Task Manager là gì? Đây là câu hỏi mà nhiều người đặt ra khi muốn tối ưu hóa công việc hàng ngày và nâng cao hiệu suất làm việc. Task Manager là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tổ chức, theo dõi và quản lý công việc một cách khoa học và hiệu quả. Dù bạn là một cá nhân cần sắp xếp công việc hay một nhóm đang làm việc trên nhiều dự án cùng lúc, Task Manager giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào. Cùng khám phá lý do tại sao công cụ này đang trở thành người bạn đồng hành không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại!
| MISA THÂN TẶNG BẠN ẤN PHẨM BUSINESS INNOVATION 07 |
1. Task Manager là gì?
1.1. Định nghĩa Task Manager là gì?
Task Manager là gì? dịch ra tiếng Việt có nghĩa là quản lý tác vụ.
Quản lý tác vụ là quá trình theo dõi xuyên suốt các nhiệm trong dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Quá trình này liên quan đến việc chủ động đưa ra quyết định về nhiệm vụ để thích ứng linh hoạt, hoàn thành mục tiêu.
Quản lý tác vụ cũng có nghĩa là quản lý tất cả các khía cạnh của một nhiệm vụ. Chúng bao gồm ngân sách, thời gian, phạm vi, nguồn lực, thời gian lặp lại,…
Task Manager yêu cầu tính kỷ luật và sự phức tạp. Nó đòi hỏi sự chú ý lớn đến chi tiết, tính linh hoạt và các công cụ quản lý dự án phù hợp.
| Dù bạn làm ở cấp bậc vị trí quản lý nào, việc theo dõi, đánh giá chính xác nhân viên vẫn là yêu cầu thiết yếu. Nó giúp bạn thúc đẩy năng suất của đội nhóm, hoàn thành mục tiêu đề ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thấu hiểu những vai trò trên, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn bộ tài liệu chuyên sâu:
Mời bạn nhận eBook miễn phí: Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền
|
1.2. Phân biệt Task Manager và Project Manager
Các mô hình quản lý dự án khác nhau có những yêu cầu riêng, Tuy nhiên, người quản lý vẫn phải quan tâm đến các yếu tố tổng thể như chi phí, phạm vi dự án, thời hạn và các nguồn lực sẵn có.
Trong khi đó, quản lý tác vụ có nghĩa là xử lý tất cả các khía cạnh của một nhiệm vụ duy nhất. Bạn bắt đầu từ việc lập kế hoạch nhiệm vụ, sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân công chúng để đảm bảo hoàn thành thành công. Một nhóm các nhiệm vụ như vậy cùng nhau đóng góp vào việc thực hiện một dự án.
Đối với Task Manager, bạn đặt thời hạn, ưu tiên nhiệm vụ, chọn thành viên trong nhóm để phân công, theo dõi tiến độ dự án. Bạn sẽ đảm bảo không có sự chậm trễ nào xảy ra.
Quản lý tác vụ thường được sử dụng riêng trong khi giải quyết các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và độc lập. Quản lý dự án lại được áp dụng khi bạn cần lên kế hoạch phạm vi dự án, theo dõi nguồn lực và tiến độ, thương lượng với các bên khác nhau, tạo hóa đơn…
Như vậy, Task Manager có thể xem như một chức năng của Project Manager – quản lý dự án. Task Manager sẽ góp phần quan trọng để đạt được mục đích cuối cùng nhưng không cấp thiết. Đó có thể là mục tiêu doanh số, nhận diện về lâu dài của doanh nghiệp.
Xem thêm: Management là gì? Vai trò của Management trong doanh nghiệp?
2. Lợi ích của việc sử dụng Task Manager
Sau khi tìm hiểu Task Manager là gì? chúng ta sẽ cần nắm được vai trò Task Manager theo từng vị trí. Trong doanh nghiệp, những ai cần sử dụng Task Manager?
Hệ thống quản lý tác vụ mang lại lợi ích cho bất kỳ ai có nhiệm vụ phải hoàn thành. Do đó, nó cần thiết với tất cả mọi người.
- Tăng cường hiệu suất làm việc: Giúp bạn tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng.
- Giảm bớt tình trạng bỏ sót công việc: Với các thông báo và nhắc nhở, bạn sẽ không quên công việc quan trọng.
- Cải thiện khả năng cộng tác: Task Manager giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn thông qua việc chia sẻ và phân công công việc.
- Giảm căng thẳng và sự hỗn loạn: Một hệ thống quản lý rõ ràng giúp giảm áp lực và tăng cường sự tự tin trong công việc.
- Dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ: Bạn có thể dễ dàng kiểm tra tình hình công việc và điều chỉnh khi cần thiết.
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS
3. Các tính năng chính của Task Manager
Task Manager là một công cụ quan trọng giúp người dùng tổ chức và theo dõi các công việc cần thực hiện. Các tính năng của Task Manager giúp đơn giản hóa việc quản lý công việc, từ cá nhân đến nhóm. Dưới đây là các tính năng chính của một Task Manager phổ biến:
3.1. Quản lý danh sách công việc
Một trong những tính năng cơ bản và quan trọng nhất của Task Manager là khả năng tạo và quản lý danh sách công việc. Người dùng có thể:
- Tạo công việc mới: Bạn có thể thêm các nhiệm vụ mới vào danh sách của mình, ví dụ như “Viết báo cáo tuần”, “Thực hiện cuộc họp với khách hàng”, v.v.
- Chỉnh sửa công việc: Cập nhật, sửa đổi công việc khi cần thiết, ví dụ như thay đổi thời gian hoàn thành hoặc thêm thông tin chi tiết.
- Xóa công việc: Sau khi hoàn thành hoặc không cần thiết nữa, bạn có thể xóa công việc khỏi danh sách để giảm tải.
3.2. Phân bổ thời gian và deadline cho công việc
Task Manager cho phép bạn đặt thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ, giúp bạn duy trì tiến độ công việc và tránh bỏ sót deadline:
- Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc: Bạn có thể thiết lập thời gian chính xác để bắt đầu và kết thúc một nhiệm vụ.
- Nhắc nhở và thông báo: Hệ thống có thể gửi thông báo nhắc nhở trước khi deadline đến gần, đảm bảo bạn luôn hoàn thành công việc đúng hạn.
3.3. Gắn nhãn và phân loại công việc
Một tính năng nổi bật của Task Manager là khả năng gắn nhãn và phân loại công việc để giúp người dùng dễ dàng nhận diện và tổ chức công việc:
- Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên: Các công việc có thể được phân loại theo mức độ ưu tiên như “Cao”, “Trung bình” và “Thấp”. Điều này giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng trước.
- Gắn nhãn công việc: Task Manager cho phép bạn gắn nhãn cho các nhiệm vụ để dễ dàng tìm kiếm và phân biệt công việc. Ví dụ, nhãn có thể là “Công việc cá nhân”, “Công việc nhóm”, “Dự án A”…
3.4. Tích hợp với các công cụ khác
Nhiều Task Manager hiện đại tích hợp với các công cụ khác để mang lại hiệu quả công việc cao hơn. Một số tính năng tích hợp phổ biến:
- Lịch làm việc (Calendar): Tích hợp với lịch làm việc giúp bạn dễ dàng xem lịch trình công việc hàng ngày, tuần hoặc tháng.
- Email và thông báo (Notifications): Gửi email hoặc thông báo trực tiếp từ Task Manager giúp người dùng không bị bỏ lỡ thông tin quan trọng.
- Ứng dụng liên lạc (Chat): Một số Task Manager tích hợp với các ứng dụng như Slack, Microsoft Teams để người dùng có thể thảo luận và trao đổi về các công việc ngay trên nền tảng quản lý công việc.
3.5. Giao tiếp và chia sẻ công việc với đồng nghiệp
Task Manager không chỉ là công cụ giúp cá nhân quản lý công việc, mà còn giúp giao tiếp và chia sẻ công việc với đồng nghiệp trong môi trường làm việc nhóm:
- Chia sẻ công việc: Bạn có thể chia sẻ danh sách công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể với đồng nghiệp để cộng tác hiệu quả hơn.
- Giao việc cho người khác: Quản lý có thể giao nhiệm vụ cho nhân viên, theo dõi tiến độ và nhận báo cáo từ họ.
- Thảo luận và cập nhật: Trong một số công cụ Task Manager, người dùng có thể để lại nhận xét, cập nhật trạng thái công việc và trao đổi thông tin về tiến độ công việc.
Tìm hiểu ngay: Quản lý là gì? Chức năng và vai trò của quản lý trong doanh nghiệp
5. Cách sử dụng Task Manager hiệu quả
Trong cuộc khảo sát về Quản lý dự án toàn cầu năm 2017 của PMI, 37% lãnh đạo điều hành có cùng một nguyên nhân chính dẫn đến thất bại trong các dự án. Đó là thiếu mục tiêu và cột mốc được xác định rõ ràng để đo lường tiến độ. Mặt khác, đội ngũ còn thiếu kỷ luật khi thực hiện chiến lược.
Nếu bạn cũng rơi vào tình trạng đó, hãy tham khảo những bước sử dụng Task Manager sau đây:
5.1. Chọn ra tác vụ ưu tiên
Mỗi doanh nghiệp có những cách thức quản lý nhiệm vụ riêng. Một số doanh nghiệp lớn đã chuyển sang số hóa bằng phần mềm thông minh. Trong khi đó, các đơn vị nhỏ hơn vẫn sử dụng văn bản, công cụ đơn giản.
Tuy nhiên, dù bạn sử dụng phương thức nào để quản lý tác vụ, khía cạnh quan trọng nhất của Task Manager là ưu tiên. Bạn cần có sự ưu tiên cho các nhiệm vụ chính, nền tảng nhất.
Điều này giúp bạn hoàn thành một cách hiệu quả các nội dung quan trọng của kế hoạch. Đồng thời, nó là cơ sở để các tác vụ liên quan khác phát triển.
5.2. Theo dõi sự kiện quan trọng
Thực tế cho thấy rằng việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng là điều cần thiết để một dự án thành công. Trong quản lý tác vụ, nó là việc xác định các mốc quan trọng.
Việc này giúp bạn phân bổ nhiệm vụ hợp lý hơn. Tập trung cao độ vào các hoạt động, sự kiện lớn và lần lượt hoàn thiện các Task nhỏ hơn.
5.3. Quản lý lịch trình
Đảm bảo rằng nhiệm vụ của bạn được hoàn thành đúng thời hạn có tác động đến tình trạng tổng thể của dự án. Phân bổ khung thời gian phù hợp là điều cần làm khi thực hiện Task Manager.
5.4. Phân bổ tài nguyên
Quản lý tài nguyên tối ưu là bước tiếp theo để đảm bảo Task Manager hiệu quả. Tùy thuộc vào ngân sách và lịch trình, hãy phân công các tài nguyên như thiết bị, chi phí,… vào đúng cá nhân, đội nhóm để hoàn thành công việc.
5.5. Cộng tác
Đối với tất cả các bước được đề cập ở trên, cộng tác với nhau là chìa khóa thành công.
Mặc dù việc quản lý theo nhóm thường khó khăn do số lượng thành viên và công việc nhiều hơn. Song, bạn có thể sử dụng các phương pháp tối ưu để giữ cho nhóm của mình đoàn kết, thống nhất.
Nó có thể là các phần mềm Task Manager hỗ trợ quản lý mọi lúc mọi nơi. Các thành viên sẽ trở nên chủ động và việc hợp tác diễn ra trơn tru, nhịp nhàng hơn.
Đọc thêm: Review 20+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả tốt nhất 2025
6. Cách chọn Task Manager phù hợp với nhu cầu
Khi lựa chọn Task Manager, việc chọn một công cụ phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là các yếu tố cần xem xét để chọn Task Manager phù hợp với nhu cầu của bạn:
6.1. Yếu tố cần xem xét khi lựa chọn:
-
Kích thước nhóm: Nếu bạn làm việc trong một nhóm nhỏ, một Task Manager đơn giản có thể đủ. Tuy nhiên, với đội ngũ lớn hoặc doanh nghiệp có nhiều phòng ban, bạn cần một công cụ mạnh mẽ hơn, hỗ trợ nhiều tính năng quản lý dự án và báo cáo.
-
Loại công việc (Cá nhân hay nhóm): Nếu công việc của bạn chủ yếu là cá nhân, bạn có thể lựa chọn các ứng dụng đơn giản như Todoist hoặc Microsoft To Do. Nếu công việc của bạn yêu cầu sự hợp tác và chia sẻ trong nhóm, các công cụ như Asana, Trello hoặc AMIS Công việc sẽ là lựa chọn phù hợp hơn.
-
Tính năng cần thiết:
- Quản lý dự án: Nếu bạn cần một công cụ quản lý dự án với các tính năng nâng cao như phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, báo cáo và tích hợp các công cụ khác, hãy chọn những Task Manager như Trello, Asana, hoặc Monday.com.
- Tích hợp công cụ khác: Nếu bạn sử dụng nhiều công cụ như Slack, Google Calendar, hay các phần mềm email, hãy chọn Task Manager có tích hợp với các công cụ này để dễ dàng theo dõi và cộng tác.
- Báo cáo và phân tích: Các công cụ như AMIS Công việc có tính năng báo cáo tự động và phân tích tiến độ, rất phù hợp với các tổ chức cần đánh giá hiệu quả công việc và dự án.
6.2. Các tính năng cần thiết khi lựa chọn Task Manager:
-
Giao diện dễ sử dụng: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng giúp người dùng không phải tốn thời gian học cách sử dụng phần mềm. Đặc biệt quan trọng khi nhóm làm việc không có nhiều kinh nghiệm với công cụ quản lý công việc.
-
Chia sẻ công việc và giao nhiệm vụ: Một công cụ tốt cần cho phép người dùng giao nhiệm vụ cho người khác và theo dõi tiến độ công việc. Tính năng này là rất quan trọng khi làm việc trong một nhóm.
-
Đồng bộ hóa và làm việc từ xa: Nếu đội ngũ của bạn làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau, hãy chọn Task Manager hỗ trợ đồng bộ hóa thời gian thực và làm việc từ xa, như các công cụ có tích hợp trên nền tảng điện toán đám mây.
-
Quản lý thời gian và deadline: Chọn công cụ cho phép bạn thiết lập deadline, nhắc nhở và theo dõi tiến độ công việc dễ dàng. Điều này giúp đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ sót hoặc trì hoãn quá lâu.
-
Bảo mật và phân quyền: Đối với doanh nghiệp, việc bảo mật và phân quyền truy cập là yếu tố cần được chú trọng. Chọn Task Manager cung cấp các mức độ quyền truy cập khác nhau, đảm bảo an toàn cho các dữ liệu quan trọng.
7. AMIS Công việc – Task Manager tốt nhất hiện nay
AMIS Công việc, được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA, là phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất. Nằm trong hệ sinh thái AMIS Platform, AMIS Công việc tích hợp nhiều tính năng ưu việt như giao việc thông minh, theo dõi tiến độ dự án và báo cáo tự động, đáp ứng nhu cầu quản lý công việc trong thời đại số hóa.
Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.
Dưới đây là những lợi ích khi sử dụng AMIS Công việc:
-
Tăng cường hiệu suất làm việc: AMIS Công việc giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ việc phân công nhiệm vụ đến việc theo dõi tiến độ công việc, giúp nhân viên và đội nhóm hoàn thành công việc đúng hạn.
-
Quản lý công việc hiệu quả: Bạn có thể dễ dàng tạo, phân loại, gắn nhãn và theo dõi công việc một cách khoa học, giúp đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.
-
Tự động hóa báo cáo: AMIS Công việc cung cấp các báo cáo tự động về tiến độ, giúp lãnh đạo và các bộ phận dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc mà không cần phải làm thủ công.
-
Tích hợp đa kênh và giao tiếp trong nhóm: Hỗ trợ tích hợp với các công cụ như email, lịch làm việc, giúp mọi người trong nhóm dễ dàng giao tiếp và chia sẻ thông tin công việc.
-
Giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn và sai sót: Việc quản lý công việc trên nền tảng giúp giảm thiểu sai sót trong phân công nhiệm vụ và tiến độ công việc, đồng thời cải thiện khả năng phối hợp giữa các phòng ban.
-
Dễ dàng quản lý dự án và ưu tiên công việc: Cho phép phân chia công việc theo mức độ ưu tiên và quản lý các dự án lớn, nhỏ dễ dàng, giúp đội ngũ luôn tập trung vào các mục tiêu quan trọng.
-
Quản lý công việc từ xa: AMIS Công việc hỗ trợ các tính năng làm việc từ xa, rất phù hợp với các đội nhóm phân tán và làm việc linh hoạt.
-
Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Đảm bảo an toàn thông tin với các mức độ phân quyền truy cập khác nhau, giúp bảo vệ dữ liệu và công việc của tổ chức.
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC
Kết luận
Trên đây là các thông tin chi tiết nhất về Task Manager là gì? Cách sử dụng và một số công cụ Task Manager lý tưởng nhất. Hy vọng bạn đã được những kiến thức thiết thực, ứng dụng thành công vào việc quản lý tác vụ của doanh nghiệp mình.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://www.misa.vn/
