Cách xác định nhu cầu đào tạo của nhân sự trong Công Ty

Trong môi trường kinh tế luôn biến động và thay đổi như hiện nay, người lao động cần phải được đào tạo và cập nhật kiến thức mới liên tục để có thể đạt được hiệu quả cao trong công việc của mình. Tuy nhiên phải đào tạo những kiến thức gì và đào tạo những ai thì doanh nghiệp lại chưa xác định được đúng. Bài viết này MISA AMIS HRM sẽ hướng dẫn các nhà quản trị cách xác định nhu cầu đào tạo của nhân sự trong công ty một cách chính xác nhất, tránh gây lãng phí thời gian và nguồn lực của tổ chức.

Tải miễn phí – Mẫu Báo cáo Tuyển dụng Nhân sự Chính xác nhất 2024 dành cho CEO & HR

1. Xác định nhu cầu đào tạo là gì?

Đào tạo (Training) là chuỗi các hoạt động hoặc chương trình được triển khai trong doanh nghiệp nhằm mục đích giảng dạy cho người lao động một kỹ năng hoặc kiến thức nghề nghiệp mới có thể hỗ trợ họ thực hiện công việc hiệu quả và năng suất hơn. 

Xác định nhu cầu đào tạo chính là việc tìm ra những yêu cầu, những điều cần phải thực hiện trong hoạt động đào tạo của doanh nghiệp dựa trên những thiếu hụt trong kỹ năng, kiến thức của nhân viên và bối cảnh đặc thù của tổ chức. 

Có 6 phương pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để phân tích nhu cầu đào tạo hiện nay. Bao gồm:

• Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát các cá nhân và phòng ban trong công ty.
• Phương pháp khảo sát: Khảo sát giấy hoặc khảo sát trực tuyến bằng biểu mẫu trên kênh nội bộ.
• Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn cá nhân hoặc phỏng vấn theo nhóm tùy quy mô của tổ chức và đối tượng cần đào tạo.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tài liệu đào tạo nội bộ trong quá khứ của doanh nghiệp và tham khảo thêm các tài liệu đào tạo khác trong và ngoài nước.
• Phương pháp sử dụng công nghệ
• Phương pháp lấy dữ liệu từ quá khứ

Bước xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình xây dựng chiến lược đào tạo cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Việc xác định sai nhu cầu sẽ gây mất thời gian, lãng phí tiền bạc. Nghiêm trọng hơn có thể tạo nên làn sóng phản đối từ người lao động và gây bất mãn trong chính nội bộ công ty. 

2. Tại sao cần xác định nhu cầu đào tạo nội bộ?

Có rất nhiều nguyên nhân khiến việc xác định nhu cầu đào tạo nội bộ trở thành hoạt động nền tảng trong xây dựng chương trình huấn luyện cán bộ lành nghề của tổ chức. Thông qua phương pháp phỏng vấn, khảo sát và nghiên cứu các hạn chế còn tồn tại trong chính doanh nghiệp, nhà quản trị nhân sự sẽ đạt được những lợi ích sau:

2.1 Dễ dàng xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp

Kiến thức của mỗi nhân viên trong công ty đều không giống nhau. Ngoài ra, mỗi phòng ban sẽ đòi hỏi những kiến thức chuyên môn khác nhau cùng với những kỹ năng mềm khác nhau. Doanh nghiệp cần tiến hành hoạt động nghiên cứu trước để xây dựng những lớp huấn luyện kỹ năng phù hợp với nhân viên. Nếu kiến thức trong chương trình là thứ người lao động cần hoặc người lao động đang thiếu hụt, họ sẽ chủ động học hỏi và tương tác nhiều hơn. 

2.2 Xác định kịp thời những khó khăn mà doanh nghiệp đang đối mặt

Hoạt động xác định nhu cầu đào tạo không chỉ diễn ra trong nội bộ công ty mà còn mở rộng ra nghiên cứu cả những thách thức và xu hướng đến từ môi trường bên ngoài. Nhờ đó nhà quản trị nhân sự có thể kịp thời phát hiện những khó khăn mà tổ chức sẽ phải đối mặt. Và có những phương pháp đào tạo thích hợp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho công ty. 

2.3 Dễ dàng đạt được những mục tiêu đào tạo mà tổ chức đề ra 

Doanh nghiệp cần phải xác định đúng nhu cầu đào tạo mới có thể đạt được mục tiêu mà tổ chức đề ra. Chỉ khi tìm ra kỹ năng chuyên môn và kiến thức nghiệp vụ mà người lao động đang thiếu hụt, nhân sự mới có thể tạo nên những chương trình giảng dạy,  bổ sung kiến thức mang lại hiệu quả đột phá. 

3. Cách xác định yêu cầu đào tạo trong doanh nghiệp

Việc mỗi nhân viên có tư chất khác nhau, lĩnh vực chuyên môn khác nhau và tiềm năng phát triển khác nhau gây nên khó khăn cho các nhà quản trị trong quá trình xây dựng một hệ thống đào tạo toàn diện. Để có thể tạo nên một chương trình Training hiệu quả mà vẫn dung hòa giữa nhu cầu riêng của cán bộ nhân viên và mục tiêu chiến lược chung của tổ chức, doanh nghiệp có thể tham khảo Quy trình 4 bước xác định nhu cầu đào tạo dưới đây. 

3.1 Phân tích nhu cầu đào tạo của tổ chức 

Hoạt động đào tạo nội bộ được xây dựng nhằm mục đích chuẩn bị những kiến thức cần thiết giúp người lao động cải thiện năng suất làm việc và phát triển tốt hơn trong tương lai. Vì vậy cần phải xác định nhu cầu đào tạo xuất phát từ tình trạng thực tiễn của tổ chức kết hợp với các mục tiêu trong tương lai.

Nhà quản trị nhân sự có thể lựa chọn căn cứ vào một trong ba mục tiêu chính sau:

• Mục tiêu ngắn hạn: Là điều mà doanh nghiệp mong muốn hoặc dựa trên kế hoạch mà doanh nghiệp sắp triển khai trong vòng 1 năm sắp tới.
• Mục tiêu trung hạn: Là điều mà doanh nghiệp mong muốn hoặc dựa trên kế hoạch mà doanh nghiệp sắp triển khai trong vòng từ 1- 3 năm.
• Mục tiêu dài hạn: Là điều mà doanh nghiệp mong muốn hoặc dựa trên kế hoạch mà doanh nghiệp triển khai từ 3 năm trở lên. 
• Ngoài ra còn có những mục tiêu đột xuất dựa trên tình hình kinh tế mà doanh nghiệp chưa lường trước được. 

Đặc biệt, nhà quản lý nhân lực cũng cần trả lời được những câu hỏi sau khi phân tích nhu cầu doanh nghiệp:

• Việc xác định nhu cầu đào tạo đã gắn với nhu cầu chiến lược của doanh nghiệp hay chưa?
• Lãnh đạo muốn đạt được những mục tiêu gì sau khi chương trình đào tạo triển khai?
• Doanh nghiệp đang có những tài nguyên gì? Nên phân bổ tài nguyên thế nào cho hợp lý?
• Những yếu tố nào trong môi trường làm việc có thể gây ảnh hưởng tới hoạt động đào đào tạo của tổ chức?
• Để tiến hành chương trình đào tạo được thuận lợi và đáp ứng được nhu cầu của tổ chức thì có cần sự giúp đỡ của chuyên gia không?
• Cán bộ nhân viên sẽ nhận được những gì khi tham gia vào chương trình đào tạo?
• Những ai trong doanh nghiệp muốn thấy kết quả đào tạo?

3.2 Phân tích các yêu cầu của công việc và trình độ của nhân viên

Việc phân tích yêu cầu công việc và trình độ của nhân viên trong quá trình xác định nhu cầu đào tạo được đánh giá là vô cùng quan trọng. Để có những phân tích chính xác nhất về các kỹ năng cần thiết cho công việc cũng như trình độ của nhân viên, doanh nghiệp có thể tiến hành các cuộc khảo sát trong nội bộ tổ chức. Các câu hỏi trong bản khảo sát sẽ cần phải làm rõ những vấn đề sau:

• Năng lực chuyên môn hiện tại của nhân viên được khảo sát?
• Những kỹ năng chuyên môn nhân viên mong muốn phát triển sâu hơn?
• Những kỹ năng chuyên môn mới nhân viên muốn được học thêm trong tương lai?
• Hiệu suất làm việc hiện tại của nhân viên?
• Kỳ vọng về công việc của nhân viên trong tương lai?

3.3 Phân tích kỹ năng hiện tại của nhân viên 

Phân tích kỹ năng hiện tại của nhân viên sẽ giúp nhà quản trị tìm ra điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân. Từ đó các chuyên viên nhân sự sẽ xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác nhất và xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp giúp phát huy điểm mạnh và cải thiện những điểm hạn chế của cá nhân đó. Để phân tích một cách toàn diện về năng lực của cán bộ nhân viên trong công ty, nhà quản trị có thể lựa chọn một trong ba phương pháp sau:

• Phương pháp tính toán dựa trên những tài liệu thông tin nhân sự nội bộ
• Phương pháp quan sát thực tế hoạt động tác nghiệp của cán bộ nhân viên 
• Phương pháp phỏng vấn trực tuyến hoặc trực tiếp bằng bằng hỏi. 

Với số lượng nhân viên cần điều tra nhiều, ở đông các phòng ban khác nhau. Nhà quản trị nhân sự có thể tạo bảng khảo sát trực tuyến qua kênh nội bộ của công ty.

3.4 Xác định mục tiêu đào tạo và phát triển cụ thể 

Sau khi tiến hành khảo sát và phân tích đủ 3 yếu tố trên, doanh nghiệp có thể dựa vào dữ liệu đã thu thập để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cụ thể. Để có thể xác định chính xác những vấn đề cần đào tạo cũng như cách thức triển khai các chương trình đó, người lãnh đạo và nhà quản trị nhân sự cần xem xét những nội dung sau:

• Có những kỹ năng nào cần phải đào tạo cho nhân viên?
• Kỹ năng nào cần được ưu tiên đào tạo trước?
• Chân dung đối tượng cần được đào tạo kỹ năng đó? 
• Số lượng nhân viên tham gia là bao nhiêu?
• Đào tạo vào thời gian nào là hợp lý?
• Nội dung chương trình đào tạo sẽ bao gồm những gì?

Việc xem xét chi tiết những nội dung huấn luyện giúp hoạt động đào tạo của doanh nghiệp chính xác và mang lại hiệu quả cao. Ban lãnh đạo công ty cũng dễ dàng đánh giá, đo lường hiệu quả hoạt động đào tạo trước và sau khi áp dụng trong tổ chức. 

XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÀO TẠO CỦA NHÂN SỰ DỄ DÀNG NHỜ MISA AMIS Thông tin nhân sự

Với phần mềm MISA AMIS Thông tin nhân sự, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phân tích kĩ năng hiện tại của nhân viên thông qua Kho lưu trữ thông tin nội bộ thông minh, từ đó giúp nhà quản trị nhân sự xác định chuẩn xác nhu cầu đào tạo và có những kế hoạch huấn luyện kiến thức chuyên môn phù hợp với từng nhóm đối tượng.

Việc sử dụng MISA AMIS Thông tin nhân sự sẽ hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp và quản lý nhân sự dễ dàng thực hiện nhiều tác vụ chuyên ngành sau:

• Số hóa hồ sơ nhân sự an toàn, bảo mật. Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất thông tin về năng lực nhân viên thông qua hồ sơ nhân sự đa chiều.
• Số hóa thủ tục nhân sự, giúp giảm thiểu tối đa những quy trình rườm rà và thời gian chờ đợi của người lao động.
• Nắm bắt bức tranh tổng quan nhân sự nhằm tạo nên các chiến lược nhân sự ổn định, phát triển nhờ hơn 20 mẫu Báo cáo Realtime chất lượng giúp cập nhật số lượng nhân sự, tình hình nhân viên,…
• Hỗ trợ quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ minh bạch, chính xác, giảm mâu thuẫn nội bộ và mâu thuẫn giữa người lao động và ban lãnh đạo công ty. 

Dùng ngay miễn phí

Kết luận

Xác định nhu cầu đào tạo của nhân sự trong công ty là một hoạt động cần thiết nhằm đảo bảo các chương trình đào tạo, huấn luyện đáp ứng đúng đối tương và vào đúng thời điểm. Việc xác định chính xác nhu cầu sẽ giúp cán bộ nhân viên công ty phát triển toàn diện hơn, đồng thời tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.