Đối với những doanh nghiệp thường xuyên quản lý công việc theo dự án, việc thiết lập mẫu lập kế hoạch triển khai dự án chính là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của người quản lý. Nếu không có kế hoạch chi tiết, dự án dễ rơi vào tình trạng hỗn loạn, chậm tiến độ.
Hiểu được điều đó, MISA AMIS đã tổng hợp 9 bảng kế hoạch dự án mới nhất nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hoạt động năm 2024. Mời bạn tham khảo và tải miễn phí biểu mẫu trong bài viết sau.
I. 9 mẫu kế hoạch triển khai dự án mới nhất cho doanh nghiệp
Mẫu lập kế hoạch triển khai dự án phổ biến nhất bao gồm các giải pháp đáp ứng yêu cầu quản lý toàn diện như:
- Các nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ con và mối quan hệ giữa chúng.
- Ngân sách khả dụng.
- Thời gian thực hiện tất cả các giai đoạn của dự án.
- Các nhân sự tham gia và cộng tác viên bên ngoài.
- Các tài nguyên cần thiết.
Trong đó, quản lý dự án theo thời gian là một trong những mô hình phổ biến nhất hiện nay nhờ tính minh bạch, khoa học. Song, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, doanh nghiệp có thể điều chỉnh số liệu theo dõi với các hạng mục:
- Mục tiêu và yêu cầu cụ thể.
- Phạm vi dự án và đánh giá rủi ro.
- Tài liệu phác thảo sản phẩm cần bàn giao.
- Nhiệm vụ, sự kiện quan trọng trong ngày/tuần.
- Bảng phân công công việc.
Dưới đây là 9 mẫu kế hoạch triển khai dự án giúp doanh nghiệp tổ chức, sắp xếp công việc hệ thống. Người quản lý có thể lựa chọn biểu mẫu phù hợp với đặc điểm và nguồn lực hiện tại để ứng dụng hiệu quả.
II. Cách lập kế hoạch triển khai dự án đơn giản, hiệu quả
Việc lập kế hoạch bao gồm xác định rõ mục tiêu, phân công nhiệm vụ, dự đoán rủi ro và thiết lập các tiêu chí đánh giá kết quả.
Nghiên cứu của Harvard Business Review cũng chỉ ra rằng các doanh nghiệp có quy trình lập kế hoạch dự án tốt thường đạt được hiệu suất cao hơn 20% và có khả năng thích ứng tốt hơn với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Ngoài ra, theo một nghiên cứu từ Project Management Institute (PMI), các dự án có kế hoạch rõ ràng và chi tiết có khả năng hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách cao hơn 28% so với những dự án không có kế hoạch.
Do đó, các bước lập kế hoạch khoa học và sự hỗ trợ của các công cụ quản lý hiện đại, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự thành công của dự án.
1. Xác định mục tiêu rõ ràng
Trước hết, người quản lý dự án cần xác định rõ mục tiêu tổng thể là gì. Nếu bạn là nhân viên phụ trách mẫu kế hoạch dự án, mục tiêu sẽ do tổng công ty đưa xuống. Nếu bạn trực tiếp điều hành công ty, thì việc đặt mục tiêu cần được phân tách rõ ràng. Ví dụ, các mục tiêu phổ biến khi quản lý dự án là:
- Dự án đạt doanh số 3 tháng cuối năm tối thiểu là 2 tỷ đồng.
- Chiến dịch Marketing thương hiệu đạt mức độ nhận biết 30% tại khu vực bắc, từ đó tăng số lượng khách hàng thêm 15%.
- Toàn bộ nhân viên kinh doanh đạt mục tiêu doanh số 80% trở lên.
Mục tiêu đặt ra cho từng dự án sẽ khác nhau dựa trên lĩnh vực hoạt động (công nghệ, dệt mặc, sản xuất công nghiệp, thời trang, mỹ phẩm…) hoặc dựa vào kinh nghiệm, kiến thức của người lãnh đạo.
2. Lên kế hoạch cho từng giai đoạn hành động
Kế hoạch triển khai nên phân bổ lần lượt hoạt động từ đơn giản đến phức tạp, từ tổng quan đến chi tiết. Mỗi hành động đi kèm bản đánh giá tính khả thi, thời hạn hoàn thành và một mục tiêu nhỏ hơn.
Phương pháp này cho phép người quản lý giám sát công việc dễ dàng, nhanh chóng nắm bắt vấn đề mỗi khi xảy ra sai sót. Nhờ vậy, doanh nghiệp hạn chế tình trạng chậm tiến độ hay dự án thất bại.
Người quản lý dự án cần hệ thống đầy đủ những thông tin sau:
- Yêu cầu cụ thể đối với từng nhiệm vụ.
- Nhân sự chịu trách nhiệm, nhân sự quản lý trực tiếp.
- Các giải pháp áp dụng cho dự án.
- Cách thức báo cáo trình kết quả đạt được. Những công việc cần báo cáo chính xác thì phải có thêm hình ảnh, video, số liệu chứng minh.
3. Dự toán chi phí
Đây là phần bắt buộc trong tất cả các mẫu lập kế hoạch triển khai dự án. Nhiều dự án đã bị gián đoạn, thậm chí tạm dừng vì tính toán thiếu sót hoặc bỏ qua bước dự toán.
Dự toán ngân sách giúp việc quản lý tài chính minh bạch trong toàn bộ thời gian triển khai. Đặc biệt, nhiều chuyên gia cho rằng doanh nghiệp có thể dự trù thêm chi phí phát sinh ngay từ đầu. Tỷ lệ phát sinh nên nằm trong khoảng 5% đến 10% để đội ngũ luôn sẵn sàng ứng phó những tình huống bất ngờ mà không ảnh hưởng đến kế hoạch chung.
4. Dự toán thời gian thực hiện
Thời gian thực hiện dự án phụ thuộc vào mục tiêu đề ra ban đầu. Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn sẽ quyết định sự phân chia thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc. Nhân viên và người quản lý căn cứ vào cơ sở đó để sắp xếp mức độ ưu tiên, tránh ùn tắc hay chậm trễ những đầu việc khác.
5. Quản trị nguy cơ và dự phòng phương án ứng phó
Mẫu kế hoạch triển khai dự án chuyên nghiệp thường bao gồm đề xuất khắc phục rủi ro. Thời gian thực hiện càng dài, tỷ lệ xảy ra sai sót càng cao. Chính vì vậy, người quản lý cần dự trù nguồn lực và đưa ra các phương án thay thế khi cần thiết.
6. Triển khai thực thi
Để quá trình thực thi diễn ra thuận lợi, ban quản lý dự án cần đảm bảo các bên liên quan đều nắm được vai trò, trách nhiệm của mình. Họ cũng phải cam kết về kết quả sẽ đạt được để hoàn thành mục tiêu.
Đọc ngay: Phần mềm quản lý tiến độ dự án tốt nhất hiện nay
7. Theo dõi và đánh giá kết quả định kỳ
Tiếp theo đó, người quản lý sẽ giám sát sát sao từng bước thực hiện nhằm đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc. Sau mỗi giai đoạn, doanh nghiệp nên tiến hành họp bàn nhằm chỉnh sửa phạm vi, đánh giá kết quả đã đạt được.
Nhiệm vụ này bao gồm tập trung hồ sơ, phân tích số liệu, tìm ra nguyên nhân thành công/thất bại. Từ đó, người quản lý dễ dàng giải quyết vấn đề phát sinh cũng như chỉ đạo định hướng mới.
8. Ứng dụng phần mềm quản lý dự án thông minh
Mặc dù ban lãnh đạo đóng vai trò quyết định trong việc xác định chiến lược tổng thể nhưng việc soạn mẫu lập kế hoạch triển khai dự án và triển khai là trách nhiệm của người quản lý.
Người quản lý dự án có thể mời thêm chuyên gia tư vấn, nghiên cứu dữ liệu để tìm ra cách xử lý tình huống tối ưu nhất. Tuy nhiên, khi đã thống nhất quy trình hành động, người quản lý cần có thêm công cụ hỗ trợ theo dõi mức độ tuân thủ kế hoạch, sắp xếp nhân sự, giám sát tiến độ và hiệu quả đạt được.
Phần mềm MISA AMIS Công việc là giải pháp đáp ứng tất cả yêu cầu trên. Là phần mềm quản lý dự án được hơn 250.000 doanh nghiệp tin dùng, MISA AMIS sở hữu nhiều tính năng nổi bật mà người quản lý không thể bỏ qua:
- Tăng tỷ lệ thành công của dự án khi chia nhỏ mục tiêu cao nhất thành các mục tiêu chi tiết cho từng cá nhân, phòng ban thực hiện.
- Theo dõi tiến độ mục tiêu dưới các hình thức minh họa trực quan như bảng Kanban và biểu đồ Gantt.
- Dễ dàng theo dõi và quản lý mọi giai đoạn của dự án.
- Nắm bắt đầu mối liên hệ, khắc phục điểm nóng nhanh chóng nhờ thông tin thành viên chịu trách nhiệm rõ ràng.
- Bao quát mọi mốc thời hạn sắp tới hoặc đã quá hạn để thúc đẩy nhân sự điều chỉnh công việc kịp thời.
- Theo dõi trạng thái của từng mục hành động hoặc số lượng công việc của từng nhân viên để ủy quyền giao việc hợp lý.
- Cộng tác và liên lạc thông suốt với nhóm dự án và các bên liên quan.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn Quản lý Công việc, Dự án nhiều cấp xuyên suốt với Phần Mềm Quy Trình Công Việc MISA, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc ngay dưới đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
III. Tại sao nên sử dụng mẫu lập kế hoạch triển khai dự án?
Kế hoạch triển khai dự án là bản phác thảo toàn bộ quy trình thực hiện dự án từ lúc bắt đầu triển khai đến khi kết thúc. Người quản lý chia dự án thành nhiều phần nhỏ để làm rõ mục tiêu, chiến lược, quy trình và các hành động cần thiết.
Lập kế hoạch giúp doanh nghiệp tập hợp mọi yếu tố liên quan đến dự án vào một kênh tập trung duy nhất. Đồng thời, người quản lý tổ chức cơ cấu phù hợp, làm nổi bật đầu mối liên hệ và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận.
Nhờ đó, người quản lý, đội nhóm thực hiện cùng các bên liên quan đều dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết và phối hợp hiệu quả.
IV. Kết luận
Như vậy, bài viết trên đã gửi đến bạn 9 mẫu lập kế hoạch triển khai dự án cùng cách thức lập kế hoạch, giám sát triển khai dự án hiệu quả nhất. Tùy theo nhu cầu, đặc thù công việc mà người quản lý có thể cân nhắc sử dụng mẫu kế hoạch phù hợp. Chúc bạn thành công!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
