Làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến trong thời đại công nghệ số hiện nay. Đặc biệt trong đại dịch COVID-19 năm 2020, hình thức này “bùng nổ” và gần như trở thành xu thế làm việc chính trong mọi doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực. Đâu là lý do khiến hình thức này trở nên phổ biến? Ưu, nhược điểm của hình thức làm việc này là gì? Cách quản lý nhân viên làm việc từ xa là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa (Remote, Telecommuting, Teleworking) là định nghĩa dùng để chỉ hình thức làm việc mà người lao động có thể làm việc ở bất cứ đâu thay vì phải tới văn phòng.
Đối với hình thức này, mọi hoạt động từ giao tiếp, trao đổi và các hoạt động khác đều diễn ra trên các nền tảng trực tuyến. Bạn có thể ngồi ở nhà, quán cafe hay bất kỳ nơi nào để làm việc, miễn là nơi đó đáp ứng đủ điều kiện để sử dụng các thiết bị công nghệ hay các phương tiện liên lạc online.
Để hoạt động một cách hiệu quả, các cá nhân cần trang bị đầy đủ thiết bị và công nghệ như: Máy tính để bàn hoặc laptop, điện thoại di động. Ngoài ra người lao động cần đăng ký tài khoản trên một số nền tảng làm việc cũng như tài khoản trên các ứng dụng họp mặt trực tuyến nếu cần thiết.
Trong một số trường hợp thì người lao động có thể cũng cần tới máy fax hoặc một số loại máy móc chuyên dụng khác, tùy theo yêu cầu của công ty.
2. Những công việc nào có thể làm việc từ xa?
Trước đây, khi mức độ ứng dụng của công nghệ còn hạn chế, lượng công việc cho phép làm việc từ xa cũng khá khiêm tốn, thường chỉ tập trung ở các nước phát triển. Tuy nhiên, trong và sau Đại dịch Covid-19, mô hình này đã trở thành xu hướng làm việc được áp dụng rộng rãi toàn cầu, không giới hạn ở bất cứ ngành nghề nào.
Thậm chí, khi đã quay trở lại trạng thái “bình thường mới”, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ vẫn duy trì hoạt động theo hình thức làm việc từ xa.
Do tính ứng dụng cao nên số lượng lĩnh vực và ngành nghề áp dụng làm việc từ xa ngày càng tăng: giáo dục, marketing, sáng tạo nội dung, dịch thuật, tài chính kế toán, phát triển phần mềm, phân tích dữ liệu, tư vấn kinh doanh, quản lý dự án, nhân sự, luật sư tư vấn, nghiên cứu thị trường…
3. Lợi ích khi làm việc từ xa
3.1 Tối ưu thời gian và chi phí
Có thể nói, đây là ưu thế lớn nhất của làm việc từ xa so với hình thức làm việc truyền thống. Nhân viên không mất thời gian di chuyển đến nơi làm, họ có thể dùng thời gian đó vào việc khác.
Làm việc từ xa giúp tiết kiệm các chi phí xe cộ, đồng thời loại bỏ lo ngại về yếu tố ngoại cảnh như thời tiết gây bất lợi cho quá trình di chuyển. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp không cố định thời gian khi làm việc từ xa thì các nhân viên còn hưởng lợi ở điểm tự do và chủ động về giờ giấc, tăng khả năng sáng tạo thay vì bị gò bó.
3.2 Linh hoạt trong vận hành, kinh doanh
Với sự hỗ trợ của các công cụ hiện đại, làm việc từ xa giúp doanh nghiệp tăng tính liền mạch trong vận hành và kinh doanh, phản ứng nhanh hơn trong các tình thế bất ngờ, khẩn cấp. Đội ngũ làm việc từ xa thường có sự linh hoạt cao, thích ứng tốt trong công việc, bất kể tình huống và các yếu tố địa điểm, thời gian – đây cũng là một lợi ích của làm việc từ xa.
3.3 Mở rộng nguồn nhân lực và cơ hội việc làm
Nhờ làm việc từ xa, nhiều người lao động có thêm cơ hội hoạt động tại các công ty khác tỉnh thành hoặc ở nước ngoài. Khác biệt và khó khăn về địa lý giờ đây không còn là rào cản đối với họ.
Trên phương diện nhà tuyển dụng, làm việc từ xa là cơ hội tốt để họ mở rộng mạng lưới ứng viên. Họ sẽ có thêm nhiều lựa chọn nhân sự và đặc biệt ở một số quốc gia phương Tây, việc thuê lao động nước ngoài đôi khi còn giúp họ tiết kiệm ngân sách.
Đổi lại, người lao động có thêm cơ hội phát triển sự nghiệp tại các công ty trong nước cũng như nước ngoài thay vì bị bó hẹp trong một phạm vi nhất định. Sự đa dạng này cũng có thể giúp họ tìm được vị trí phù hợp hơn hoặc mức lương hấp dẫn hơn.
3.4 Tiết kiệm chi phí văn phòng, địa điểm, thiết bị
Không cần đầu tư quá nhiều vào văn phòng, địa điểm hay trang thiết bị cố định, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể các khoản chi như thuê mặt bằng, điện nước và bảo trì. Ngoài ra, mô hình làm việc từ xa này còn tạo điều kiện để doanh nghiệp linh hoạt mở rộng hoạt động mà không gặp trở ngại về không gian làm việc. Đây là giải pháp tối ưu trong bối cảnh doanh nghiệp cần cân đối ngân sách và duy trì hiệu suất cao.
3.4 Có khả năng thích ứng tốt và phù hợp với thời đại
Đại dịch COVID-19 là một minh chứng rõ ràng cho tính thích ứng của loại hình làm việc từ xa. Phần lớn các lĩnh vực kinh doanh và dịch vụ đều có khả năng chuyển đổi và bắt kịp nhanh chóng với hình thức này.
Trong điều kiện các biến cố bất thường như thiên tai, đại dịch,… phương thức làm việc truyền thống có thể bị đình trệ nhưng hình thức làm việc online vẫn thích ứng tốt. Rất nhiều các nền tảng làm việc, quản trị online ra đời để tăng hiệu quả trong các hoạt động trực tuyến.
4. Bất lợi khi làm việc từ xa
4.1 Giao tiếp hạn chế
Điểm bất lợi lớn nhất của làm việc từ xa phải kể tới rào cản về thảo luận và giao tiếp. Làm việc độc lập về lâu dài có thể bào mòn tính chủ động và tác phong làm việc của nhân viên. Nếu như khi ngồi cạnh nhau trên văn phòng, các cá nhân chỉ cần quay sang bên cạnh là có thể trò chuyện hoặc thảo luận với đồng nghiệp thì khi làm việc trực tuyến, họ cần phải hẹn lịch trước và phải kết nối với nhau thông qua các nền tảng. Việc phát sinh thêm các bước đôi khi khiến nhân viên e ngại và hạn chế giao tiếp hơn.
Để khắc phục hạn chế này, các nền tảng, phần mềm nhân sự hiện nay đang tìm cách tạo ra thao tác đơn giản, giao diện dễ dùng để tối ưu giao tiếp giữa nhân viên trong công ty. Các doanh nghiệp đang tìm kiếm nền tảng tương tự có thể tham khảo AMIS Nhân Sự – nền tảng giúp kết nối và truyền tải văn hóa doanh nghiệp tới từng nhân viên trong công ty.
4.2 Khó quản lý và kiểm soát công việc
Một trong những vấn đề khiến các chủ doanh nghiệp đau đầu khi cho nhân viên làm việc từ xa đó là làm sao để quản lý công việc một cách hiệu quả. Các quản lý sẽ không được “mắt thấy tai nghe” và đánh giá trực tiếp hiệu quả công việc của nhân viên. Nếu không quản lý tốt, nhân viên rất dễ dùng thời gian làm việc để xử lý các công việc cá nhân. Điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp tới thành quả lao động và còn gián tiếp làm giảm tính chặt chẽ và tổ chức chuyên nghiệp của công ty.
Vì thế, doanh nghiệp cần có các phương án quản lý hoặc tận dụng các ứng dụng công nghệ mới để kiểm soát hiệu quả làm việc của người lao động chặt chẽ hơn.
5. Các mô hình làm việc từ xa phổ biến nhất
5.1 Mô hình làm việc từ xa hoàn toàn (Remote Fully)
Đây là mô hình giúp các doanh nghiệp dễ dàng thích nghi với các biến cố bất ngờ, đồng thời tạo sự đồng bộ, dễ dàng trong công tác hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa.
Freelance: Làm việc tự do
Những người làm việc tự do (Freelancer) không phải là nhân viên của một công ty cố định, không bị giới hạn về địa điểm, cách thức làm việc. Họ chỉ cần cam kết về kết quả công việc và thời hạn cuối cùng để trả kết quả. Hình thức này ngày càng phổ biến trong giới trẻ.
Trước khi bắt đầu công việc, hai bên sẽ thỏa thuận bằng văn bản hoặc hợp đồng. Tiền công được trả theo dự án, nhiệm vụ, sản phẩm, hoặc số giờ làm việc tùy vào thỏa thuận.
Asynchronous Work: Làm việc từ xa Không đồng bộ
Khái niệm này dùng để chỉ hình thức làm việc mà các nhân viên không bị ràng buộc phải làm việc tại cùng một khung thời gian cố định. Luồng chảy công việc khi đó có thể diễn ra 24/7. Hình thức này đề cao tính hợp tác giữa các nhân viên trong công ty.
Ưu điểm của hình thức này đó là tạo sự linh hoạt và chủ động cho nhân viên vì họ có thể tự do về cả thời gian lẫn địa điểm. Về phía doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty đa quốc gia thì hình thức này khắc phục vấn đề liên quan tới lệch múi giờ giữa các nhân viên tại nhiều nước khác nhau. Đồng thời, các chủ doanh nghiệp có thể cân đối giữa mức lương của nhân viên vì một số địa phương sẽ có mức giá chênh lệch so với nước sở tại của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc không đồng bộ về thời gian cũng có khả năng giảm hiệu quả giao tiếp và tương tác nội bộ. Đôi khi quản lý có thể gặp khó khăn khi phải giải quyết yêu cầu của cấp dưới tại cùng một thời điểm hoặc phải giải quyết lẻ tẻ các vấn đề rời rạc tại các khung thời điểm hoàn toàn khác nhau.
Synchronous Work: Làm việc từ xa đồng bộ
Đối lập với hình thức trên, hình thức làm việc từ xa này đòi hỏi các nhân viên phải làm việc tại một khung giờ cố định. Hình thức này thường áp dụng với các doanh nghiệp có phạm vi nhân sự hẹp, cùng sống chung một múi giờ hoặc quy mô địa lý. Chẳng hạn như các doanh nghiệp chỉ hoạt động tại một thành phố cụ thể như Hà Nội, Hồ Chí Minh,… Do cùng chung một khung giờ làm việc nên luồng chảy công việc sẽ chỉ diễn ra trong giờ làm việc. Thời gian còn lại công việc có thể tạm ngừng.
Hình thức này có ưu điểm là tạo sự đồng bộ và đẩy nhanh tốc độ giao tiếp nội bộ. Nhân viên dễ dàng lên lịch họp và giải quyết ngay các vấn đề vướng mắc. Hình thức này chú trọng phần lớn vào tương tác thời gian thực của nhân viên với nhau.
Tuy nhiên, hình thức này cũng vướng phải nhược điểm đó là các dịch vụ hỗ trợ chỉ hoạt động trong giờ hành chính. Do các cá nhân bắt buộc phải chung một múi giờ làm việc nên mô hình này không áp dụng cho công ty có nhân sự nước ngoài lệch múi giờ.
5.2 Mô hình làm việc từ xa không hoàn toàn
Hybrid Working: Làm việc kết hợp
Trong trạng thái “bình thường mới” sau đại dịch thì mô hình này được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng. Cụ thể, một số nhân viên nhất định của công ty sẽ làm việc tại văn phòng và số còn lại sẽ làm việc tự do, hoặc chỉ cần đến văn phòng vào một số ngày nhất định.
Việc phân chia nhân sự do doanh nghiệp quy định dựa trên các yếu tố về địa lý hoặc múi giờ nhân viên đạt hiệu suất làm việc cao nhất. Một số doanh nghiệp cũng cho phép nhân viên tự do linh hoạt giữa hai hình thức thay vì ấn định hình thức làm việc cho nhân viên.
Ưu điểm của hình thức này đó là giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận hành và thuê văn phòng. Đồng thời doanh nghiệp cũng có thể mở rộng tuyển dụng các vị trí ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp, tăng cơ hội tìm kiếm những người lao động có kỹ năng chuyên môn tốt.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần đề phòng trường hợp các cuộc họp đột xuất cần tới văn phòng hoặc phụ cấp thiết bị cho nhân viên. Thông thường nhiều công ty phải lập thêm quỹ hoặc ngân sách cho các trường hợp này.
Một điểm yếu còn tồn tại của hình thức này đó là gây ra sự phân chia văn hóa trong nội bộ công ty. Những người lao động làm việc từ xa có thể bị cô lập và khó khăn khi tạo lập quan hệ với đồng nghiệp. Trong khi đó, nhân viên làm việc trực tiếp lại có thể tị nạnh với lịch trình linh động của nhân viên từ xa.
Partially Remote Work: Làm việc từ xa một phần
Mô hình này có thể coi là bước đệm cho mô hình làm việc từ xa hoàn toàn. Ở mô hình này, nhân viên sẽ làm việc từ xa một vài ngày trên tuần theo chỉ đạo của quản lý. Mọi nhân viên đều sẽ được hỗ trợ và đào tạo như nhau nên hình thức này khá công bằng và tạo không khí thoải mái cho nhân viên.
Ngoài ra, mô hình cũng hỗ trợ doanh nghiệp cắt giảm chi phí về văn phòng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân bổ ngân sách hợp lý phòng trường hợp phát sinh chi phí khi nhân viên làm việc tại nhà như chi phí in ấn, chi phí nâng cấp băng thông,…
Office – First Work: Ưu tiên làm việc tại văn phòng
Về bản chất, mô hình này giữ nguyên hình thức làm việc trực tiếp truyền thống và nhân viên sẽ làm việc phần lớn tại văn phòng. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ cho phép nhân viên của mình một lượng thời gian cụ thể để làm việc từ xa. Có thể là một ngày/tuần hoặc dao động từ 16-24 giờ trên tháng. Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy định khác nhau về con số này. Hình thức này sẽ hạn chế tình trạng nhân viên dùng ngày phép để giải quyết vấn đề cá nhân.
Remote – First Work: Ưu tiên làm việc từ xa
Với mô hình này, phần lớn nhân viên sẽ làm việc từ xa. Chỉ có một số ít nhân sự phải làm việc trực tiếp tại văn phòng. Những nhân viên này thuộc trường hợp cần thiết tiếp cận với máy móc chuyên dụng hoặc phải dùng phòng họp của công ty do tính chất công việc.
Đa phần nhân viên làm việc theo mô hình này sẽ không bị yêu cầu có mặt tại các buổi gặp mặt trực tiếp hoặc các hoạt động tập trung thường lệ của công ty. Phần lớn thời gian của họ là làm việc từ xa nên hình thức này cũng khá tương đồng với hình thức làm việc từ xa hoàn toàn.
Như vậy, với những ưu thế và tiện lợi mà hình thức làm việc từ xa đem lại, mô hình này vẫn có nhiều tiềm năng ứng dụng và phát triển ngay cả sau Đại dịch Covid-19. Để có thể áp dụng tốt và hiệu quả, doanh nghiệp cần trang bị cho mình những chiến lược vận dụng kết hợp với sự hỗ trợ của khoa học công nghệ để đạt được hiệu quả và tốc độ tăng trưởng cao nhất.
6. Quản lý nhân viên làm việc từ xa với MISA AMIS
Mô hình làm việc từ xa khiến nhân viên và quản lý có rất ít hoặc thậm chí không có cơ hội tương tác trực tiếp. Do đó, các nhà lãnh đạo không thể áp dụng hình thức quản trị truyền thống, ngay cả các giấy tờ thủ tục cũng cần phải được số hóa.
MISA AMIS là nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất được công nhận là Thương hiệu Quốc gia Việt Nam 2024 trao tặng bởi Thủ tướng chính phủ. Với các phân hệ chuyên nghiệp, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả dù theo hình thức làm việc on-site hay remote.
- AMIS Tuyển Dụng: Tìm kiếm, kết nối và thực hiện các nghiệp vụ tuyển dụng ngay trên nền tảng trực tuyến.
- AMIS Thông Tin Nhân Sự: Số hóa mọi thủ tục quản lý nhân sự từ hồ sơ năng lực cho tới chi tiết quá trình công tác.
- AMIS Chấm Công: Chấm công đa hình thức, bao gồm cả những hình thức chấm công linh hoạt cho làm việc từ xa như GPS, QR Code, nhận diện khuôn mặt qua app…
- AMIS Tiền Lương: Đồng bộ mọi dữ liệu về chấm công, KPI, doanh số để tính lương chính xác.
- AMIS Văn Phòng Số: Quản lý công việc và dự án online từ bất cứ đâu, phù hợp với hình thức làm việc từ xa.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
