Chuyển đổi số Hợp đồng số Quy trình ký kết hợp đồng là gì? Quy trình này diễn...

Quy trình ký kết hợp đồng là gì? Quy trình này diễn ra như thế nào?

Trong đời sống hằng ngày, ký kết hợp đồng là hoạt động rất phổ biến, diễn ra giữa hai hay nhiều bên nhằm đạt được thỏa thuận chung trong việc đáp ứng các quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên. Vậy quy trình ký kết hợp đồng diễn ra như thế nào? Mời Doanh nghiệp tham khảo thông tin liên quan trong bài viết sau đây của AMIS MISA.

I. Ký kết hợp đồng là gì?

quy trình ký kết hợp đồng

Điều 385 Luật Dân sự 2015 quy định:

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Theo đó, ký kết hợp đồng là việc các cá nhân, tổ chức có đủ tư cách tham gia một cách bình đẳng, tự nguyện vào việc thỏa thuận một giao dịch nhất định, trong đó, mỗi bên sẽ có các quyền và nghĩa vụ tương ứng với bên kia.

>>> Bài viết liên quan: Định nghĩa về hợp đồng và các loại hợp đồng thông dụng hiện nay

II. Quy định pháp luật về ký kết hợp đồng

Trong các văn bản pháp luật hiện nay, không sử dụng khái niệm “Ký kết hợp đồng” mà sử dụng khái niệm “Giao kết hợp đồng”.

Về giao kết hợp đồng, Bộ Luật Dân sự 2015 có các quy định như sau:

Quy định về ký kết hợp đồng
✅Địa điểm giao kết hợp đồng
  • Địa điểm giao kết hợp đồng do các bên thỏa thuận; nếu không có thỏa thuận thì địa điểm giao kết hợp đồng là nơi cư trú của cá nhân hoặc trụ sở của pháp nhân đã đưa ra đề nghị giao kết hợp đồng.
✅Thời điểm giao kết hợp đồng
  • Hợp đồng được giao kết vào thời điểm bên đề nghị nhận được chấp nhận giao kết.
  • Trường hợp các bên có thỏa thuận im lặng là sự trả lời chấp nhận giao kết hợp đồng trong một thời hạn thì thời điểm giao kết hợp đồng là thời điểm cuối cùng của thời hạn đó.
  • Thời điểm giao kết hợp đồng bằng lời nói là thời điểm các bên đã thỏa thuận về nội dung của hợp đồng.
  • Thời điểm giao kết hợp đồng bằng văn bản là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hay bằng hình thức chấp nhận khác được thể hiện trên văn bản.
  • Trường hợp hợp đồng giao kết bằng lời nói và sau đó được xác lập bằng văn bản thì thời điểm giao kết hợp đồng được xác định theo khoản 3 Điều này.
✅Hiệu lực của hợp đồng
  • Hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác. Từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực, các bên phải thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với nhau theo cam kết.
  • Hợp đồng chỉ có thể bị sửa đổi hoặc hủy bỏ theo thỏa thuận của các bên hoặc theo quy định của pháp luật.

>>> Bài viết liên quan: Hợp đồng vô hiệu có bị mất hoàn toàn giá trị pháp lý không?

III. Quy trình ký kết hợp đồng phổ biến

quy trình ký hợp đồng giấy

Thông thường, quy trình ký kết một bộ hợp đồng sẽ gồm 03 bước: Đề nghị giao kết hợp đồng – Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng – Giao kết hợp đồng. Cụ thể:

Bước 1 trong ký kết hợp đồng: Đề nghị giao kết hợp đồng

Đề nghị giao kết hợp đồng là việc thể hiện rõ ý định giao kết hợp đồng và chịu sự ràng buộc về đề nghị này của bên đề nghị đối với bên đã được xác định hoặc tới công chúng (sau đây gọi chung là bên được đề nghị).

Trường hợp đề nghị giao kết hợp đồng có nêu rõ thời hạn trả lời, nếu bên đề nghị lại giao kết hợp đồng với người thứ ba trong thời hạn chờ bên được đề nghị trả lời thì phải bồi thường thiệt hại cho bên được đề nghị mà không được giao kết hợp đồng nếu có thiệt hại phát sinh.

✅Thời điểm đề nghị giao kết hợp đồng Thời điểm đề nghị giao kết hợp đồng có hiệu lực được xác định như sau:
  • Do bên đề nghị ấn định;
  • Nếu bên đề nghị không ấn định thì đề nghị giao kết hợp đồng có hiệu lực kể từ khi bên được đề nghị nhận được đề nghị đó, trừ trường hợp luật liên quan có quy định khác.

Các trường hợp sau đây được coi là đã nhận được đề nghị giao kết hợp đồng:

  • Đề nghị được chuyển đến nơi cư trú, nếu bên được đề nghị là cá nhân; được chuyển đến trụ sở, nếu bên được đề nghị là pháp nhân;
  • Đề nghị được đưa vào hệ thống thông tin chính thức của bên được đề nghị;
  • Khi bên được đề nghị biết được đề nghị giao kết hợp đồng thông qua các phương thức khác.
✅Thay đổi, rút lại đề nghị giao kết hợp đồng

Bên đề nghị có quyền thay đổi, rút lại đề nghị giao kết hợp đồng trong trường hợp:

  • Bên được đề nghị nhận được thông báo về việc thay đổi, rút lại đề nghị trước hoặc cùng thời điểm nhận được đề nghị;
  • Điều kiện thay đổi, rút lại đề nghị phát sinh (chỉ trong trường hợp bên đề nghị có nêu rõ về việc được thay đổi, rút lại đề nghị khi điều kiện đó phát sinh).

Lưu ý: Khi nội dung của đề nghị thay đổi thì được xác định là đề nghị mới.

✅Sửa đổi đề nghị do bên được đề nghị đề xuất

Bên được đề nghị khi đã chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng được nêu điều kiện hoặc sửa đổi đề nghị.

Khi bên được đề nghị sửa đổi đề nghị thì coi như bên này đã đưa ra đề nghị mới.

✅Hủy bỏ đề nghị giao kết hợp đồng Bên đề nghị giao kết hợp đồng được hủy bỏ đề nghị giao kết hợp đồng khi:
  • Đã nêu quyền hủy bỏ trong đề nghị;
  • Bên được đề nghị nhận được thông báo về việc hủy bỏ đề nghị trước khi bên này gửi thông báo chấp nhận đề nghị giao kết.
✅Chấm dứt đề nghị giao kết hợp đồng Các trường hợp chấm dứt đề nghị giao kết hợp đồng:
  • Bên được đề nghị chấp nhận việc giao kết hợp đồng;
  • Bên được đề nghị trả lời không chấp nhận đề nghị giao kết;
  • Hết thời hạn trả lời đề nghị;
  • Khi thông báo về việc thay đổi, rút lại đề nghị hợp đồng có hiệu lực;
  • Khi thông báo về việc hủy bỏ đề nghị giao kết hợp đồng;

Theo thỏa thuận của các bên trong thời hạn chờ bên được đề nghị trả lời.

Bước 2 trong ký kết hợp đồng: Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng

Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng là sự trả lời của bên được đề nghị về việc chấp nhận toàn bộ nội dung của đề nghị.

Sự im lặng được coi là chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng khi và chỉ khi các bên có thỏa thuận hoặc thói quen đã được xác lập giữa các bên.

✅Thời hạn trả lời chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng

Trường hợp bên đề nghị ấn định thời hạn trả lời thì việc trả lời chấp nhận chỉ có hiệu lực trong thời hạn đó. Nếu bên đề nghị nhận được trả lời khi đã hết thời hạn thì chấp nhận này được coi là đề nghị mới của bên chậm trả lời.

Trường hợp bên đề nghị không nêu rõ thời hạn trả lời thì việc trả lời chấp nhận đề nghị có hiệu lực nếu được thực hiện trong khoảng thời gian hợp lý.

Trường hợp vì lý do khách quan mà thông báo chấp nhận đề nghị đến chậm mà bên đề nghị biết hoặc phải biết lý do này thì thông báo chấp nhận giao kết vẫn có hiệu lực. Trừ trường hợp bên đề nghị trả lời ngay không đồng ý với chấp nhận của bên được đề nghị.

Trường hợp các bên trực tiếp với nhau (bằng điện thoại hoặc phương tiện khác) thì bên được đề nghị phải trả lời ngay. Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về thời hạn trả lời.

✅Trường hợp bên đề nghị giao kết hợp đồng chết, mất năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn Trường hợp bên đề nghị chết, mất năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi sau khi bên được đề nghị trả lời chấp nhận giao kết hợp đồng thì đề nghị giao kết hợp đồng vẫn có giá trị, trừ trường hợp nội dung giao kết gắn liền với nhân thân bên đề nghị.
✅Trường hợp bên được đề nghị giao kết hợp đồng chết, mất năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi Trừ trường hợp nội dung giao kết hợp đồng gắn liền với nhân thân, đề nghị giao kết hợp đồng vẫn có giá trị khi bên được đề nghị trả lời chấp nhận giao kết hợp đồng (đối với bên đề nghị) và việc trả lời chấp nhận đề nghị vẫn có giá trị (đối với bên được đề nghị).
✅Rút lại thông báo chấp nhận giao kết hợp đồng Bên được đề nghị giao kết hợp đồng có thể rút lại thông báo chấp nhận giao kết hợp đồng khi và chỉ khi thông báo về việc rút lại đến trước hoặc cùng thời điểm bên đề nghị nhận được trả lời chấp nhận giao kết hợp đồng.

Bước 3 trong ký kết hợp đồng: Giao kết hợp đồng

  • Hợp đồng được giao kết vào thời điểm bên đề nghị nhận được chấp nhận giao kết.
  • Trường hợp giao kết hợp đồng bằng lời nói: thời điểm giao kết được xác định là thời điểm các bên đã thỏa thuận về nội dung hợp đồng.
  • Trường hợp giao kết hợp đồng bằng văn bản: thời điểm giao kết được xác định là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hoặc bằng hình thức chấp nhận khác thể hiện trên văn bản.
  • Trường hợp giao kết hợp đồng bằng lời nói, sau đó được xác lập bằng văn bản thì thời điểm giao kết được xác định như trong trường hợp giao kết hợp đồng bằng lời nói.
  • Trường hợp các bên thỏa thuận sự im lặng là sự trả lời chấp nhận giao kết hợp đồng trong một thời hạn thì thời điểm giao kết hợp đồng là thời điểm cuối cùng của thời hạn đó.

IV. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử

quy trình ký hợp đồng điện tử

Theo Điều 33 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11:

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.

Theo Điều 34 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11:

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Hợp đồng điện tử mang lại nhiều tiện ích hơn so với hợp đồng giấy truyền thống, điển hình là: tiết kiệm công sức, thời gian, tiền bạc trong quá trình giao kết hợp đồng. Mọi người có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi bằng nhiều thiết bị khác nhau. Từ điện thoại, laptop, máy tính,…

Hợp đồng điện tử được ký xác nhận thông qua chữ ký điện tử. Đây cũng là khác biệt lớn so với ký hợp đồng giấy truyền thống.

Thông thường, quy trình ký kết hợp đồng điện tử sẽ diễn ra theo 03 bước sau:

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

  1. Người dùng (bên đề nghị giao kết) tiến hành đăng nhập tài khoản trên hệ thống phần mềm ký hợp đồng điện tử.
  2. Tạo lập hợp đồng với đầy đủ các nội dung về điều khoản, quyền, nghĩa vụ của các bên.
  3. Xác định các luồng ký, thứ tự ký, vị trí ký, vai trò ký hợp đồng.
  4. Hệ thống tạo luồng ký tự động.
  5. Ký số và gửi hợp đồng cho đối tác (bên được đề nghị giao kết).

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

Bên được đề nghị sẽ trả lời về việc chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng bằng hành động cụ thể:

  • Người được đề nghị giao kết hợp đồng nhận email thông báo tự động, truy cập vào đường link (đường dẫn) đến hợp đồng mà không cần tài khoản đăng nhập trên hệ thống.
  • Duyệt trước nội dung hợp đồng và tiến hành xác nhận đồng ý với những nội dung trong hợp đồng bằng cách ký số (có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập chung HSM…).

Bước 3: Thực hiện hợp đồng điện tử

  • Sau khi hoàn tất việc ký kết hợp đồng, hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử sẽ gửi thông báo hoàn tất ký hợp đồng đến các bên. Lúc này, hợp đồng điện tử được lưu trữ và mã hoá giao kết hợp đồng.
  • Các bên chuẩn bị các công đoạn (như là cung cấp hàng hóa, dịch vụ) theo như những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng điện tử.

Trên đây là các thông tin quan trọng mà Doanh nghiệp cần biết về quy trình ký kết hợp đồng. Bên cạnh đó, trong nền kinh tế số như hiện nay, phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng điện tử đang dần trở thành phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống bởi một số lợi ích đáng kể như:

  • Tiết kiệm được tới 90% thời gian ký kết
  • Tiết kiệm 85% chi phí
  • Đảm bảo giá trị pháp lý theo pháp luật quy định
  • Đảm bảo tiến độ ký kết ngay trong đại dịch Covid 19

AMIS WeSign 1

MISA tự hào là đơn vị cung cấp nền tảng hợp đồng điện tử AMIS WeSign tiên phong và uy tín nhất, hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp. Nếu muốn tìm hiểu rõ hơn về giải pháp hỗ trợ ký kết hợp đồng điện tử ưu việt này, doanh nghiệp hãy click ngay vào nút dưới đây để đến với bài viết.

Tìm hiểu thêm về phần mềm AMIS WeSign

Ngoài ra, bạn cũng có thể để lại thông tin trong biểu mẫu bên dưới để được tư vấn trực tiếp. Bộ phận tư vấn của MISA sẽ liên hệ trong thời gian sớm nhất.


 

 

Luật sư Nguyễn Xuân Nhất

Các thông tin trong bài viết được tham khảo từ Luật sư Nguyễn Xuân Nhất.

Tôi là luật sư Nguyễn Xuân Nhất. Tôi tốt nghiệp chuyên ngành luật tổng hợp và có hơn 5 năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp về lĩnh vực luật dân sự, luật lao động, luật kinh tế.

Xem thêm các nội dung liên quan

>>> Hợp đồng điện tử là gì? Tính pháp lý của hợp đồng điện tử và các loại hợp đồng điện tử phổ biến

>>> Thực hiện hợp đồng là gì? Quy định của pháp luật về thực hiện hợp đồng

>>> Điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng và các quy định liên quan

 1,066 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]
Chia sẻ bài viết hữu ích này