Một số người dùng lại thắc mắc: Có nên mua máy chấm công vân tay không? Những lưu ý khi chọn mua máy chấm công là gì? Cùng MISA AMIS HRM giải đáp những thắc mắc trên trong bài viết dưới đây.
Tải miễn phí – 17 Mẫu Chấm công HOT nhất 2024
1. Có nên mua máy chấm công vân tay không?
Máy chấm công vân tay là thiết bị sử dụng dấu vân tay để ghi nhận công theo danh tính của một cá nhân. Dòng máy chấm công vân tay thường được sử dụng trong các doanh nghiệp hay công ty nhỏ,…
Để có thể lựa chọn được máy chấm công vân tay chất lượng, người dùng cần nắm rõ được những ưu và nhược điểm của chúng. Việc sử dụng máy chấm công vân tay giúp mang lại hiệu quả trong quá trình quản lý giờ làm việc của nhân sự và nâng cao tinh thần trách nhiệm làm việc của mọi nhân viên. Câu hỏi “Có nên mua máy chấm công hay không?” sẽ được giải đáp ngay sau đây thông qua ưu nhược điểm của chúng.
1.1 Ưu điểm của loại máy chấm công bằng vân tay
- Khi sử dụng máy chấm công vân tay có thể tránh được những trường hợp nhân viên quên đem theo thẻ.
- Quản lý hoạt động giờ ra/vào của nhân viên, hạn chế được tình trạng chấm hộ giờ công cho nhau hay gian lận chấm công. Vì dấu vân tay của mỗi người chỉ có một mã duy nhất.
- Tốc độ máy chấm công vân tay từ 2-3 giây để máy nhận diện dấu vân tay.
- Chi phí mua máy chấm công vân tay không quá cao so với những loại máy chấm công khác.
- Dễ dàng theo dõi thông tin chấm công của các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh nhưng muốn xem thông tin tổng thể tại một địa điểm chính.
- Các dữ liệu lưu trên máy chấm công sẽ được liên kết với máy tính và xuất ra dưới dạng file excel tiện lợi cho quản lý theo dõi và báo cáo công.
>>> Xem thêm: Topapp chấm côngtrên điện thoại miễn phí tốt nhất
1.2 Nhược điểm của loại máy chấm công bằng vân tay
Bên cạnh những ưu điểm của máy chấm công vân tay vừa nêu trên, chúng cũng có một vài nhược điểm cần được khắc phục để mang lại những trải nghiệm tốt hơn cho người dùng.
- Nếu trường hợp dấu vân tay của bạn bị ướt hay mòn thì máy rất khó để có thể xác định được vân tay. Đối với những nhân viên bị xây sát tay hay bị thương thì máy vẫn không thể xác định được vân tay.
- Với những máy chấm công bằng vân tay giá thành của chúng sẽ mắc hơn so với máy chấm công bằng thẻ.
- Những doanh nghiệp chuyên sản xuất (sản xuất hóa chất, kim loại) vân tay rất dễ bị mòn và khó lấy. Vân tay hỏng có thể dẫn đến đầu đọc của máy bị hỏng.
So với việc quản lý chấm công thông thường mất khá nhiều thời gian, thì máy chấm công vân tay theo kiểu hiện đại có thể giảm thiểu những lỗi sai sót, hạn chế tình trạng thiên vị, tranh cãi về giờ công, giờ làm của mỗi nhân viên. Với ưu điểm không dễ gian lận trong giờ công làm việc có thể đảm bảo được sự bình đẳng và công bằng giữa mỗi nhân viên.
Vì thế, máy chấm công vân tay thịnh hành hơn rất nhiều so với máy chấm công bằng thẻ. Việc sở hữu chiếc máy chấm công vân tay có thể giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý được đội ngũ nhân viên của công ty.
Vậy với thắc mắc có nên mua máy chấm công vân tay không thì câu trả lời là có. Doanh nghiệp của bạn nên mua để quản lý nhân sự tốt hơn.
>>> Xem thêm:Hướng dẫn cách làmbảng chấm công trên exceltừ A-Z
2. Lưu ý gì khi mua máy chấm công vân tay?
Đa phần mỗi máy chấm công vân tay đều có những tính năng và cách dùng khác nhau, tùy vào dòng sản phẩm cũng như thương hiệu của chúng. Vì thế khi mua máy chấm công người dùng cần lưu ý những vấn đề sau để có lựa chọn thiết bị tốt nhất và phù hợp với nhu cầu của bản thân.
2.1 Kết nối với máy tính
Khi sử dụng máy chấm công để quản lý có thể tiện lợi trong việc theo dõi ngày công của nhân viên, cần phải kết nối chúng với máy tính để khi nhân viên tiến hành chấm công, tất cả các dữ liệu sẽ tự động truy xuất và truyền qua phần mềm đã được cài sẵn trên máy tính dưới dạng file excel.
Khi tiến hành kết nối, người dùng cần xem xét máy chấm công có thể kết nối qua máy tính thông qua những mạng nào như: LAN, Wifi,…
2.2 Số vân tay máy có thể lưu trữ
Khả năng lưu trữ bao nhiêu là yếu tố rất quan trọng vì nó có thể quyết định được số quy mô nhân lực trong doanh nghiệp hay công ty của bạn. Khi số nhân lực trong công ty càng lớn thì việc lựa chọn chiếc máy chấm công vân tay có dung lượng lưu trữ khoảng 3000 vân tay trở lên có thể đáp ứng tốt cho nhu cầu của thị trường. Đặc biệt là những máy có dung lượng lưu trữ vân tay lớn còn có tích hợp thêm tính năng con chip nhằm xử lý dấu vân tay một cách nhanh nhất, hiệu quả làm việc hơn hẳn những chiếc máy chấm công bằng vân tay có dung lượng thấp.
2.3 Phần mềm chấm công và xuất dữ liệu
Phần mềm này chính là sự liên kết giữa máy chấm công và máy tính. Phần mềm quản lý chấm công sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ những thông tin cần thiết như: họ tên, ngày tháng năm sinh, vân tay, số điện thoại, ngày vào làm,…Phần mềm còn cung cấp thêm bảng chấm công một cách tự động được phân chia theo từng bộ phận, chi tiết chấm công của từng nhân viên theo ngày.
Bên cạnh đó, tất cả các hoạt động của nhân viên cũng được quản lý một cách linh hoạt và cụ thể như: lịch làm, số giờ ra/vào của nhân viên, tình trạng xin nghỉ phép và vắng mặt. Tất cả những dữ liệu trên sẽ được xuất ra file excel riêng, hoặc được in trực tiếp để tiện lợi trong việc tính công cho nhân viên.
2.4 Khả năng lưu trữ thông tin khi cúp điện
Một chiếc máy chấm công được xem là tốt nhất khi máy được tích hợp thêm tính năng lưu trữ thông tin khi trường hợp mất điện xảy ra. Đây có thể được xem là trường hợp ít xảy ra nhưng chắc chắn sẽ có lúc phát sinh. Người dùng có thể tìm thấy tính năng trong các mẫu máy chấm công vân tay Ronald Jack.
Những chiếc máy chấm công không có khả năng lưu trữ thông tin chỉ phù hợp cho những công ty hay doanh nghiệp nhỏ và đương nhiên những chiếc máy này cũng cần phải được kết nối qua máy tính để truyền dữ liệu liên tục vào phần mềm chấm công hay server trên máy tính để hạn chế tình trạng mất dữ liệu.
2.5 Tính năng chấm bổ sung bằng thẻ hoặc mã số
Một số máy chấm công vân tay còn có thêm tính năng chấm công bằng thẻ từ. Ở một số trường hợp có thể làm tăng thêm tính tiện lợi cho máy. Nếu người dùng cần chọn chiếc máy chấm công vân tay tích hợp tính năng quẹt thẻ nên để ý số lượng thẻ nhân viên mà máy có thể lưu trữ.
Trên thị trường, khả năng lưu trữ của máy chấm công bằng thẻ thường nhỏ hơn so với khả năng lưu trữ của máy chấm công bằng vân tay. Tuy nhiên với thời đại phát triển hiện này thì khả năng lưu trữ của thẻ và vân tay có thể nói là tương đương nhau.
Ngoài chấm qua thẻ thì máy chấm công vân tay có thêm tính năng chấm qua mã. Điều này có nghĩa là nhân viên có thể điền mã trực tiếp lên thiết bị để thực hiện việc chấm công. Tuy nhiên độ bảo mật của thẻ và mã lại không cao bằng vân tay do đó người dùng nên cân nhắc trước khi sử dụng.
2.6 Tính năng kiểm soát cửa ra/vào
Ngoài thực hiện công việc chấm công ra thì thiết bị còn có thể hỗ trợ công tác khoá và mở cửa bằng vân tay một cách tự động. Từ đó có thể làm tăng thêm sự hữu ích và tiện lợi của chúng. Thiết bị có thể được xem như một chiếc máy khoá cửa bằng vân tay tự động.
3. AMIS Chấm công – Phần mềm giúp chấm công đơn giản và thuận tiện
AMIS Chấm công là giải pháp chấm công với nhiều tính năng, hỗ trợ kết nối máy chấm công nhanh chóng và thuận tiện.
Bên cạnh đó, phần mềm AMIS chấm công còn hỗ trợ nhiều tính năng ưu việt khác:
- Chấm công theo nhiều hình thức như vân tay, khuôn mặt, định vị GPS, chấm công quét mã QR, phù hợp cho các doanh nghiệp đi làm theo ca kíp, nhân viên thường xuyên đi công trình, thị trường….
- Tổng hợp dữ liệu báo cáo chấm công về một hệ thống duy nhất để HR tiện theo dõi và kiểm tra, loại bỏ những thao tác thủ công tốn kém thời gian và công sức.
- Nhân viên tự theo ngày nghỉ phép, đăng ký đi sớm về muộn, theo dõi bảng chấm công…. ngay trên phần mềm.
- Hệ thống báo cáo chấm công chuyên nghiệp, giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình đi làm của nhân viên.
MISA AMIS Chấm công được rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam và đều nhận được những phản hồi tích cực. Trong đó có thể kể đến công ty IVY moda, Trống Đồng Palace hay Công ty Hữu Nghị Xuân Cương… với quy nhô nhân sự khác nhau.
4. Kết luận
Có nên mua máy chấm công vân tay không? là thắc mắc thường thấy khi doanh nghiệp lựa chọn máy chấm công cho Doanh nghiệp. Qua phân tích trên đây về thiết bị này MISA AMIS tin rằng có thể giúp người dùng cân nhắc và lựa chọn được một chiếc máy chấm công vân tay phù hợp hơn với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
