Phần mềm KPI là giải pháp hỗ trợ tối ưu cho doanh nghiệp trong công tác quản lý và đo lường hiệu suất làm việc, mức độ tăng trưởng dự kiến của công ty. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng đã tìm được phần mềm quản lý KPI phù hợp. Sau đây, MISA AMIS HRM sẽ giới thiệu Top phần mềm quản lý KPI miễn phí tốt nhất hiện nay. Tìm hiểu ngay.
1. Phần mềm quản lý KPI là gì?
Phần mềm KPI (Key Performance Indicator) là một công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng và theo dõi hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả thực hiện công việc. Phần mềm này tổng hợp, phân tích và xuất báo cáo chuyên sâu hơn những công cụ truyền thống như Excel, Google Sheet, phiếu đánh giá thủ công.
Với phần mềm KPI, các dữ liệu KPI và các thông số về mục tiêu được thu thập và tổng hợp. Từ đó người dùng có thể đo lường được mức độ hoàn thành mục tiêu, đánh giá tiến độ công việc hiện tại. Việc thu thập dữ liệu chính xác và nhanh chóng cũng là một lợi thế, qua đó doanh nghiệp sẽ nắm bắt được khi nào tỷ lệ hoàn thành KPI thấp để có phương án cải thiện.
Áp dụng phần mềm quản lý KPI như thế nào cho hiệu quả là điều mà các doanh nghiệp cần chú trọng. Bởi KPI không chỉ dùng để đánh giá nhân sự mà còn gắn liền với kế hoạch tăng trưởng và chiến lược kinh doanh dài hạn.
2. Đặc điểm của phần mềm KPI
2.1 Các tính năng nổi bật của ứng dụng quản lý KPI
- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá theo mục tiêu cho từng vị trí, bộ phận: Phần mềm quản lý KPI thường tạo biểu mẫu có sẵn hoặc cho phép nhập khẩu từ bên ngoài. Doanh nghiệp có thể chọn phiên bản phù hợp, sử dụng nhanh chóng mà không tốn thời gian cài đặt.
- Khả năng thiết lập KPI cụ thể chi tiết đến từng cá nhân, chức danh: Mỗi cá nhân được quy định công thức tính KPI theo trọng số, tỷ lệ hoàn thành tương ứng với vị trí. Ví dụ, nhân viên Marketing sẽ có KPI về lượt tiếp cận, số lead còn nhân viên kinh doanh phải đảm bảo doanh số, số lượng đơn hàng…
- Khả năng theo dõi tiến độ: Phần mềm có báo cáo theo dõi mức độ hoàn thành, tỷ lệ đạt KPI. Người quản lý có thể kiểm tra công việc quá hạn cùng người phụ trách để nhắc nhở kịp thời.
- Đánh giá kết quả: Từ dữ liệu và công thức tính toán ban đầu, phần mềm tự động cập nhật kết quả đạt/không đạt theo chỉ tiêu. Doanh nghiệp căn cứ vào số liệu để áp dụng tính lương, review ứng viên hoặc bổ sung chương trình đào tạo phù hợp.
- Tổng hợp báo cáo: Thay vì dùng Excel lập báo cáo thủ công, bạn chỉ cần chọn các tiêu chí muốn xuất báo cáo, phần mềm sẽ xuất thành bảng hoặc biểu đồ trực quan để tiện theo dõi.
2.2. Hạn chế khi đánh giá nhân viên theo KPI
Bên cạnh những tính năng nổi bật trên, app KPI còn một số hạn chế sau đây:
- Chỉ số KPI cần đặt theo tiêu chí SMART (Specific – Tính cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Khả năng thực hiện, Realistic – Tính thực tế, Time-bound -Khung thời gian). Nếu Tổ chức không đặt KPIs đạt tiêu chí sẽ gây nên ảnh hưởng tiêu cực.
- Nếu KPI đề ra không đạt tiêu chí Specific có thể sẽ khiến cho nhân viên không xác định được mình cần làm thế nào để đạt được mục tiêu kỳ vọng.
- Nếu KPI đề ra không đạt tiêu chí Measurable có thể sẽ khiến cho nhân viên mất ý chí phấn đấu.
- Nếu KPI đề ra không đạt tiêu chí Achievable – có thể đạt được và Realistics – thực tế thì sẽ ảnh hưởng tâm lý nhân viên và mất tập trung trong công việc.
- Nếu KPI không đảm bảo tiêu chí Time-bound – Khung thời gian sẽ khiến người lao động không biết công việc cần hoàn thành xong trong bao lâu.
- Phần mềm KPI không phù hợp để đo lường hiệu quả các mục tiêu của lĩnh vực sáng tạo.
2.3 Các tiện ích tích hợp trong phần mềm KPI
- In trực tiếp báo cáo, phiếu theo dõi KPI đánh giá nhân viên, thuận tiện trong công tác quản lý.
- Thu thập dữ liệu tự động từ nhiều nguồn, xuất dữ liệu thành file Excel một cách linh hoạt.
- Tự động chuyển giao công việc cho người làm báo cáo, người thẩm định, người phê duyệt khi đến kỳ đánh giá.
- Tự động thông báo cho người dùng, nhân viên, nhắc nhở đã đến kỳ đánh giá để tránh bị quên.
3. Top 10 phần mềm quản lý KPI miễn phí tốt nhất hiện nay
Dưới đây là danh sách Top các phần mềm KPI tiêu biểu nhất nhằm hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn một cách chính xác nhất.
3.1 Phần mềm KPI MISA (AMIS Đánh Giá)
AMIS Đánh Giá là phần mềm được phát triển bởi MISA – đơn vị với hơn 30 năm kinh nghiệm trên thị trường phần mềm. AMIS Đánh Giá giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình đánh giá hiệu suất nhân viên theo KPI, ASK, khung năng lực, performance review…
Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự theo dõi và cải thiện năng lực làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả và sự gắn kết của nhân viên trong tổ chức.
Tính năng nổi bật:
-
Áp dụng nhiều phương pháp đánh giá một cách linh hoạt cho nhiều phòng ban.
-
Dễ dàng thiết kế quy trình đánh giá: Tự đánh giá, Quản lý đánh giá, Đánh giá 360°.
-
Lấy dữ liệu đánh giá KPI từ phần mềm Bán hàng, Thông tin nhân sự, Công việc,…
- Cung cấp báo cáo tổng quan, báo cáo năng lực của từng nhân viên.
-
Đánh giá mọi lúc mọi nơi, trên nhiều thiết bị: desktop, mobile, tablet.
3.2 Phần mềm KPI Scoro
Nếu doanh nghiệp mong muốn quản lý KPI trực tuyến thì Scoro là một trong những gợi ý không thể bỏ qua. Scoro tạo điều kiện cho nhà quản lý lập kế hoạch, xuất bản báo cáo ngay trên hệ thống. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn kiểm soát hoạt động chặt chẽ tại bảng điều khiển trung tâm.
Tính năng nổi bật:
- Chia sẻ, phân quyền cho cá nhân hoặc team để mọi người nắm được mục tiêu chung.
- Dễ dàng tùy chỉnh các yếu tố trong báo cáo theo mục đích của người xem.
- Theo dõi được thời gian hoàn thành KPI để tối ưu.
- Nhắc nhở thời gian cho mỗi cá nhân để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
3.3 App quản lý KPI Domo
Tương tự như SimpleKPI hay Scoro, Domo cũng là phần mềm nước ngoài được các tập đoàn lớn tin dùng. Đặc biệt, Domo đã nhiều lần đứng đầu bảng xếp hạng phần mềm KPI đáng sử dụng nhất. Domo cung cấp báo cáo BI (Business Intelligence) trên nền tảng web, giúp người dùng phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn cùng lúc. Các báo cáo được thể hiện dưới dạng biểu đồ, hình ảnh trực quan và có thể chia sẻ với mọi người dùng trong nhóm.
Tính năng nổi bật:
- Kết nối với 1000+ nguồn data chất lượng phục vụ cho việc nghiên cứu thị trường, thiết lập mục tiêu.
- Cung cấp nhiều phương thức đồ thị hóa số liệu, báo cáo.
- Trao đổi dễ dàng ngay trên hệ thống.
- Thông báo, cập nhật trên điện thoại người dùng để không bỏ lỡ công việc.
3.4 Phần mềm quản lý KPI Tanca
Tanca là phần mềm đánh giá KPI phát triển theo hình thức cho thuê của Công ty Cổ phần Ứng dụng Di động xanh. Phần mềm KPI Tanca được phát triển theo mô hình phần mềm cho thuê SAAS (Software as a service). Phần mềm nhận được sự ủng hộ từ nhiều doanh nghiệp trong nước bởi khả năng quản lý KPI ưu việt.
Tính năng nổi bật:
- Hiển thị mục tiêu cá nhân gắn liền với mục tiêu tập thể để nhìn được tổng quan.
- Cung cấp hệ thống tiêu chí mẫu để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng bộ KPI phù hợp.
- Gắn liền với quản lý công việc, cập nhật KPI khi nhân viên hoàn thành công việc.
- Tích hợp chức năng đánh giá với chính sách lương thưởng để triển khai đồng bộ.
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm đánh giá KPI dễ sử dụng và thao tác đơn giản hơn, bạn hãy tìm hiểu ngay tính năng hỗ trợ hiệu quả của phần mềm đánh giá nhân viên MISA AMIS:
3.5 Ứng dụng KPI Handy
Hướng tới sự đơn giản, thuận tiện, Handy KPI giống như một công cụ thu nhỏ kết quả hoạt động của tổ chức. Đặc biệt, nhà cung cấp tập trung tối ưu ứng dụng trên di động thay vì phiên bản desktop thông thường. Tốc độ xử lý nhanh, giao diện trực quan là ưu điểm của phần mềm này. Tuy nhiên chi phí sử dụng phần mềm này khá cao so với mặt bằng chung tại thị trường Việt Nam.
Tính năng nổi bật:
- Hiển thị KPI rõ ràng, dễ hiểu: tên tiêu chí, mục tiêu theo kế hoạch, con số thực tế và tiến độ.
- Dễ dàng nhập dữ liệu từ web, app, file Excel hoặc từ các phần mềm khác.
- Ưu tiên bảo mật, bảo vệ dữ liệu khỏi nguy cơ bị hack hoặc bị mất mát, thất lạc.
- Miễn phí sử dụng cho nhóm 3 người.
3.6 Phần mềm quản lý KPI ClicData
Ứng dụng đánh giá KPI ClicData phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm cung cấp tùy chọn tạo báo cáo, chia sẻ báo cáo qua Email, hợp nhất dữ liệu và chuyển đổi dữ liệu tự động. Ưu điểm của ClicData là kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tối ưu theo dõi hiệu quả công việc. Người dùng có thể cập nhật dữ liệu KPI liên tục và chia sẻ dữ liệu dễ dàng.
Tính năng nổi bật:
- Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, từ các dịch vụ lưu trữ đến cổng API.
- Tự động cập nhật chỉ đố theo KPI của cá nhân, phòng ban hoặc theo dự án.
- Xử lý, phân tích dữ liệu nhanh chóng.
- Cung cấp hơn 70 dạng đồ thị và cho phép người dùng tùy chỉnh theo nhu cầu.
- Dễ dàng theo dõi mọi chỉ số về tiến độ qua web hoặc thiết bị di động.
3.7 Công cụ quản lý KPI và công việc digiiTeamW
digiiTeamW là một phần mềm KPI toàn diện, cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản như thiết lập mục tiêu, xác định chỉ tiêu, gán trọng số, công thức tính toán, và phân chia nhiệm vụ cho các bộ phận. Phần mềm này cũng hỗ trợ nhà quản lý trong việc theo dõi các báo cáo, xem bảng điều khiển KPI, xếp hạng KPI và bản đồ chiến lược.
Tính năng nổi bật:
- Thiết lập chỉ tiêu/đầu việc với trọng số và công thức tính toán.
- Phân bố chỉ tiêu theo phòng ban, nhân sự tương ứng, thời gian.
- Báo cáo kết quả đánh giá với dashboard thông minh.
- Hỗ trợ nhập liệu từ Excel, kết xuất dữ liệu, báo cáo đa định dạng.
3.8 Phần mềm quản lý KPI Base Goal
Không chỉ là phần mềm KPI, Base Goal còn được biết đến là phần mềm quản lý mục tiêu toàn diện. Base Goal tạo được sơ đồ mục tiêu nội bộ, liên kết KPI của cá nhân, đội nhóm một cách nhất quán theo mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ngoài ra phần mềm cũng liên kết với các phần mềm quản lý công việc, CRM để lấy dự liệu, tự động cập nhật tỷ lệ hoàn thành KPI và báo cáo chính xác.
Tính năng nổi bật:
- Thiết lập chu kỳ, liên kết các mục tiêu theo chiến lược của công ty.
- Dễ dàng tùy chỉnh KPI và key metric theo từng vị trí, phòng ban, nhóm.
- Cá nhân tự xây dựng và theo dõi được mục tiêu của mình.
- Cung cấp báo cáo, đánh giá hiệu suất một cách dễ hiểu.
>>> Tham khảo: Top 16 phần mềm OKR quản lý mục tiêu tốt nhất dành cho doanh nghiệp
3.9 Phần mềm KPI Smartsheet
Smartsheet được thiết kế để theo dõi, quản lý hiệu suất công việc theo các chỉ số KPI quan trọng. Smartsheet có giao diện trực quan, dễ sử dụng. Người dùng dễ dàng tùy chỉnh các bảng điều khiển KPI tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp để theo dõi quá trình thực hiện mực tiêu, đánh giá hiệu quả công việc. Bên cạnh đó phần mềm có thêm các tiện ích quản lý dự án, lịch trình, tài liệu gắn liền với KPI, chia sẻ dữ liệu nhóm, giao mục tiêu cho từng đối tượng.
Tính năng nổi bật:
- Báo cáo đa dạng, bảng điều khiển trực quan, tùy chỉnh theo ý muốn
- Tích hợp cả quản lý dự án, quản lý công việc, dễ phân công KPI cho các công việc liên quan
- Lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau: bảng tính Excel, phần mềm khác, cơ sở dữ liệu, từ đó tổng hợp báo cáo KPI toàn diện.
- Chia sẻ, cộng tác với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, phân quyền xem hoặc chỉnh sữa dữ liệu KPI.
3.10 Phần mềm quản lý KPI FastWork
Phần mềm KPI FastWork được phát triển để phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản lý các chỉ số KPI. FastWork KPI gồm dashboard tổng quan với báo chi tiết về hiệu suất, tiến độ thực hiện mục tiêu KPI. Phần mềm cũng giúp người dùng thiết lập, theo dõi KPI theo từng bộ phận hoặc vị trí công việc.
Đặc điểm nổi bật:
- Dễ dàng thiết lập hệ thống mục tiêu KPI cho từng vị trí
- Tự động thu thập kết quả thực hiện KPI từ các nguồn đánh giá, thực hiện so sánh
- Phân tích kết quả triển khai KPI bằng biểu đồ trực quan
- Chia sẻ thông tin về KPI giữa các bộ phận liên quan
- Linh hoạt và dễ sử dụng, không yêu cầu kiến thức chuyên sâu về KPI
>>> Tham khảo: Top 15+ phần mềm nhân sự giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự, đào tạo ứng viên mới, theo dõi lịch làm việc, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, chính sách đãi ngộ, lương thưởng,…
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý KPI hiệu quả
Dưới đây là các tiêu lựa chọn ứng dụng quản lý KPI:
- Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm có thao tác đơn giản và dễ sử dụng. Dashboard gọn gàng, logic và chứa những thông tin hữu ích.
- Phần mềm có thể thích ứng với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau. Đặc biệt, khả năng tùy biến để phục vụ theo nhu cầu khác nhau của mỗi doanh nghiệp.
- Không mất nhiều thời gian cài đặt và triển khai sử dụng.
- Phần mềm có khả năng đảm bảo an toàn dữ liệu và độ bảo mật cao.
- Cho phép người dùng sử dụng nhiều hình thức như xuất dữ liệu, nhập tay, phân quyền, kết nối phần mềm khác…
- Lựa chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ am hiểu và nhiệt tình.
5. Lưu ý khi sử dụng phần mềm KPI
- Việc áp dụng phần mềm KPI để đo lường hiệu quả công việc liên quan đến lĩnh vực sáng tạo chưa hoàn toàn phù hợp. Bởi công việc này thường đổi mới liên tục và đánh giá kết quả có thể dựa nhiều vào cảm tính.
- Phần mềm đánh giá KPI không thể thay thế hoàn toàn vai trò của con người. Nhà quản trị cần thiết kế chỉ tiêu KPI phù hợp với doanh nghiệp. Sau đó, Nhà quản trị cần theo dõi, kiểm soát kết quản thực hiện và duyệt kết quả ngay trên phần mềm.
6. Kết luận
Phần mềm quản lý KPI đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp theo dõi và đo lường hiệu suất. Với sự phát triển của công nghệ, có nhiều phần mềm KPI miễn phí hiệu quả mà doanh nghiệp có thể lựa chọn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc áp dụng phần mềm này cần có sự hiểu biết về KPI và quy trình quản lý. Chọn phần mềm phù hợp và áp dụng một cách thông minh, nhà quản trị có thể cải thiện hiệu suất kinh doanh một cách đáng kể.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
