Quản lý nhân sự là gì? Vai trò và công việc của quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự (HRM) là bộ phận có vai trò quản lý con người trong doanh nghiệp với nhiệm vụ bao quát từ khâu sản xuất tới kinh doanh. Bài viết này MISA AMIS HRM sẽ đi sâu phân tích các nhóm kỹ năng mà người làm HRM cần có, đồng thời đưa ra 6 chiến lược để quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp.

TẢI NGAY MIỄN PHÍ – MINDMAP BIỂU MẪU CHO NHÂN SỰ TỪ A-Z

1. Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự hay còn có tên gọi tiếng anh là Human Resource Management (HRM) là công tác quản lý các lực lượng lao động của một tổ chức, công ty, xã hội, nguồn nhân lực (Theo Wikipedia).

Theo đó, nhiệm vụ chính của bộ phận HRM là quản lý con người trong doanh nghiệp, đảm bảo hỗ trợ cho việc vận hành toàn bộ hoạt động khác của doanh nghiệp, từ khâu sản xuất, kinh doanh, marketing, v.v. được diễn ra một cách hiệu quả. 

Có thể nói, quản lý nhân sự đóng một vai trò không nhỏ trong việc xây dựng nguồn nhân lực đảm bảo cả về số lượng lẫn chất lượng cho doanh nghiệp. Đây là một trong những điểm mấu chốt tác động tới quá trình vận hành doanh nghiệp, cải thiện năng suất làm việc và thúc đẩy mục tiêu cuối cùng – mang tới doanh thu và giá trị cho doanh nghiệp. 

Vậy cuối cùng, quản lý nhân sự là nhiệm vụ của ai? Câu trả lời không chỉ giới hạn ở một cá nhân hay phòng ban cụ thể, mà liên quan tới nhiều bộ phận, bao gồm: 

• Giám đốc nhân sự
• Trưởng phòng nhân sự 
• HR
• Các quản lý, lãnh đạo nói chung

2. Quản lý nhân sự cần những gì?

2.1 Kỹ năng chuyên môn

Với nhiệm vụ quản lý nhân sự, cán bộ sẽ cần trang bị các kỹ năng chuyên môn liên quan tới hoạch định và đánh giá nhân sự, cụ thể là dự báo nhu cầu tuyển dụng, phác họa chân dung ứng viên tiềm năng, bố trí và xếp lịch phỏng vấn, nghiên cứu và chuẩn bị các nhóm câu hỏi để đọc vị ứng viên, v.v.. 

2.2 Kỹ năng nhân sự

Kỹ năng nhân sự là bộ kỹ năng cốt lõi mà cán bộ HRM bắt buộc phải thành thạo, gồm có các kỹ năng cụ thể như: lên kế hoạch và định hướng phát triển nhân lực, thiết kế bộ máy và quản trị con người, tổ chức quy trình tuyển dụng – đào tạo, đề xuất phương pháp nâng cao năng suất – hỗ trợ nhân viên, v.v.. 

2.3 Kỹ năng làm việc

Kỹ năng làm việc của quản lý nhân sự sẽ liên quan mật thiết tới con người nên cần có sự phối hợp khéo léo giữa “lý” và “tình”. Cụ thể, cán bộ này cần sở hữu óc phân tích và khả năng tổ chức tốt để nhận định tình hình nhân sự, kịp thời phát hiện sai sót, đình trệ và khắc phục. Đồng thời, họ cũng cần có sự tận tâm với công việc để gắn kết nhân sự hiệu quả, đảm bảo công bằng trong lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên. 

2.4 Kỹ năng giao tiếp

Làm HR nói chung và phụ trách quản trị nhân sự nói riêng coi giao tiếp như một công cụ tác động trực tiếp tới hiệu quả của họ. Bởi tính chất công việc đòi hỏi sự tiếp xúc và tương tác thường xuyên với nhân sự và phòng ban với các nhiệm vụ và tính cách khác nhau. Do đó, cán bộ này cần có sự khéo léo và nhạy bén trong ứng xử, đặc biệt hiểu rõ vị trí của từng người để có thể giải quyết vấn đề con người nhanh chóng và thỏa đáng nhất. 

2.5 Kỹ năng thuyết phục

Kỹ năng thuyết phục có giá trị lớn trong quá trình hòa giải mâu thuẫn nội bộ giữa nhân sự trong doanh nghiệp. Bởi cán bộ HRM lúc này sẽ phải đóng vai trò trung gian, thuyết phục các bên hoặc cấp trên chấp thuận phương pháp, lý luận do mình đề xuất. 

3. 07 chức năng chính – vai trò của quản lý nhân sự trong doanh nghiệp 

3.1 Tuyển dụng và lựa chọn ứng viên phù hợp

Đây là chức năng cơ bản của phòng nhân sự. Cán bộ quản lý khi này cần lên kế hoạch tuyển dụng chi tiết, bài bản và nhận sự đồng thuận của cấp trên để quá trình tuyển dụng được diễn ra chủ động, suôn sẻ và nguồn nhân sự tìm về đảm bảo đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Ngoài ra, người làm HRM khi này cũng cần chú ý tới việc tối ưu chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp thông qua các bộ công cụ và phương pháp khác nhau. 

3.2 Quản lý hiệu suất công việc

Cán bộ HRM là người trực tiếp quản lý và giám sát hiệu suất làm việc của nhân sự thông qua nhiệm vụ cụ thể hoặc các bộ chỉ số như KPI, OKR, v.v. mà phòng ban của nhân sự đó đề ra. Quá trình này giúp các quản lý nhận định và phân loại nhân sự đúng người – đúng việc, không ngừng cải thiện và tăng cường hiệu suất. 

3.3 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo nhân lực là quá trình cần thiết để nâng cao năng lực và giá trị nguồn nhân lực. Cán bộ quản lý nhân sự khi này cần lên kế hoạch và đưa ra đề xuất liên quan tới toàn bộ quá trình đào tạo, từ dự trù ngân sách; tính toán thời gian, địa điểm; thống kê số lượng nhân sự tham gia; quyết định nội dung đào tạo; v.v.. 

3.4 Lập kế hoạch dự phòng nhân sự

Trong một doanh nghiệp, trưởng nhóm hoặc trưởng phòng nhân sự sẽ là người đảm nhận vai trò lên kế hoạch dự phòng nhân sự. Trách nhiệm này ra đời nhằm tránh tình trạng thiếu hụt kéo dài, nhất là với các vị trí quan trọng như quản lý, trưởng phòng, v.v., gây gián đoạn và ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của doanh nghiệp. 

3.5 Quyền lợi và phúc lợi

Phân bổ quyền lợi và phúc lợi là một trong những trọng trách hàng đầu của người làm quản lý nhân sự. Quá trình này cần diễn ra công bằng, minh bạch bởi lương thưởng – phúc lợi chính là yếu tố tác động trực tiếp tới hiệu suất làm việc và khả năng giữ chân nhân tài. Ngoài ra, cán bộ HRM cũng cần nhanh nhạy với các hình thức thưởng phạt kịp thời để khích lệ hoặc chấn chỉnh nhân viên, mang hiệu quả công việc cao nhất.

3.6 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Nắm bắt và quản lý thông tin khoa học, hiệu quả là yêu cầu cấp thiết đối với người làm HRM. Bởi họ cần phải tiếp cận nhiều loại thông tin đồng thời như hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, v.v.. Lúc này, cán bộ quản lý phải biết cách vận dụng các bộ công cụ hoặc phương pháp quản lý bài bản để lưu trữ, đánh giá và dễ dàng thống kê, tìm lại khi cần. 

3.7 Phân tích và đánh giá dữ liệu nhân sự

Hệ thống dữ liệu đòi hỏi cán bộ HRM sự tư duy và khả năng quản lý, nhưng phân tích và đánh giá dữ liệu mới thực sự là bài toán đặt ra cho các nhà quản lý. Từ dữ liệu sẵn có, họ cần đưa ra góc nhìn, quan điểm ở góc độ tổng quan, vĩ mô hơn. Việc này có thể được khái quát hóa thông qua các loại biểu đồ, chỉ số, v.v..

4. 06 Chiến lược giúp quản lý nhân sự hiệu quả 

Để đảm nhận tốt các chức năng và vai trò kể trên, các cán bộ HRM có thể tham khảo 6 chiến lược sau: 

• Lắng nghe ý kiến nhân viên: Lắng nghe là bước đầu để HR “hiểu người”, làm tiền đề để tạo dựng lòng tin và xây dựng chính sách phù hợp, thực tiễn nhất. 
• Tạo động lực cho nhân viên: Tạo động lực có mục đích củng cố và khơi dậy tinh thần, từ đó khai phá thêm năng lực của nhân viên. Động lực có thể được tạo nên thông qua môi trường, đồng nghiệp, quyền lợi, v.v. do chính các HR gây dựng nên. 
• Xây dựng môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường làm việc lý tưởng trước hết phải đảm bảo yếu tố “đủ” về cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị. Ngoài ra, các HR cũng nên tạo dựng môi trường tinh thần tích cực thông qua các hoạt động như warm-up, mini party, hòm thư góp ý, v.v.. để giúp không quan doanh nghiệp được trở nên thoải mái và thân thiện nhất. 
• Tạo định hướng rõ ràng cho nhân viên: Trước và trong quá trình làm việc, bộ phận nhân sự cần phối hợp với phòng ban chuyên môn để đảm bảo cung cấp cho nhân viên đầy đủ các công cụ và định hướng làm việc rõ ràng. Điều này vừa tiết kiệm thời gian cho đôi bên, vừa góp phần gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. 
• Xây dựng các chương trình đào tạo bổ ích: Một chương trình training nội bộ nếu xây dựng và triển khai đúng cách sẽ có khả năng làm tăng năng suất, doanh thu, đồng thời giảm thiểu chi phí đào tạo nhân sự mới. Nhiều doanh nghiệp hiện nay thường bỏ qua, tập trung tuyển dụng nhân sự chất lượng mà không nuôi dưỡng hoặc đào tạo hời hợt khiến tỷ lệ nhảy việc cao và giữ chân nhân tài thấp. 
• Ứng dụng công nghệ để quản lý nhân sự hiệu quả hơn: Đây là xu hướng tất yếu dành cho các doanh nghiệp trong thời kỳ công nghệ 4.0. Nhiều phần mềm hiện nay có khả năng lưu trữ và hệ thống thông tin bài bản, khoa học giúp HR tối giản thời gian, công sức còn doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể về mặt chi phí.  

Tổng kết

Trên đây là tổng hợp những kiến thức tổng quan về quản lý nhân sự, cũng như đưa ra một số chiến lược giúp quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp. Hi vọng các anh/chị sẽ áp dụng được các kiến thức trên vào quy trình quản lý của mình một cách tốt nhất.