WBS là gì? Các bước để tạo Work Breakdown Structure hiệu quả

WBS là gì được xem là một khái niệm mới đang được rất nhiều người quan tâm và tìm hiểu. Nó là một trong những công cụ hiệu quả cho các nhà quản lý dự án. Để tìm hiểu cụ thể hơn về chủ đề này, hãy cùng  tham khảo thông tin trong bài viết dưới đây nhé.

I. WBS là gì?

WBS là gì bắt nguồn từ cụm Work Breakdown Structure. Nó mang nghĩa là phân tích và cấu trúc hóa công việc. Giống như tên gọi, WBS là một phương pháp phân tích cấu trúc công việc để tạo ra một dự án mới.

Work Breakdown Structure giúp bạn dễ dàng thực hiện công việc, thuận tiện hơn trong việc triển khai và kiểm soát dự án. Từ những việc nhỏ lẻ nhất cũng có thể đảm bảo nằm trong phạm vi, nhờ đó giải quyết mục tiêu của những việc lớn.

Đồng thời, nó tạo sự liên kết giữa các công việc nhỏ tưởng như độc lập để hoàn thành công việc lớn. Mục tiêu chung chỉ đạt được khi tất cả các nhiệm vụ bên trong được hoàn thiện tốt nhất. 

WBS thường được sử dụng khi bắt đầu một dự án nhằm xác định phạm vi, tổ chức lịch trình và ước tính chi phí. Ngoài ra, WBS tồn tại xuyên suốt dự án với định hướng theo sản phẩm. Nó bao gồm các giai đoạn từ hoạt động, tổ chức nhiệm vụ cho đến xác định và hiển thị tổng số công việc cần hoàn thành. 

Quản lý dự án bao gồm rất nhiều công việc và trách nhiệm khác nhau. Do đó, nếu người quản lý dự án không có kỹ năng chuyên môn sâu rộng và phương pháp quản lý hiệu quả, công việc rất dễ dàng bị đình trệ hoặc đem lại kết quả kém. MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ DỰ ÁN – 10 KỸ NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG

II. Mục đích và những điều cần lưu ý khi tạo WBS

1. Mục đích của WBS là gì? 

Mục đích của việc tạo WBS là gì khiến nhiều nhà quản lý băn khoăn. Thực chất, WBS sẽ minh bạch hóa nội dung trong công việc.

Bạn phải đặt ra những mục tiêu phù hợp với hướng đi của dự án và xác định rõ nhiệm vụ cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Bằng cách ứng dụng WBS, chúng ta sẽ cũng làm rõ các công việc, nhiệm vụ cần thiết và đạt được một hiệu quả sau: 

1.1. Tạo được lịch trình

Work Breakdown Structure phân tách nhỏ công việc và cho người quản lý thấy được thời gian, nguồn lực cần thiết cho công việc. Từ đó, bạn dễ dàng phân bổ nguồn lực theo một lịch trình chính xác hơn bằng cách ủy quyền và giao việc có thời hạn. 

1.2. Ước tính phạm vi cần có

Trước đó, khi phân tách nhiệm vụ thì phạm vi công việc không rõ ràng sẽ khiến người đứng đầu không thể tính được thời gian làm việc cần thiết. Do vậy, một công việc được phân tách thì phạm vi sẽ trở nên rõ ràng và số giờ cần thiết có thể được tính toán chính xác hơn.

1.3. Tạo nhận thức chung cho công việc 

Việc xây dựng nhận thức chung khi làm việc có thể giảm bớt sự phát sinh sai lệch về phạm vi công việc đối với người phụ trách. Người phụ trách có thể kiểm tra công việc cần làm trong danh sách. Nếu có nhiệm vụ không xác định hay bị thiếu thì có thể tiến hành sửa chữa ngay để tránh ảnh hưởng đến dự án chung. 

AMIS CÔNG VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP 

HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP QUẢN LÝ TOÀN DIỆN, CHÍNH XÁC, TỨC THỜI 

2. Điều cần ý khi thực hiện WBS

Mục đích của WBS là để làm rõ nội dung công việc. Thế nhưng trong công việc không thể tránh khỏi những nội dung không đủ chi tiết hoặc có sai lệch. 

Vì vậy, trong trường hợp xuất hiện vấn đề này, người quản lý cấn lên kế hoạch theo từng giai đoạn thật chi tiết. Việc này góp phần giảm tỷ lệ phát sinh lỗi về sau.

Ngoài ra, thay vì tạo Work Breakdown Structure cho từng dự án, bạn nên thử tạo một tiêu chuẩn WBS phù hợp cho các dự án tương đồng. Bởi lẽ, việc tạo mới thường xuyên không chỉ tiêu hao nhiều nguồn lực và năng lượng, nó còn làm tăng nguy cơ bỏ sót công việc. 

Bằng cách xây dựng WBS tiêu chuẩn cho từng loại mô hình dự án, doanh nghiệp sẽ có tiền đề để rút kinh nghiệm và tinh chỉnh. Theo thời gian, WBS sẽ ngày càng hoàn thiện.

>> Xem thêm: Quản lý dự án là gì? Chức năng nhiệm vụ của ban quản lý dự án

III. Lợi ích khi sử dụng Work Breakdown Structure

1. Tạo nên cấu trúc công việc đơn giản và hiệu quả hơn 

Khi các công việc có cùng tính chất và cách thực hiện giống nhau được tổng hợp lại thì việc kiểm soát sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp nhà quản lý phân chia công việc phù hợp, thúc đẩy năng suất làm việc và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. 

2. Phân tích tài chính giúp kiểm soát tốt hơn

Mỗi một nhiệm vụ nhỏ được phân chia cụ thể khiến doanh nghiệp dễ dàng dự tính được khoản chi phí cần thiết cho dự án. Đồng thời, nó giúp đảm bảo được các khoản chi trên tổng các nhiệm vụ không vượt quá ngân sách đã đề ra. Điều này không những giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn mà còn sử dụng ngân sách tối ưu hơn. 

3. Điều chỉnh tiến độ dự án

Nhà quản lý có thể thiết lập hoặc đề ra thời hạn và phân quyền chi tiết nhất định để đáp ứng với mỗi dự án. Nhờ đó mà bạn dễ dàng khắc phục việc chậm tiến độ công việc thông qua các cảnh báo và nhắc nhở.

Cùng với đó, bạn nắm bắt được nguyên nhân và chịu trách nhiệm cho các sự chậm trễ đó. Nhờ vậy mà tiến độ dự án sẽ trở nên kịp thời, hiệu quả và chi tiết.

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

4. Nhìn nhận và đánh giá vấn đề

Một vấn đề tốt hay xấu xảy ra được phản ánh trong một dự án đều cần doanh nghiệp nhanh chóng đánh giá. Bạn có thể nhìn thấy tầm ảnh hưởng của nó tới cả tiến trình thông qua Work Breakdown Structure. 

Việc sử dụng phương pháp trên cũng giống như chiếc chìa khóa mở ra cánh cửa giải quyết các vấn đề phát sinh. Bởi lẽ, lúc này bạn đã xác định được cụ thể nguyên nhân, điểm xuất phát của vấn đề cần khắc phục.

5. Cải thiện hiệu suất làm việc

Dựa vào sự phân chia công việc và giới hạn vi phạm, doanh nghiệp sẽ hạn chế những nhầm lẫn. Người chịu trách nhiệm hay sự công bằng khi đánh giá hiệu suất làm việc cá nhân được đẩy lên cao nhất. Các công việc được phân chia tối đa cũng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc một cách đáng kể. 

IV. Các bước để tạo WBS đơn giản, hiệu quả

Sau khi tìm hiểu về WBS là gì và những lợi ích với doanh nghiệp, hãy đến với các bước xây dựng bảng công việc cho dự án. Cụ thể, chúng ta cần phải thực hiện các bước sau: 

1. Xác định công việc

Trước khi tạo WBS, công việc vẫn còn một khối lớn. Chính vì thế, ngay từ lúc đầu người quản lý sẽ phải thực hiện việc phân tách chúng. Việc này chỉ dừng lại cho đến khi bạn biết được thời gian cần thiết cho khối lượng nhiệm vụ hiện có.

Sau đó, bạn cần phải thảo luận và được sự đồng ý của người phụ trách. Thông thường, WBS rất dễ phát sinh một khoảng lệch thời gian so với thời gian làm việc thực tế. Vì vậy, bạn phải bàn bạc và nhận được sự đồng ý của người phụ trách để tránh sự bất cập đó.

2. Thiết lập trình tự công việc

Bước tiếp theo sau khi xác định công việc là thiết lập trình tự một cách phù hợp. Bạn cần phải nhận biết được những ảnh hưởng và sự phụ thuộc giữa các công việc với nhau. Bởi lẽ, một sự chậm trễ nhỏ cũng có thể khiến cả dự án bị trì hoãn. 

3. Cấu trúc hóa công việc

Cấu trúc hóa WBS được xem là bưới cuối cùng. Bạn sẽ lọc ra các công việc có cùng mức độ, bên dưới lại tiếp tục sắp xếp các công việc nhỏ hơn. Bằng cách này, đội ngũ sẽ không bao giờ quên lãng hay bỏ sót công việc. 

KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHUYÊN NGHIỆP, HIỆU QUẢ VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

V. Những công cụ hỗ trợ để tạo WBS

Ngoài các bước tạo Work Breakdown Structure thì những công cụ hỗ trợ cũng đóng vai trò rất quan trọng. Có một số nơi vẫn sử dụng giấy hoặc whiteboard để tạo WBS. 

Thế nhưng, nó hoàn toàn không phù hợp nếu doanh nghiệp phải chỉnh sửa hoặc chia sẻ cho nhiều người khác. Hiện nay, có một số công cụ phục vụ cho việc tạo WBS hiệu quả được nhiều người sử dụng như sau: 

1. Công cụ Excel

Excel là phần mềm bảng tính của Microsoft. Có nhiều người lựa chọn tạo WBS bằng Excel bởi nó là một trong những phần mềm thông dụng nhất.

Ưu điểm của Excel chính là dễ dàng tạo và dán nhiều thông tin. Nó bao gồm cả việc nhập dữ liệu và thao tác, chia sẻ dễ dàng. 

Ngoài ra, vì độ phủ sóng lớn mà có nhiều mẫu WBS từ Excel đã được tạo sẵn, doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn khuôn mẫu phù hợp nhất. Đây chính là lợi thế khi sử dụng Excel để tạo WBS cho dự án của bạn. 

>> Xem thêm: Các phương pháp quản lý dự án: Lựa chọn nào phù hợp với người quản lý

2. Công cụ Wrike

Thay vì sử dụng Excel thì Wrike cũng là phần mềm có giao diện khá thân thiện. Không những cung cấp các giải phải về quản lý dự án mà nó cung cấp thông tin về marketing, creative và các bước phát triển của sản phẩm.

Bên cạnh WBS thì người quản lý dự án còn có thể dễ dàng theo dõi sự phân bổ và hiệu suất của các thành viên thông qua công cụ này.

3. Công cụ Backlog

Backlog được biết đến là một trong những công cụ quản lý dự án thân thiện với người dùng. Nó vừa cung cấp biểu đồ WBS và Gantt vừa có chức năng burn-down chart và wiki.

Tính năng đặc biệt Like của Backlog cũng giúp bạn thúc đẩy việc giao tiếp với hơn 300 biểu tượng nhân vật khác nhau. Tính năng tuyệt vời này ra đời nhằm tạo ra một môi trường giao tiếp lành mạnh giữa các thành viên.

 AMIS CÔNG VIỆC – phần mềm triển khai Work Breakdown Structure hiệu quả cho doanh nghiệp

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý dự án. Với AMIS, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn theo dõi quy trình làm việc của tất cả các cá nhân, phòng ban trên một nền tảng hợp nhất.

Những tính năng hàng đầu của AMIS Công việc đem đến sự tăng trưởng ấn tượng cho các dự án như tăng hiệu suất lên gấp 3 lần, tiết kiệm 70% thời gian tổng hợp báo cáo. Do đó, hiện nay AMIS Công việc tự hào là lựa chọn của hơn 170.000 doanh nghiệp để quản lý dự án tối ưu nhất. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

VI. Kết luận

Bên trên là bài viết về WBS là gì và các bước để tạo Work Breakdown Structure mang lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Mặc dù WBS là cần thiết để quản lý công việc trơn tru và quản lý lịch trình, những kiến ​​thức cơ bản là không đủ. 

Nhà quản lý phải không ngừng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và ứng dụng thành thạo những phần mềm hỗ trợ để giảm áp lực quản lý dự án. Mong rằng bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức hữu ích về WBS. Hãy tiếp tục theo dõi MISA AMIS cho những thông tin quản trị mới nhất!