Mẫu báo cáo công việc bằng Word được áp dụng rộng rãi trong hầu hết doanh nghiệp, tổ chức. Nó cho phép người quản lý vừa tổng hợp đầy đủ kết quả công việc, vừa nhanh chóng phát hiện các mục tiêu chưa hoàn thành. Từ đó, ban lãnh đạo dễ dàng đưa ra định hướng phát triển phù hợp.
I. Tổng quan về mẫu báo cáo công việc bằng Word
1. Mẫu báo cáo công việc bằng Word là gì ?
Mẫu báo cáo công việc bằng Word là văn bản báo cáo định kỳ theo ngày, tuần, tháng và năm. Từng cá nhân, bộ phận hay các đội nhóm đều có thể sử dụng mẫu báo cáo này để trình bày những vấn đề sau:
- Thông tin chi tiết về nhiệm vụ được giao.
- Kết quả nghiệm thu công việc, số lượng sản phẩm hoàn thiện, phần trăm hoàn thành mục tiêu…
- Đánh giá của người quản lý trực tiếp về thái độ, tinh thần làm việc.
- Đề xuất cách giải quyết cho công việc còn tồn đọng cùng những khó khăn cần tiếp tục khắc phục.
2. Tại sao doanh nghiệp cần mẫu báo cáo công việc bằng Word?
Phần mềm Word áp dụng cho mọi lĩnh vực, ngành nghề để phục vụ công việc văn phòng như soạn thảo biên bản, báo cáo, hợp đồng,… Các file Word cũng thích hợp lưu trữ, trao đổi, in ấn,… khi công ty làm việc với nhiều đối tác hay nhiều dự án khác nhau.
Vì vậy, hầu hết mọi doanh nghiệp đều cần có mẫu báo cáo công việc bằng Word. Nhân viên có thể đơn giản hóa việc ghi lại nhiệm vụ, người quản lý có thể nắm bắt được năng suất, chất lượng công việc thực tế trong đội ngũ.
Một số mục tiêu khác của việc tạo mẫu báo cáo công việc:
- Thể hiện năng lực làm việc của từng cá nhân.
- Thể hiện trách nhiệm, tinh thần trách nhiệm, chủ động cập nhật tiến độ của từng cá nhân
- Cho thấy những thiếu sót, khó khăn sau khi kết thúc mỗi dự án hay các giai đoạn làm việc.
- Hỗ trợ các nhà quản trị thuận lợi theo dõi quá trình làm việc, có kế hoạch và điều chỉnh kịp thời.
Xem thêm: Mẫu báo cáo công việc chi tiết và cách viết báo cáo tiêu chuẩn cần biết
II. Cách viết báo cáo công việc bằng Word
Tùy theo yêu cầu và tính chất nghiệp vụ của từng doanh nghiệp mà báo cáo công việc sẽ có sự khác biệt. Ví dụ, nếu công ty cần đánh giá dựa trên số lượng sản phẩm và kết quả cụ thể, nhân viên cần thống kê rõ những số liệu đó để người quản lý đưa ra nhận xét khách quan nhất.
Viết văn bản báo cáo đặc biệt quan trọng với những nhân sự đang trong thời gian thử việc. Kết quả tổng kết mỗi tuần, tháng sẽ là căn cứ quyết định họ có được ký hợp đồng chính thức không.
Tuy nhiên, đây không phải nhiệm vụ khó khăn, áp lực. Các mẫu báo cáo công việc bằng Word đều có bố cục khá giống nhau. Người soạn thảo chỉ cần nêu rõ nội dung và trình bày một cách khoa học qua dạng bảng hoặc liệt kê.
Nội dung cơ bản của một mẫu báo cáo công việc tiêu chuẩn bao gồm:
- Tên công ty, doanh nghiệp, tổ chức.
- Họ và tên nhân viên, phòng ban và chức vụ đang công tác.
- Ngày ghi số liệu báo cáo (ghi rõ báo cáo cho tuần, tháng, năm nào).
- Nội dung các nhiệm vụ đã được xử lý.
- Đính kèm kết quả thực hiện tương ứng với các nhiệm vụ trên.
Ngoài ra, báo cáo có thể bổ sung những nội dung khác như:
- Tên dự án, giai đoạn dự án, công việc quan trọng trong dự án mà cá nhân, đội nhóm chịu trách nhiệm.
- Phân tích ưu điểm và khuyết điểm của bản thân sau giai đoạn làm việc.
- Ghi nhận những hoạt động tập huấn, bồi dưỡng, nâng cao chuyên môn.
- Ghi nhận những đóng góp cải tiến chất lượng sản xuất, kinh doanh.
- Tự đánh giá thái độ làm việc, khả năng làm việc tập thể.
- Đề xuất, góp ý, kiến nghị với cấp trên cùng ban lãnh đạo công ty.
Bản báo cáo phải đính kèm phần nhận xét, đánh giá của trưởng bộ phận hoặc quản lý trực tiếp. Điều này đảm bảo tính trung thực, minh bạch cho những nội dung mà người soạn thảo đã thực hiện.
Bên cạnh cách tự tạo văn bản, doanh nghiệp có thể sử dụng trực tiếp các mẫu báo cáo công việc bằng Word dưới đây để tiết kiệm thời gian nghiên cứu thử nghiệm.
III. Tổng hợp các mẫu báo cáo công việc bằng Word cho doanh nghiệp
1. Mẫu văn bản báo cáo công việc bằng Word theo ngày
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày được nhiều công ty yêu cầu nhân viên thực hiện. Cách làm này cho phép người quản lý kiểm soát hiệu suất chi tiết nhất.
Báo cáo hàng ngày nên dựa trên kế hoạch chung do phòng ban, đội nhóm thống nhất từ đầu. Chẳng hạn, báo cáo việc hàng ngày của nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào kế hoạch mục tiêu của toàn bộ phận kinh doanh.
2. Mẫu văn bản báo cáo công việc bằng Word theo tuần, tháng
Văn bản báo cáo mẫu hàng tuần, hàng tháng thường do cá nhân hoặc người quản lý tổng hợp để cập nhật với cấp trên. Do đó, mẫu báo cáo tháng bằng Word cần ghi đầy đủ thông tin về những hạng mục đã thực hiện, kết quả đạt được, so sánh với kế hoạch cũng như với kết quả cùng kỳ tháng trước.
Các lưu ý khi soạn mẫu:
- Báo cáo công việc tuần cho cá nhân tương tự như form báo cáo ngày nhưng khối lượng công việc nhiều hơn, có thêm kết quả đạt được.
- Báo cáo công việc tuần, tháng cho người quản lý (từ leader, manager, tổ trưởng trở lên) cần chi tiết đến mức độ hoàn thành của các nhóm. Ban lãnh đạo cùng các thành viên phải hiểu rõ những thành quả, hạn chế để tiếp tục cố gắng bám sát mục tiêu đã đặt ra.
Xem thêm: 20 phần mềm quản lý công việc tốt nhất: TẠI ĐÂY
3. Mẫu văn bản báo cáo tổng kết năm
Báo cáo tổng kết công tác năm luôn cần thiết khi doanh nghiệp tổng kết công tác cũ và chuẩn bị phương hướng hoạt động mới. Qua báo cáo, người quản lý tóm lược những vấn đề quan trọng trong năm qua, từ đó đề xuất mục tiêu, nhiệm vụ cho năm kế tiếp.
Với vai trò quan trọng đó, mẫu báo cáo năm phải được viết chỉn chu, trang trọng hơn. Bố cục mẫu báo cáo công việc hàng năm cho doanh nghiệp bao gồm:
- Phần mở đầu:
- Quốc hiệu tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Họ và tên người đại diện báo cáo
- Chức vụ, quyền hạn của người lập báo cáo tổng kết năm.
- Phần nội dung chính:
- Tổng kết sơ lược quá trình công tác trong năm của doanh nghiệp:
- Thống kê các công việc đã hoàn thành, đánh giá thành tựu, hạn chế. Đưa ra nhận định về những tác động ảnh hướng đến thành quả trên.
- Đánh giá ưu điểm, khuyết điểm của tập thể hay các cá nhân tiêu biểu.
- Rút ra bài học kinh nghiệm cho năm mới.
- Thống nhất phương hướng, nhiệm vụ và chỉ tiêu phải thực hiện trong năm mới:
- Liệt kê những nhiệm vụ trọng tâm.
- Nêu ra các biện pháp hữu ích nhất nhằm hoàn thành chỉ tiêu.
- Dự đoán những khó khăn, vướng mắc cần ban lãnh đạo hỗ trợ giải quyết.
- Đưa ra một số kiến nghị khác.
- Tổng kết sơ lược quá trình công tác trong năm của doanh nghiệp:
- Phần kết: Chủ doanh nghiệp/Giám đốc/Tổng Giám đốc chịu đóng dấu xác nhận.
V. Những lưu ý khi làm báo cáo công việc bằng Word cho nhân viên, người quản lý và người lãnh đạo
Hiện nay, không có quy chuẩn nào cho mẫu báo cáo công việc bằng Word. Mỗi doanh nghiệp, đội ngũ lại có cách thay đổi cấu trúc thông tin riêng sao cho hợp lý nhất.
Mặc dù vậy, người soạn báo cáo vẫn phải tuân thủ những lưu ý sau:
- Trình bày thứ tự đề mục rõ ràng: Bản báo cáo tốt cần được trình bày rõ ràng, khoa học qua từng đề mục. Người soạn thảo có thể kết hợp nhiều cách thức như liệt kê, diễn giải, tạo bảng tổng hợp…
- Dùng ngôn từ chuẩn mực, chuyên nghiệp: Báo cáo công việc không chỉ chú trọng về hình thức trình bày mà còn cần lưu ý nội dung, từ nghĩa. Doanh nghiệp cần dùng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu, phông chữ đơn giản, tuyệt đối tránh các lỗi chính tả, lỗi đánh máy.
- Kiểm tra trước khi gửi: Sau khi hoàn thành văn bản báo cáo, người soạn thảo nên kiểm tra chi tiết thông tin, số liệu, chính xác. Nếu gửi báo cáo qua Email, hãy sử dụng tiêu đề báo cáo làm tiêu đề Email.
Việc soạn báo cáo giữa các vị trí nhân viên, quản lý và lãnh đạo cũng sẽ có những sự khác biệt cơ bản sau:
Ngoài ra, báo cáo công việc hiện nay được nhiều doanh nghiệp tối ưu bằng cách sử dụng phần mềm báo cáo công việc. MISA AMIS Công việc là phần mềm quản lý công việc tích hợp tính năng báo cáo thông minh, tức thời quản lý chỉ cần mở ứng dụng là có thể xem được báo cáo một cách nhanh chóng, tức thời, cập nhật số liệu đa chiều.
VI. Kết luận
Bài viết trên đã cung cấp cho các doanh nghiệp cách tạo mẫu báo cáo công việc bằng Word tốt nhất. Hy vọng cả người quản lý và nhân sự trong doanh nghiệp đều có thể áp dụng thực tiễn thành công, cải tiến cách báo cáo khoa học, chính xác hơn.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
