Thiết lập mục tiêu công việc là phần trách nhiệm quan trọng của bất kỳ nhà quản lý nào, nhằm hướng dẫn và cải thiện hiệu suất cho nhân viên, đồng thời điều chỉnh định hướng công việc sao cho phù hợp với các mục tiêu ngắn và dài hạn của công ty.
Bạn có muốn trở thành một chuyên gia trong việc thiết lập các mục tiêu công việc? 10 phương pháp dưới đây sẽ giúp bạn thành công!
| [Tải ngay eBook miễn phí] Thiết lập mục tiêu dành cho phòng ban Start-Up và doanh nghiệp nhỏ |
1. Thiết lập mục tiêu công việc là gì?
Thiết lập mục tiêu công việc là quá trình xây dựng các hoạt động cho bản thân, cho nhân viên hay một nhóm nhân viên nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng đối với nhà quản lý giúp doanh nghiệp tối ưu quá trình và duy trì hiệu suất làm việc cho các thành viên.
Mục tiêu công việc hoàn hảo sẽ cung cấp cho các thành viên con đường đi thuận lợi và dễ dàng nhất để đi tới đích thành công. Nhà quản lý có thể tùy theo tính chất của công việc để đặt ra mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn cho bản thân và nhân viên của mình. Từ đó hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp.
2. Tại sao cần thiết lập mục tiêu công việc?
Vậy tại sao cần thiết lập mục tiêu công việc? Dưới đây là những lý do khiến bạn cần phải thiết lập mục tiêu.
2.1. Xác định tầm nhìn doanh nghiệp
Thiết lập mục tiêu công việc là một yếu tố giúp xác định tầm nhìn của từng cá nhân hay doanh nghiệp hiện tại là gì? Họ đang muốn đạt được hiệu quả như thế nào trong thời gian ngắn hoặc thời gian dài tại tương lai.
Xác định tầm nhìn từ việc thiết lập mục tiêu công việc giúp chúng ta hiểu rõ công việc cần triển khai, tăng năng suất công việc, tìm được đích đến cho mình theo một hướng đi hoàn hảo nhất.
Ở bước này, người quản lý có thể sử dụng mô hình BSC (Balanced Scorecard) để xác định các khía cạnh chiến lược quan trọng cho doanh nghiệp. Mỗi khía cạnh này đóng góp vào việc đạt được mục tiêu chung.
Khi thiết lập mục tiêu sử dụng mô hình BSC, cần đảm bảo rằng các mục tiêu được chia nhỏ, liên kết và hỗ trợ lẫn nhau. Từ đó doanh nghiệp tạo ra sự cân đối và đảm bảo rằng toàn bộ đội ngũ đang tiến đến mục tiêu chung.
2.2. Cung cấp sự rõ ràng trong công việc
Bất cứ mục tiêu của bạn hay của doanh nghiệp đang ở đâu và cần thực hiện nhiệm vụ gì, doanh nghiệp cũng sẽ cần sự rõ ràng trong từng bước triển khai để mọi thành viên đều nắm được.
Mỗi thành viên trong đội nhóm triển khai mục tiêu công việc đều cần nhà quản lý phổ biến rõ ràng các phần công việc của từng cá nhân hoặc cần sự hợp tác của các thành viên trong nhóm. Điều này sẽ giúp mọi người hiểu rõ nhiệm vụ mình cần triển khai, nắm được tinh thần làm việc và hỗ trợ các thành viên đạt được mục tiêu đã đặt ra.
2.3. Đo lường hiệu quả
Khi doanh nghiệp đưa ra mục tiêu chung và nhà quản lý đặt ra những mục tiêu con giúp công việc được triển khai dễ dàng hơn, việc sử dụng công cụ đo lường sẽ giúp tổ chức nắm được mức độ hiệu quả của quá trình thực hiện công việc.
Nhà quản lý có thể đo lường bằng cách thiết lập mục tiêu công việc thông qua mục tiêu SMART, đo lường bằng OKRs hoặc sử dụng công cụ phổ biến nhất – KPI. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp sử dụng OKRs và KPI để đo lường hiệu suất công việc của nhân viên so với mục tiêu đặt ra. Vậy OKRs và KPI là gì?
- KPI là chỉ số đánh giá hiệu suất tập trung trong công việc của từng nhân viên hoặc từng nhóm nhân viên được thể hiện qua số liệu và bảng báo cáo đo lường nhằm phản ánh được hiệu quả hoạt động một cách khách quan nhất.
- OKRs là một hệ thống quản trị mục tiêu (Objective) để tạo ra các kết quả (Key Results) tốt nhất. OKRs giúp các doanh nghiệp viết nên những mục tiêu mang tính tham vọng nhiều hơn, có tính minh bạch và đánh giá rõ ràng hiệu suất của các thành viên.
Điều đặc biệt là cả hai công cụ này đều giúp công tăng cường sự tham gia các dự án hay nhiệm vụ của nhân viên thông qua việc đề cao tính minh bạch của mục tiêu. Toàn bộ nhân viên nhận thức được mục tiêu của tổ chức thì họ cũng sẽ tự tạo dựng các mục tiêu phát triển cá nhân với hiệu suất tốt nhất.
Tuy nhiên, dù sử dụng chỉ số đo lường nào, quan trọng là doanh nghiệp có được công cụ đo lường, đánh giá chính xác kết quả hoàn thành mục tiêu của nhân sự. Để làm được điều đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc, tiến độ dự án đang được nhiều tổ chức lựa chọn.
Phần mềm để đo lường hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp:
- Đo lường hiệu quả hoàn thành mục tiêu một cách tự động, chính xác hơn so với các phương pháp thủ công. Ghi nhận và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng, tránh sai sót do con người gây ra.
- Theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu và công việc thông qua chỉ số, biểu đồ và báo cáo. Điều này giúp người quản lý giám sát sự tiến triển và xác định các vấn đề sớm để có thể điều chỉnh và thay đổi kế hoạch nếu cần thiết.
- Đo lường hiệu suất hoàn thành mục tiêu như thời gian hoàn thành, chất lượng, năng suất làm việc và các yếu tố khác để đánh giá cá nhân hoặc đội nhóm.
- Theo dõi và phân bổ nhiệm vụ một cách phù hợp, đảm bảo rằng các mục tiêu được hoàn thành nhưng vẫn tiết kiệm nguồn lực.
- Cung cấp thông tin khách quan cho phép người quản lý đưa ra quyết định kịp thời, chính xác bằng cách điều chỉnh kế hoạch, phân công lại công việc hoặc tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất làm việc.
TRẢI NGHIỆM SỨC MẠNH QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, HOÀN THÀNH MỤC TIÊU VỚI MISA AMIS CÔNG VIỆC
2.4. Giúp đạt thành tích nổi bật trong công việc
Bằng cách thiết lập mục tiêu công việc, mỗi cá nhân sẽ đều có cơ hội tạo sự nổi bật hơn và cải thiện tinh thần làm việc của mình. Khi tự thiết lập mục tiêu công việc và đạt được mục tiêu của mình, bản thân bạn sẽ cảm thấy chúng ta đã làm việc vô cùng năng suất và cảm thấy tự tin hơn.
3. 10 bước để thiết lập mục tiêu cá nhân trong công việc
Dưới đây là 10 bước giúp bạn có thể thiết lập mục tiêu hiệu quả nhất:
3.1. Xác định tầm nhìn và giá trị cá nhân
Thực hiện: Bắt đầu bằng việc xác định tầm nhìn dài hạn và giá trị cốt lõi của bạn trong công việc. Hãy tự hỏi mình, “Tôi muốn đạt được điều gì trong sự nghiệp?” và “Những giá trị nào quan trọng đối với tôi?”.
Lợi ích: Xác định rõ tầm nhìn và giá trị giúp bạn định hướng cho các mục tiêu cá nhân và đảm bảo rằng chúng phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.
3.2. Xác định mục tiêu dài hạn và ngắn hạn
Thực hiện: Phân chia mục tiêu thành hai loại: dài hạn (3-5 năm) và ngắn hạn (3-12 tháng). Mục tiêu dài hạn có thể là thăng tiến lên một vị trí mới hoặc phát triển một kỹ năng chuyên môn, trong khi mục tiêu ngắn hạn có thể là hoàn thành một dự án hoặc đạt được chứng chỉ chuyên môn.
Lợi ích: Giúp bạn có cái nhìn tổng quan về con đường sự nghiệp và định hướng cho các bước cụ thể cần thực hiện.
>> Xem thêm: [Download free] 9+ mẫu KPI cho các phòng ban: Cách quản lý KPI tối ưu nhất
3.3. Sử dụng phương pháp SMART để thiết lập mục tiêu
SMART là một mô hình giúp thiết lập mục tiêu công việc cẩn thận, hiệu quả và dễ dàng theo dõi. SMART ở đây chính là Specific – Cụ thể, Measurable – Có thể đo lường, Achievable – Tính khả thi, Relevant – Sự liên quan và Time-based – Thời hạn đạt được mục tiêu.
S – Specific
Với mô hình SMART, chữ S đầu tiên đại diện cho tính cụ thể khi thiết lập mục tiêu công việc. Các mục tiêu được đặt ra càng có sự rõ ràng, chi tiết bao nhiêu thì mức độ khả thi và thực tế khi triển khai sẽ càng cao.
M – Measurable
Chữ M tiếp theo chính là đại diện cho sự đo lường được của mục tiêu công việc đã đặt ra. Khi thiết lập mục tiêu công việc, nhà quản lý cần chú ý tới năng lực của từng nhân viên để đo lường sự khả thi và mức độ hiệu quả sau khi hoàn thành công việc dựa trên những số liệu thực tế.
A – Achievable
Achievable chính là nói đến tính khả thi của mục tiêu được đưa ra. Đây cũng là tiêu chí quan trọng khi bắt đầu thiết lập mục tiêu công việc. Nhà quản lý hãy cân nhắc thật kỹ tới mục tiêu công việc này có bị quá sức với bản thân và từng nhân viên của mình hay không để có sự thay đổi kịp thời, tránh bỏ cuộc giữa chừng.
R – Relevant
Relevant chính là đề cập tới tính liên quan của mục tiêu công việc được thiết lập có phù hợp và liên quan tới mục tiêu chung của công ty hay không? Mục tiêu công việc cho cá nhân hoặc cho đội nhóm cũng đều cần đi đúng định hướng và sự phát triển của tổ chức đó.
T – Time-bound
T là thời gian đưa ra để đạt được mục tiêu công việc. Việc đặt thời hạn công việc sẽ là động lực thúc đẩy nhân viên làm việc năng suất hơn, tạo áp lực thời gian để họ hoàn thành đúng thời hạn và có trách nhiệm hơn. Áp thời gian cũng sẽ tạo tính kỷ luật và sự chuyên nghiệp trong xử lý công việc, nâng cao hiệu quả.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
3.4. Chia nhỏ mục tiêu thành các bước hành động
Đối với mỗi mục tiêu lớn, chia nhỏ thành các bước hành động cụ thể và dễ thực hiện. Ví dụ, nếu mục tiêu là đạt được chứng chỉ quản trị dự án, các bước nhỏ có thể bao gồm nghiên cứu các khóa học, đăng ký, và dành thời gian học tập hàng ngày.
Lợi ích: Giúp bạn duy trì động lực bằng cách đạt được các bước nhỏ liên tục, tạo ra cảm giác tiến bộ.
Xem thêm: Top phần mềm quản lý KPI miễn phí hiệu quả nhất
3.5. Xác định nguồn lực cần thiết
Xem xét những nguồn lực bạn cần để đạt được mục tiêu, bao gồm thời gian, tài chính, sự hỗ trợ từ đồng nghiệp, hoặc các kỹ năng cần học tập thêm.
Lợi ích: Giúp bạn lên kế hoạch tốt hơn, chủ động tìm kiếm và sắp xếp các nguồn lực hỗ trợ.
3.6. Đặt thời hạn cho từng bước
Gắn thời hạn cụ thể cho mỗi bước hành động và cho toàn bộ mục tiêu. Ví dụ, “Hoàn thành khóa học kỹ năng mềm vào cuối tháng 12.”
Lợi ích: Giúp bạn duy trì kỷ luật, tránh sự trì hoãn, và đánh giá tiến độ một cách rõ ràng.
3.7. Theo dõi và đánh giá tiến độ
Theo dõi tiến độ của bạn thường xuyên, ví dụ như hàng tuần hoặc hàng tháng. Ghi chú lại những gì đã hoàn thành, những khó khăn gặp phải và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
Lợi ích: Giúp bạn nhận biết được tiến bộ, điều chỉnh kịp thời khi gặp khó khăn và duy trì sự tập trung vào mục tiêu.
3.8. Điều chỉnh mục tiêu khi cần thiết
Linh hoạt trong việc điều chỉnh mục tiêu khi có những thay đổi về hoàn cảnh, nguồn lực, hoặc ưu tiên trong công việc. Nếu một mục tiêu trở nên không còn phù hợp, hãy cân nhắc điều chỉnh để phù hợp với tình hình mới.
Lợi ích: Giúp bạn thích nghi với thay đổi và duy trì sự hiệu quả trong quá trình làm việc.
3.9. Tự thưởng cho những thành công nhỏ
Đặt ra phần thưởng nhỏ khi hoàn thành từng bước hoặc đạt được mục tiêu ngắn hạn. Điều này có thể là một buổi nghỉ ngơi, một cuốn sách mới, hoặc bất cứ điều gì khiến bạn cảm thấy hài lòng.
Lợi ích: Giúp bạn duy trì động lực và tạo cảm giác hài lòng, khuyến khích bản thân tiếp tục nỗ lực.
3.10. Học hỏi từ những thất bại và thành công
Sau mỗi mục tiêu đã hoàn thành (hoặc không hoàn thành), hãy xem xét những gì bạn đã học được. Đặt câu hỏi: “Điều gì đã giúp tôi thành công?” hoặc “Lý do gì khiến tôi không đạt được mục tiêu?”
Lợi ích: Tích lũy kinh nghiệm từ quá trình thiết lập và đạt mục tiêu, từ đó cải thiện cách đặt mục tiêu trong tương lai.
>> Xem thêm: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc: 7 tác động cần thay đổi
4. Cách rèn luyện kỹ năng thiết lập mục tiêu cá nhân
Rèn luyện kỹ năng thiết lập mục tiêu cá nhân là quá trình liên tục và cần sự kiên nhẫn. Dưới đây là cách thực hiện hiệu quả để rèn luyện kỹ năng thiết lập mục tiêu cá nhân:
4.1. Thành thật với bản thân
Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của bản thân một cách trung thực. Điều này giúp bạn xác định mục tiêu phù hợp với khả năng và hoàn cảnh của mình.
Hãy tự hỏi: “Mình thực sự mong muốn điều gì?” Điều này giúp bạn tránh việc đặt ra những mục tiêu không thực tế hoặc chạy theo kỳ vọng của người khác.
4.2. Tìm kiếm sự hỗ trợ
Chia sẻ mục tiêu của bạn với bạn bè, đồng nghiệp, hoặc người thân để nhận được lời khuyên và động viên.
Tìm kiếm sự hỗ trợ từ một người cố vấn hoặc tham gia vào nhóm có cùng chí hướng để được chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi từ những người đã thành công.
4.3. Sử dụng kỹ thuật ghi chú và theo dõi tiến trình
Ghi chú mục tiêu của bạn và chia nhỏ thành các bước cụ thể. Sử dụng công cụ như sổ tay, ứng dụng ghi chú, hoặc bảng trắng để theo dõi tiến trình thực hiện.
Thường xuyên kiểm tra danh sách và đánh dấu các bước đã hoàn thành. Điều này giúp bạn nhìn rõ tiến trình và giữ vững động lực.
4.4. Liên tục đánh giá lại mục tiêu và sự tiến bộ
Thường xuyên xem xét lại mục tiêu đã đặt ra để đảm bảo chúng vẫn phù hợp với hoàn cảnh hiện tại và định hướng của bạn.
Đánh giá sự tiến bộ một cách định kỳ (hàng tuần, hàng tháng) để kịp thời điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
4.5. Học từ thất bại
Đừng nản lòng khi gặp thất bại. Hãy xem đó là cơ hội để học hỏi và hoàn thiện kỹ năng thiết lập mục tiêu.
Xem xét nguyên nhân của thất bại, từ đó rút ra bài học và tìm cách cải thiện trong những lần tiếp theo.
4.6. Tự thưởng
Đặt ra các phần thưởng nhỏ cho mỗi cột mốc đạt được. Điều này giúp duy trì động lực và tạo cảm giác hài lòng khi nhìn thấy thành quả.
Tự thưởng có thể đơn giản như dành thời gian thư giãn, mua một món đồ yêu thích, hoặc tự thưởng cho mình một ngày nghỉ.
Bằng cách thực hiện các bước này một cách kiên trì, bạn sẽ dần rèn luyện được kỹ năng thiết lập mục tiêu cá nhân, giúp bạn tiến gần hơn đến thành công trong cuộc sống và sự nghiệp.
>> Xem thêm: [15+ mẫu miễn phí] Bí quyết quản lý công việc bằng Google Sheet tối ưu
5. Cách tránh các lỗi thường gặp khi xây dựng mục tiêu
Khi xây dựng mục tiêu, ai cũng dễ mắc phải một số sai lầm. Dưới đây là những lỗi thường gặp và cách để tránh chúng, được trình bày một cách đơn giản, hài hước để bạn dễ nhớ:
5.1. Mục tiêu mơ hồ như… sương mù
Bạn đặt ra những mục tiêu chung chung kiểu như “Mình sẽ giàu!” hay “Mình sẽ khỏe mạnh hơn!”. Nghe thì hoành tráng, nhưng chẳng có gì cụ thể để bắt tay vào làm.
Cách tránh: Hãy cụ thể hóa mục tiêu, ví dụ: “Tăng doanh thu lên 20% trong 6 tháng” hoặc “Chạy bộ 3 lần mỗi tuần, mỗi lần 30 phút.” Tưởng tượng bạn đang vẽ một bản đồ chi tiết thay vì chỉ nói “Đi về hướng mặt trời!”
5.2. Quá tham vọng, như muốn leo Everest trong 1 ngày
Bạn đặt ra những mục tiêu quá cao, vượt quá khả năng, dẫn đến mệt mỏi và nản chí. Hôm nay đặt mục tiêu tiết kiệm 1 tỷ đồng trong vòng 1 tháng mà tiền trong túi chỉ có… 500k!
Cách tránh: Chia nhỏ mục tiêu thành các bước nhỏ hơn, vừa sức hơn. Thay vì “tiết kiệm 1 tỷ,” hãy bắt đầu bằng “tiết kiệm 10 triệu mỗi tháng.” Leo Everest cũng cần chinh phục từng chặng nhỏ trước đã!
5.3. Không có thời hạn – như lời hứa “mai mình làm!”
Bạn không đặt ra thời hạn hoàn thành mục tiêu, khiến bạn dễ trì hoãn và rơi vào vòng xoáy “để mai tính.”
Cách tránh: Luôn gắn kèm thời hạn cụ thể với mục tiêu. Ví dụ, “Hoàn thành kế hoạch kinh doanh trước ngày 30/11” – để bạn không còn cớ để trì hoãn.
Đó là lúc MISA AMIS Công Việc trở thành “người trợ lý” đắc lực của bạn! Với tính năng quản lý và phân bổ công việc rõ ràng, bạn có thể thiết lập thời hạn cho từng nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, và nhận thông báo nhắc nhở để không bỏ lỡ bất kỳ mục tiêu nào.
MISA AMIS Công Việc cho phép bạn:
- Thiết lập thời hạn cho từng công việc: Chỉ cần nhập ngày hoàn thành, phần mềm sẽ tự động theo dõi và nhắc nhở bạn.
- Phân chia mục tiêu lớn thành các công việc nhỏ: Giúp bạn dễ dàng quản lý và biết mình cần làm gì mỗi ngày để đạt được mục tiêu chung.
- Theo dõi tiến trình: Bạn có thể theo dõi trực quan tiến độ hoàn thành công việc, biết được mình đã tiến gần tới đích như thế nào.
- Nhắc nhở thông minh: Không còn lo “quên deadline” khi đã có AMIS Công Việc nhắc nhở kịp thời, giúp bạn giữ vững tiến độ.
Với MISA AMIS Công Việc, việc quản lý thời gian và mục tiêu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, giúp bạn tránh rơi vào “bẫy trì hoãn” và luôn chủ động trong mọi kế hoạch.
5.4. Không đo lường được – như đếm sao trời
Mục tiêu quá mơ hồ, không thể đo lường được. Kiểu như “Mình muốn hạnh phúc hơn” – nghe rất hay, nhưng làm sao biết đã đạt được hay chưa?
Cách tránh: Đặt mục tiêu đo lường được, ví dụ: “Tập thể dục ít nhất 4 lần/tuần” hoặc “Đọc ít nhất 2 cuốn sách mỗi tháng.” Đơn giản, dễ đếm, dễ kiểm chứng!
5.5. Quên mất khả năng của mình – tự làm khó mình
Đặt ra mục tiêu vượt xa nguồn lực và khả năng hiện tại. Giống như bạn vừa mới học bơi nhưng lại đặt mục tiêu… vượt biển.
Cách tránh: Đánh giá kỹ nguồn lực hiện tại trước khi đặt mục tiêu. Hãy thành thật với bản thân và xác định mục tiêu khả thi trong tầm tay. Vẫn cần thách thức, nhưng phải vừa sức!
5.6. Không theo dõi tiến trình – như đi đường mà không nhìn bản đồ
Bạn không theo dõi tiến trình đạt mục tiêu, dẫn đến việc không biết mình đang ở đâu, tiến bộ đến mức nào.
Cách tránh: Sử dụng các công cụ như sổ tay, ứng dụng quản lý thời gian để ghi chú và theo dõi tiến trình. Điều này sẽ giúp bạn điều chỉnh chiến lược khi cần và biết khi nào cần tăng tốc.
5.7. Không linh hoạt – như thuyền gặp bão mà vẫn lao thẳng
Cố chấp bám vào mục tiêu đã đặt mà không điều chỉnh khi tình hình thay đổi. Cuối cùng lại vất vả mà không đạt được kết quả.
Cách tránh: Hãy linh hoạt! Nếu mục tiêu trở nên quá khó hoặc hoàn cảnh thay đổi, hãy điều chỉnh nó. Điều quan trọng là tiến lên phía trước, chứ không phải nhất thiết phải theo đúng lộ trình ban đầu.
6. Tổng kết
Việc thiết lập mục tiêu công việc giúp nhà quản lý và nhân viên đi đúng định hướng và hoàn thành mục tiêu chung của công ty. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các nhà quản lý và tổ chức tìm ra được phương thức phù hợp với doanh nghiệp của mình để xây dựng mục tiêu công việc hiệu quả và gặt hái nhiều thành công.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
