phí quảng cáo
  • Chi phí thuê địa điểm bán hàng
  • Chi phí tiền lương cho các bộ phận văn phòng kinh doanh bán hàng…được cộng vào giá bán sản phẩm để đem lại mức lợi nhuận bao nhiêu.

Căn cứ vào mục tiêu lợi nhuận đem lại Công ty sẽ xây dựng đơn giá tiền lương cho từng khâu:

• • Khâu sản xuất đơn giá lương theo sản phẩm là bao nhiêu đồng (ngàn đồng)/1 sản phẩm sản xuất.
  • Đơn giá lương cho 1 sản phẩm trong khâu tiêu thụ bán hàng là bao nhiêu đồng (ngàn đồng/1 sản phẩm).

Từ đó sẽ tính được Tổng quỹ lương cho 1 năm của Công ty theo kế hoạch số lượng sản phẩm sản xuất từng năm.

• Việc xác định được đơn giá lương phải tính toán đến mức lương đảm bảo bình quân chung cho từng vị trí công việc trong từng khâu. Ngoài ra phải dự phòng được các tình huống khi không hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh, hoặc khi hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kinh doanh.

Như ví dụ trên, giả sử: 

• • Công ty xác định được đơn giá lương của khâu sản xuất là 10.000 đ/sp. Khâu lưu thông bán hàng là 12.000 đ/sp.
  • Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm là 1.000.000 sản phẩm.
  • Lương bình quân của bộ phận sản xuất là 7.500.000 đ/người.
  • Lương khâu kinh doanh bán hàng bình quân là 8.000.000 đ/người.
  • Tổng quỹ lương kế hoạch khâu sản xuất là: 10.000 đ X 1.000.000 = 10.000.000.000 đồng
  • Tổng quỹ lương kế hoạch khâu lưu thông là 12.000 X 1.000.000 đồng = 12.000.000.000 đồng
  • Tổng quỹ lương kế hoạch toàn Công ty là: 22.000.000.000 đồng.
  • Số lượng công nhân khâu sản xuất là 100 người chia làm 3 bộ phận, mỗi bộ phận có các chức danh công việc khác nhau.
  • Số lượng nhân viên khâu lưu thông là 80 người chia làm 3 phòng ban, mỗi phòng ban có các chức danh công việc khác nhau.
  • Nếu chức danh nào có mức độ yêu cầu công việc cao hơn sẽ được xếp bậc lương (mức lương ) cao hơn và ngược lại.

Như vậy:

• • Nhân viên bảo vệ thì mức lương khoảng 4,5 triệu -5 triệu.
  • Lương công nhân sản xuất chính khoảng  8 triệu
  • Lương văn thư khoảng 5 triệu nhưng lương tiếp thị bán hàng có thể 10 triệu hoặc hơn tùy theo cơ chế trả lương của Công ty có tính theo sản phẩm bán hoặc giao khoán cho nhân viên bán hàng hay không.

• Trên thực tế có nhiều phương pháp xây dựng quỹ tiền lương tùy theo đặc thù từng doanh nghiệp và tùy theo mục đích của người quản lý (người quản lý muốn quản lý theo năng suất lao động, theo sản lượng hay theo thời gian hoặc có thể kết hợp các phương pháp).
• Có doanh nghiệp đơn giản chỉ là tính tổng quỹ lương bằng cách căn cứ vào số lượng lao động và mức lương trả cho từng vị trí để tính tổng nguồn trong năm, lương tháng 13, 14…
• Có doanh nghiệp sẽ xây dựng quỹ lương gồm 2 phần bao gồm lương cố định và lương mềm. Lương cố định sẽ được tính trên cơ sở tổng lương theo hệ chức doanh toàn doanh nghiệp theo mức lương tối thiểu vùng. Lương mềm được tính theo lương doanh số hay lương sản phẩm, lương năng suất…

Bước 3. Xây dựng Hệ số lương hoặc mức lương phù hợp với từng chức danh công việc

• Căn cứ vào tình hình tài chính của Doanh nghiệp để xây dựng hệ số lương hoặc mức lương cho từng chức danh công việc. Từ đó đưa ra Bảng lương chính thức cho từng chức danh công việc đó. (Hệ thống thang bảng lương)
• Xác định hệ số dãn cách (khoảng cách) giữa các chức danh công việc để đảm bảo việc trả lương đúng với tính chất công việc của từng chức danh trong phòng ban, đơn vị.
• Xây dựng tiêu chí đánh giá để xếp loại, xếp bậc tiền lương cho từng chức danh theo mức độ hoàn thành công việc (Hoàn thành không tốt, hoàn thành tốt, hoàn thành trung bình…)
• Việc xây dựng hệ số lương hoặc mức lương cho các chức danh phải đảm bảo nếu chi lương ở mức tối đa sẽ không vượt quá Tổng quỹ lương kế hoạch đã xây dựng.
• Khi xây dựng hệ số lương hay mức lương phải đảm bảo người có mức lương thấp nhất trong doanh nghiệp không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định tại thời điểm xây dựng.

Bước 4. Xây dựng cách thức trả lương cho từng vị trí công việc, cách thức quyết toán quỹ lương, xây dựng quỹ lương dự phòng

• Căn cứ vào tính chất công việc của từng vị trí, từng phòng ban để đưa ra cách thức trả lương cho phù hợp: Trả lương theo thời gian hay trả lương theo sản phẩm? Hay theo doanh số bán hàng? Tùy từng tính chất công việc để có cơ chế trả lương cho phù hợp. Đối với một số doanh nghiệp cần đẩy mạnh bán hàng có thể trả lương theo doanh số hoặc theo sản phẩm bán hàng. Một số công việc có tính chất back Office (gián tiếp) thì có thể trả lương theo thời gian. Hoặc theo kinh nghiệm làm việc…
• Thời hạn trả lương trong kỳ, các chế độ kích thích tăng năng suất lao động, chế độ khen thưởng, xử phạt hoặc khuyến khích người lao động khác… (ngày bao nhiêu của tháng, căn cứ nào để tính lương của tháng …, chế độ lương tối thiểu, lương doanh số, lương cấp bậc A,B,C… )
• Quy chế phải nêu rõ cách thức quyết toán quỹ lương hàng năm: Việc xây dựng quy chế tiền lương nhằm mục đích xác định được tổng nguồn tiền lương theo kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm (ở bước 2). Nhưng khi thực hiện kế hoạch cuối năm sẽ có các chỉ tiêu đạt được, chỉ tiêu chưa đạt được, chính vì vậy quỹ tiền lương có thể không đạt hoặc vượt kế hoạch tiền lương đặt ra. Vì vậy việc quyết toán Tổng quỹ lương kế hoạch sẽ thực hiện vào thời điểm kết thúc năm, khi có các chỉ tiêu tài chính khác.

Doanh nghiệp phải xây dựng cách thức quyết toán nguồn quỹ lương này, nếu quỹ lương thực hiện giảm thì xử lý thế nào? Quỹ lương thực hiện tăng thì xử lý thế nào?

Trở lại ví dụ trên: Nếu cuối năm Công ty sản xuất được 1.200.000 sản phẩm, tiêu thụ được 1.100.000 sản phẩm. Như vậy cuối năm quỹ lương thực hiện của công ty sẽ là: 10.000 X 1.200.000 + 12.000 X 1.100.000 = 25.200.000.000 đồng.

Như vậy Công ty cần xây dựng quy chế nêu rõ, nếu vượt quỹ lương kế hoạch thì cơ chế khen thưởng thế nào, trích dự phòng cho năm sau ra sao? (dự phòng năm sau không hoàn thành kế hoạch khi có các căn cứ để xác định như tình hình thị trường, sự suy giảm về thị phần, nền kinh tế…).

• Sau khi tính toán được nguồn tiền lương kế hoạch thì phải quyết toán tiền lương thực chi: Thông thường trong năm kế hoạch, sự biến động về lao động: có thể người lao động nghỉ phép, hoặc nghỉ ốm…thì nguồn tiền lương sẽ dư.
• Như vậy cuối năm Công ty cần quyết toán số thực chi và quỹ lương thực hiện. Cần nêu rõ cách thức quyết toán lương thực hiện: thưởng cho các cá nhân có thành tích, hay chi vào các dịp lễ tết để động viên người lao động.

Bước 5. Ban hành và điều chỉnh

• Trước khi ban hành cần lấy ý kiến các đơn vị phòng ban để đảm bảo công bằng, công khai minh bạch. Thông thường việc ban hành quy chế được thảo luận ở các cuộc họp của Ban soạn thảo, hoặc hội nghị người lao động…lấy ý kiến của Công đoàn (nếu có)
• Trong quá trình thực hiện nếu có bất cập phải điều chỉnh cho phù hợp.

Bước 6. Đăng ký Bảng lương chức danh công việc với cơ quan quản lý lao động (Phòng LĐ-TBXH, Bảo hiểm xã hội ) vì có liên quan đến việc đóng bảo hiểm cho người lao động trong  doanh nghiệp

Mẫu 1: 

Mẫu 2: 

5. Những lưu ý khi xây dựng quy chế tiền lương

Để xây dựng quy chế tiền lương hiệu quả và công bằng, nhà quản trị cần đảm bảo 4 yếu tố sau: 

Ngắn gọn, dễ hiểu và minh bạch

Quy chế cần được trình bày rõ ràng, súc tích, dễ hiểu để mọi người lao động đều có thể nắm bắt được.

Trước khi ban hành, cần phổ biến rộng rãi và thu thập ý kiến phản hồi từ người lao động để đảm bảo tính công bằng và minh bạch, tránh gây ra bất đồng, mất đoàn kết nội bộ.

Tính bao trùm và đại diện

Đơn giá lương và mức lương cho mỗi vị trí, chức danh công việc phải mang tính đại diện, bao quát được cả những công việc có tính chất tương đương. Điều này đảm bảo sự công bằng và tránh sự phân biệt đối xử giữa các vị trí.

Tính khích lệ và động viên:

Quy chế lương cần tạo động lực cho người lao động phấn đấu hoàn thành tốt công việc và nâng cao năng suất.

Cần phân chia các mức lương tương ứng với mức độ hoàn thành công việc, đồng thời đảm bảo khoảng cách giữa các mức lương phải phù hợp với mức độ đánh giá chất lượng công việc.

Tiêu chí rõ ràng, khen thưởng và xử phạt minh bạch:

Quy chế cần nêu rõ các tiêu chí đánh giá chất lượng công việc một cách cụ thể và minh bạch.

Cần có quy định rõ ràng về hình thức khen thưởng và xử phạt để đảm bảo tính công bằng và khuyến khích người lao động tuân thủ quy định.

  Xây dựng quy chế tiền lương hiệu quả trong doanh nghiệp với AMIS TIỀN LƯƠNG

Với những chỉ dẫn chi tiết trên đây, không khó để các doanh nghiệp xây dựng một quy chế tiền lương đúng luật – minh bạch – công tâm – hấp dẫn người lao động.

Tuy nhiên, nếu thực hiên quy chế tiền lương này hàng tháng theo cách thủ công, đặc biệt với các doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh, đông nhân sự, hoặc trả lương theo nhiều hình thức khác nhau thì thường cồng kềnh, dễ sai sót.

Quy chế tiền lương hấp dẫn nhưng không được thực hiện một cách chuyên nghiệp thì cũng khó giữ chân được nhân tài, doanh nghiệp mất vị thế cạnh tranh trên thị trường, khó phát triển bền vững.

Với AMIS Tiền lương, phòng nhân sự của hơn 17.000 doanh nghiệp Việt đã tự động hóa quy trình thực hiện quy chế tiền lương, đảm bảo việc chi trả lương thưởng luôn chính xác, nhanh chóng và hạn chế tối đa sai sót. Đây là phần mềm thuộc bộ giải pháp quản trị nhân sự tổng thể AMIS HRM của MISA – Doanh nghiệp có hơn 30 năm kinh nghiệm chuyển đổi số quy trình quản lý cho 250.000+ doanh nghiệp Việt.

Phần mềm nổi bật với những tính năng tiện ích như:

• Giao diện dễ nhìn, dễ thao tác trong quá trình sử dụng;
• Theo dõi tình hình chi trả lương toàn diện;
• Xây dựng chính sách thu nhập, đãi ngộ tương ứng cho từng vị trí;
• Hệ thống báo cáo lương toàn diện, chi tiết.
• Thân thiện với người dùng, người lao động có thể theo dõi và quản lý thông tin lương của mình một cách dễ dàng.

Để trải nghiệm miễn phí bộ giải pháp này, hãy liên hệ 0904 885 833 hoặc đăng ký dùng thử miễn phí TẠI ĐÂY.

6. Kết luận

Như vậy việc xây dựng được một quy chế tiền lương, thưởng phù hợp với tình hình thực tế, phù hợp với quy mô nhân sự cũng như từng vị trí công việc của doanh nghiệp là rất cần thiết. Nó giúp cho doanh nghiệp tuyển dụng được nguồn lao động có chất lượng phù hợp, kích thích người lao động cống hiến gắn bó với doanh nghiệp, tạo động lực cho người lao động.

Vì vậy, bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải xây dựng cho mình một quy chế lương ngày từ khi mới bắt đầu thành lập và thường xuyên điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp mình.