Mẫu biên bản bàn giao khi kế toán nghỉ việc chi tiết nhất

Biên bản bàn giao lại các công việc kế toán khi nghỉ việc là một trong những mẫu văn bản thông dụng được sử dụng để chuyển giao đầu việc giữa kế toán cũ và kế toán mới. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu mẫu bàn giao khi kế toán nghỉ việc mới nhất và những lưu ý khi thực hiện.

1. Những giấy tờ quan trọng mà kế toán cần bàn giao trước khi nghỉ

Trước khi nghỉ việc, kế toán cần bàn giao lại toàn bộ sổ sách giấy tờ có liên quan đến quá trình làm việc, trong đó có một số giấy tờ quan trọng như:

• Bảng kê khai hóa đơn GTGT đầu vào của doanh nghiệp.
• Tổng hợp hóa đơn GTGT đầu ra từ khi DN thành lập cho tới lần quyết toán gần nhất..
• Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra ..
• Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo tháng và theo quý, theo từng năm của doanh nghiệp.
• Bộ báo cáo tài chính trong năm.
• Bộ báo cáo về việc sử dụng hóa đơn trong doanh nghiệp
• Tổng hợp các hợp đồng mua bán: Hợp đồng mua bán đầu ra và mua bán đầu vào.
• Sổ sách kế toán toàn bộ các năm.
• Hồ sơ của toàn bộ nhân sự ở trong doanh nghiệp.
• Sổ phụ ngân hàng.
• Báo cáo về quản lý hàng hóa (xuất/nhập/tồn) trong kho.

>>> Đọc thêm:

• Tải ngay mẫu bàn giao tài sản mới nhất
• 7 Mẫu biên bản bàn giao công việc chi tiết nhất

2. Mẫu biên bản bàn giao khi kế toán nghỉ việc

Tuỳ từng doanh nghiệp với những yêu cầu riêng sẽ có mẫu bàn giao khi kế toán nghỉ việc. Dưới đây là mẫu bàn giao bao gồm cả bàn giao nội dung, hạng mục đầu việc và bàn giao hệ thống sổ sách giấy tờ Kế toán mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

———————–

BIÊN BẢN BÀN GIAO NGHỈ VIỆC

Thời gian bàn giao: từ ngày …… /……. /20…  đến ngày ……. /…….. /20…

BÊN GIAO:

Ông/ Bà:………………………. Bộ Phận: ………………………….

BÊN NHẬN:

Ông/ Bà:……………………… Bộ Phận: …………………………..

PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH & LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG

Ông/ Bà:…………………….. Bộ Phận: ……………………………

NỘI DUNG BÀN GIAO

• BÀN GIAO CÔNG VIỆC KẾ TOÁN

STT	Công việc cần theo dõi	Người liên hệ	Ghi chú

• BÀN GIAO HỒ SƠ TÀI LIỆU

STT	Hồ sơ/ Tài liệu	Số lượng	Phân loại	Ghi chú

• BÀN GIAO FILE TRONG MÁY TÍNH

STT	Hồ sơ/ Tài liệu	Đường dẫn	Ghi chú

• BÀN GIAO TÀI SẢN CÔNG CỤ DỤNG CỤ

STT	Công cụ/ Dụng cụ	ĐVT	SL	Tình trạng	Ghi chú

• BÀN GIAO CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Sau khi xem xét chúng tôi thống nhất bàn giao công tác kế toán, gồm các nội dung sau:

a. Bàn giao chứng từ năm …….. trở về trước.

b. Bàn giao về tài sản, tiền quỹ.

c. Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của từng đối tượng

d. Bàn giao tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách đến thời điểm bàn giao

e. Sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến thời điểm bàn giao năm  

g. Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các tài liệu có liên quan

h. Bàn giao số liệu và tình hình thu chi của từng quỹ

k.. ….(nếu có phát sinh nội dung khác)

* Nội dung bàn giao chi tiết như sau:

a. Chứng từ, sổ sách năm …………trở về trước:

– Nếu hệ thống sổ sách chứng từ các năm trước không liên quan nhiều đến nhiệm vụ ngân sách năm ………. thì có thể bàn giao gói gọn và có dán niêm phong và ký tên cho kế toán mới lưu trữ, bảo quản. 

b. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính năm ……….:

•  Hồ sơ liên quan đến công tác thực hiện thu, chi ngân sách, các quỹ và tài chính khác năm ………..:

– Hồ sơ liên quan đến việc quản lý tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (Bao gồm sổ TSCĐ, CCDC năm …….., biên bản kiểm kê tài sản cố định, CCDC năm ……. quyết định ghi tăng, giảm TSCĐ, CCDC năm ……. (nếu có phát sinh)

– Bộ dự toán và công khai dự toán năm ……… (Bao gồm dự toán thu, chi NSNN và hoạt động tài chính khác năm ………, qua chế chi tiêu nội bộ, nghị quyết chi ngân sách năm …….)

– Báo cáo thu, chi NSNN, bảng đối chiếu tài khoản tiền gửi từ tháng ……../……..đến tháng ……./……… (Bắt buộc Có xác nhận của KBNN).

•  Tình hình kinh phí năm ……:

– Số kết dư năm ……… chuyển qua (Có bảng chi tiết số chuyển qua, số đã sử dụng đến thời điểm bàn giao, số còn lại).

– Số kinh phí kinh phí ……….. còn lại tại KBNN (Bao gồm cả tiền NSNN, học phí các quỹ khác)

– Tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị (từng loại quỹ, có biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt).

• Bàn giao sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm ……. 

Sổ sách kế toán từng năm (toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán, lưu ý: Ngoài việc bàn giao sổ ra, còn phải đối chiếu số liệu trên sổ sách có khớp đúng trên bảng cân đối tài khoản hay không).

– Năm …… (gồm các loại sổ: ………………………………………………..

– Năm ……………………………………………………………………………….

– Năm ……………………………………………………………………………….

• Phần mềm kế toán

Bản quyền phần mềm kế toán MISA, số lượng: 01 phần mềm; phần phần này đang được cài đặt tại máy …………, tình trạng: ………….

• Tài sản công tại đơn vị (nội dung này cần phải đối chiếu giữa số liệu theo sổ sách kế toán và số liệu theo thực tế, những tài sản nào bị mất phải ghi rõ ai người chịu trách nhiệm).

– Sổ Tài sản cố định, CCDC, biên bản kiểm kê và các quyết định ghi tăng, ghi giảm TSCĐ, CCDC. Lưu ý kiểm tra xem từ đầu năm đến thời điểm hiện tại có phát sinh việc mua sắm hay không, đã ghi vào sổ sách chưa. Khi bàn giao TSCĐ có lập biên bản bàn giao cho đối tượng sử dụng hay không.

c. Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng

• Các khoản phải thu:( trường còn phải thu ghi rõ số tiền và nội dung thu)

– ……………………………………………………………………………

• Các khoản phải trả: (trường còn thiếu chưa có hóa đơn ghi rõ số tiền và nội dung trả)

– …………………………………………………………………………..

d. Các nội dung khác:

– ………………………………………………………………………….

– ………………………………………………………………………….

e. Trách nhiệm các bên:

– Phần thực hiện thu, chi từ ngày ……/…../……. trở về trước thuộc trách nhiệm của ……..

– Phần thực hiện thu, chi kể từ ngày …../…../….. trở về sau thuộc trách nhiệm của ……….

Công tác bàn giao kết thúc lúc …..giờ cùng ngày; biên bản bàn giao này có … trang, từ trang 1 đến trang …., biên bản được lập thành …..bản, có giá trị pháp lý như nhau: Bên bàn giao 01 bản, bên nhận bàn giao 01 bản, Chủ tài khoản nhận 01 bản; các thành viên tham gia bàn giao tự đọc thống nhất các nội dung như trên và cùng ký tên dưới đây./.

Biên Bản được lập thành 2 bản, 1 bản giao cho Nhân viên nghỉ việc và 1 bản lưu tại văn phòng Công ty.

      ĐẠI DIỆN P. TCHC & LĐTL                   BÊN NHẬN                          BÊN GIAO                  

>> Tải ngay FILe mẫu bàn giao KHI kế toán nghỉ việc Tại đây

3. Quy trình bàn giao công việc của kế toán

Trước khi thực hiện bàn giao

Kế toán cũ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, sổ sách, các loại sổ báo cáo, …. trước khi bàn giao các chứng từ kế toán.

Khi bàn giao

+ Thành phần tham gia: Kế toán cũ, kế toán mới và đại diện doanh nghiệp chứng kiến việc tiếp nhận hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán

+ Trách nhiệm của kế toán cũ và kế toán mới: Kế toán cũ chịu trách nhiệm về những số liệu, đầu việc đã làm trước thời điểm bàn giao còn kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc, hồ sơ sổ sách sau thời điểm bàn giao

+ Cuối buổi bàn giao kế toán mới cần lập thành danh sách những hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán đã được bàn giao, số lượng và cần kiểm tra luôn cả chất lượng.

+ Thực hiện ký xác nhận vào biên bản bàn giao và bản danh sách hồ sơ, sổ sách, chứng từ và phải có xác nhận của kế toán trưởng hoặc giám đốc doanh nghiệp.

Hiện nay, các phần mềm kế toán thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS đã hỗ trợ kế toán doanh nghiệp đơn giản hóa các nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu quả cũng như dễ dàng hơn trong việc bàn giao giấy tờ sổ sách khi nghỉ việc. Một số tính năng nổi bật của phần mềm có thể kể đến như:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp mọi lĩnh vực
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác. 
• Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
• Kết nối với Cơ quan Thuế: Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.