Quản lý công việc, dự án hiệu quả là chìa khóa để doanh nghiệp đảm bảo tiến độ, nâng cao năng suất nhân sự. Với hàng trăm dự án nối tiếp cùng hàng nghìn đầu việc lớn nhỏ cần quản lý, doanh nghiệp sẽ cần đến một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ từ lên kế hoạch, tổ chức công việc, cộng tác cho đến theo dõi tiến độ,… Trong đó, phần mềm Asana là một trong những công cụ được các doanh nghiệp với quy mô khác nhau ưa chuộng và sử dụng rộng rãi.
Vậy Asana là gì? Đây có phải phần mềm tối ưu và phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết này.
| Tặng bạn ebook: Nhóm hiệu suất cao – Bí quyết thúc đẩy 200% nội lực nhân sự |
1. Phần mềm Asana là gì?
1.1 Asana là gì?
Asana là một phần mềm quản lý công việc, dự án, hỗ trợ các đội nhóm tổ chức, theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả.
Ra mắt vào năm 2008 bởi Dustin Moskovitz (một trong những đồng sáng lập Facebook) và Justin Rosenstein, Asana được thiết kế để giúp các doanh nghiệp, đội nhóm có thể lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và cộng tác một cách dễ dàng.
Asana cung cấp giao diện trực quan với nhiều tính năng hữu ích như bảng Kanban, dòng thời gian (Timeline), danh sách công việc (Task Lists) và công cụ báo cáo tiến độ, cho phép người dùng nắm bắt toàn bộ quá trình thực hiện dự án một cách rõ ràng và minh bạch.
Với khả năng tích hợp với nhiều công cụ phổ biến như Slack, Google Drive và Microsoft Teams, Asana là giải pháp lý tưởng cho các đội nhóm muốn tối ưu hóa quản lý công việc và dự án.
Xem thêm: 20+ phần mềm quản lý công việc & dự án tốt nhất cho doanh nghiệp
1.2. Lịch sử hình thành của phần mềm Asana
Cha đẻ của phần mềm Asana là Dustin Moskovitz – giám đốc kỹ thuật của Facebook. Ban đầu Asana được đưa vào sử dụng với tư cách là một trang web giúp mọi người có thể tự nắm bắt công việc ở mỗi nhóm. Nó cũng phát hiện những vấn đề nào đang nảy sinh để cùng phân công và giải quyết.
Sau khi nhận thấy khả năng phát triển cùng hiệu quả làm việc của phần mềm này, đầu năm 2011, Asana được cải tiến thành ứng dụng công nghệ dành cho quản lý dự án. Đến năm 2012, phần mềm chính thức được ra mắt phiên bản thương mại dành cho doanh nghiệp và nhanh chóng nhận được sự đón nhận nồng nhiệt của đông đảo khách hàng.
Cũng ngay tại thời điểm bùng nổ đỉnh cao này, phần mềm Asana được đưa vào các thiết bị di động thuộc hệ điều hành IOS với từng nhóm nhỏ khác nhau, sau đó dần dần áp dụng vào toàn bộ hệ điều hành Android.
Kể từ đó tới nay, Asana đã tự chứng minh cũng như khẳng định vị trí của mình trên nền tảng làm việc trực tuyến: tiện ích và tính năng quản lý công việc ấn tượng. Vì thế, có không ít công ty hay các tập đoàn lớn đã đưa sử dụng Asana vào các công việc quản lý dự án của công ty như: Airbnb và Foursquare.
>> Xem thêm: ERP là gì? Lợi ích vượt trội khi ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp
1.3 Đối tượng sử dụng
Phần mềm Asana phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các công ty có quy mô theo hình thức cộng tác liên chức năng,… Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ cho những đối tượng cần phải tham gia nhiều dự án hoặc phòng ban khác nhau. Nhờ đó, bạn sẽ quản lý tất cả các nhiệm vụ một cách khoa học, rõ ràng hơn.
2. Những tính năng nổi bật của phần mềm Asana
Với khả năng quản lý toàn diện từ lập kế hoạch, phân công công việc, đến theo dõi tiến độ và tự động hóa quy trình, Asana không chỉ giúp các đội nhóm phối hợp hiệu quả hơn mà còn tối ưu hóa nguồn lực để đạt được mục tiêu chung. Dưới đây là các tính năng nổi bật của Asana.
2.1 Tích hợp nhiều chế độ xem dự án
Cũng như nhiều phần mềm khác, Asana được tính hợp nhiều chế độ xem dự án khác nhau. Tùy vào nhu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp, đội nhóm, người dùng có thể chuyển đổi linh hoạt giữa các chế độ xem.
- Chế độ danh sách (List View): Đây là chế độ xem truyền thống nhất của Asana, các công việc sẽ được hiển thị dưới dạng danh sách dọc. Người dùng có thể xem từng nhiệm vụ một cách rõ ràng, bao gồm các thông tin như ai được giao nhiệm vụ, hạn chót, mức độ ưu tiên và trạng thái công việc.
- Bảng Kanban (Board View): Công việc hiển thị dưới dạng bảng Kanban, nơi các nhiệm vụ được thể hiện dưới dạng thẻ (cards) và được chia thành các cột tương ứng với các trạng thái khác nhau (ví dụ: To-do, In Progress, Completed). Mỗi nhiệm vụ có thể di chuyển từ cột này sang cột khác khi tiến độ công việc thay đổi.
- Timeline (Gantt Chart View): Timeline View hay còn gọi là biểu đồ Gantt, cho phép bạn xem tổng quan dự án của mình dưới dạng một dòng thời gian. Các nhiệm vụ và mốc thời gian được hiển thị một cách trực quan với các liên kết phụ thuộc giữa các nhiệm vụ khác nhau.
- Lịch (Calendar View): Calendar View hiển thị các nhiệm vụ và công việc theo dạng lịch, cho phép bạn dễ dàng nhìn thấy ngày bắt đầu và hạn chót của từng công việc.
2.2 Phân công & quản lý nhiệm vụ dễ dàng
Asana cho phép người dùng lên kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho các thành viên một cách dễ dàng thông qua các tính năng như:
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Gán công việc cho từng thành viên trong nhóm với mô tả chi tiết, deadline, mức độ ưu tiên để người dùng có thể xử lý công việc theo thứ tự quan trọng.
- Chia nhỏ nhiệm vụ: Asana cho phép người dùng chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ con (subtasks) để dễ dàng quản lý và theo dõi các phần nhỏ của công việc.
- Nhắc nhở công việc sắp đến hạn: Đặt deadline và nhắc nhở khi công việc sắp đến hạn.
- Đính kèm tài liệu: Đính kèm tài liệu liên quan trực tiếp vào nhiệm vụ để tập trung tất cả các thông tin cần thiết tại một nơi, thuận tiện cho việc tham khảo và theo dõi.
2.3 Giao tiếp & cộng tác
Asana hỗ trợ các đội nhóm dễ dàng tương tác và cộng tác, nâng cao hiệu quả làm việc thông qua các tính năng như:
- Bình luận (Comments): Mỗi nhiệm vụ đều có phần nhận xét, nơi các thành viên có thể thảo luận, chia sẻ ý kiến và cập nhật tiến độ công việc trực tiếp.
- Gắn thẻ (Tagging): Bạn có thể gắn thẻ đồng nghiệp trong nhận xét để thông báo hoặc nhờ hỗ trợ về công việc cụ thể, giúp việc giao tiếp nhanh chóng và chính xác.
- Chia sẻ tệp tin: Asana cho phép đính kèm tài liệu, hình ảnh và liên kết từ các dịch vụ khác như Google Drive hoặc Dropbox, giúp tất cả thành viên truy cập tài liệu chung dễ dàng.
2.4 Tạo báo cáo tự động
Asana tự động tổng hợp dữ liệu từ các dự án và nhiệm vụ để tạo các báo cáo tiến độ chi tiết, giúp các đội nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ dự án, mức độ hoàn thành công việc và hiệu quả của từng thành viên.
Người dùng có thể xem toàn bộ dự án trên bảng điều khiển (Dashboard) với các biểu đồ và số liệu trực quan hoặc tạo các báo cáo tùy chỉnh theo nhu cầu, lọc theo thời gian, người phụ trách, trạng thái công việc hoặc mục tiêu dự án để tập trung vào các khía cạnh quan trọng nhất.
Ở phiên bản miễn phí, phần mềm cung cấp cho bạn biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report). Trong đó, báo cáo hiển thị đầy đủ số nhiệm vụ đã thực hiện, đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại. Nếu cần có các báo cáo chuyên sâu hơn, doanh nghiệp cần phải sử dụng phiên bản trả phí.
>> Cùng tham khảo: Top 7 công ty cung cấp phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp Việt Nam
2.5 Tự động hóa công việc
Asana hỗ trợ tính năng tự động hóa các quy trình công việc, giúp loại bỏ những tác vụ lặp lại thủ công. Bạn có thể tạo ra các quy tắc tự động như tự động chuyển trạng thái nhiệm vụ, gửi thông báo khi hoàn thành một công việc, hoặc phân công lại nhiệm vụ khi có thay đổi.
Tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng cường năng suất cho đội nhóm, đảm bảo các quy trình làm việc luôn diễn ra mượt mà.
2.6 Tích hợp với các công cụ khác
Asana hỗ trợ tích hợp với nhiều công cụ phổ biến như Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Dropbox, Zoom và hơn 100 ứng dụng khác, giúp tạo ra một quy trình làm việc liền mạch, dễ dàng trao đổi thông tin giữa các nền tảng mà không cần rời khỏi giao diện Asana.
Tính năng tích hợp này cho phép bạn chia sẻ tệp tài liệu, thông báo cập nhật tiến độ, và kết nối nhóm làm việc mà không cần phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều ứng dụng.
3. Bảng giá phần mềm Asana
Asana cung cấp nhiều gói dịch vụ với các tính năng khác nhau để phù hợp với nhu cầu của các đội nhóm và doanh nghiệp. Dưới đây là các gói giá cơ bản của Asana:
| Tên gói | Giá | Tính năng |
| Basic | Miễn phí |
|
| Premium | $10.99/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) hoặc $13.49/người dùng/tháng (thanh toán hàng tháng) |
|
| Business | Khoảng $24.99/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) hoặc $30.49/người dùng/tháng (thanh toán hàng tháng) |
|
| Enterprise | Liên hệ với Asana để được báo giá tùy chỉnh |
|
4. Ưu và nhược điểm của phần mềm Asana
4.1 Ưu điểm
- Giao diện trực quan, dễ sử dụng: Asana có thiết kế đơn giản và thân thiện với người dùng, giúp dễ dàng làm quen và quản lý công việc mà không cần nhiều thời gian học hỏi.
- Tích hợp nhiều chế độ xem: Người dùng có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau như Danh sách, Bảng Kanban, Lịch, và Timeline, giúp tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu quản lý dự án của từng nhóm.
- Tính năng cộng tác hiệu quả: Asana hỗ trợ giao tiếp giữa các thành viên qua nhận xét, gắn thẻ (tagging) và thông báo, giúp tăng cường sự phối hợp giữa các nhóm làm việc.
- Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo tiến độ tự động và bảng điều khiển trực quan, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và ra quyết định nhanh chóng.
- Phiên bản miễn phí tốt: Asana cung cấp gói miễn phí với nhiều tính năng cơ bản, phù hợp cho các đội nhóm nhỏ hoặc cá nhân.
4.2 Nhược điểm
- Hạn chế về báo cáo nâng cao: Mặc dù có tính năng báo cáo nhưng khả năng phân tích sâu và báo cáo nâng cao chỉ có ở các gói Premium trở lên. Người dùng gói miễn phí sẽ bị giới hạn trong việc tạo báo cáo chi tiết.
- Không hỗ trợ quản lý tài chính và ngân sách: Asana chủ yếu tập trung vào quản lý dự án và công việc, không tích hợp các tính năng quản lý tài chính hoặc lập ngân sách, điều mà một số doanh nghiệp lớn cần.
- Phức tạp khi quản lý nhiều dự án lớn: Khi sử dụng Asana cho các dự án rất lớn hoặc phức tạp, đôi khi người dùng có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi và tổ chức một lượng lớn nhiệm vụ.
- Giá cao cho các tính năng cao cấp: Các gói Premium và Business của Asana khá tốn kém cho những nhóm có ngân sách hạn chế, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ cần những tính năng nâng cao.
- Không có tính năng chat nội bộ: Mặc dù Asana hỗ trợ nhận xét và gắn thẻ, nhưng nó không cung cấp một hệ thống chat tích hợp cho đội nhóm, buộc người dùng phải tích hợp với các công cụ khác như Slack hoặc Microsoft Teams để trao đổi nhanh.
>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay
5. Các phần mềm tương tự Asana
Có thể các bạn đã biết, Asana không phải là công cụ quản lý công việc duy nhất. Thị trường Việt Nam đang có sự bùng nổ do sự ra đời của nhiều nhà cung cấp trong và ngoài nước. Họ vừa là người bạn đồng hành cùng phát triển vừa là đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp.
Điển hình trong số các phần mềm ấn tượng khác là MISA AMIS Công việc, Trello, Jira, Clickup, MyXteam,… Mỗi ứng dụng ra đời có các tính năng và cách vận hành khác nhau. Thế nhưng, chúng đều cùng hướng đến một mục đích duy nhất đó là phục vụ công việc cho người. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các phần mềm này để nhìn nhận sự khác biệt nhé.
5.1 MISA AMIS Công việc – Phần mềm quản lý công việc, dự án thay thế tốt nhất cho Asana
MISA AMIS Công việc là phần mềm quản lý công việc, dự án được phát triển bởi MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Phần mềm này đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp ở mọi quy mô về một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ ưu hóa quy trình quản lý công việc từ lên kế hoạch, giao việc theo phòng ban/dự án, phối hợp & cộng tác cho đến theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất nhân sự dễ dàng.
Với những tính năng vượt trội cùng sự hỗ trợ tận tâm từ đội ngũ phát triển, phần mềm quản lý công việc AMIS đã trở thành một trong những công cụ thuộc top đầu về quản lý công việc tốt nhất tại Việt Nam.
Ưu điểm vượt trội của MISA AMIS Công việc:
- Đáp ứng đầy đủ tính năng để quản lý công việc, dự án từ khởi tạo công việc/dự án mới, lên kế hoạch, giao việc (với nhân sự, deadline, mô tả, mức độ ưu tiên,…), giám sát và theo sát tiến độ, ghi chú, đánh giá, thực hiện công việc mỗi ngày.
- Cung cấp chế độ xem đa dạng như: Gantt, bảng Kanban, Calendar, Eisenhower,… và template được thiết kế riêng đối với các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.
- Theo dõi tiến độ công việc và dự án Real-time: Với hệ thống báo cáo thông minh, đa chiều, quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc của phòng ban/dự án, thời gian hoàn thành thực tế so với kế hoạch, nắm bắt ai đang phụ trách công việc gì, tiến độ ra sao, cập nhật thông báo tức thời khi có điểm nóng phát sinh.
- Tự động đo lường hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng nhân viên, khối lượng thực hiện, % hoàn thành,… theo thời gian thực.
- Giao tiếp nội bộ tập trung, đồng nhất trên một nền tảng: Bình luận, trao đổi, quản lý tài liệu/hợp đồng, quản lý phê duyệt đề nghị/đề xuất ngay trên từng đầu công việc.
- Liên kết và tự động hóa các quy trình liên phòng ban: Thiết lập quy trình phối hợp dễ dàng để thực hiện công việc theo từng bước, giao nhân sự thực hiện, chỉ định nhân sự liên quan, trao đổi và thống nhất thuận tiện.
- Cảnh báo thông minh: Phần mềm tự động cảnh báo tiến độ, nhắc việc khi sắp đến hạn và thông báo tới người liên quan để đội ngũ nhận biết và hỗ trợ.
- Có khả năng liên kết với phần mềm khác trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Đặc biệt liên kết với phần mềm MISA AMIS Quy Trình giúp việc thực hiện quy trình công việc được dễ dàng, tiện theo dõi từ xa. Ngoài ra, người dùng cũng có thể thêm và đồng bộ hóa nhiệm vụ với AMIS CRM – phần mềm quản lý nhân viên kinh doanh, hỗ trợ người quản lý theo dõi tiến độ công việc của đội ngũ sale một cách hiệu quả.
Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thiết kế – thi công, xây dựng,… AMIS Công việc còn hỗ trợ quản lý nguồn lực, nguyên vật liệu.
Đặc biệt, MISA AMIS Công việc có chi phí hợp lý, chỉ 35.833/tháng/người dùng nên các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ngân sách hạn chế vẫn có thể sử dụng phần mềm để nâng cao hiệu suất nhân sự và hiệu quả hoạt động.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
5.2. Trello
Trello hỗ trợ người dùng sắp xếp hoặc lên danh sách tất cả công việc cần làm. Các thành viên có thể quan sát đồng nhất và bình luận, nhận xét trực tiếp giúp hiệu quả công việc tăng cao.
Tính năng của Trello cho phép người dùng tùy chỉnh quy trình thực hiện theo từng dự án khác nhau. Phương pháp này giúp người quản lý phân công công việc dễ dàng hơn.
Người dùng cũng có thể cài đặt thêm thông báo nhắc nhở cho thời hạn hoàn thành công việc. Đồng thời, Trello còn tự động đồng bộ hóa bảng thông tin ngay khi kết nối mạng. Vì thế, bạn có thể làm việc ngoại tuyến ở bất kỳ đâu.
5.3 ClickUp
ClickUp là một trong những phần mềm quản lý dự án và công việc top đầu hiện nay. Tính năng lập kế hoạch mang đến cho người dùng những trải nghiệm tuyệt vời.
Mặt khác, phần mềm còn tối ưu quy trình thực hiện công việc thuận khi người dùng có thể thêm biểu đồ, tài liệu, lời nhắc, cuộc hội thoại,… trong một kho lưu trữ chung. Các thành viên liên quan sẽ được phân quyền truy cập giúp tiết kiệm thời gian, thao tác nhanh chóng.
5.4 MYXTEAM
Tương tự với Asana, Trello và ClickUp, MYXTEAM cũng là phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp. Nó cho phép người dùng theo dõi các công việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi.
Bên cạnh đó, MYXTEAM còn hỗ trợ các thành viên trao đổi trực tiếp với nhau ngay từ thời điểm bắt đầu dự án. Bạn có thể bao quát tiến trình của dự án cũng như năng suất trong công tác làm việc của nhân sự. Sau mỗi dự án, người dùng sẽ sử dụng tính năng báo cáo kết quả làm việc trên phần mềm để rút kinh nghiệm và đánh giá kết quả chung.
5.5 Jira
Jira là ứng dụng theo dõi và giải quyết các lỗi hay vấn đề phát sinh trong dự án. Ở phần mềm Jira, người dùng sở hữu nhiều tính năng như: theo dõi tiến độ, quản lý tasks, bugs, cải tiến nâng cấp tính năng,…
Hơn hết, Jira còn cho phép tổ chức xây dựng tiến trình làm việc theo các đặc thù riêng của từng ngành nghề. Như vậy, Jira phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ chức năng hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ quy trình của từng dự án.
6. Kết luận
Bài viết trên là những thông tin cơ bản về phần mềm Asana – ứng dụng quản lý dự án công việc cho các doanh nghiệp. Hy vọng qua đó bạn đã có được cái nhìn tổng quan về các tính năng chuyên biệt, ưu và nhược điểm của Asana. Chúc bạn lựa chọn chính xác và ứng dụng thành công vào việc quản lý, quản trị của doanh nghiệp mình!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
