Bạn đã từng cảm thấy choáng ngợp trước sự phức tạp của một dự án lớn, với hàng tá công việc và nhiệm vụ chồng chéo nhau?
Việc quản lý dự án không chỉ đòi hỏi sự cẩn trọng mà còn cần một công cụ mạnh mẽ để tổ chức công việc một cách rõ ràng, chi tiết và dễ dàng kiểm soát.
Đó chính là lúc WBS (Work Breakdown Structure) trở thành người bạn đồng hành đắc lực. Không chỉ là một phương pháp phân chia công việc, WBS còn giúp bạn biến một dự án phức tạp thành những nhiệm vụ nhỏ, cụ thể và có thể quản lý được. Hãy cùng khám phá cách WBS là gì và tại sao nó lại là chìa khóa thành công cho mọi dự án!
1. WBS là gì?
WBS là gì bắt nguồn từ cụm Work Breakdown Structure.
WBS (Work Breakdown Structure) là một công cụ quan trọng trong quản lý dự án, giúp chia nhỏ dự án lớn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý và thực hiện. Đây là cách tổ chức công việc theo cấu trúc phân cấp, với mục tiêu làm rõ tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn thành dự án.
Work Breakdown Structure giúp bạn dễ dàng thực hiện công việc, thuận tiện hơn trong việc triển khai và kiểm soát dự án. Từ những việc nhỏ lẻ nhất cũng có thể đảm bảo nằm trong phạm vi, nhờ đó giải quyết mục tiêu của những việc lớn.
Đồng thời, nó tạo sự liên kết giữa các công việc nhỏ tưởng như độc lập để hoàn thành công việc lớn. Mục tiêu chung chỉ đạt được khi tất cả các nhiệm vụ bên trong được hoàn thiện tốt nhất.
Cấu trúc của WBS thường được thể hiện dưới dạng biểu đồ cây hoặc danh sách phân cấp, nơi mỗi cấp độ mô tả một phần chi tiết hơn của công việc.
Điều này giúp các nhà quản lý dự án, đội nhóm và các bên liên quan có cái nhìn toàn diện về toàn bộ khối lượng công việc và các mối liên kết giữa chúng.
| Quản lý dự án bao gồm rất nhiều công việc và trách nhiệm khác nhau. Do đó, nếu người quản lý dự án không có kỹ năng chuyên môn sâu rộng và phương pháp quản lý hiệu quả, công việc rất dễ dàng bị đình trệ hoặc đem lại kết quả kém.
MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ DỰ ÁN – 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG
|
2. Mục đích khi tạo và sử dụng WBS
Mục đích của việc tạo WBS là gì khiến nhiều nhà quản lý băn khoăn. Thực chất, WBS sẽ minh bạch hóa nội dung trong công việc.
Bạn phải đặt ra những mục tiêu phù hợp với hướng đi của dự án và xác định rõ nhiệm vụ cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Bằng cách ứng dụng WBS, chúng ta sẽ cũng làm rõ các công việc, nhiệm vụ cần thiết và đạt được một hiệu quả sau:
2.1. Xác định phạm vi công việc
WBS giúp định nghĩa và làm rõ toàn bộ khối lượng công việc của dự án, đảm bảo tất cả các nhiệm vụ cần thiết đều được liệt kê.
Điều này sẽ tránh bỏ sót công việc quan trọng, đồng thời hạn chế việc thực hiện những nhiệm vụ nằm ngoài phạm vi dự án.
2.2. Lập kế hoạch chi tiết và phân bổ nguồn lực
WBS (Work Breakdown Structure) đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch chi tiết và phân bổ nguồn lực cho dự án.
Với cấu trúc rõ ràng, WBS giúp chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phần cụ thể, từ đó tạo điều kiện để lập kế hoạch cho từng phần công việc một cách chi tiết.
Nhờ đó, các nhà quản lý dự án có thể dễ dàng phân bổ nguồn lực phù hợp, bao gồm nhân lực, tài chính, và thời gian, đảm bảo mọi nguồn lực được sử dụng hiệu quả nhất.
Đồng thời, WBS cũng giúp từng nhóm hoặc cá nhân trong dự án hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó tăng cường sự phối hợp và hiệu suất làm việc chung.
2.3. Tăng cường khả năng giám sát và kiểm soát dự án
Work Breakdown Structure đóng vai trò như một công cụ quan trọng giúp tăng cường khả năng giám sát và kiểm soát dự án.
Nhờ việc phân chia công việc thành các phần nhỏ, cụ thể và có thể quản lý được, WBS cho phép nhà quản lý theo dõi tiến độ thực hiện từng nhiệm vụ một cách chi tiết.
Khi dự án được tổ chức theo cấu trúc phân cấp, bất kỳ sự chậm trễ hoặc vấn đề nào xảy ra ở một công đoạn đều có thể được phát hiện nhanh chóng.
Điều này giúp nhà quản lý kịp thời đưa ra các điều chỉnh hoặc giải pháp phù hợp để đảm bảo tiến độ dự án không bị ảnh hưởng. Ngoài ra, WBS cũng cung cấp một khung tham chiếu rõ ràng, giúp các thành viên trong đội dự án hiểu rõ nhiệm vụ của mình, giảm thiểu rủi ro gây nhầm lẫn hoặc bỏ sót công việc. Qua đó, việc giám sát và kiểm soát dự án trở nên hiệu quả hơn, tạo nền tảng cho sự thành công của toàn bộ dự án.
2.4. Cơ sở để tính toán chi phí và thời gian
WBS là cơ sở quan trọng để tính toán chính xác chi phí và thời gian cho dự án. Bằng cách phân chia dự án thành các nhiệm vụ cụ thể, WBS giúp nhà quản lý dễ dàng ước lượng chi tiết các nguồn lực cần thiết cho từng công việc, bao gồm ngân sách, nhân lực và thời gian.
Nhờ vào cách tổ chức này, việc lập ngân sách trở nên chính xác hơn, giảm thiểu tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt tài chính trong quá trình thực hiện.
Tải ngay MISA Collections 02: Xây dựng và thẩm định kế hoạch kinh doanh 2025
3. Điều cần lưu ý khi thực hiện WBS
Mục đích của WBS là để làm rõ nội dung công việc. Thế nhưng trong công việc không thể tránh khỏi những nội dung không đủ chi tiết hoặc có sai lệch.
Vì vậy, trong trường hợp xuất hiện vấn đề này, người quản lý cấn lên kế hoạch theo từng giai đoạn thật chi tiết. Việc này góp phần giảm tỷ lệ phát sinh lỗi về sau.
Ngoài ra, thay vì tạo Work Breakdown Structure cho từng dự án, bạn nên thử tạo một tiêu chuẩn WBS phù hợp cho các dự án tương đồng. Bởi lẽ, việc tạo mới thường xuyên không chỉ tiêu hao nhiều nguồn lực và năng lượng, nó còn làm tăng nguy cơ bỏ sót công việc.
Bằng cách xây dựng WBS tiêu chuẩn cho từng loại mô hình dự án, doanh nghiệp sẽ có tiền đề để rút kinh nghiệm và tinh chỉnh. Theo thời gian, WBS sẽ ngày càng hoàn thiện.
4. Lợi ích khi sử dụng Work Breakdown Structure
4.1. Tạo nên cấu trúc công việc đơn giản và hiệu quả hơn
Khi các công việc có cùng tính chất và cách thực hiện giống nhau được tổng hợp lại thì việc kiểm soát sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp nhà quản lý phân chia công việc phù hợp, thúc đẩy năng suất làm việc và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ.
4.2. Phân tích tài chính giúp kiểm soát tốt hơn
Mỗi một nhiệm vụ nhỏ được phân chia cụ thể khiến doanh nghiệp dễ dàng dự tính được khoản chi phí cần thiết cho dự án. Đồng thời, nó giúp đảm bảo được các khoản chi trên tổng các nhiệm vụ không vượt quá ngân sách đã đề ra. Điều này không những giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn mà còn sử dụng ngân sách tối ưu hơn.
4.3. Điều chỉnh tiến độ dự án
Nhà quản lý có thể thiết lập hoặc đề ra thời hạn và phân quyền chi tiết nhất định để đáp ứng với mỗi dự án. Nhờ đó mà bạn dễ dàng khắc phục việc chậm tiến độ công việc thông qua các cảnh báo và nhắc nhở.
Cùng với đó, bạn nắm bắt được nguyên nhân và chịu trách nhiệm cho các sự chậm trễ đó. Nhờ vậy mà tiến độ dự án sẽ trở nên kịp thời, hiệu quả và chi tiết.
4.4. Nhìn nhận và đánh giá vấn đề
Một vấn đề tốt hay xấu xảy ra được phản ánh trong một dự án đều cần doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá. Bạn có thể nhìn thấy tầm ảnh hưởng của nó tới cả tiến trình thông qua Work Breakdown Structure.
Việc sử dụng phương pháp trên cũng giống như chiếc chìa khóa mở ra cánh cửa giải quyết các vấn đề phát sinh. Bởi lẽ, lúc này bạn đã xác định được cụ thể nguyên nhân, điểm xuất phát của vấn đề cần khắc phục.
4.5. Cải thiện hiệu suất làm việc
Dựa vào sự phân chia công việc và giới hạn vi phạm, doanh nghiệp sẽ hạn chế những nhầm lẫn. Người chịu trách nhiệm hay sự công bằng khi đánh giá hiệu suất làm việc cá nhân được đẩy lên cao nhất. Các công việc được phân chia tối đa cũng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc một cách đáng kể.
>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp
5. Các bước để tạo WBS đơn giản, hiệu quả
Sau khi tìm hiểu về WBS là gì và những lợi ích với doanh nghiệp, hãy đến với các bước xây dựng bảng công việc cho dự án. Cụ thể, chúng ta cần phải thực hiện các bước sau:
5.1. Xác định công việc
Trước khi tạo WBS, công việc vẫn còn một khối lớn. Chính vì thế, ngay từ lúc đầu người quản lý sẽ phải thực hiện việc phân tách chúng. Việc này chỉ dừng lại cho đến khi bạn biết được thời gian cần thiết cho khối lượng nhiệm vụ hiện có.
Sau đó, bạn cần phải thảo luận và được sự đồng ý của người phụ trách. Thông thường, WBS rất dễ phát sinh một khoảng lệch thời gian so với thời gian làm việc thực tế. Vì vậy, bạn phải bàn bạc và nhận được sự đồng ý của người phụ trách để tránh sự bất cập đó.
5.2. Thiết lập trình tự công việc
Bước tiếp theo sau khi xác định công việc là thiết lập trình tự một cách phù hợp. Bạn cần phải nhận biết được những ảnh hưởng và sự phụ thuộc giữa các công việc với nhau. Bởi lẽ, một sự chậm trễ nhỏ cũng có thể khiến cả dự án bị trì hoãn.
5.3. Cấu trúc hóa công việc
Cấu trúc hóa WBS được xem là bưới cuối cùng. Bạn sẽ lọc ra các công việc có cùng mức độ, bên dưới lại tiếp tục sắp xếp các công việc nhỏ hơn. Bằng cách này, đội ngũ sẽ không bao giờ quên lãng hay bỏ sót công việc.
KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP, HIỆU QUẢ VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
6. Những công cụ hỗ trợ để tạo WBS
Ngoài các bước tạo Work Breakdown Structure thì những công cụ hỗ trợ cũng đóng vai trò rất quan trọng. Có một số nơi vẫn sử dụng giấy hoặc whiteboard để tạo WBS.
Thế nhưng, nó hoàn toàn không phù hợp nếu doanh nghiệp phải chỉnh sửa hoặc chia sẻ cho nhiều người khác. Hiện nay, có một số công cụ phục vụ cho việc tạo WBS hiệu quả được nhiều người sử dụng như sau:
6.1. Công cụ Excel
Excel là phần mềm bảng tính của Microsoft. Có nhiều người lựa chọn tạo WBS bằng Excel bởi nó là một trong những phần mềm thông dụng nhất.
Ưu điểm của Excel chính là dễ dàng tạo và dán nhiều thông tin. Nó bao gồm cả việc nhập dữ liệu và thao tác, chia sẻ dễ dàng.
Ngoài ra, vì độ phủ sóng lớn mà có nhiều mẫu WBS từ Excel đã được tạo sẵn, doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn khuôn mẫu phù hợp nhất. Đây chính là lợi thế khi sử dụng Excel để tạo WBS cho dự án của bạn.
6.2. Công cụ Wrike
Thay vì sử dụng Excel thì Wrike cũng là phần mềm có giao diện khá thân thiện. Không những cung cấp các giải phải về quản lý dự án mà nó cung cấp thông tin về marketing, creative và các bước phát triển của sản phẩm.
Bên cạnh WBS thì người quản lý dự án còn có thể dễ dàng theo dõi sự phân bổ và hiệu suất của các thành viên thông qua công cụ này.
6.3. Công cụ Backlog
Backlog được biết đến là một trong những công cụ quản lý dự án thân thiện với người dùng. Nó vừa cung cấp biểu đồ WBS và Gantt vừa có chức năng burn-down chart và wiki.
Tính năng đặc biệt Like của Backlog cũng giúp bạn thúc đẩy việc giao tiếp với hơn 300 biểu tượng nhân vật khác nhau. Tính năng tuyệt vời này ra đời nhằm tạo ra một môi trường giao tiếp lành mạnh giữa các thành viên.
>> Xem thêm: Các phương pháp quản lý dự án: Lựa chọn nào phù hợp với người quản lý
7. AMIS CÔNG VIỆC – phần mềm triển khai Work Breakdown Structure hiệu quả cho doanh nghiệp
Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý dự án. Với AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn theo dõi quy trình làm việc của tất cả các cá nhân, phòng ban trên một nền tảng hợp nhất.
Những tính năng hàng đầu của AMIS Công việc đem đến sự tăng trưởng ấn tượng cho các dự án như tăng hiệu suất lên gấp 3 lần, tiết kiệm 70% thời gian tổng hợp báo cáo. Do đó, hiện nay AMIS Công việc tự hào là lựa chọn của hơn 170.000 doanh nghiệp để quản lý dự án tối ưu nhất.
Ngoài các chức năng tương tự mà ứng dụng quản lý công việc hiện có trên thị trường đáp ứng, phần mềm AMIS Công việc còn có những ưu điểm mà phần mềm khác không có, ví dụ như:
1. Giao việc, nhân việc bằng email (gửi email lên hệ thống theo mẫu phần mềm sẽ tự động đọc và chuyển hành 1 công việc)
2. Tiện ích gợi ý công việc theo tính cấp thiết và quan trọng (theo phương pháp Eisenhower) giúp người sử dụng biết sắp xếp thứ tự công việc hợp lý và khoa học
3. Template giải pháp quản lý công việc dành cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau: giúp người mới bắt đầu sử dụng có thể dễ dàng tiếp cận các cách quản lý công việc.
4. Thiết lập tùy biến màn hình Tổng quan với các widget
8. So sánh WBS và các công cụ quản lý khác
Work Breakdown Structure (WBS) là một công cụ mạnh mẽ trong quản lý dự án, tuy nhiên, nó không phải là duy nhất. Để hiểu rõ hơn về vai trò và đặc điểm của WBS, cần so sánh nó với một số công cụ quản lý khác như Gantt Chart và Kanban, vốn cũng thường được sử dụng trong việc tổ chức và quản lý dự án.
8.1. WBS và Gantt Chart
WBS và Gantt Chart đều hỗ trợ quản lý dự án, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau.
WBS tập trung vào việc phân chia công việc, xác định các nhiệm vụ cần thực hiện và tổ chức chúng theo cấu trúc phân cấp. Đây là bước đầu tiên giúp xây dựng nền tảng cho dự án, đảm bảo tất cả các nhiệm vụ đều được xác định rõ ràng trước khi triển khai.
Ngược lại, Gantt Chart được sử dụng để theo dõi tiến độ dự án. Công cụ này trình bày nhiệm vụ dưới dạng biểu đồ theo trục thời gian, giúp hiển thị mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và thời gian hoàn thành dự kiến của chúng.
Trong khi WBS trả lời câu hỏi “Cần làm gì?” thì Gantt Chart trả lời câu hỏi “Khi nào sẽ làm?” hoặc “Tiến độ đến đâu?”. Nói cách khác, WBS là nền tảng để xây dựng Gantt Chart.
Ví dụ, khi triển khai một dự án xây dựng nhà, WBS xác định các nhiệm vụ chính như thiết kế, thi công, và hoàn thiện. Dựa trên WBS, Gantt Chart sẽ hiển thị các nhiệm vụ này trên dòng thời gian, chẳng hạn “Thiết kế: từ ngày 01/01 đến 15/01,” “Thi công: từ 16/01 đến 30/03.”
Đọc thêm: Tặng 9 mẫu sơ đồ Gantt cho doanh nghiệp ứng dụng ngay
8.2. WBS và Kanban
Kanban là một công cụ khác được sử dụng phổ biến, đặc biệt trong các dự án có tính linh hoạt cao như phát triển phần mềm.
Kanban tập trung vào dòng chảy công việc, giúp các đội nhóm dễ dàng theo dõi trạng thái của các nhiệm vụ trong dự án, chẳng hạn “Đang làm,” “Hoàn thành,” hay “Chờ xử lý.” Các nhiệm vụ thường được hiển thị dưới dạng bảng và thẻ, tạo sự linh động trong việc thay đổi ưu tiên công việc.
So với Kanban, WBS có tính hệ thống và cấu trúc hơn, đặc biệt phù hợp với các dự án lớn, phức tạp cần tổ chức công việc từ tổng thể đến chi tiết.
WBS trả lời câu hỏi “Cần làm những gì để hoàn thành dự án?” trong khi Kanban tập trung vào “Làm như thế nào và theo thứ tự nào?”
Ví dụ, trong một dự án phát triển phần mềm, WBS xác định các nhiệm vụ như phân tích yêu cầu, thiết kế giao diện, lập trình, và kiểm thử. Kanban lại theo dõi chi tiết trạng thái của các nhiệm vụ này, như “Lập trình module A: đang làm,” “Kiểm thử module B: hoàn thành.”
9. Kết luận
Bên trên là bài viết về WBS là gì và các bước để tạo Work Breakdown Structure mang lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Mặc dù WBS là cần thiết để quản lý công việc trơn tru và quản lý lịch trình, những kiến thức cơ bản là không đủ.
Nhà quản lý phải không ngừng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và ứng dụng thành thạo những phần mềm hỗ trợ để giảm áp lực quản lý dự án. Mong rằng bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức hữu ích về WBS. Hãy tiếp tục theo dõi MISA AMIS cho những thông tin quản trị mới nhất!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
