MIS là gì? Kiến thức cần có về Hệ thống thông tin quản lý MIS

MIS là một hệ thống được thiết kế để quản lý thông tin trong các công ty, doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản, hệ thống thông tin quản lý MIS cung cấp phản hồi về kết quả hoạt động của tổ chức giúp người lãnh đạo giám sát toàn bộ công việc. Tuy nhiên, không phải người lãnh đạo nào cũng hiểu rõ MIS là gì, chức năng cùng lợi ích mà hệ thống này mang lại. Vì vậy, đừng bỏ qua bài viết dưới đây của MISA AMIS để cập nhật đầy đủ kiến thức cơ bản của hệ thống MIS. 

I. MIS là gì? 

Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp MIS (Management Information System) là khái niệm chỉ tập hợp các công nghệ, thiết bị, ứng dụng hỗ trợ quá trình giải quyết vấn đề trong quản lý, điều hành doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo sử dụng MIS để tạo báo cáo dữ liệu từ chi tiết đến tổng quan nhằm xác định chiến lược kinh doanh đúng đắn. 

Ngày nay, quản trị hệ thống thông tin chủ yếu dựa vào nền tảng công nghệ số để lưu trữ, dịch thuật cũng như chia sẻ tài liệu nội bộ. Về lâu dài, MIS hướng tới đơn giản hóa công việc, nâng cao năng suất lao động và tăng hiệu quả quản lý ở tất cả các vị trí trong doanh nghiệp. 

II. Lợi ích hệ thống thông tin quản lý MIS mang lại trong doanh nghiệp 

Với hệ thống thông tin quản lý MIS, những công việc truyền thống như trao đổi hợp đồng hay giao việc, ủy quyền, báo cáo tiến độ, lên lịch làm việc… đều sẽ được tập trung lên một hệ thống đồng nhất. Mỗi thành viên sẽ được cấp tài khoản riêng để truy cập vào sử dụng những dữ liệu cần thiết cho công việc chung. Người quản lý có thể phân quyền hoặc giới hạn quyền để quản lý thông tin dễ dàng hơn. 

Nhìn chung, hiểu rõ khái niệm ứng dụng MIS là gì sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến cách thức quản lý điều hành nhờ những lợi ích sau: 

• Tiết kiệm thời gian quản lý cho người lãnh đạo doanh nghiệp. 
• Chuẩn hóa quy trình kinh doanh trước khi ban hành tới các bộ phận. 
• Kiểm soát nguồn vốn, giảm chi phí hoạt động và cân bằng tài chính cho tổ chức.
• Tổng hợp, lưu trữ và tái sử dụng các dữ liệu giá trị của doanh nghiệp.
• Tăng khả năng thích ứng của đội ngũ nhân sự với môi trường, mô hình hoặc sản phẩm, dịch vụ mới. 
• Giảm thiểu chi phí dành cho việc in ấn, bảo quản giấy tờ thủ công. 
• Dựa vào những báo cáo đa chiều, người lãnh đạo có điều kiện ra quyết định chính xác, quyết liệt hơn và nắm bắt các cơ hội kinh doanh hiệu quả. 

Bạn đang gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệpTHỬ NGAY GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DIỆN CỦA MISA AMIS

III. Tính năng của hệ thống thông tin quản lý 

1. Thu thập thông tin 

Khi hiểu rõ MIS là gì, người lãnh đạo có thể phát triển hệ thống quản lý để thu thập hầu hết các thông tin cần thiết. Ví dụ, những số hóa dữ liệu liên quan đến tài chính như doanh thu hay mức phí chi tiêu hàng tháng đều được xem xét nhanh chóng. 

Dữ liệu này còn phân loại theo đúng bộ phận chuyên môn hoặc nhân sự đảm nhiệm. Nhờ đó, người quản lý theo dõi, xác định các khu vực cần cải thiện và phản hồi cho nhân sự phụ trách cải tiến tức thời. 

Ngoài ra, về phía nhân viên cũng nắm bắt thông tin liên quan như ca làm việc hay thời gian phải hoàn tất hợp đồng, đơn hàng trên hệ thống MIS. 

2. Xuất bản báo cáo kinh doanh 

Một trong những tính năng được đánh giá cao nhất của MIS là khả năng thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó, hệ thống sẽ loại bỏ số liệu trùng lặp, trình bày lại thông tin dưới dạng bảng biểu dễ phân tích, đánh giá nhất. Tùy theo đặc thù và yêu cầu của công việc mà hình thức hiển thị báo cáo có thể thay đổi để người lãnh đạo sử dụng thuận tiện. 

3. Hỗ trợ nghiệp vụ truyền thông 

Bên cạnh những lợi ích trên, MIS còn hỗ trợ đội ngũ PR – Marketing triển khai truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp. Nhân viên có thể chỉnh sửa, chia sẻ các sự kiện và truyền đạt thông báo của ban lãnh đạo đến toàn bộ tổ chức. 

4. Tạo cơ sở cho người lãnh đạo ra quyết định chiến lược 

Mục tiêu quan trọng mà hệ thống thông tin quản lý hướng tới là giảm áp lực, tăng độ chính xác trong quá trình ra quyết định của người lãnh đạo. Bởi lẽ, nhờ cơ sở dữ liệu logic, người đứng đầu sẽ đưa ra phân tích chuyên sâu về các vấn đề vận hành và quyết định sáng suốt dù ở bất kỳ đâu.

IV. Thành phần cơ bản của hệ thống MIS là gì?

Mỗi doanh nghiệp có những bài toán khó trong công tác quản lý điều hành khác nhau, do đó, dựa trên cách tiếp cận vấn đề của doanh nghiệp mà hệ thống thông tin quản lý cũng được bố trí phù hợp. Tuy nhiên, MIS thường bao gồm 4 thành phần chính dưới đây: 

1. Nền tảng của hệ thống thông tin MIS

• Khái niệm, kiến thức cơ bản về hệ thống MIS.
• Vai trò của việc ứng dụng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp vào quản lý sản xuất, kinh doanh. 

2. Lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông 

• Hệ thống thông tin cho nhân viên: Thông tin phục vụ công việc hành chính văn phòng, soạn thảo văn bản, sắp xếp thư từ, thông báo nội bộ…
• Hệ thống thông tin trong quản lý sản xuất: Thông tin dùng cho nghiệp vụ mua hàng, quản lý kho, tài chính kế toán…
• Hệ thống thông tin phục vụ quá trình quyết định của quản lý: Tổng hợp các thông tin có khả năng phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh để định hướng các quyết định “sống còn” của doanh nghiệp.

3. Quản lý công nghệ thông tin

• Quản lý tài sản, tài nguyên công nghệ thông tin hiện có.
• Lập kế hoạch hoạt động dựa trên tài nguyên công nghệ thông tin.
• Xây dựng chính sách bảo mật và quy định ứng dụng công nghệ thông tin. 

KHÁM PHÁ SỨC MẠNH VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP HỢP NHẤT TRÊN NỀN TẢNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DIỆN MISA AMIS 

V. Cấu trúc hệ thống MIS

Về cấu trúc, MIS có hai bộ phận là dữ liệu (Data) và thông tin (Information). Trong đó, dữ liệu được xem như nền tảng của thông tin. 

1. Tầng dữ liệu

Tầng dữ liệu đóng vai trò như nguyên liệu tạo nên các sản phẩm thông tin giá trị, đáp ứng yêu cầu vận hành của doanh nghiệp. Các dữ liệu này liên quan đến nhiều khái niệm như: 

• Kho dữ liệu doanh nghiệp (EDW): Kho lưu trữ dữ liệu bằng thiết bị điện tử, được thiết kế để hỗ trợ việc phân tích dữ liệu và lập báo cáo trong một tổ chức.
• Dữ liệu chủ (MDM): Đây là phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý những dữ liệu quan trọng của mình nhờ liên kết dữ liệu với một điểm tham chiếu chung. 
• Quản trị chất lượng dữ liệu (DQ): Quản lý chất lượng dữ liệu bao gồm các chính sách và công nghệ thực thi các tiêu chuẩn chất lượng về quản trị dữ liệu. 

2. Tầng thông tin 

Thông tin là kết quả của quá trình vận động và biến đổi có chủ đích từ yếu tố dữ liệu. Doanh nghiệp sử dụng những thông tin này để đạt được mục tiêu quản trị, điều hành hiệu quả. Tầng thông tin này được tạo nên từ các khái niệm sau: 

• Trí tuệ doanh nghiệp (BI – Business Intelligence): Các kỹ năng, công nghệ, quy trình giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định, hành động và dự đoán tương lai dựa trên kinh nghiệm quá khứ. 
• Mô hình dữ liệu doanh nghiệp: Mô hình biểu diễn khái niệm của các đối tượng, sự liên kết giữa các đối tượng dữ liệu khác nhau.
• Phân tích nghiệp vụ (BA – Business Analyst): Nhiệm vụ chính của BA là phân tích nhu cầu của khách hàng cho đội ngũ chuyên gia đưa ra phương án cải tiến sản phẩm, dịch vụ tối ưu hơn.

Như vậy, để trả lời cho câu hỏi cấu trúc của MIS là gì, doanh nghiệp chỉ cần ghi nhớ hai tầng dữ liệu và thông tin. Hai bộ phận này có mối quan hệ gắn kết chặt chẽ, không thể tách rời trong một tổ chức. 

Điều này đặt ra yêu cầu cho doanh nghiệp phải hình thành hệ thống MIS hoàn thiện hội đủ điều kiện về kiến thức, kỹ năng. Để từ đó, thúc đẩy người lãnh đạo ra quyết định mạnh mẽ, quyết đoán hơn và tiết kiệm thời gian, nắm bắt cơ hội kịp thời. 

VI. 7 loại hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp cần lưu ý

1. Kiểm soát quy trình vận hành

Đối với các doanh nghiệp cần quản lý công việc, dự án liên quan đến nhiều phòng ban, hệ thống thông tin quản lý sẽ giám sát các quy trình phối hợp liền mạch. Hệ thống kiểm soát quy trình bao gồm các quy trình như sản xuất, chế biến hoặc xây dựng.

Trong quá trình vận hành, hệ thống kiểm soát sẽ thu thập dữ liệu liên tục để tạo báo cáo dựa trên hiệu suất thực. Nếu một phần của quy trình chậm hơn hơn bình thường, hệ thống sẽ hiển thị cho sự bất thường đó cho nhân viên.

Vì các công ty luôn cần lưu trữ nhiều quy trình cùng một lúc nên một phần mềm kiểm soát quy trình rất quan trọng đối với việc điều chỉnh  hiệu suất, tăng tốc độ phục vụ khách hàng.

MISA AMIS Quy trình là giải pháp thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình toàn diện do Công ty Cổ phần MISA phát triển. Phần mềm không chỉ mô hình hóa, tự động hóa các quy trình liên phòng ban mà còn giám sát mức độ tuân thủ chặt chẽ. Nhờ đó, người dùng dễ dàng nắm bắt nhiệm vụ để kịp thời hoàn thành, giảm thiểu thời gian chờ đợi, rối rắm vì các quy trình thủ công.

Dùng ngay miễn phí

2. Hệ thống báo cáo quản lý

Hệ thống báo cáo quản lý tổng hợp các báo cáo cho hoạt động của công ty. Chúng có thể là các báo cáo tài chính, hoạt động, dự phòng rủi ro hoặc kết quả làm việc. Mặc dù hệ thống báo cáo quản lý không quản lý mọi quy trình trong hệ thống nhưng nó giúp quản lý hợp lý hóa thông tin cho người quản lý.

Ví dụ, một doanh nghiệp sử dụng ba hệ thống đánh giá dây chuyền, điểm danh và công việc khác nhau. Hệ thống báo cáo sẽ tập hợp mọi báo cáo từ ba hệ thống trên và chuyển chúng thành báo cáo tổng ngắn gọn, xúc tích nhất.

Với hệ thống báo cáo quản lý, người quản lý dễ dàng giám sát hoạt động của công ty mà không cần thu thập dữ liệu từ từng bộ phận.

3. Kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho giúp người quản lý theo dõi tình trạng hiện tại của hàng tồn kho của công ty, tránh tình trạng thất thoát, tổn thất. Điều này cũng cho phép bộ phận mua hàng nằm được thời điểm cần bổ sung thêm hàng hóa. Đặc biệt, đối với công ty sản xuất hàng hóa để bán trực tiếp thì cần duy trình lượng hàng tồn kho nhất định để hoạt động. Bởi vậy, hệ thống thông tin quản lý để kiểm soát hàng tồn kho có vai trò vô cùng quan trọng.

4. Hệ thống bán hàng và tiếp thị

Hệ thống bán hàng và tiếp thị sẽ theo dõi hiệu quả bán hàng và quảng cáo. Hệ thống này cung cấp các báo cáo giúp người quản lý cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ thông qua đánh giá và phản hồi của khách hàng.

Chúng giúp người quản lý hiểu rõ hơn về mạng lưới phân phối, doanh số bán hàng và tỷ lệ hoàn thành mục tiêu. Nhờ đó, doanh nghiệp đưa ra những giải pháp cải tiến kịp thời, nhanh chóng.

5. Hệ thống nhân sự

Hệ thống nhân sự vừa giám sát số lượng nhân viên, quản lý thông tin, vừa theo dõi hoạt động hàng ngày để đảm bảo mọi người đều tuân thủ các tiêu chuẩn chung. Hệ thống nhân sự cũng theo dõi các mục như bảng lương, phúc lợi nhân viên và quỹ hưu trí.

Nó tối ưu các công tác liên lạc, chẳng hạn như thông báo tuân thủ pháp luật, đào tạo, các cuộc họp văn hóa và cập nhật chính sách. Người quản lý cũng có thể sử dụng hệ thống này để cải thiện việc tuyển dụng, quét các sơ yếu lý lịch tiềm năng để tìm các chi tiết quan trọng và thông báo cho nhân sự nếu họ đáp ứng các yêu cầu.

6. Hệ thống tài chính kế toán

Hệ thống tài chính và kế toán giúp các nhà quản lý theo dõi các khoản đầu tư hoặc tài sản của một công ty.

Người quản lý sử dụng hệ thống tài chính hoặc kế toán để thực hiện các chức năng trả lương, đóng thuế, xử lý phúc lợi… Kế toán viên sử dụng các hệ thống này để tạo báo cáo, quản lý giao dịch hàng ngày như tiền gửi ngân hàng, chuyển khoản mua hàng…

Những báo cáo này cho người quản lý cấp trung và cấp cao biết hiệu quả hoạt động của công ty. Đồng thời nó theo dõi và so sánh tình trạng tài chính hiện tại với tình trạng tài chính trong quá khứ và các mục tiêu đã được xác định trước cho sự phát triển trong tương lai.

7. Hệ thống giao dịch

Hệ thống quy trình giao dịch thu thập dữ liệu trong các hoạt động giao dịch hàng ngày của tổ chức. Hệ thống này tự động hóa các quy trình  liên quan đến tiền gửi, đặt chỗ… Người quản lý điều phối hệ thống để đảm bảo các quy trình luôn nhất quán. Ví dụ theo dõi tiền chuyển giữa các tài khoản hàng tháng.

VII. Kết luận 

Việc hiểu rõ định nghĩa, lợi ích của MIS là gì và đưa hệ thống thông tin quản lý vào vận hành sẽ đem lại bước tiến lớn cho các hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, các nhà quản lý, lãnh đạo cần trang bị kiến thức, kỹ năng và chuẩn bị đầy đủ nguồn lực để ứng dụng MIS hiệu quả. MISA AMIS chúc bạn thành công!