Số hóa dữ liệu là gì? 5 bước để số hóa dữ liệu doanh nghiệp toàn diện

Dữ liệu hiện nay đã trở thành một trong những tài nguyên quý giá nhất đối với các doanh nghiệp hiện đại. Tờ The Economist từ năm 2017 đã đánh giá dữ liệu có giá trị vượt trội hơn cả dầu mỏ. Do đó, việc thu thập và số hóa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau đã trở thành yếu tố quan trọng trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Vậy số hóa dữ liệu là gì? Làm thế nào để số hóa đồng bộ và toàn diện dữ liệu của doanh nghiệp? Cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay!

MISA AMIS xin dành tặng bạn bộ tài liệu miễn phí: Hướng dẫn chuyển đổi số các ngành nghề

1. Số hóa dữ liệu là gì?

1.1. Số hóa là gì?

Để biết được số hóa dữ liệu là gì, trước tiên bạn cần hiểu về khái niệm số hóa. Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (giấy tờ, tài liệu, hình ảnh, âm thanh, v.v.) sang dạng kỹ thuật số (dữ liệu điện tử). Điều này giúp dễ dàng lưu trữ, truy xuất và chia sẻ thông tin qua các thiết bị điện tử, đồng thời giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý và giảm thiểu sai sót trong việc xử lý thông tin.

1.2. Số hóa dữ liệu là gì?

Số hóa dữ liệu là một hình thức cụ thể của số hóa, tập trung vào việc chuyển đổi dữ liệu từ các dạng tài liệu vật lý như giấy, sách vở, bảng tính, báo cáo, v.v., thành dữ liệu điện tử có thể lưu trữ trong các hệ thống máy tính hoặc đám mây.

Quá trình này giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức dễ dàng quản lý, phân tích và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu chi phí và thời gian trong việc xử lý thông tin.

Xem thêm: Phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp tốt nhất & top 7 công nghệ nổi bật

2. Tại sao doanh nghiệp cần số hóa dữ liệu?

Theo nghiên cứu của McKinsey, việc áp dụng số hóa có khả năng giúp các doanh nghiệp, tổ chức tiết kiệm đến 90% chi phí hoạt động. Là một phần quan trọng của số hóa, số hóa dữ liệu mang lại nhiều lợi ích, từ việc tối ưu hóa quy trình công việc, nâng cao hiệu suất đến việc cải thiện khả năng ra quyết định.

Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà số hóa dữ liệu mang lại cho doanh nghiệp.

2.1. Tối ưu không gian lưu trữ dữ liệu

Với các dữ liệu lưu ở dạng bản cứng như hồ sơ, giấy tờ, doanh nghiệp cần dành ra một khoản ngân sách để chuẩn bị không gian, trang bị vật tư hay thuê cán bộ quản lý. Theo thời gian, số lượng dữ liệu tăng lên khiến cho công việc này ngày càng phức tạp và tốn nhiều thời gian sắp xếp. Chính vì vậy, ứng dụng số hóa dữ liệu và tối ưu diện tích làm việc là nhiệm vụ tất yếu của doanh nghiệp.

2.2. Lưu trữ và quản lý dữ liệu vĩnh viễn

Dữ liệu số hóa được lưu trữ trên các nền tảng đám mây hoặc máy chủ, đảm bảo không bị hư hỏng, thất lạc như tài liệu giấy do thời gian, môi trường hoặc sự cố (cháy nổ, lũ lụt). Các giải pháp sao lưu định kỳ và hệ thống quản lý dữ liệu giúp doanh nghiệp duy trì thông tin lâu dài, dễ dàng khôi phục khi cần.

2.3. Chia sẻ, tra cứu thông tin nhanh chóng

Dữ liệu số cho phép nhân viên, quản lý hoặc đối tác truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi chỉ với vài thao tác. Các hệ thống quản lý dữ liệu (DMS) hỗ trợ tìm kiếm nhanh bằng từ khóa, giúp tiết kiệm thời gian so với việc lục lọi hồ sơ vật lý. Ngoài ra, dữ liệu số dễ dàng chia sẻ qua email, nền tảng nội bộ hoặc ứng dụng, cải thiện hiệu quả cộng tác.

2.4. Tăng cường bảo mật thông tin

Số hóa dữ liệu cho phép áp dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa, xác thực đa yếu tố và phân quyền truy cập. Doanh nghiệp có thể kiểm soát ai được xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu, giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin nhạy cảm. Ngoài ra, các bản sao lưu định kỳ đảm bảo dữ liệu luôn an toàn trước các mối đe dọa như tấn công mạng hoặc lỗi hệ thống.

2.5. Tiết kiệm chi phí vận hành 

Số hóa dữ liệu giúp giảm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ vật lý và quản lý hồ sơ. Các giải pháp lưu trữ đám mây thường có chi phí linh hoạt, phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn lực. Theo ước tính của Forrester Research, tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 30% chi phí hoạt động.

Tải ngay: Trọn bộ tài liệu Vận hành tối ưu cho doanh nghiệp được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia

2.6. Nâng cao năng suất làm việc

Khi dữ liệu được chuyển đổi sang định dạng số, việc truy xuất, xử lý và phân tích thông tin trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Điều này giúp giảm thiểu thời gian cho các công việc thủ công, hạn chế sai sót, đồng thời hỗ trợ ra quyết định hiệu quả hơn. Báo cáo của KPMG năm 2023 cho biết rằng số hóa dữ liệu giúp tăng hiệu suất hơn 10%, cao hơn đáng kể so với mức cải thiện chỉ 2,5% vào năm 2022. 

Hay theo PTC Inc. (2018), việc số hóa dữ liệu mang lại những cải thiện rõ rệt trong hoạt động kinh doanh: giúp nâng cao hiệu quả vận hành lên đến 40%, rút ngắn 36% thời gian đưa sản phẩm ra thị trường và tăng 35% khả năng đáp ứng kỳ vọng của khách hàng.

Ngoài ra, số hóa còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động hóa quy trình, cải thiện khả năng phối hợp giữa các phòng ban và nâng cao trải nghiệm làm việc tổng thể.

2.7. Thúc đẩy quá trình chuyển đổi số toàn diện

Số hóa dữ liệu là nền tảng cho chuyển đổi số, mở đường cho việc ứng dụng các công nghệ hiện đại như trí tuệ nhân tạo (AI), phân tích dữ liệu lớn (Big Data) hoặc hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP). Doanh nghiệp có thể tận dụng dữ liệu số để tối ưu hóa quy trình, nâng cao trải nghiệm khách hàng và duy trì lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên công nghệ.

Tặng bạn ấn phẩm MISA Collection 01: Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị – Đọc đúng, Quyết trúng

3. Các loại dữ liệu trong doanh nghiệp cần được số hóa

Công nghệ số ngày càng phát triển, doanh nghiệp cần số hóa dữ liệu toàn diện để nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình công việc. Số hóa không chỉ giúp giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý thông tin.

Dưới đây là những loại dữ liệu mà doanh nghiệp cần ưu tiên số hóa để phát triển bền vững và đáp ứng nhu cầu thị trường.

• Dữ liệu nhân sự: Số hóa thông tin nhân sự, hợp đồng lao động, bảng lương, các đánh giá hiệu suất và tài liệu đào tạo, giúp quản lý và theo dõi nhân viên dễ dàng và chính xác.
• Dữ liệu tài chính: Các báo cáo tài chính, hóa đơn, biên lai, chứng từ kế toán và bảng cân đối kế toán cần được số hóa để giúp quản lý tài chính minh bạch, giảm thiểu sai sót.
• Dữ liệu công việc/dự án, quy trình hoạt động: Các dữ liệu về công việc, dự án như kế hoạch, tiến độ, báo cáo, biên bản họp hay các quy trình phối hợp khi được số hóa sẽ giúp tăng cường sự phối hợp và kiểm soát công việc nội bộ.
• Dữ liệu khách hàng và bán hàng: Số hóa thông tin khách hàng, đơn hàng, hợp đồng bán hàng, phản hồi từ khách hàng, giúp xây dựng mối quan hệ khách hàng hiệu quả và tối ưu hóa chiến lược bán hàng.
• Dữ liệu sản phẩm và dịch vụ: Thông tin sản phẩm, hướng dẫn sử dụng, thông số kỹ thuật và dữ liệu tồn kho được số hóa sẽ hỗ trợ kiểm soát và quản lý hàng hóa hiệu quả.
• Dữ liệu hợp đồng và thỏa thuận: Số hóa hợp đồng kinh doanh, hợp đồng lao động, thỏa thuận hợp tác và các tài liệu pháp lý, giúp theo dõi các cam kết và điều khoản quan trọng.

Xem ngay: Top 10 phần mềm văn phòng điện tử được các doanh nghiệp ứng dụng và đánh giá tốt nhất

4. Quy trình 5 bước chuẩn để số hóa dữ liệu

Quy trình chuẩn để số hóa dữ liệu bao gồm các bước cụ thể từ việc chuẩn bị dữ liệu đến việc triển khai công nghệ số để quản lý và bảo mật dữ liệu. Dưới đây là quy trình cơ bản:

Bước 1: Xác định dữ liệu cần số hóa

Doanh nghiệp sở hữu vô số loại dữ liệu, từ các thông tin cơ bản như hồ sơ nhân sự, dữ liệu tài chính đến các dữ liệu liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, và hoạt động nội bộ.

Bước đầu tiên trong quy trình số hóa là xác định những loại dữ liệu quan trọng cần chuyển từ dạng vật lý sang kỹ thuật số. Các bước thực hiện bao gồm:

• Đánh giá dữ liệu hiện có: Xác định các tài liệu, hồ sơ và thông tin quan trọng từ các phòng ban như nhân sự, tài chính, khách hàng, v.v.
• Lựa chọn ưu tiên: Chọn dữ liệu cần số hóa trước dựa trên tính quan trọng và tần suất sử dụng.
• Phân loại theo bảo mật: Đánh giá mức độ nhạy cảm và bảo mật của dữ liệu.
• Đặt mục tiêu số hóa: Xác định mục tiêu rõ ràng cho việc số hóa, như nâng cao quản lý, tiết kiệm chi phí, hay cải thiện phân tích dữ liệu.
• Kiểm tra tính khả thi: Đánh giá khả năng số hóa từng loại dữ liệu về mặt kỹ thuật và chi phí.

Kết quả là danh sách các dữ liệu ưu tiên để số hóa, chuẩn bị cho các bước tiếp theo trong quy trình.

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu

Sau khi xác định các loại dữ liệu cần số hóa, bước tiếp theo là chuẩn bị dữ liệu để quá trình số hóa diễn ra hiệu quả. Việc chuẩn bị dữ liệu bao gồm các hoạt động như phân loại, làm sạch và tổ chức dữ liệu một cách khoa học để dễ dàng chuyển đổi sang dạng kỹ thuật số. Kết quả là dữ liệu được tổ chức và sẵn sàng cho quá trình số hóa.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Trong bước này, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống để hỗ trợ quá trình số hóa dữ liệu. Việc này bao gồm các công việc sau:

• Chọn phần mềm và công cụ số hóa: Lựa chọn phần mềm quản lý dữ liệu, công cụ quét tài liệu, hệ thống lưu trữ đám mây và các ứng dụng hỗ trợ số hóa.
• Cài đặt hệ thống lưu trữ: Xây dựng hệ thống lưu trữ đám mây hoặc cơ sở dữ liệu để lưu trữ dữ liệu số hóa một cách an toàn và dễ dàng truy cập.
• Xác định quyền truy cập: Thiết lập các quyền truy cập để bảo mật dữ liệu, đảm bảo chỉ những người có quyền mới có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu quan trọng.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Đảm bảo phần mềm số hóa có thể tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM, hệ thống kế toán để đồng bộ dữ liệu và quy trình làm việc.
• Kiểm tra và cấu hình hệ thống: Tiến hành kiểm tra hệ thống để đảm bảo mọi công cụ, phần mềm và hệ thống lưu trữ hoạt động trơn tru, sẵn sàng cho việc số hóa dữ liệu.

Kết quả của bước này là một hệ thống hoàn chỉnh, giúp doanh nghiệp tiến hành số hóa dữ liệu một cách hiệu quả và bảo mật.

Bước 4: Kiểm tra dữ liệu số hóa

Sau khi dữ liệu được số hóa, bước tiếp theo là kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu. Các công việc trong bước này bao gồm:

• Kiểm tra chính xác: Đảm bảo không có sai sót hoặc mất mát trong dữ liệu.
• So sánh với bản gốc: Đối chiếu để xác nhận mọi thông tin đã được chuyển đổi đúng.
• Đánh giá chất lượng: Kiểm tra hình ảnh và văn bản để đảm bảo dễ đọc và không bị mờ.
• Kiểm tra tính nhất quán: Đảm bảo dữ liệu được tổ chức nhất quán và dễ dàng truy xuất.
• Xác minh bảo mật: Kiểm tra các biện pháp bảo mật và quyền truy cập để bảo vệ dữ liệu.

Kết quả là dữ liệu số hóa chính xác, đầy đủ và an toàn.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu

Sau khi dữ liệu được số hóa và kiểm tra, bước tiếp theo là nghiệm thu và bàn giao tài liệu. Điều này bao gồm việc đảm bảo dữ liệu đã được số hóa đúng quy trình và không có sai sót, sau đó chuyển giao tài liệu cho các phòng ban liên quan để sử dụng. Dữ liệu cần được tích hợp vào hệ thống lưu trữ chính thức và cung cấp hướng dẫn sử dụng cho người dùng, bao gồm cả biện pháp bảo mật. Cuối cùng, thu thập phản hồi từ người sử dụng để cải tiến quy trình cho các dự án sau.

5. Giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng

Các doanh nghiệp đều nhận thức được tính cấp thiết của việc số hóa dữ liệu. Tuy nhiên, do không được chuẩn bị kỹ càng, khi bắt tay vào thực hiện, dữ liệu doanh nghiệp lại được số hóa một cách rời rạc. Điều này xuất phát từ việc mỗi phòng ban đang làm việc trên một ứng dụng, phần mềm khác nhau, cuối cùng dữ liệu mỗi phòng ban được lưu trữ tại một nơi, khiến cho việc tổng hợp báo cáo mất rất nhiều thời gian, việc phối hợp giữa các bộ phận cũng trở nên khó khăn.

• Khó khăn trong việc tổ chức và quản lý: Dữ liệu không đồng nhất và không được phân loại rõ ràng sẽ tạo ra một hệ thống lộn xộn, khiến việc truy xuất và quản lý dữ liệu trở nên phức tạp.
• Mất đi giá trị dữ liệu: Khi dữ liệu không được sắp xếp hợp lý, nhiều thông tin có thể bị bỏ sót hoặc không sử dụng được, làm giảm giá trị của dữ liệu và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
• Tăng chi phí và thời gian: Việc chuyển đổi và tổ chức lại dữ liệu rời rạc có thể tốn nhiều thời gian và công sức, dẫn đến chi phí cao mà không đạt được hiệu quả như mong muốn.

Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể đầu tư vào giải pháp chuyển đổi số toàn diện như MISA AMIS để số hóa, hợp nhất toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp trên một nền tảng.

Dùng thử miễn phí

• Số hóa toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp và quản lý tập trung trên một nền tảng: MISA AMIS tích hợp dữ liệu từ tất cả các phòng ban như Nhân sự, Kế toán, Bán hàng, Mua hàng, Hành chính tổng hợp,… giúp doanh nghiệp quản lý thông tin một cách thống nhất, dễ dàng truy cập và giảm thiểu rủi ro sai sót.
• Tối ưu hóa quy trình công việc: Phần mềm giúp tự động hóa các quy trình hành chính, từ quản lý tài chính, nhân sự, đến quy trình bán hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu tự động: MISA AMIS cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích dữ liệu tự động, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và kịp thời.
• Dễ dàng triển khai và sử dụng: MISA AMIS có giao diện thân thiện với người dùng và dễ dàng triển khai trong doanh nghiệp, không yêu cầu quá nhiều thời gian đào tạo cho nhân viên.
• Tính bảo mật cao: MISA AMIS đảm bảo an toàn cho dữ liệu doanh nghiệp với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, bảo vệ thông tin quan trọng khỏi các mối đe dọa bên ngoài.
• Truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi: Với nền tảng đám mây, MISA AMIS cho phép doanh nghiệp truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí về hạ tầng.
• Hỗ trợ đa nền tảng: MISA AMIS có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau (máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng), giúp nhà quản lý và nhân viên dễ dàng truy cập và làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp trong đó có Tập đoàn Austdoor, Công ty cổ phần Sách Alpha, Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, CTCP Dược phẩm Mediplantex,… và nhiều doanh nghiệp khác đã lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp MISA AMIS để tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Dùng thử và khám phá sức mạnh phần mềm MISA AMIS được phát triển bởi MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

6. Tạm kết

Số hóa dữ liệu đang trở thành một phần không thể thiếu trong hành trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp. Việc nắm bắt các khái niệm, yếu tố tác động và quy trình triển khai là trách nhiệm lớn lao của người lãnh đạo. Ngoài ra, bạn nên lưu tâm khi lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc phần mềm số hóa phù hợp, tránh xảy ra những sai lầm không đáng có.

Hy vọng qua bài viết bạn đã có thêm nhiều lưu ý hữu ích và ứng dụng thành công trong doanh nghiệp của mình. Hãy theo dõi MISA AMIS để luôn cập nhật kiến thức chuyên sâu về quản lý điều hành toàn diện nhất!