Quản lý công việc bằng Google Sheet là cách làm việc phổ biến nhất mà các cá nhân, doanh nghiệp thường sử dụng. Với những tính năng hữu ích, dễ dàng tiếp cận, Google Sheet được xem là công cụ không thể thiếu để quản lý công việc và theo dõi hiệu suất.
Trong bài viết sau, MISA AMIS sẽ gửi đến bạn một số hướng dẫn làm việc và các mẫu quản lý công việc qua Google Sheet thông minh. Cùng tìm hiểu ngay!
I. Giải quyết bài toán quản lý chồng chéo nhờ Google Sheet
1. Quản lý công việc bằng Google Sheet là gì?
Google Sheets hay Google Trang tính là ứng dụng bảng tính trực tuyến miễn phí của Google. Về cơ bản, Google Sheets sở hữu những tính năng tương tự Excel với giao diện, thao tác tập trung trên bảng tính lớn.
Ứng dụng này thích hợp cho tất cả mọi người, mọi đặc thù công việc nhờ tạo ra tệp dữ liệu mở, chia sẻ liên thông cũng như sắp xếp, tính toán chính xác số liệu đưa vào. Đặc trưng cơ bản của Google Sheets bao gồm:
- Đáp ứng đa dạng nhu cầu quản lý dự án, theo dõi tiến độ, lập kế hoạch, soạn thảo văn bản,…
- Hiển thị báo cáo trực quan theo dạng biểu đồ thanh, biểu đồ thanh xếp chồng, biểu đồ đường, biểu đồ Gantt…
- Ứng dụng các hàm tính toán để phân tích dữ liệu nâng cao với số lượng lớn, giảm thiểu thao tác thủ công.
- Liên kết với các sản phẩm khác của Google như Google Docs , Drive và Gmail tạo nên hệ thống công cụ làm việc đồng bộ.
- Chia sẻ, cộng tác đồng thời nhiều thành viên trong một file Google Sheets.
2. Tại sao doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Google Sheet để quản lý công việc?
Google Sheets có sẵn trên Google Drive nên người dùng chỉ cần đăng nhập tài khoản Gmail để sử dụng ngay lập tức. Do vậy, bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận Google Sheets lập kế hoạch quản lý công việc.
Đối với doanh nghiệp, Google Sheets mang lại những lợi ích như:
- Cộng tác theo thời gian thực: Google Trang tính giới hạn tối đa 100 người dùng truy cập cùng lúc mà chủ sở hữu vẫn theo dõi, nắm quyền chỉnh sửa chính. Dù ở đâu các thành viên công ty cũng xử lý được yêu cầu công việc tức thời, đảm bảo tiến độ đề ra.
- Giao diện thân thiện: Thiết kế từng phần công cụ trên Google Sheets được sắp xếp rõ ràng, trực quan. Người dùng thường nhanh chóng khám phá được những thao tác đơn giản như soạn văn bản, soạn bảng tính. Với những nghiệp vụ phức tạp hơn, bạn có thể tìm hiểu các hướng dẫn chi tiết trên Google.
- Không mất chi phí sử dụng: Không gian quản lý công việc bằng Google Sheet hoàn toàn miễn phí cho tất cả mọi người. Tuy nhiên, một tài khoản chỉ có 15GB lưu trữ. Những cá nhân, tổ chức có nhu cầu lưu trữ tài liệu lớn sẽ phải trả tiền mua thêm dung lượng.
>> Xem thêm: Mẫu checklist công việc: Download miễn phí 10+ mẫu trên Excel tốt nhất 2023
II. Các tính năng quản lý công việc tiêu biểu của Google Sheet
1. Thiết lập bảng tính trực tuyến
Tương tự như Excel, Google Sheet hỗ trợ người dùng tạo bảng tính xử lý dữ liệu phục vụ quản lý công việc. Thế nhưng, nhờ ứng dụng công nghệ nền tảng điện toán đám mây, Google Sheet còn cho phép làm việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị khác nhau.
2. Cập nhật, lưu trữ thay đổi mới tự động
Ưu điểm lớn nhất của quản lý công việc bằng Google Sheet so với phần mềm khác là tính năng lưu trữ thay đổi tự động. Người dùng không cần thao tác lưu vào máy tính mà mọi chỉnh sửa đều sẽ được tự ghi nhớ.
Bằng cách này, doanh nghiệp hạn chế nguy cơ mất thông tin trong trường hợp quên nhấn lưu hay vô tình xóa file khi chưa hoàn thành. Đồng thời, chủ sở hữu còn truy vết được các lỗi sai, người đã sửa, từ đó quản lý chặt chẽ, chính xác hơn.
3. Cộng tác làm việc nhóm dễ dàng
Với Google Sheet, việc cộng tác giữa các đội nhóm, phòng ban trong doanh nghiệp không còn mất nhiều thời gian chờ đợi chuyển file công việc.
Thay vì gửi tài liệu đến nhiều thành viên, người quản lý chỉ cần mở một file duy nhất. Mọi người cùng cập nhật, quản lý lẫn nhau ngay tại một thời điểm. Google Sheet cũng cung cấp tính năng trò chuyện trực tiếp trên trang để các thành viên thảo luận, đề xuất sửa đổi.
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG SỐ MISA AMIS
III. Những thao tác quản lý công việc bằng Google Sheet bạn cần biết
1. Cài đặt quyền khi chia sẻ
Vì Google Sheet tạo điều kiện làm việc cùng nhau trên bảng tính công việc nên chủ sở hữu cần lưu ý cài đặt quyền trước khi chia sẻ file. Nhà quản lý thực hiện thao tác phân quyền qua các bước sau:
Trên thanh công cụ của file tài liệu Google Sheet, chọn “Tệp”, kéo đến tính năng “Chia sẻ”, chọn “Chia sẻ với người khác”. Đối tượng nhận file có thể cụ thể hóa bằng cách nhập Email hoặc chọn chia sẻ chung tới tất cả người nhận đường liên kết. Cuối cùng, chủ sở hữu quyết định chế độ chia sẻ tương ứng dựa trên mục tiêu:
- Chỉ xem: Chủ sở hữu chỉ muốn cho các thành viên khác xem và nắm bắt nội dung tổng quan về kế hoạch, báo cáo công việc. Người nhận không có quyền thực hiện bất kỳ thao tác chỉnh sửa nào khác.
- Nhận xét: Chủ sở hữu muốn nhờ các thành viên khác hoặc trình lên cấp trên nhận xét, góp ý sửa đổi nhằm hoàn thiện nội dung tốt nhất.
- Chỉnh sửa: Chủ sở hữu cần các thành viên làm việc và chỉnh sửa trực tiếp trên bảng tính.
2. Giao việc trực tiếp trên Sheet
Người quản lý không cần nhắn tin riêng cho nhân viên mà dễ dàng giao việc trực tiếp trên bảng tính. Các bước thao tác bao gồm:
- Chọn ô chứa công việc cần giao.
- Ấn chuột phải, chọn “Comment”.
- Nhập “@” để gắn địa chỉ Email người nhận.
- Tích vào ô “Giao cho…” và thêm nhận xét.
Sau khi thêm nhận xét, Email tự động gửi trực tiếp đến người chịu trách nhiệm thực hiện công việc. Nhân viên nhận được thông báo công việc sẽ được thêm vào trang tính ngay lập tức.
3. Tạo danh sách nhiều lựa chọn
Quản lý công việc bằng Google Sheet đáp ứng yêu cầu chọn nhiều thông tin lặp lại như người phụ trách, tiến độ công việc… Lúc này, người dùng nên cài tính năng Danh sách thả xuống (Drop list) để tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.
Các bước tạo Drop list:
- Chọn dải ô cần thêm Drop list.
- Trên thanh công cụ, chọn “Dữ liệu”.
- Chọn tính năng “Xác thực dữ liệu”, một bảng điều khiển tổng quan sẽ hiện ra.
- Nhìn vào mục “Tiêu chí” và chọn “Danh sách mục”.
- Nhập các lựa chọn vào ô bên cạnh, ngăn cách mỗi lựa chọn bằng “,”. Ví dụ: Đang làm, Chờ duyệt, Đã hoàn thành.
- Ấn lưu để hiện danh sách lựa chọn.
Như vậy, người quản lý sẽ thuận tiện theo dõi, xử lý công việc đúng tiến độ. Thêm vào đó, để lọc nhanh lựa chọn cần tìm trên Google Sheet người dùng có thể kết hợp cả tính năng Bộ lọc (Filter):
- Chọn hàng cần lọc lựa chọn/dữ liệu.
- Trên thanh công cụ chọn “Dữ liệu”.
- Chọn tính năng “Tạo bộ lọc”.
- Nhấn vào biểu tượng “Bộ lọc” tại ô đầu tiên trên cột.
- Chọn trường cần lọc.
4. Tạo Checkbox công việc
Checkbox của Google Sheet thường dùng để đánh dấu những đầu việc đã hoàn thành. Cách làm này giúp cả người quản lý và nhân sự nắm được tiến độ công việc trực quan. Để tạo Checkbox, người dùng chọn ô cần chèn, trên thanh công cụ chọn “Chèn”, nhấn vào “Hộp kiểm”, sau đó kéo xuống các ô bên dưới để tạo thành một bảng Checkbox chung.
>> Tìm hiểu ngay Top 20 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
5. Theo dõi tiến độ công việc với Google Sheet
Kanban là một trong những mô hình được ứng dụng nhiều nhất vào quản lý công việc bằng Google Sheet. Các thẻ Kanban làm rõ quy trình làm việc theo từng giai đoạn chờ thực hiện, đang thực hiện, đã hoàn thành.
Để xây dựng biểu đồ Kanban trên Google Sheet, người dùng cần:
- Tạo 1 bảng bao gồm 3 cột tương ứng là Chờ thực hiện – Đang thực hiện – Đã hoàn thành.
- Các thành viên chủ động báo cáo công việc vào trạng thái cột tương ứng cho người quản lý theo dõi liên tục.
- Khi công việc chuyển sang giai đoạn mới, các thành viên chỉ cần kéo thả công việc sang ô kế tiếp.
- Người quản lý cài thêm hàm COUNT ở đầu mỗi cột sẽ tính được tổng số lượng công việc ở mỗi giai đoạn nhanh nhất.
IV. Tổng hợp các mẫu quản lý công việc bằng Google Sheet cho năm 2023
1. Mẫu quản lý chi phí hàng tháng bằng Google Sheet
Quản lý chi phí rõ ràng là yêu cầu bắt buộc với các doanh nghiệp, các công việc cụ thể. Vì vậy, hãy Tải mẫu theo dõi chi phí hàng tháng trên Google Sheet để giảm bớt áp lực giám sát, nắm bắt sự tăng, giảm chi phí kịp thời.
2. Mẫu quản lý dự án bằng Google Sheet
Quản lý dự án bằng Google Sheet sẽ chia nhỏ dự án thành các giai đoạn phù hợp. Người dùng có thể phân bổ từng giai đoạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và lập kế hoạch chi tiết hàng ngày.
TẢI MẪU QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG GOOGLE SHEET
3. Quản lý công việc bằng Google Sheet theo lịch trình
Thiết lập lịch trình hàng ngày giúp các đội nhóm đi xử lý chính xác khối lượng nhiệm vụ lớn, phức tạp. Mẫu lịch trình Google Sheet sau sẽ giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch từng ngày.
TẢI MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG GOOGLE SHEET THEO LỊCH TRÌNH
4. Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản trên Google Trang tính
Như đã đề cập ở trên, biểu đồ Gantt thích hợp ứng dụng trong quá trình theo dõi tiến độ dự án trực quan. Tải mẫu biểu đồ Gantt quản lý công việc dưới đây nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian cài đặt và cải tiến cách thức lãnh đạo ngay.
5. Mẫu quản lý công việc hàng ngày trong dự án
Một số dự án cần xem xét chuyên sâu hàng ngày để đảm bảo công việc đang tiến triển thuận lợi. Do đó, mẫu quản lý Google Sheet giúp người dùng xem báo cáo tập trung, không cần đi hỏi từng nhân sự. Nhận phiên bản mẫu quản lý công việc này Tại đây.
Sự khác biệt giữa quản lý công việc bằng phần mềm và bằng google sheet
Quản lý công việc bằng google sheet có một số điểm hạn chế như:
- Nếu số dòng, số cột quá nhiều sẽ gây khó khăn trong việc xem báo cáo
- Số lượng công việc nhiều, kéo theo quá nhiều file quản lý khiến người dùng mất tập trung, khó kiểm soát
- Quản lý rời rạc
- Tính năng bảo mật kém
- Không có tính liên kết
Ưu điểm khi quản lý công việc bằng phần mềm
- Dễ dàng biết được tình hình và tiến độ của tất cả các dự án, công việc.
- Đánh giá tiến độ trên từng công việc con và bao quát toàn dự án rất dễ dàng.
- Phần mềm quản lý công việc giúp lãnh đạo nắm rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên
- Dữ liệu dự án đã và đang thực hiện đều được lưu lại an toàn
- Thông báo, nhắc nhở lịch làm việc, deadline để tránh bỏ lỡ những công việc quan trọng.
- Với hệ thống báo cáo theo thời gian thực, ứng dụng giao việc dễ dàng đánh giá năng suất nhân viên.
- Phần mềm quản lý công việc online trang bị thêm tính năng check-in vị trí làm việc dõi nhân viên dễ dàng hơn khi làm việc từ xa
V. Kết luận
Có thể nói, quản lý công việc bằng Google Sheet không chỉ là ứng dụng bảng tính đơn thuần mà còn là công cụ giúp theo dõi tiến độ, đảm bảo năng suất hữu hiệu. Hy vọng qua bài viết, bạn đã tìm thấy cách thức ứng dụng Google Sheet phù hợp và triển khai quản lý thành công trong đội ngũ, doanh nghiệp mình.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
