PDCA là gì? Các bước áp dụng quy trình PDCA trong quản lý

PDCA là gì? – Câu hỏi tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa một bí quyết quan trọng giúp hàng triệu doanh nghiệp, từ những startup nhỏ đến các tập đoàn toàn cầu, duy trì sự phát triển bền vững. Hãy tưởng tượng bạn đang đứng trước một thử thách lớn: làm thế nào để cải thiện quy trình làm việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, và tối ưu hóa hiệu quả công việc trong một tổ chức? Một trong những câu trả lời đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ chính là chu trình PDCA.

1. Tổng quan về khái niệm PDCA

1.1. Tìm hiểu PDCA là gì?

Hiện nay, “PDCA là gì?”. PDCA là viết tắt của cụm từ gồm PLAN – DO – CHECK – ACT đại diện cho bốn công việc cần thực hiện theo tuần tự, liên tục. Từ đó đảm bảo được việc quản lý đạt hiệu quả tối ưu. Cụ thể:

• Plan: Lập kế hoạch, xác định phạm vi, nguồn lực, mục tiêu để thực hiện.
• Do: Triển khai kế hoạch đã vạch ra trước đó.
• Check: Kiểm tra quy trình thực hiện kế hoạch.
• Act: Dựa trên kết quả kiểm tra tiến hành điều chỉnh, cải tiến.

Chu trình PDCA với bốn bước được sắp xếp theo một mô hình vòng tuần hoàn khép kín. Nhiều vòng lặp sẽ giúp các vấn đề dần được giải quyết và đưa ta tới gần hơn với đích đến như mong muốn. Đặc biệt, việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá rồi thay đổi sẽ giúp tạo ra sự cải tiến liên tục, không ngừng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

PDCA được phát triển bởi Walter A. Shewhart, một nhà thống kê người Mỹ, vào thập kỷ 1920. Tuy nhiên, phương pháp này được phổ biến rộng rãi nhờ W. Edwards Deming, một chuyên gia về quản lý chất lượng. Deming đã giới thiệu PDCA như một công cụ cho cải tiến chất lượng trong các tổ chức và đã áp dụng nó ở Nhật Bản trong những năm 1950.

Ngày nay, PDCA được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như quản lý chất lượng, sản xuất, cải tiến quy trình, và quản lý dự án.

1.2. Chu trình PDCA được áp dụng khi nào?

Quy trình PDCA thường được ứng dụng trong các trường hợp: 

• Khi có một dự án mới bắt đầu hoặc một dự án có sẵn nhưng cần cải tiến.
• Phát triển một thiết kế mới hoặc đổi mới, cải tiến quy trình, sản phẩm, dịch vụ.
• Xây dựng quy trình quản lý chất lượng trong các tổ chức, doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp muốn xây dựng mô hình vòng lặp tuần hoàn và liên tục có sự cải tiến.
• Kiểm tra những thiếu sót, kịp thời khắc phục những “lỗ hổng” có trong quản lý chất lượng
• Lập kế hoạch thu thập, phân tích dữ liệu để xác minh, ưu tiên các vấn đề trọng tâm cần truy cứu hoặc nguyên nhân gốc rễ cần tìm hiểu.
• Thực hiện bất kì thay đổi hay mục tiêu của một công việc cụ thể nào đó.

Đọc thêm: 70+ mẫu quy trình làm việc cho mọi phòng ban & 11 bước xây dựng hiệu quả

2. Các bước lập kế hoạch công việc theo chu trình PDCA trong quản lý 

2.1. PLAN (P) – Thiết lập kế hoạch, định hướng mục tiêu. 

• Thiết lập các mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển.
• Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông tin rõ ràng, cụ thể.
• Thành lập nhóm thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành.
• Ghi lại các dữ liệu dự kiến sử dụng trong quá trình thực hiện.
• Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn… để làm nền tảng cho bước thực hiện phía sau.

>> Tham khảo thêm: Lập kế hoạch công việc bằng Excel: 7 mẫu dành cho doanh nghiệp 2023

2.2. DO (D) – Triển khai kế hoạch.

• Triển khai kế hoạch: Tiến hành thực hiện các hoạt động, dự án hoặc giải pháp đã được xác định trong bước lập kế hoạch.
• Thử nghiệm và triển khai thí điểm: Trong một số trường hợp, triển khai thử nghiệm hoặc thí điểm trên phạm vi nhỏ để kiểm tra hiệu quả của kế hoạch trước khi mở rộng.
• Ghi nhận dữ liệu: Thu thập và lưu trữ dữ liệu trong quá trình thực hiện để đánh giá sau này.

Triển khai kế hoạch, bám sát thực hiện theo các kế hoạch, cập nhật tiến độ với bộ giải pháp phần mềm MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ

2.3. CHECK (C) – Đánh giá kết quả của kế hoạch 

• Đo lường kết quả: Đánh giá kết quả thực tế so với mục tiêu và kế hoạch đã đề ra. Sử dụng các chỉ số, KPI, hoặc báo cáo để đo lường mức độ thành công.
• Phân tích sự khác biệt: Xác định nguyên nhân của sự khác biệt giữa kế hoạch và kết quả thực tế. Điều này giúp nhận diện các yếu tố thành công và các vấn đề cần cải thiện.
• Lập báo cáo kiểm tra: Tạo báo cáo đánh giá quá trình và kết quả của giai đoạn thực hiện để báo cáo cho các bên liên quan.

2.4. ACT (A) – Hành động để thay đổi 

• Điều chỉnh và cải tiến: Dựa trên kết quả kiểm tra, thực hiện các điều chỉnh để cải thiện quy trình hoặc giải pháp. Nếu kế hoạch đã thành công, triển khai trên diện rộng hơn.
• Tiêu chuẩn hóa quy trình: Khi kết quả tốt, có thể chuẩn hóa quy trình hoặc chiến lược đã triển khai để sử dụng lâu dài trong doanh nghiệp.
• Rút ra bài học: Từ những kết quả kiểm tra, rút ra bài học và kinh nghiệm để cải thiện các quy trình trong tương lai.
• Đề xuất các kế hoạch cải tiến tiếp theo: Chuẩn bị cho chu kỳ cải tiến tiếp theo nếu cần thiết, dựa trên các thông tin thu thập được từ bước kiểm tra.

Xem thêm: Top 15+ phần mềm quản lý công việc giúp tăng năng suất vượt bậc

3. Đánh giá về quy trình PDCA 

Mỗi mô hình kinh doanh, quản lý đều luôn tồn tại song song hai mặt ưu và nhược điểm nhất định. Qua đó, đòi hỏi người áp dụng cần suy xét, cân nhắc đánh giá cho thích hợp với thực trạng của mình.

3.1. Ưu điểm của PDCA

Chu trình PDCA bao hàm nhiều nguyên lý quản trị cơ bản của hoạch định quản trị chiến lược cho một tổ chức, doanh nghiệp. Khi áp dụng vòng lặp PDCA, các công đoạn luôn được chú ý liên tục, chất lượng là yếu tố được kiểm soát hàng đầu. Cùng với đó, những sai sót sẽ kịp thời được phát hiện và dần được hoàn thiện qua từng vòng của chu trình. Giúp tổng thể quá trình tiến gần hơn với hiệu quả công việc đã đặt ra trước đó.

Mô hình PDCA được biết đến nhiều hơn với vai trò là quá trình quản lý chất lượng trong sản xuất. Tuy nhiên, trong công tác quản trị doanh nghiệp, quy trình này được nhiều nhà lãnh đạo ứng dụng song nó vẫn hoàn thành tốt vai trò của mình. Với tiềm năng vượt trội, PDCA càng được sử dụng rộng rãi hơn và không giới hạn. Nó được áp dụng cho đa dạng các loại mục tiêu, từ cá nhân đến tổ chức nhỏ lẻ hay cả những cuộc cải cách lớn mang tính thời đại.

PDCA còn góp phần giúp thiết lập bộ quy trình trong một tổ chức. Hiểu một cách đơn giản, PDCA có thể được thử nghiệm trong một đội nhóm nhỏ để định hướng các công việc cần thực hiện, giải quyết các vấn đề từ đơn giản đến phức tạp, dần cải tiến và hoàn thiện.

Sau một thời gian ứng dụng, khi được xác minh hiệu quả thì việc mở rộng phạm vi ứng dụng sang các phòng ban khác hay toàn thể doanh nghiệp sẽ mang đến những kết quả đáng mong đợi. Lúc này, doanh nghiệp đã sở hữu được bộ quy trình vận hành tiêu chuẩn.

3.2. Nhược điểm của PDCA

Do quy trình PDCA là vòng lặp liên tục nên các giai đoạn phải được hoàn thiện trong điều kiện hoàn hảo, không phát sinh những biến số. Khi đó, chu trình vận hành mới đạt được hiệu quả tối đa. Một khi biến số xuất hiện, sẽ dễ làm ảnh hưởng đến tiến độ và có thể lấy đi một phần thời gian đáng kể của cả quá trình này.

Tuy nhiên, điều này không hẳn được đánh giá là nhược điểm bởi chính những biến số sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại vấn đề và càng hoàn thiện hơn trong những lần vận hành tiếp theo.

Yêu cầu cần phải cân đối về thời gian trong mỗi giai đoạn. Những phân tích quá mức sẽ dễ khiến dự án bị đình trệ, chậm tiến độ. Vì đôi khi, kết quả then chốt lại phụ thuộc phần lớn vào các giai đoạn thực hiện sau cùng của chu trình. Cơ bản thì khi một dự án đi vào vận hành, việc ta tập trung, mất thời gian vào một điều gì đó quá lâu hoặc quá ít đều không tốt.

PDCA là một quy trình, kế hoạch mà kế hoạch, chu trình thì lại luôn tồn tại một số thiếu sót vốn có như: chưa đáp ứng được tính khẩn cấp của vấn đề, dễ trở nên rập khuôn nên cần những tư duy vận hành mang tính sáng tạo và chấp nhận sự đổi mới.

4. Lợi ích của quy trình PDCA trong các tổ chức

Sau khi nắm rõ được khái niệm PDCA là gì cùng các vấn đề xoay quanh PDCA, có thể thấy rằng, đây là một trong những phương pháp quản trị đem lại nhiều nguồn lợi lớn cho doanh nghiệp. Thuộc top những công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay, nhóm lợi ích mà PDCA có thể kể đến như:

• Cải tiến quy trình hoạt động: PDCA là chu trình được cải tiến liên tục. Nên đảm bảo rằng, các lỗi có thể được sửa chữa và thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
• Thay đổi cách quản lý: Mô hình PDCA khuyến khích sự phát triển, các  sự thay đổi đột phá song vẫn đảm bảo cải thiện chất lượng cũng như hiệu suất. Ngoài ra, nó còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. PDCA kết hợp với những điều cần thay đổi theo mô hình cải thiện liên tục.
• Quản lý chất lượng: Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường cũng như xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục, cải tiến kịp thời.
• Duy trì kiểm soát dự án: Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án luôn duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách khác nhau.
• Quản lý hiệu suất: PDCA hướng tới mô hình quản lý hiệu suất có tích hợp quản lý hiệu suất & các hoạt động hàng ngày, góp phần cải thiện năng suất một cách rõ rệt.
• Gia tăng năng lực cạnh tranh trong tổ chức: Ứng dụng chu trình PDCA giúp tổ chức trở nên nhanh nhẹn, cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau. Từ đó, đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.

Lợi ích của quy trình PDCA trong các tổ chức là giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến, tối ưu hóa quy trình và đạt được hiệu quả cao hơn trong mọi hoạt động. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả chu trình PDCA, doanh nghiệp cần một nền tảng vững chắc hỗ trợ trong việc quản lý và theo dõi tiến trình cải tiến.

Chính vì vậy, nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS trở thành giải pháp hoàn hảo, giúp tinh gọn quy trình và tối ưu hóa vận hành cho doanh nghiệp.

MISA AMIS không chỉ là công cụ hỗ trợ quản lý các quy trình một cách hiệu quả, mà còn tạo ra một hệ sinh thái kết nối, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng PDCA vào từng giai đoạn của chu trình.

Với khả năng tích hợp các bộ phận như tài chính, nhân sự, bán hàng và kế toán vào một nền tảng duy nhất, MISA AMIS giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện các cải tiến theo PDCA.

Dùng thử miễn phí

Trong đó phần mềm MISA AMIS Quy trình chính là chìa khóa kết nối liên thông mọi nghiệp vụ, số hóa các quy trình thủ công thành hệ thống trực quan nhất cho doanh nghiệp, doanh nghiệp không chỉ có khả năng đo lường và kiểm tra hiệu quả của các thay đổi mà còn dễ dàng hành động và duy trì các cải tiến trong quy trình vận hành.

Khi lựa chọn MISA AMIS Quy trình, doanh nghiệp sẽ tìm thấy hướng đi mới trong công tác gắn kết phần mềm quản lý 4 nghiệp vụ trọng tâm bao gồm Tài chính – Kế toán, Nhân sự, Bán hàng và Quản lý điều hành.

Đồng thời, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng quy trình hoàn chỉnh, viết/sửa theo phản hồi hai chiều của đội ngũ nhân viên. Từ đó, việc quản lý dữ liệu và luồng công việc vừa thông suốt, vừa tập trung, dễ dàng kiểm tra đối chiếu.

Với MISA AMIS, quy trình PDCA trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu tối ưu hóa quy trình và vận hành hiệu quả, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Dùng thủ và trải nghiệm miễn phí MISA AMIS Quy trình ngay tại đây:

5. Ví dụ thực tế về ứng dụng chu trình PDCA trong các doanh nghiệp

Dưới đây là một số ví dụ thực tế về ứng dụng chu trình PDCA trong các doanh nghiệp và các lĩnh vực khác nhau, giúp minh họa cách phương pháp này được triển khai để cải tiến chất lượng và quy trình:

5.1. Case Study: Công ty sản xuất ô tô Toyota

• Bối cảnh: Toyota là một trong những công ty tiên phong trong việc áp dụng PDCA vào quy trình sản xuất, đặc biệt trong việc cải tiến chất lượng và giảm thiểu lãng phí.
• Plan (Lập kế hoạch): Toyota đặt mục tiêu giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất ô tô. Họ bắt đầu bằng việc phân tích quy trình sản xuất hiện tại và xác định những bước có thể tối ưu hóa.
• Do (Thực hiện): Công ty thử nghiệm các phương pháp cải tiến như hệ thống Just-in-Time (JIT), nơi các bộ phận được giao đúng thời điểm khi cần thiết để giảm thiểu tồn kho.
• Check (Kiểm tra): Sau khi triển khai, Toyota đo lường sự cải thiện về hiệu suất và chi phí. Họ so sánh mức độ lãng phí trước và sau khi thực hiện thay đổi.
• Act (Hành động): Dựa trên kết quả kiểm tra, Toyota đã điều chỉnh quy trình và triển khai rộng rãi hệ thống JIT trong các nhà máy. Các quy trình cải tiến này trở thành tiêu chuẩn toàn cầu trong ngành sản xuất ô tô.

Kết quả: Hệ thống JIT giúp Toyota giảm chi phí tồn kho và tăng cường hiệu suất sản xuất, đồng thời cải thiện chất lượng sản phẩm.

5.2. Case Study: Starbucks – Cải tiến trải nghiệm khách hàng

• Bối cảnh: Starbucks sử dụng PDCA để cải tiến trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình phục vụ tại các cửa hàng.
• Plan (Lập kế hoạch): Starbucks nhận thấy rằng thời gian phục vụ của nhân viên là một vấn đề ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Họ lên kế hoạch cải thiện tốc độ phục vụ và quy trình thanh toán.
• Do (Thực hiện): Starbucks thử nghiệm các thay đổi như cải tiến hệ thống thanh toán điện tử và triển khai các thiết bị thanh toán tự động để giảm thời gian phục vụ.
• Check (Kiểm tra): Starbucks theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng thông qua khảo sát và phản hồi từ nhân viên. Họ cũng đo lường sự thay đổi trong thời gian phục vụ và số lượng khách hàng mỗi giờ.
• Act (Hành động): Dựa trên kết quả kiểm tra, Starbucks điều chỉnh thêm các yếu tố như đào tạo nhân viên và tối ưu hóa quy trình pha chế đồ uống. Các cải tiến này được áp dụng trên diện rộng trong các cửa hàng.

Kết quả: Sự cải thiện trong quy trình phục vụ giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và doanh thu bán hàng.

6. Kết luận

Kế hoạch làm việc sẽ không được viết và khởi xướng bởi một người duy nhất. Đó là một kế hoạch hành động cho một nhóm dự án cuối cùng sẽ được đệ trình lên các thành viên hội đồng quản trị và các bên liên quan để phê duyệt.

Nếu bạn xây dựng kế hoạch làm việc của mình trong một phần mềm quản lý công việc, thì bạn sẽ dễ dàng tiếp tục lặp lại kế hoạch của mình và cải tiến theo thời gian. Và nếu phần mềm đó trực tuyến, thì mọi người có thể cộng tác trong thời gian thực và biết chính xác những bước nào là cần thiết để có kết quả lý tưởng.

Phần mềm MISA AMIS Công việc có thể xây dựng các biểu đồ cho phép bạn lập toàn bộ nhiệm vụ công việc, giao nhiệm vụ và theo dõi quản lý công việc. Tăng hiệu suất với sự kết hợp của nhiều mô hình quản trị trong Doanh nghiệp.