Trưởng phòng nhân sự là vị trí nòng cốt để vận hành tốt bộ máy doanh nghiệp. Đây cũng được đánh giá là một nghề có mức lương và cơ hội thăng tiến tương đối tốt. Trong bài viết này,MISA AMIS sẽ phân tích chi tiết vai trò, nhiệm vụ cũng như các kỹ năng cần thiết để có thể trở thành một trưởng phòng nhân sự ưu tú.
1.Trách nhiệm của trưởng phòng nhân sự
Trưởng phòng nhân sự (Human Resource Manager hay HR Manager) là người đứng đầu bộ phận nhân sự (hoặc một số tổ chức gọi là phòng hành chính nhân sự) trong một doanh nghiệp. Những cán bộ này sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc liên quan tới nhân lực như tuyển dụng, đào tạo; quản lý lương thưởng, trợ cấp, phúc lợi; lên kế hoạch phát triển nhân lực;…
Xét về vai trò, trưởng phòng nhân sự giữ vai trò nòng cốt trong việc kiện toàn bộ máy nhân sự của bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức nào. Bởi các quyết định của cán bộ này sẽ tác động trực tiếp tới nguồn nhân lực của công ty – nhân tố cơ bản làm nên một doanh nghiệp và quyết định sự thành bại của tổ chức đó.
Tại một số công ty hoặc tập đoàn lớn có thể có nhiều trưởng phòng nhân sự khác nhau, nằm dưới sự quản lý của giám đốc nhân sự. Còn trong các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, các trường phòng này sẽ đóng vai trò tương tự như một giám đốc bộ phận. Có thể nói, sở hữu HR Manager giỏi là mục tiêu mà mọi doanh nghiệp nên tìm kiếm, để đảm bảo yên tâm về chất lượng nguồn nhân lực cấp độ vĩ mô hơn, đồng thời dễ dàng thực thi và phát triển nhiều chiến lược kinh doanh hơn.
Với trọng trách này, yêu cầu đòi hỏi ở một trưởng phòng nhân sự tương đối khắt khe cả về trình độ lẫn kỹ năng. Người giữ vai trò này cần phải có trình độ chuyên môn để có thể lãnh đạo đội nhóm; có tầm nhìn để có thể chọn người, ra quyết định hoặc hỗ trợ lãnh đạo; có kỹ năng mềm tốt để có thể thực thi các chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.
2. Nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự
2.1. Tuyển dụng
Trong công tác tuyển dụng, các trưởng bộ phận nhân sự sẽ là người giám sát, đứng sau chỉ đạo và đánh giá các kế hoạch tuyển dụng mới, kế hoạch thu hút giữ chân nhân tài,… Đôi khi, đích thân họ cũng có thể tham gia vào quá trình phỏng vấn hoặc đánh giá ứng viên.
2.2. Đào tạo và phát triển
Công tác đào tạo và phát triển bao gồm định hướng chương trình tuyển dụng mới, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, đào tạo lãnh đạo tiềm năng. Nghiệp vụ này có tính chất vĩ mô hơn so với các nghiệp vụ khác. Vì vậy, các trưởng phòng sẽ cần tiến hành rà soát, đánh giá và tự đề xuất sáng kiến, gửi cấp trên phê duyệt và sau đó mới triển khai tới toàn doanh nghiệp.
Ngoài ra, trong suốt quá trình hoạt động, trưởng phòng hành chính nhân sự cũng cần tự kiểm tra hoặc tận dụng các công cụ như AMIS Thông tin nhân sự để đánh giá hiệu suất của nhân viên, từ đó xác định lĩnh vực mà nhân viên cần trau dồi, đào tạo thêm. Đặc biệt, nếu biết tận dụng tốt phần mềm nhân sự, các trưởng phòng có thể quản lý hồ sơ vô cùng khoa học và đơn giản với các quy trình, thủ tục đều được số hóa như: quy hoạch nhân sự, thuyên chuyển, miễn nhiệm,…
2.3. Điều tiết quan hệ nội bộ
Với nhiệm vụ này, trưởng phòng nhân sự sẽ phải định hướng cho nhân sự nội bộ hiểu rõ tầm quan trọng của sự gắn kết và các mối quan hệ trong doanh nghiệp. Mục tiêu chính của việc này là hỗ trợ nhân sự, đặc biệt là các nhân viên mới, dễ hòa nhập với môi trường làm việc mới, từ đó tăng cường hợp tác giữa các nhân viên và phòng ban với nhau. Ngoài ra, các cán bộ này cũng cần chịu trách nhiệm trong việc tạo ra và duy trì một môi trường làm việc minh bạch, bình đẳng ở nơi công sở.
2.4. Xây dựng và duy trì văn hóa công ty
Thực tế cho thấy các doanh nghiệp, tập đoàn lớn đều gây dựng và phát huy văn hóa doanh nghiệp rất tốt. Tuy nhiên, văn hóa doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn còn gặp nhiều hạn chế trong quá trình duy trì và phát triển. Đây chính là lúc các HR Manager phát huy vai trò của mình.
Họ sẽ là những người đóng công lớn trong quá trình xây dựng văn hóa những ngày đầu và sau đó là nuôi dưỡng những văn hóa ấy. Xuyên suốt quá trình đào tạo và định hướng nhân viên, các trưởng phòng nên chủ động chia sẻ các chuẩn mực, giá trị và tầm nhìn của doanh nghiệp với các nhân viên mới; tích cực gợi nhắc hoặc nhấn mạnh với các nhân viên cũ thông qua các sự kiện, hoạt động gắn kết nhân sự.
2.5. Quản lý lương thưởng, phúc lợi của nhân viên
Xét về mặt hành chính, bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm giám sát các khoản phúc lợi và lương thưởng của nhân viên để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của nhân viên cũng như người lao động. Khi đó, trường bộ phận sẽ cần bảo đảm quá trình tính toán, điều phối này diễn ra chính xác, loại bỏ mọi sai sót và bất công nếu có.
2.6. Xử lý kỷ luật, bồi thường, sa thải
Đối với doanh nghiệp, các thủ tục này thường là những vấn đề tế nhị, đòi hỏi ý kiến của cấp quản lý. Vì thế, các trưởng phòng nhân sự cần phải có sự nhạy bén và khả năng giải quyết tình huống tốt. Các kỹ năng này hỗ trợ họ xử lý thông tin về kỷ luật hay hợp đồng một cách công bằng, nhất quán nhưng vẫn đảm bảo đúng pháp luật để hạn chế các nguy cơ tranh chấp không đáng có.
3. Mức lương dành cho trưởng phòng nhân sự
Tùy vào quy mô doanh nghiệp thì mức lương cho HR Manager cũng ít nhiều có biến động. Tuy nhiên nhìn chung, do phải phụ trách nhiều hoạt động và khía cạnh quan trọng nên mức lương của các cán bộ này tương đối cao. Mặt bằng chung lương của trưởng bộ phận nhân sự tại Việt Nam là 22 triệu.
Trong đó, với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, mức lương cụ thể sẽ dao động trong khoảng từ 15-30 triệu/tháng. Nếu cán bộ này có năng lực hoặc làm việc trong các tập đoàn, công ty quy mô lớn, mức thu nhập hàng tháng có thể lên tới 60 – 70 triệu/tháng.
4. Cơ hội thăng tiến trong công việc đối với trưởng phòng nhân sự
Đối với nhiều người, được thăng chức lên trưởng bộ phận nhân sự đã có thể coi là thành công. Tuy nhiên, sẽ thật đáng tiếc nếu chỉ phấn đấu đến đây rồi dừng lại. Bởi từ vị trí này, các cán bộ rất dễ có thêm cơ hội để thăng tiến và phát triển hơn nữa.
Ở các doanh nghiệp lớn, từ trưởng bộ phận hành chính nhân sự hoàn toàn có thể thăng chức thành giám đốc nhân sự hay thậm chí là CEO. Ngoài ra, với vốn kiến thức và kinh nghiệm đã tích lũy, các HR Manager hoàn toàn có thể chuyển hướng sang việc đào tạo với các trung tâm, lớp học về quản trị nhân sự, tuyển dụng,… Đồng thời, nếu bản lĩnh vững vàng hơn, các trường phòng nhân sự có thể startup và mở các công ty thuộc lĩnh vực headhunt và cung cấp các dịch vụ tuyển dụng.
Rõ ràng là, dù đi theo con đường nào thì cơ hội nghề nghiệp của trưởng phòng hành chính nhân sự vẫn khá tiềm năng và vô cùng rộng mở.
5. Những kỹ năng cần thiết đối với trưởng phòng nhân sự
5.1. Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo là khả năng dùng năng lực để tạo ảnh hưởng, định hướng và thúc đẩy mọi người hành động. Với chức vụ trưởng phòng nói chung và trưởng bộ phận nhân sự nói riêng, kỹ năng lãnh đạo là yếu tố tiên quyết để có thể đảm bảo hoàn thành trách nhiệm một cách tốt nhất. Các kỹ năng liên quan tới lãnh đạo cần được trau dồi có thể kể đến như ra quyết định, giải quyết vấn đề, tư duy truyền cảm hứng, thấu hiểu,…
5.2. Kỹ năng lập kế hoạch
Khi đã thăng tiến lên cấp trưởng phòng, cán bộ này sẽ không còn là người thực thi nữa. Thay vào đó, nhiệm vụ của họ sẽ có thiên hướng chỉ đạo, lên kế hoạch hoặc hướng dẫn nhiều hơn. Cụ thể, HR Manager phải thường xuyên phối hợp cùng các phòng ban khác để lập các kế hoạch tuyển dụng hay các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Những công việc này đều đòi hỏi khả năng lập kế hoạch nhanh chóng, kịp thời và hoàn toàn khả thi.
5.3. Kỹ năng nắm bắt và triển khai thông tin
Trưởng phòng nhân sự là người đầu tiên nắm bắt được tình hình nhân sự cũng như hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, họ cần có tư duy nhạy bén để trích xuất các nhận xét, phát hiện các điểm cần lưu ý từ các số liệu, báo cáo để kịp thời điều chỉnh.
Đồng thời, họ cũng cần nắm bắt tốt các văn bản quy phạm pháp luật, nhất là các điều khoản liên quan tới bộ luật lao động để đảm bảo doanh nghiệp vận hành theo đúng quy định của Nhà nước. Chức vụ này cũng là cầu nối giữa doanh nghiệp với các cơ quan có thẩm quyền như cơ quan thuế, Sở Kế hoạch đầu tư, cảnh sát khu vực,…
5.4. Kỹ năng thích ứng và ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân sự
Trong thời buổi rất nhiều lĩnh vực của đời sống đang dần được số hóa, các HR Manager cũng cần tìm hiểu và trang bị cho mình những kiến thức công nghệ để ứng dụng trong công tác quản trị. Các phương pháp quản trị truyền thống như giấy in, sổ sách hoặc thậm chí là Excel luôn tồn tại sai sót và không phải là phương pháp khả thi về lâu dài.
Đồng thời, trước những biến động khó lường như đại dịch làm gián đoạn hoạt động của nhiều doanh nghiệp, việc tích cực ứng dụng công nghệ số đã và đang chứng minh được tính thực tiễn của mình.
Trong công tác quản trị nhân sự, các trưởng phòng hành chính nhân sự có thể tham khảo hệ sinh thái AMIS HRM – một hệ sinh thái toàn diện hỗ trợ công tác quản trị nhân sự bao gồm nhiều phần mềm trong đó có:
- AMIS Tuyển dụng: tạo và đăng tin tuyển dụng miễn phí; tự động và chuyên nghiệp hóa thương hiệu tuyển dụng;…
- AMIS Thông tin nhân sự (hay còn gọi là AMIS Nhân sự): hỗ trợ các nghiệp vụ về lưu trữ hồ sơ, thông tin nhân sự, hợp đồng lao động,…;
- AMIS Chấm công: đồng bộ với máy chấm công hiện có; hỗ trợ chấm công từ xa; thiết lập ca làm hoặc tăng ca linh hoạt;…
- AMIS Tính lương: tự động tính toán, trích xuất báo cáo và gửi thông tin liên quan tới bảng lương và các khoản thuế, bảo hiểm theo quy định…
- AMIS BHXH: kê khai, điều chỉnh và quản lý BHXH điện tử theo đúng quy định;
- AMIS TNCN: giúp tự động hóa các nghiệp vụ giải quyết liên quan đến thuế thu nhập cá nhân.
Đăng ký trải nghiệm AMIS HRM hoàn toàn miễn phí
0904 885 833
https://www.misa.vn/
