Quy trình hoạch định nguồn nhân lực (5 bước)

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình triển khai các chương trình, kế hoạch,… đảm bảo nguồn lực của doanh nghiệp hoạt động đúng người – đúng việc – đúng lúc. Nghe thì lý tưởng nhưng thực tế để hoạch định nhân sự chuẩn chỉ và đúng hướng, các HR phải xác định được rất nhiều nhóm yếu tố và tuân theo quy trình bài bản. Cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây.

TẢI MIỄN PHÍ DASHBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Hoạch định nguồn nhân lực là gì

Hoạch định nguồn nhân lực quá trình dự đoán nhu cầu nhân sự, đề xuất các chính sách, biện pháp & kế hoạch thực hiện đảm bảo đáp ứng đủ số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết cho kế hoạch phát triển chung của doanh nghiệp.

Hoạch định nguồn nhân lực không tồn tại độc lập mà có liên hệ chặt chẽ với các hoạt động quản lý khác trong tổ chức như: Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá và quản lý nhân sự, xây dựng chính sách đãi ngộ và thù lao cho người lao động.

2. Vai trò hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực, một chiến lược then chốt để đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của tổ chức.

• Dự báo nhu cầu nhân sự

Hoạch định nhân sự giúp doanh nghiệp dự báo chính xác nhu cầu nhân lực dựa trên các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn. Việc này giúp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa thãi nguồn nhân lực, đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ nhân viên với kỹ năng phù hợp vào đúng thời điểm cần thiết.

• Đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng

Hoạch định nhân sự không chỉ tập trung vào số lượng mà còn chú trọng đến chất lượng nguồn nhân lực. Bằng cách đánh giá kỹ năng, trình độ và năng lực của nhân viên hiện tại, doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu đào tạo, phát triển hoặc tuyển dụng để đáp ứng các yêu cầu của công việc.

• Tối ưu hóa chi phí nhân sự

Một kế hoạch nhân sự tốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí liên quan đến nhân sự, bao gồm chi phí tuyển dụng, đào tạo, và duy trì nguồn nhân lực. Hoạch định nhân sự cũng giúp quản lý các chi phí ẩn như sự mất mát do nghỉ việc hoặc năng suất lao động giảm sút.

• Phát triển và duy trì văn hóa doanh nghiệp

Hoạch định nhân sự còn giúp xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, tạo động lực cho nhân viên, và giữ chân nhân tài. Khi doanh nghiệp có một kế hoạch rõ ràng cho việc phát triển và quản lý nhân sự, điều này sẽ góp phần tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

• Thích ứng với sự thay đổi

Môi trường kinh doanh hiện nay thay đổi nhanh chóng và doanh nghiệp cần có khả năng thích ứng kịp thời. Hoạch định nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc dự đoán và chuẩn bị cho những thay đổi này, từ đó giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh và duy trì tính cạnh tranh.

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định

Cuối cùng, hoạch định nhân sự cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lao động, tránh những rủi ro pháp lý có thể xảy ra từ việc không tuân thủ các yêu cầu pháp lý về nhân sự.

3. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực

3.1 Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực

Để dự báo nhu cầu nguồn lực, doanh nghiệp có thể đối chiếu giữa cơ cấu nguồn lực thực tại với chiến lược và mục tiêu dài hạn của mình. Từ đó, các nhà quản trị có thể xác định nhóm nhân sự dư thừa – thiếu hụt và đề xuất nhu cầu cắt giảm – bổ sung nhân lực khi cần thiết. 

Để xác định chiến lược, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau: 

• Mục tiêu mong muốn trong giai đoạn tới (1 năm, 3 năm, 5 năm,…) là gì? 
• Cần phải thực hiện những kế hoạch, chiến dịch, hoạt động gì?
• Phát triển, sản xuất những sản phẩm/dịch vụ nào? Quy mô ra sao?

Dựa vào các câu trả lời trên đây, doanh nghiệp có thể dễ dàng hoạch định nhân sự và dự báo các thông tin bao gồm: 

• Số lượng: bao nhiêu nhân sự tương ứng cho từng vị trí – phòng ban? 
• Chất lượng: những kỹ năng, chuyên môn và phẩm chất cần thiết để đáp ứng công việc? 
• Thời gian: khi nào doanh nghiệp cần lượng nhân sự với chất lượng như trên?

Nếu bạn đang tìm kiếm và có nhu cầu mua phần mềm quản lý nhân sự thông minh, dễ sử dụng, hãy tìm hiểu ngay tính năng phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM:

3.2 Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực hiện tại 

Mục tiêu của bước này là để tìm ra ưu nhược điểm của đội ngũ nhân sự hiện tại. Để phân tích và tìm ra đúng thông tin cần thiết, các lãnh đạo có thể bám theo các ý chính như sau: 

• Nhóm yếu tố hệ thống: 
  • Về mặt cá nhân: số lượng, trình độ kỹ năng, năng lực làm việc, thái độ phẩm chất làm việc. 
  • Về mặt tổ chức: cơ cấu tổ chức doanh nghiệp; trách nhiệm quyền hạn từng bộ phận, phòng ban; các chính sách quản lý nhân sự (đào tạo, khen thưởng, tuyển dụng,…) 
• Nhóm yếu tố quá trình: 
  • Sức hút của công việc và mức thỏa mãn của nhân viên.
  • Môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp và phong cách quản lý. 
  • Thành tựu và thách thức trong hoạt động của doanh nghiệp.
  • Việc cải tiến quy trình hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

3.3 Bước 3: Ra quyết định tăng – giảm, phân bổ nguồn lực 

Trong bước này, các cán bộ sẽ so sánh tương quan giữa nhu cầu nhân lực đã dự báo ở bước 1 với thực trạng nguồn lực ở bước 2, xác định liệu doanh nghiệp có đang dư thừa – thiếu hụt nhân lực ở phòng ban, bộ phận nào không. Đây là cơ sở xác định các biện pháp, đề xuất các chính sách để khắc phục tình trạng thừa thiếu nguồn nhân lực.

3.4 Bước 4: Lập kế hoạch triển khai quy hoạch nhân sự 

Kế hoạch này sẽ bao gồm 4 nhóm nội dung cơ bản sau đây: 

• Kế hoạch tuyển dụng nhân viên (nếu thiếu hụt).
• Kế hoạch cắt giảm nhân sự (nếu dư thừa).
• Kế hoạch tái cơ cấu tổ chức.
• Kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển nhân viên;

3.5 Bước 5: Đánh giá quá trình triển khai kế hoạch

Để đánh giá khách quan, doanh nghiệp cần: 

• Xác định những chênh lệch (nếu có) giữa mục tiêu và thực tế; 
• Phân tích nguyên nhân/thành tựu dẫn đến mức chênh lệch kể trên; 
• Đề xuất các giải pháp khắc phục/phát huy; 
• Triển khai tìm kiếm và tuyển dụng nhân lực theo dự kiến và chuẩn bị nguồn lực thay thế cho doanh nghiệp trong trường hợp cần thiết.

Kết luận

Bài viết trên đã phân tích quy trình hoạch định nguồn nhân lực theo lộ trình 5 bước hoạch định nhân sự đúng chuẩn. Hi vọng nội dung bài viết đã mang lại cho bạn những kiến thức giá trị hữu ích trong hoạt động quản lý nhân sự tại doanh nghiệp.