Cơ sở dữ liệu là gì? Mô hình, phân loại và ứng dụng quan trọng của cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (database) giống như “bộ não số” của tổ chức. Nó không chỉ lưu trữ và quản lý khối lượng lớn thông tin mà còn giúp phân tích và cung cấp dữ liệu chính xác để hỗ trợ ra quyết định. Với hệ thống database hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình công việc, nâng cao hiệu suất và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững. Vậy cơ sở dữ liệu là gì? Các mô hình cơ sở dữ liệu được ứng dụng thực tế như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

[MISA tặng bạn ấn phẩm] MISA Collection 01: Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị – Đọc đúng, quyết đúng

1. Cơ sở dữ liệu là gì?

1.1. Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin có cấu trúc hoặc dữ liệu một cách có tổ chức, thường được lưu trữ điện tử trong một hệ thống máy tính. Cơ sở dữ liệu thường được kiểm soát bởi một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS). Dữ liệu và DBMS cùng với các ứng dụng liên quan đến chúng được gọi chung là hệ thống cơ sở dữ liệu, thường được viết tắt là cơ sở dữ liệu.

Ví dụ một doanh nghiệp bán lẻ có thể sử dụng cơ sở dữ liệu để theo dõi thông tin khách hàng, lịch sử mua sắm và chương trình khách hàng thân thiết. 

1.2. Các thành phần cơ bản của cơ sở dữ liệu

Một cơ sở dữ liệu (Database) bao gồm 5 thành phần chính để đảm bảo việc lưu trữ, quản lý và truy xuất dữ liệu hiệu quả. 

• Phần cứng: Phần cứng là các thiết bị điện tử vật lý như máy tính và ổ cứng cung cấp giao diện giữa máy tính và hệ thống thực tế.
• Phần mềm: Phần mềm là một tập hợp các chương trình được sử dụng để quản lý và kiểm soát cơ sở dữ liệu, bao gồm phần mềm cơ sở dữ liệu, hệ điều hành, phần mềm mạng được sử dụng để chia sẻ dữ liệu với người dùng khác và các ứng dụng được sử dụng để truy cập dữ liệu.
• Dữ liệu: Dữ liệu là các sự kiện và thông tin thô cần được sắp xếp và xử lý để làm cho chúng có ý nghĩa hơn. Từ điển cơ sở dữ liệu được sử dụng để tập trung hóa, lập tài liệu, kiểm soát và phối hợp việc sử dụng dữ liệu trong một tổ chức. Cơ sở dữ liệu là kho lưu trữ thông tin về cơ sở dữ liệu (còn gọi là siêu dữ liệu).
• Ngôn ngữ truy cập cơ sở dữ liệu: Ngôn ngữ truy cập cơ sở dữ liệu là ngôn ngữ được sử dụng để viết lệnh truy cập, cập nhật và xóa dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Người dùng có thể viết lệnh bằng Ngôn ngữ truy cập cơ sở dữ liệu trước khi gửi chúng đến cơ sở dữ liệu để thực thi. Thông qua việc sử dụng ngôn ngữ, người dùng có thể tạo cơ sở dữ liệu, bảng mới, chèn dữ liệu và xóa dữ liệu.
• Thủ tục: Quy trình đề cập đến các hướng dẫn được sử dụng trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu và bao gồm mọi thứ từ hướng dẫn thiết lập và cài đặt, đăng nhập và đăng xuất, quản lý các hoạt động hàng ngày, sao lưu dữ liệu và tạo báo cáo.

Xem thêm: Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Chìa khóa thành công cho CEO thời đại công nghệ

2. Các thuật ngữ liên quan đến cơ sở dữ liệu

Khi nói đến cơ sở dữ liệu là gì, có thể bạn đã từng “bắt gặp” những thuật ngữ liên quan đến nó. Việc hiểu rõ các thuật ngữ này không chỉ giúp nắm bắt được cấu trúc cơ bản của cơ sở dữ liệu, mà còn giúp tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin trong doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và ra quyết định chính xác hơn. 

2.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ quản trị dữ liệu là hệ thống chương trình có chức năng lưu trữ cơ sở dữ liệu. Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cần phải đảm bảo được tính cấu trúc cho cơ sở dữ liệu khi lưu trữ. Đồng thời, nó hỗ trợ các thao tác quản lý công việc khi xử lý dữ liệu như đọc, chỉnh sửa, thêm, xoá trên cơ sở dữ liệu. 

2.2. Cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu là một kiểu dữ liệu cơ sở được xây dựng dựa trên trên mô hình dữ liệu quan hệ. Tức là dữ liệu có liên quan đến những thông tin khác trên cơ sở dữ liệu. Một hệ thống chương trình được dùng để duy trì cơ sở dữ liệu là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ RDBMS.

2.3. Cấu trúc dữ liệu

Cách lưu trữ, tổ chức dữ liệu có trật tự, có hệ thống để có thể sử dụng dữ liệu một cách thuận tiện, dễ dàng được gọi là cấu trúc dữ liệu. Liên quan đến thuật ngữ này, bạn cần phải biết thêm 2 thuật ngữ nền tảng: 

• Interface: Interface có vai trò biểu diễn một tập hợp phép tính mà cấu trúc dữ liệu hỗ trợ. Chính vì thế mà một cấu trúc dữ liệu sẽ có 1 interface. Một interface chỉ cung cấp danh sách các tham số và các phép tính mà chúng hỗ trợ. 
• Implementation: Được hiểu là sự triển khai, cung cấp sự biểu diễn nội bộ của cấu trúc dữ liệu.

Tải miễn phí: 10 BIỂU MẪU & DASHBOARD GIÚP CEO KIỂM SOÁT QUY TRÌNH VÀ HIỆU SUẤT LÀM VIỆC TỔNG THỂ

3. Phân loại hệ thống cơ sở dữ liệu

Hiện nay có rất nhiều kiểu cơ sở dữ liệu trong các tổ chức và doanh nghiệp. Để dễ dàng hơn trong việc lựa chọn và quản lý, người ta phân loại hệ thống cơ sở ra theo từng tiêu chí. MISA AMIS sẽ giới thiệu đến bạn 2 cách phân loại hệ thống cơ sở dữ liệu thường thấy:

3.1. Phân loại dữ liệu theo loại dữ liệu

• Cơ sở dữ liệu có cấu trúc: Đây là cấu trúc dữ liệu đã được định hình theo một cấu trúc đã xác định từ trước. Bạn có thể hình dung nó như một thư viện với các tủ hồ sơ được đánh nhãn. Trong mỗi tủ lại được phân chia ngăn rõ ràng.
• Cơ sở dữ liệu phi cấu trúc: Trái với cơ sở dữ liệu có cấu trúc, cơ sở dữ liệu phi cấu trúc không được xác định cấu trúc từ trước. Nó thường là tập hợp các dữ liệu thô, hỗn tạp, không đồng nhất. Các thành phần trong cơ sở dữ liệu thường không có đặc điểm chung. Dữ liệu phi cấu trúc có mặt ở khắp mọi nơi và được sinh ra từ nhiều nguồn khác nhau. 
• Cơ sở dữ liệu bán cấu trúc: Cơ sở dữ liệu bán cấu trúc có khung cấu trúc nhưng không đồng nhất. Nội dung của dữ liệu quyết định chính cấu trúc dữ liệu của nó. Nó được coi là loại cơ sở dữ liệu có nhiều ưu điểm nhất. Bởi lẽ, nó có thể lưu trữ được hầu hết các loại dữ liệu cơ sở khác nhau. Chính vì vậy mà cơ sở dữ liệu bán cấu trúc là hướng đi mới trong nghiên cứu và ứng dụng. Đồng thời, nó cũng được sử dụng rộng rãi trên Internet.

3.2. Phân loại theo hình thức lưu trữ, mô hình tổ chức

• Cơ sở dữ liệu được lưu trữ dưới dạng tệp: Những dữ liệu này được lưu trữ dưới dạng các file. Đó có thể là văn bản, hình ảnh, thông tin nhị phân, tệp cơ sở dữ liệu nhỏ gọn của các phần mềm quản lý dữ liệu. Dạng cơ sở dữ liệu này được đánh giá phù hợp với phạm vi nhỏ hoặc cách thức tổ chức cũ. 
• Cơ sở dữ liệu quan hệ: Các dữ liệu được lưu trữ trong các bảng là thực thể. Những thực thể này có mối liên hệ với nhau được gọi là các quan hệ. Giữa các mối quan hệ này lại có các thuộc tính và một loại thuộc tính tiêu biểu được gọi là khóa chính. 
• Cơ sở dữ liệu phân cấp: Một mô hình cơ sở dữ liệu mà trong đó dữ liệu được tổ chức theo thành một cây cấu trúc thì được gọi là mô hình cơ sở dữ liệu phân cấp. 

Xem thêm: Top 8 phần mềm quản lý dữ liệu tốt nhất dành cho doanh nghiệp

4. Các mô hình cơ sở dữ liệu trong doanh nghiệp

Với các loại hệ thống cơ sở dữ liệu đa dạng, nhiều doanh nghiệp đã có cho mình những mô hình cơ sở dữ liệu tối ưu. Vậy những mô hình đó là gì?

4.1. Mô hình dữ liệu phân cấp

Dạng mô hình cơ sở dữ liệu phân cấp này được ra đời vào những năm 60. Nó có cấu trúc gồm nhiều nút, mỗi nút lại biểu diễn cho một thực thể. Hai nút được liên kết với nhau bằng mối quan hệ.

Mô hình này có ưu điểm là dễ dàng thao tác, phù hợp với các doanh nghiệp có mô hình tổ chức phân cấp nhân sự cao. Thế nhưng mô hình này lại có nhược điểm là thường xảy ra  tình trạng lặp lại các bản ghi dư thừa, không có tính nhất quán.

4.2. Mô hình dữ liệu mạng

Mô hình dữ liệu mạng xuất hiện sau mô hình phân cấp không lâu. Mô hình này còn có tên gọi khác là mô hình mạng có cấu trúc dữ liệu tổ chức thành một đồ thị hướng. Ở mô hình này, các đỉnh là những thực thể, quan hệ giữa 2 đỉnh gọi là các cung. Một kiểu bản ghi có thể quan hệ với nhiều kiểu bản ghi khác.

Một thực thể con khả năng có nhiều thực thể cha và được cấp hướng dẫn truy cập dữ liệu theo cấu trúc mô hình được định sẵn. Người dùng có thể biểu diễn dữ liệu đa dạng theo các kiểu bản ghi hoặc móc nối.

Nó giúp doanh nghiệp truy vấn nhanh chóng thông qua phép duyệt đồ thị. Thế nhưng, nó vẫn còn tồn tại những hạn chế như số lượng con trỏ lớn trên mô hình dữ liệu hay hạn chế trong việc biểu diễn ngữ nghĩa móc nối với các bản ghi.

4.3. Mô hình dữ liệu quan hệ

Mô hình quan hệ dữ liệu hoạt động dựa trên lý thuyết tập hợp và đại số quan hệ. Cũng vì thế mà mô hình này có tính chặt chẽ khá cao. Nó được đánh giá là mô hình có nhiều ưu điểm và ứng dụng rộng rãi. 

Mô hình quan hệ được có lợi thế là khả năng tối ưu hoá đa dạng các xử lý do hoạt động dựa trên lý thuyết tập hợp và đại số quan hệ. Tuy nhiên, mô hình này vẫn còn nhược điểm là  chưa linh hoạt, hạn chế trong việc biểu diễn ngữ nghĩa phức tạp của các quan hệ thực tế. 

4.4. Mô hình dữ liệu hướng đối tượng

Mô hình dữ liệu hướng đối tượng được ra đời sau các mô hình cơ sở dữ liệu trên. Nó xuất hiện trong khoảng những năm 90. Các thuộc tính dữ liệu và các phương thức thao tác trên thuộc tính đều được đóng gói trong mỗi cấu trúc nhất định. 

Ưu điểm của mô hình này là cho phép định nghĩa phức tạp. Nó sở hữu nhiều tính chất khác nhau như: đa hình, bao đóng, kế thừa… Mặc dù vậy, các nhược điểm như cấu trúc lưu trữ  phức tạp, phải sử dụng nhiều con trỏ, khả năng tối ưu hoá chưa tốt,… vẫn còn tồn tại.

Tặng bạn ấn phẩm – Con đường quản trị 01: Khi dữ liệu chính xác, liên thông và kịp thời tạo ra những quyết định “trúng”

5. Ứng dụng của cơ sở dữ liệu trong doanh nghiệp 

5.1. Quản lý khách hàng (CRM) 

Khách hàng đóng vai trò quan trọng đối với thành công của doanh nghiệp. Cơ sở dữ liệu giúp lưu trữ và quản lý mọi thứ từ thông tin liên hệ đến lịch sử tương tác và khách hàng tiềm năng. Đặc biệt, nhiều hệ thống CRM hiện đại còn tích hợp các công cụ tiếp thị thông minh, giúp doanh nghiệp triển khai chiến dịch nhắm mục tiêu chính xác và đo lường hiệu quả một cách tối ưu.

5.2. Quản lý tài chính – kế toán 

Nhờ hệ thống cơ sở dữ liệu, doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính chính xác, minh bạch, hỗ trợ quá trình theo dõi dòng tiền, kiểm soát thu chi,  qua đó dễ dàng phân tích tình hình kinh doanh. Đồng thời, dữ liệu kế toán được lưu trữ an toàn, giảm thiểu sai sót và hỗ trợ ra quyết định tài chính hiệu quả.

5.3. Quản lý nhân sự (HRM) 

Một hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ cho phép doanh nghiệp tập trung và quản lý toàn bộ thông tin nhân viên một cách an toàn, đồng thời đảm bảo truy cập nhanh chóng khi cần thiết. Nhờ vào cơ sở dữ liệu nhân sự (HR), các quy trình như theo dõi giờ làm việc, quản lý phúc lợi và xử lý bảng lương được tự động hóa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.

5.4. Quản lý công việc, dự án

Quản lý hàng tồn kho đòi hỏi sự cân đối chặt chẽ – tồn kho quá nhiều có thể gây lãng phí, trong khi quá ít lại làm gián đoạn chuỗi cung ứng và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu. Hệ thống cơ sở dữ liệu hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng sản phẩm, cung cấp thông tin theo thời gian thực và giảm thiểu sai sót. 

Khi được tích hợp với công nghệ quét mã vạch và trao đổi dữ liệu điện tử, quy trình quản lý hàng hóa trở nên tối ưu hơn, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và linh hoạt.

5.5. Phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định 

Nhiều hệ thống cơ sở dữ liệu doanh nghiệp như Business Intelligence (BI) tích hợp tính năng báo cáo, cho phép phân tích xu hướng, theo dõi hiệu suất và dự báo nhu cầu khách hàng. Những dữ liệu chi tiết này không chỉ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược chính xác mà còn định hướng tăng trưởng bền vững.

Khi được khai thác hiệu quả, một hệ thống cơ sở dữ liệu vững chắc có thể trở thành nguồn lực có giá trị nhất của doanh nghiệp.

Mời bạn dùng thử miễn phí MISA AMIS để quản tập trung toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp từ Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Công việc – dự án trên một nền tảng hợp nhất. CEO và quản lý dễ dàng ra các quyết định nhanh chóng, chính xác với dữ liệu điều hành được cập nhật tức thời.

6. Các vấn đề thường gặp về cơ sở dữ liệu trong doanh nghiệp

Cơ sở dữ liệu quan trọng, thậm chí quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu như:

• Không có dữ cơ sở dữ liệu: Nguyên nhân đến từ việc những dữ liệu về khách hàng, nhân sự, bán hàng, sản phẩm,… không được tổ chức thành cơ sở dữ liệu. Thay vào đó, nhân viên lại ghi chép trên sổ tay, giấy tờ gây khó khăn khi chia sẻ, rủi ro mất mát. 
• Dữ liệu phân mảnh, rời rạc: Dữ liệu được lưu trữ phân tán trên Excel, Word hoặc các phần mềm riêng lẻ gây chồng chéo, mất thời gian tổng hợp, báo cáo. Các bộ phận khó hợp tác, còn chủ doanh nghiệp hay các nhà quản lý khó nhìn ra bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp.
• Dữ liệu không nhất quán: Một trong những thách thức lớn là dữ liệu không đồng nhất giữa các hệ thống hoặc bộ phận khác nhau. Việc này dẫn đến sự không chính xác trong thông tin và khó khăn trong việc đưa ra quyết định chiến lược.

• Khó khăn trong việc tích hợp hệ thống: Nhiều doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm và hệ thống khác nhau, và việc tích hợp cơ sở dữ liệu giữa các hệ thống này có thể gặp khó khăn, làm gián đoạn các quy trình kinh doanh và giảm hiệu quả tổng thể.

• Thiếu công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ: Dữ liệu sẽ trở nên vô giá trị nếu không được phân tích đúng cách. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc triển khai các công cụ phân tích dữ liệu hiệu quả để tận dụng thông tin có sẵn cho các quyết định kinh doanh.

Vận hành mà thiếu dữ liệu chẳng khác nào mò mẫm đi trong bóng tối. Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS sẽ là tất cả những gì doanh nghiệp cần để giải quyết tất cả những khó khăn trên để xây dựng một cơ sở dữ liệu tập trung, đồng bộ, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành và ra quyết định chính xác, kịp thời.

Được phát triển bới MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động và hội tụ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất.

Dùng thử miễn phí

• Tập trung dữ liệu mọi phòng ban trên một nền tảng: Liên kết và tập trung tất cả các thông tin từ các phòng ban khác nhau như Kế toán, Nhân sự, Bán hàng, Công việc, Tài sản,… trên một nền tảng. Các bộ phận trong doanh nghiệp dễ dàng truy cập và chia sẻ dữ liệu, tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban, giảm thiểu sự trùng lặp và giúp thông tin được quản lý một cách thống nhất.
• Liên thông dữ liệu: MISA AMIS cho phép liên thông dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau trong doanh nghiệp, đảm bảo rằng mọi thông tin được đồng bộ và luôn cập nhật, từ đó tránh tình trạng dữ liệu bị phân tán, không đồng nhất.
• Hệ thống báo cáo được tự động cập nhật theo thời gian thực: Hệ thống báo cáo quản trị tổng hợp mọi dữ liệu vận hành của doanh nghiệp, ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi mọi tình hình vận hành tại một dashboard.
• Dễ dàng mở rộng: MISA AMIS được thiết kế để linh hoạt và dễ dàng mở rộng, đáp ứng được nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp khi mở rộng quy mô hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh.
• Bảo mật và bảo vệ dữ liệu: MISA AMIS sử dụng công nghệ bảo mật hiện đại để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu của doanh nghiệp. Các biện pháp bảo mật như mã hóa, xác thực đa yếu tố và quyền truy cập kiểm soát giúp bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa bên ngoài và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp trong đó có Tập đoàn Austdoor, Công ty cổ phần Sách Alpha, Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, CTCP Dược phẩm Mediplantex,… và nhiều doanh nghiệp khác đã lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp MISA AMIS để tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động.

7. Tạm kết

Cơ sở dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Tùy theo nhu cầu và đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô hình cơ sở dữ liệu phù hợp khác nhau. Hy vọng, bài viết đã cung cấp các thông tin đầy đủ để bạn đọc hiểu rõ cơ sở dữ liệu là gì và tổ chức dữ liệu doanh nghiệp một cách hiệu quả.