Hướng dẫn đào tạo bán hàng: Xây dựng một đội ngũ bán hàng tăng doanh số hiệu quả

Xây dựng được một đội ngũ bán hàng với nhiều nhân sự chất lượng là một khởi đầu tuyệt vời cho các hoạt động kinh doanh của công ty. Để đào tạo được một đội ngũ bán hàng giỏi, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các chiến lược đào tạo bán hàng cung cấp đầy đủ các công cụ, nguồn lực và kiến thức cần thiết để giúp những người bán hàng thu hút khách hàng tiềm năng và chốt doanh số.

Trong thời kỳ các công nghệ mới đang liên tục làm thay đổi các quy trình bán hàng cũ, việc đào tạo đội ngũ bán hàng càng đóng vai trò quan trọng và thiết yếu hơn. Quá trình này sẽ giúp đội ngũ bán hàng hiểu rõ hơn về khách hàng tiềm năng, giúp xây dựng mối quan hệ và sự tin tưởng với khách hàng, tăng doanh số bán hàng và ROI tổng thể của công ty bạn.

Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về các yếu tố tạo nên một đội ngũ bán hàng giỏi, cũng như tầm quan trọng và các cách thức có thể áp dụng vào quá trình xây dựng, đào tạo nhân viên kinh doanh.

Thế nào là một đội ngũ bán hàng giỏi? Những yếu tố tạo nên một đội ngũ bán hàng hiệu quả cao

Khi xây dựng một đội ngũ bán hàng, sẽ thật sai lầm nếu bạn cho rằng càng thuê nhiều nhân viên bán hàng hơn thì sẽ càng tạo ra nhiều doanh thu hơn. Thay vào đó, bạn cần dành thời gian để tuyển dụng một đội ngũ bán hàng phù hợp dựa trên văn hóa công ty và khung năng lực đánh giá nhân viên của doanh nghiệp mình. Nhìn chung, một đội ngũ bán hàng giỏi không chỉ đơn giản là một đội ngũ có thể chốt được nhiều đơn hàng, mà còn là một đội ngũ phù hợp với văn hoá doanh nghiệp, và có khả năng tạo dựng các mối quan hệ mật thiết với khách hàng tiềm năng.

Theo Phó giám đốc phụ trách mảng bán hàng của ReviewTrackers – Jeff Pearlman, nền văn hóa của ReviewTrackers yêu cầu những nhân sự được thuê phải có khả năng tự chủ và có tinh thần cầu tiến, do đó thay vì tuyển một loạt nhân viên, ông thường tập trung tìm kiếm những người bán hàng có tính tò mò, hợp tác và cạnh tranh. Mặt khác, công ty cũng luôn chú trọng cung cấp một hệ thống đào tạo, hỗ trợ phù hợp để mọi nhân viên luôn được truyền động lực kịp thời và có các công cụ cần thiết phục vụ công việc

Có nhiều yếu tố quyết định sự thành công của một đội ngũ bán hàng, trong đó có thể kể đến:

• Kỹ năng quản lý bán hàng
• Quy trình bán hàng
• Phương pháp tiếp cận khách hàng và bán hàng
• Các công cụ hỗ trợ bán hàng

Theo đó, tuỳ theo nhu cầu và nguồn lực của doanh nghiệp để đào tạo đội ngũ kinh doanh xoay quanh các yếu tố trên. Hai cách thức phổ biến nhất, thường được các doanh nghiệp áp dụng và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đào tạo nhân sự bán hàng là xây dựng chương trình đào tạo riêng và xây dựng khung năng lực đánh giá nhân viên.

Xây dựng chương trình đào tạo bán hàng hiệu quả

Tầm quan trọng của một chương trình đào tạo đội ngũ bán hàng giỏi

Một chương trình đào tạo bán hàng sẽ không chỉ cải thiện các kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn của đội ngũ mà còn hỗ trợ làm gia tăng trải nghiệm của khách hàng khi mua sắm.

Theo Impactcommunicationsinc.com, 71% người trong số chúng ta đưa ra quyết định mua hàng dựa trên sự tin tưởng và đáng tin cậy. Việc đào tạo nhân sự bán hàng có thể giúp tăng cường khả năng kết nối giữa thương hiệu và khách hàng, do nó bổ sung cho người bán hàng các kỹ năng cần thiết như kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, kỹ năng thuyết phục để tạo niềm tin với khách hàng, từ đó tăng tỉ lệ thành công trong việc chốt doanh số và tăng lượng khách hàng trung thành.

Khi nhân viên được đào tạo đầy đủ kiến thức, kỹ năng và được truyền động lực, họ sẽ cảm thấy tự tin và thoải mái hơn khi giao tiếp với khách hàng. Điều này là cơ sở giúp doanh nghiệp tạo dựng một mối quan hệ mật thiết, gắn bó với khách hàng.

Công nghệ và Internet đang tiếp tục tạo ra những thay đổi lớn trong cách mọi người mua hàng, điều này đòi hỏi người bán hàng cần được cập nhật kiến thức và kĩ năng liên tục. Ví dụ, một trong những kỹ năng bán hàng quan trọng nhất hiện nay là tiếp cận khách hàng và tư vấn online, mặc dù là một kỹ năng cần thiết nhưng không phải đội ngũ bán hàng nào cũng được đào tạo để thành tạo kỹ năng này.

Quy trình xây dựng chương trình đào tạo đội ngũ bán hàng

Có rất nhiều kỹ thuật và phương pháp khác nhau để xây dựng một chương trình đào tạo bán hàng, phụ thuộc văn hoá, mục tiêu và nguồn lực của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có một khoá đào tạo đội ngũ kinh doanh hiệu quả, bạn cần dựa trên các bước căn bản sau đây:

Bước 1: Xác định mục tiêu và các chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPIs)

Nhìn chung, mục tiêu của việc đào tạo đội ngũ bán hàng thường là thúc đẩy hiệu suất bán hàng và tăng doanh số. Tuy nhiên bạn cần chia nhỏ nó thành từng mục tiêu cụ thể hơn như cải thiện tỷ lệ chốt doanh số, tăng hạn ngạch, rút ngắn các chu kỳ bán hàng, … Các mục tiêu này cần được xác định dựa trên một con số chi tiết và trong một khoảng thời gian cụ thể (bạn có thể tham khảo thêm phương pháp đặt mục tiêu S.M.A.R.T) để dễ dàng đánh giá và đo lường.

Ví dụ, nếu đội ngũ bán hàng của bạn chưa đạt được doanh số bán hàng và lý do đến từ việc họ đang thiếu kỹ năng chốt đơn dẫn đến tỷ lệ chốt doanh số thấp (chỉ đạt 8%, thấp hơn so với mục tiêu 11% doanh nghiệp đề ra), hãy đặt mục tiêu cho việc đào tạo là tăng tỉ lệ chốt doanh số lên 13% trong vòng một tháng đào tạo. Từ mục tiêu này, bạn sẽ biết được mình cần chuẩn bị những nội dung đào tạo liên quan đến kỹ năng chốt doanh số và chương trình cần được gói gọn trong một tháng.

Bước 2: Xác định khoảng cách hiệu suất (Performance Gap) và các yếu tố cần cải thiện

Ngoài việc định hướng cho các hoạt động tương lai, đội ngũ cùng cần xem xét số liệu đánh giá của từng cá nhân và cả bộ phận trong tháng, quý và năm trước đó để phát hiện những vấn đề trong hiệu suất và các điểm cần cải thiện. Nếu bạn thấy rằng toàn bộ đội ngũ đang gặp khó khăn trong việc bán một sản phẩm / dịch vụ cụ thể hoặc một số cá nhân liên tục rơi vào tình trạng không đạt chỉ tiêu, bạn có thể tạo các mô-đun và tài liệu đào tạo phù hợp để thu hẹp những khoảng cách đó.

Khoảng cách hiệu suất có thể xuất phát từ nhiều lý do, nhưng các lý do phổ biến thường là:

• Thiếu kiến thức về công việc cần làm
• Thay đổi trong các yêu cầu của công việc
• Thiếu hiểu biết về vai trò do tuyển dụng không phù hợp
• Quản lý không hiệu quả
• Điều kiện thể chất hoặc tinh thần tại nơi làm việc

Bước 3: Đảm bảo các tài liệu và công cụ trong quá trình đào tạo đều có thể dễ dàng tiếp cận
Các buổi đào tạo không nên chỉ là một buổi giảng dạy “một sớm một chiều”, thay vào đó, hãy đảm bảo rằng tất cả người tham gia có thể dễ dàng tiếp cận các tài liệu, công cụ, bài giảng đã được giới thiệu, ngay cả sau buổi đào tạo. Các tài liệu này đều có thể được sử dụng lâu dài, tăng khả năng ghi nhớ và khả năng áp dụng kiến thức vào các công việc thực tế. Hiểu một cách đơn giản, các buổi đào tạo là nơi để bạn truyền cảm hứng và động lực cho nhân viên; trong khi đó, các tài liệu là cách để bạn đảm bảo nhân viên cải thiện được năng lực và khả năng khi làm việc.

Một cách đơn giản để thực hiện việc này là bạn hãy tổng hợp tất cả những tài liệu (slide thuyết trình, văn bản, video, hình ảnh,) và các công cụ được giới thiệu trong buổi đào tạo vào một email, sau đó bạn có thể gửi email đó đến toàn bộ nhân sự đã tham gia. Ngoài ra, bạn cũng có thể ghi âm hoặc ghi hình lại buổi đào tạo để các nhân sự không thể tham gia vẫn có cơ hội được đào tạo, hoặc những nhân viên đã tham gia có thể xem lại.

Bước 4: Tăng khả năng ghi nhớ, áp dụng các kiến thức và kỹ năng đã được đào tạo

Theo Havard Business Review, các nhân viên bán hàng sẽ quên hơn 80% những gì họ đã được học trong quá trình đào tạo chỉ trong vòng 90 ngày sau đó. Để ngăn vấn đề này xảy ra, khi bạn thiết kế khóa đào tạo, hãy thêm các hoạt động giúp tăng khả năng ghi nhớ và thực hành, chẳng hạn như:

• Cập nhật tài liệu và chia sẻ với đội ngũ bán hàng định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý.
• Yêu cầu quản lý bán hàng phải thường xuyên gặp gỡ nhân viên bán hàng để đánh giá kiến thức và kỹ năng của họ thông qua hiệu suất công việc.
• Tổ chức nhiều workshop nhỏ trong và sau khoá đào tạo để cập nhật và làm mới các kiến thức và kỹ năng của đội ngũ.

Bước 5: Yêu cầu phản hồi và đánh giá của đội ngũ sau mỗi buổi đào tạo

Cho dù khoá đào tạo của bạn được tổ chức trực tuyến hay trực tiếp, điều quan trọng là bạn phải cung cấp phương tiện để đội ngũ bán hàng có thể phản hồi, tương tác về nội dung và chất lượng của khoá đào tạo.

Ngoài việc đánh giá hiệu quả buổi đào tạo thông qua các KPIs bạn đã đề ra ở Bước 1, bạn cũng cần biết liệu khóa đào tạo có thật sự hữu ích hay không và bạn có thể tinh chỉnh nó như thế nào. Thay vì hỏi trực tiếp nhân viên hoặc khảo sát công khai, hãy cân nhắc sử dụng các cuộc khảo sát ẩn danh để thu thập được các phản hổi trung thực nhất. Sử dụng thông tin phản hồi đó để điều chỉnh các quy trình của bạn, tạo ra nội dung mới và đảm bảo cho chương trình đào tạo của bạn thành công, hiệu quả hơn.

Các yếu tố cần có trong một chương trình đào tạo bán hàng:

• Kỹ năng bán hàng cơ bản và thiết yếu: Ngay cả đối với những người bán hàng đã có nhiều kinh nghiệm, việc đào tạo cũng là cơ hội để học và thực hành lại các kỹ năng bán hàng cơ bản. Đây cũng là những kiến thức hữu ích để những nhân sự mới có cơ hội phát triển năng lực và động lực của bản thân.
• Thông tin về sản phẩm và thị trường của doanh nghiệp: Hãy nhấn mạnh về lợi điểm bán hàng độc nhất (Unique Selling Proposition) của thương hiệu trong suốt quá trình đào tạo, điều này giúp đội ngũ bán hàng có thể tự trả lời cho câu hỏi “điều gì khiến sản phẩm / dịch vụ của bạn khác biêt so với những đối thủ cạnh tranh?”
• Quá trình bán hàng của doanh nghiệp và đào tạo CRM: Hướng dẫn những nhân viên mới về quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp là rất quan trọng. Thông thường các nhân viên bán hàng sẽ khó chốt đơn nếu không sử dụng các quy trình và phương pháp bán hàng mà công ty mong muốn, do mỗi quy trình bán hàng đều gắn liền với đặc thù sản phẩm / dịch vụ của doanh nghiệp.

• Các hoạt động tương tác và xây dựng tập thế: Thay vì chỉ giảng dạy và thuyết trình hàng giờ đồng hồ, hãy khuyến khích sự tham gia chia sẻ của cả đội ngũ bằng cách khởi xướng các cuộc thảo luận hoặc cho phép mọi người chia sẻ kiến thức với nhau và cùng nhau suy nghĩ về các giải pháp. Bạn sẽ phải bất ngờ vì những kiến thức đa dạng, cách giải quyết thông minh mà mỗi nhóm nhân viên đưa ra thông qua việc đúc kết từ quá trình làm việc của mình.
• Sự tham gia của các phòng ban khác: Đội ngũ bán hàng của bạn không thể làm việc một mình. Không có đội ngũ phát triển sản phẩm, đội ngũ bán hàng sẽ không có gì để bán; không có marketing, đội ngũ sẽ không có nền tảng để thu hút khách. Vì vậy, việc tham gia của các phòng ban khác trong công ty là rất quan trọng để tạo sự kết nối trơn tru trong quá trình làm việc.
• Chia sẻ và ý kiến của khách hàng: Không ai có thể hiểu trải nghiệm của khách hàng hơn là những khách hàng thực tế. Bạn có thể mời một khách hàng trung thành của doanh nghiệp đến buổi đào tạo và chia sẻ về các trải nghiệm của họ khi mua sắm ở công ty. Điều này giúp đội ngũ hiểu được khách hàng nghĩ gì và mong muốn điều gì từ họ.

>> Đọc thêm: Các mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên bán hàng phổ biến

Xây dựng khung năng lực đánh giá nhân viên bán hàng

Khung năng lực đánh giá là một cách hiệu quả để các nhà quản lý có thể đánh giá và quản lý năng lực của nhân sự trong công ty. Khung năng lực thường là một bảng tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ, đặc điểm mà một nhân viên cần có khi đảm nhiệm một vị trí trong doanh nghiệp.

Đối với đội ngũ bán hàng, việc xây dựng một khung năng lực giúp các nhà quản lý đưa ra các tiêu chi tuyển dụng phù hợp, cùng với đó là xác định nhu cầu đào tạo để xây dựng chương trình hợp lý. Ngoài ra, khung năng lực cũng là căn cứ giúp các nhà quản lý đánh giá thành tích, hiệu quả công việc để có các chính sách lương, thưởng và đãi ngộ phù hợp với từng cá nhân.

Các bước xây dựng khung năng lực của một đội ngũ bán hàng thường bao gồm:

Bước 1: Xác định mục đích xây dựng khung năng lực cho vị trí bán hàng

Cũng giống như khi xây dựng chương trình đào tạo, bạn cũng cần xác định rõ mục tiêu khi xây dựng một khung năng lực đánh giá. Ví dụ, mục tiêu của bạn có thể là để tuyển dụng vị trí bán hàng, từ đó các khung năng lực tập trung hơn vào các tiêu chí để tuyển dụng. Hoặc nếu mục tiêu của bạn là để đào tạo đội ngũ, việc xây dựng sẽ thiên về các năng lực cần có của vị trí bán hàng.

Bước 2: Chuẩn hoá theo vị trí bán hàng trong doanh nghiệp

Để xác định được khung năng lực thì bạn cần biết vị trí đó là gì và làm gì trong doanh nghiệp của mình. Mặc dù vị trí bán hàng thường có một mô tả công việc chung là tiếp cận khách hàng và bán các sản phẩm / dịch vụ của công ty, nhưng mỗi vị trí bán hàng ở mỗi doanh nghiệp sẽ có một công việc cụ thể khác nhau do đặc thù về sản phẩm / dịch vụ khác nhau. Vì vậy, bạn cần xác định liệu vị trí bán hàng của doanh nghiệp mình có đặc thù gì riêng không, họ có cần quản lý khách hàng không, hay có cần phải thu thập được dữ liệu từ các mạng xã hội không.

Bước 3: Xác định khung năng lực chung cho vị trí bán hàng

Việc xác định năng lực chung không nhất thiết là bạn phải tạo ra các năng lực mới hoàn toàn mà có thể dựa trên các nghiên cứu và tài liệu từ các nguồn uy tín. Một trong những tài liệu thường được áp dụng rộng rãi là bộ năng lực “42 năng lực theo Đại học Havard” do Viện phát triển nhân lực ( CIPD) của Vương quốc Anh nghiên cứu. Việc doanh nghiệp cần làm là xác định năng lực nào phù hợp với vị trí bán hàng và văn hoá doanh nghiệp, phân chia các năng lực thành các cấp độ quan trọng từ thấp đến cao.

Bước 4: Xác định khung năng lực cho từng cấp độ vị trí cụ thể

Sau khi đã xác định được các năng lực cho vị trí bán hàng, bạn cần biết rằng mỗi chức vụ trong bộ phận bán hàng sẽ có một khung năng lực khác nhau. Ví dụ, vị trí quản lý bán hàng sẽ yêu cầu nhiều hơn các năng lực về lãnh đạo, trong khi đó nhân viên bán hàng thường yêu cầu năng lực thích ứng trong môi trường làm việc. Cách tốt nhất để xác định cấp độ và năng lực phù hợp là thực hiện phỏng vấn và khảo sát với các nhân viên của bạn để xem tầm quan trọng của từng năng lực đối với các cấp độ vị trí khác nhau.

Bước 5: Tiến hành đánh giá

Cuối cùng, để khung năng lực có hiệu quả, doanh nghiệp cần phát triển các quy trình và công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân. Quá trình đánh giá sẽ bắt đầu bằng việc thực hiện đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách chênh lệch giữa năng lực yêu cầu và năng lực đạt được của mỗi cá nhân. Dựa trên kết quả đánh giá, bộ phận nhân sự có thể xây dựng các chương trình đạo tạo năng lực cụ thể cho mỗi cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp để giúp họ đạt được năng lực yêu cầu.

Đào tạo bán hàng trong bối cảnh chuyển đổi số

Trong thế giới hậu đại dịch Covid-19, bán hàng trực tuyến đã trở thành một “bình thường mới”, và trên thực tế có 70% người bán hàng tin rằng các kỹ thuật bán hàng trực tuyến hiệu quả hơn nhiều so với các kỹ thuật bán hàng thông thường (theo SalesKen). Giờ đây, chúng ta có nhiều cách hơn để lấy được dữ liệu khách hàng và tận dụng các dữ liệu đó để cá nhân hóa việc tư vấn phù hợp với từng giai đoạn của khách hàng trong quá trình mua hàng.

Hình ảnh của những người bán hàng từ trước đến nay thường được mô tả như một người hướng ngoại, sẵn sàng “xông pha” để tìm kiếm khách hàng ở mọi nơi. Họ có nhiều kỹ thuật giao tiếp như gọi điện, kịch bản bán hàng hay các kỹ thuật chốt đơn để đảm bảo khách hàng sẽ mua những gì họ bán. Khi đó, điều quan trọng nhất là bạn tiếp cận được càng nhiều khách hàng càng tốt. Giờ đây, công nghệ dữ liệu đã thay đổi hoàn toàn việc bán hàng từ số lượng sang chất lượng. Người bán hàng cần tập trung hơn vào trải nghiệm và các giá trị khách hàng nhận được.

Theo đó, các phương pháp đào tạo cũng cần được cập nhật liên tục theo sự phát triển của các kỹ thuật bán hàng mới. Ngày nay, thành thạo các công cụ tự động hoá bán hàng là một kỹ năng quan trọng được tích hợp trong hầu hết các buổi đào tạo nhân sự và các khung năng lực cho vị trí bán hàng. Cùng với đó, các nhân viên bán hàng vẫn cần cải thiện những kỹ năng giao tiếp hay thuyết trình, bởi những kỹ năng này vẫn có sự ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm khách hàng và tỉ lệ chốt doanh số.

>>Đọc thêm: Top 6 phương pháp bán hàng hiệu quả nhất hiện nay

Tổng kết

Đào tạo bán hàng là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một đội ngũ bán hàng có tỉ lệ thành công cao và mang lại doanh số cho công ty. Để xây dựng một chương trình đào tạo hiệu quả, trước tiên bạn cần xây dựng được khung đánh giá năng lực cho vị trí bán hàng trong doanh nghiệp của bạn. Từ cơ sở đó, bạn sẽ xây dựng được khoá đào tạo phù hợp với nhu cầu và văn hoá của công ty. Ngoài ra, hãy để ý đến các yếu tố công nghệ trong quá trình đào tạo để đội ngũ của bạn có thể bắt kịp xu hướng và tối ưu được thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.

Tác giả: Nguyễn Hải Phong