Hầu như mọi doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng công thức tính lương theo thời gian để trả công cho nhân viên. Tại sao hình thức này lại được áp dụng phổ biến như vậy? Liệu có điểm nào doanh nghiệp cần lưu tâm khi áp dụng? Bài viết này sẽ giới thiệu tổng quát hình thức tính lương theo thời gian và các công thức liên quan.
Tải miễn phí – Tổng hợp Mẫu Phiếu Lương Dành riêng cho HR
Lương theo thời gian là gì?
Lương theo thời gian thuộc 2 trong 3 loại kỳ hạn được liệt kê trong Bộ luật Lao động hiện hành, bên cạnh hình thức trả lương theo sản phẩm.
Hiểu một cách đơn giản, lương theo thời gian là số tiền công người lao động nhận được căn cứ vào thời gian làm việc thực tế. Thời gian làm việc này có thể được tính theo tháng, theo tuần, theo ngày hoặc thậm chí là theo giờ. Tuy nhiên trong các doanh nghiệp hiện nay thì hình thức tính lương theo tháng là phổ biến hơn cả.
Xét về mặt nguyên tắc pháp lý, người lao động hưởng lương theo tháng sẽ được nhận tiền lương theo chu kỳ nửa tháng – 1 tháng/lần. Thời điểm trả lương cụ thể hàng tháng do hai bên tự thỏa thuận và sẽ được ấn định tại một thời điểm có tính chất chu kỳ. Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam chọn các ngày mùng 10 hàng tháng hoặc các thời điểm đặc biệt hơn như đầu tháng/cuối tháng.
Trong trường hợp hưởng lương theo giờ, theo ngày hoặc theo tuần thì người sử dụng lao động có trách nhiệm trả thù lao cho người lao động ngay sau thời gian làm việc đó. Tuy nhiên, đôi bên có thể thỏa thuận để trả gộp, nhưng thời gian trả gộp không được phép quá 15 ngày kể từ ngày kết thúc thời gian lao động.
Ưu và nhược điểm của hình thức tính lương theo thời gian
Ưu điểm của việc tính lương cho nhân viên theo thời gian
Hình thức tính lương theo thời gian đem tới lợi thế cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động ở chỗ dễ hiểu, dễ áp dụng và dễ tính toán.
Về phía người lao động, họ không cần chạy theo số lượng như hình thức trả lương theo sản phẩm. Vì vậy họ có thể đầu tư thời gian và công sức nhiều hơn vào quá trình sáng tạo và tích lũy công việc. Cùng với đó, chất lượng công việc cũng được đảm bảo và cải thiện đáng kể.
Về phía doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán, hình thức này giúp họ tạo được một hệ thống quản lý tiền lương đồng bộ và thống nhất, hạn chế các sai lệch hay rủi ro trong quá trình kiểm kê chi tiêu.
Nhược điểm của cách tính lương theo thời gian
Mặc dù đem tới những ưu điểm cho cả hai phía nhưng hình thức tính lương theo thời gian cũng tạo ra những điểm bất cập. Cụ thể là tình trạng thiếu công bằng và chính xác trong việc đánh giá người lao động.
Với một mức lương cố định, người lao động có thể làm việc với năng suất thấp hơn so với mức thành quả xứng đáng với mức lương đó. Trái lại, cũng có những trường hợp người lao động đóng góp vượt mong đợi và đem lại thêm các kết quả tích cực nhưng mức lương lại chưa thực sự xứng đáng.
Để khắc phục tình trạng này, nhiều doanh nghiệp hiện nay kết hợp giữa việc tính lương theo thời gian và lương thưởng. Đây là biện pháp tối ưu nhất để kích thích năng suất lao động cùng trách nhiệm của người lao động.
Phạm vi và điều kiện áp dụng cách tính lương theo thời gian
Phạm vi áp dụng cách tính lương theo thời gian
Công thức tính lương theo thời gian thường được áp dụng tại các doanh nghiệp sản xuất theo hình thức dây chuyền công nghiệp. Ngoài ra, các công việc khó xác định mức độ hoàn thành hoặc không có thành phẩm cụ thể như điều hành, quản lý,… cũng thường được hưởng lương theo hình thức này.
Hiện nay, hầu như mọi doanh nghiệp, bất kể lĩnh vực hay ngành nghề nào, đều đã và đang áp dụng hình thức này để tính lương cho cán bộ nhân viên.
Điều kiện áp dụng cách tính lương theo thời gian?
Với tính phổ biến và dễ áp dụng, hình thức tính lương theo thời gian sẽ đạt hiệu quả tối đa khi các chủ doanh nghiệp biết sử dụng lao động một cách hợp lý, bố trí đúng người đúng việc đồng thời có các phương pháp kiểm soát và theo dõi tiến trình làm việc của nhân viên. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần đề ra những khung chính sách rõ ràng liên quan tới chế độ thưởng phạt nếu tuân thủ hoặc vi phạm quy tắc giờ làm việc.
Trong thời đại Công nghệ 4.0, rất nhiều các phần mềm và thiết bị số đã được phát triển để hỗ trợ doanh nghiệp trong khâu này. Tiêu biểu có thể kể tới máy chấm công, hệ thống camera giám sát,… Các doanh nghiệp đang cân nhắc ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý nhân viên có thể tham khảo AMIS Chấm công – phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ chấm công một cách toàn diện cho doanh nghiệp. Đây cũng là phần mềm chấm công tiện lợi và được tin dùng hàng đầu Việt Nam.
Tổng hợp các cách tính lương theo thời gian
Cách tính lương theo tháng
Tính theo ngày công hành chính
Lương tháng thực nhận = ((Lt + Pc) / Cc) * Ct)
Trong đó:
- Lt: là mức lương đầy đủ theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động;
- Pc: là các phụ cấp đi kèm (nếu có);
- Cc: là ngày công chuẩn theo quy định của doanh nghiệp;
- Ct: là số ngày làm việc thực tế trong tháng của người lao động.
Ngày công chuẩn ở đây sẽ là tổng số ngày công hành chính trong một tháng theo như nội quy của doanh nghiệp. Ví dụ doanh nghiệp quy định nhân viên đi làm toàn thời gian từ thứ 2 tới thứ 7 và được nghỉ phép ngày chủ nhật. Tháng 12 này có 31 ngày và 4 Chủ nhật. Suy ra số ngày công chuẩn được tính là 31 – 4 = 27.
Với công thức này, mức lương hàng tháng của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp thường là những con số cố định, chỉ biến động khi họ có ngày nghỉ không lương. Người lao động hưởng lương theo công thức này không cần phải thắc mắc về thu nhập của mình. Bởi ứng với mỗi ngày nghỉ không lương, tiền lương của họ sẽ bị trừ một mức cố định. Trong một tháng, người lao động nghỉ bao nhiêu ngày công thì sẽ bị trừ bấy nhiên tiền lương. Còn nếu trong tháng này, nhân viên đó đi làm đúng số ngày theo quy định thì sẽ được hưởng đủ mức lương đã thỏa thuận.
Tính theo ngày công chuẩn do doanh nghiệp tự quy định
Lương tháng thực nhận = ((Lt + Pc) / 26) * Ct)
Công thức này giữ nguyên một số yếu tố của công thức trên. Tuy nhiên, số ngày công chuẩn đã được thay thế bằng một con số cụ thể do doanh nghiệp tự ấn định. Con số này thường là 26 hoặc 24 tùy công ty.
Công thức này tạo lợi thế cho chủ doanh nghiệp trong khâu tính toán nhưng lại khiến người lao động phải cân nhắc vì mức lương của họ có thể bị biến động. Ví dụ doanh nghiệp quy định nhân viên đi làm toàn thời gian từ thứ 2 tới thứ 7 và được nghỉ phép ngày chủ nhật. Tháng 2 này có 28 ngày và 4 Chủ nhật. Suy ra số ngày công chuẩn được tính là 28 – 4 = 24, nhưng doanh nghiệp lại ấn định số ngày công chuẩn là 26. Khi đó, tiền lương của họ sẽ bị giảm đi. Cũng công thức đó nhưng tính trong tháng 12, số ngày công chuẩn sẽ là 27. Khi đó, tiền lương của người lao động sẽ được tăng lên.
Trong trường hợp cần xin nghỉ phép, người lao động có xu hướng chọn những tháng có nhiều ngày (như tháng 12 trong ví dụ trên) để tiền lương của họ bị ảnh hưởng ít nhất có thể.
Công thức tính lương theo tuần
Lương tuần được hiểu là mức tiền lương trả cho người lao động ứng với 1 tuần làm việc. Nếu hợp đồng lao động thỏa thuận tính lương tuần dựa trên lương tháng thì mức lương của người lao động được tính cụ thể theo công thức:
Lương tuần thực nhận = (lương tháng * 12)/52
Trong đó, 12 ứng với 12 tháng và 52 ứng với 52 tuần trong một năm.
Công thức tính lương theo ngày
Công thức tính lương theo ngày sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận trên hợp đồng lao động.
Nếu hợp đồng lao động tính lương ngày dựa trên lương tháng thì mức lương của người lao động được tính bằng cách lấy mức lương tháng chia cho số ngày công chuẩn (tính theo tháng) theo quy định của doanh nghiệp.
Nếu hợp đồng lao động tính lương ngày dựa trên lương tuần thì mức lương của người lao động được tính bằng cách lấy mức lương tuần chia cho số ngày công chuẩn (tính theo tuần) theo quy định của doanh nghiệp.
Công thức tính lương theo giờ
Để tính được mức lương giờ, doanh nghiệp cần tính được mức lương ngày trước. Tùy vào thỏa thuận trong hợp đồng lao đồng thì mức lương ngày này sẽ biến động khác nhau.
Công thức tính lương theo giờ được xác định bằng cách lấy tiền lương ngày bên trên chia cho số giờ làm việc trong ngày được quy định tại điều 105 của Luật lao động hiện hành. Theo đó, thời gian tối đa cho một ngày làm việc là 8 tiếng. Trường hợp làm thêm giờ sẽ được tính theo công thức khác.
Cách tính lương theo thời gian trong một số trường hợp đặc biệt
Tiền lương làm thêm giờ
Tiền lương làm thêm giờ sẽ được tính theo số giờ người lao động làm thêm so với quy định. Công thức cụ thể như sau:
Tiền lương làm thêm giờ = Ln * a% * Gt
Trong đó,
Ln: là tiền lương giờ thực tế trong một ngày lao động bình thường;
a: là các mức phần trăm được quy định tùy vào tình huống làm thêm giờ, thường từ 150-300;
- 150%: thường là các giờ làm thêm trong ngày thường;
- 200%: thường là giờ làm thêm trong các ngày nghỉ hàng tuần;
- 300%: thường là giờ làm thêm vào các ngày nghỉ có hưởng lương (nghỉ lễ, Tết,…).
Gt: là số giờ người lao động làm thêm so với quy định.
Tiền lương làm việc ban đêm
Những người lao động phải làm việc vào thời gian ban đêm sẽ được trả thêm ít nhất 30% tiền lương căn cứ theo mức lương của ngày làm việc bình thường, cụ thể:
Tiền lương làm việc vào ban đêm = Ln + Ln * b% * Gđ
Trong đó,
b: là các mức phần trăm được quy định cho trường hợp làm việc ban đêm, tối thiểu 30%;
Gđ: là số giờ người lao động làm việc vào ban đêm.
Tiền lương làm việc thêm giờ vào ban đêm
Những người lao động làm thêm giờ nhưng là giờ ban đêm thì bên cạnh mức lương quy định bên trên, họ sẽ được trả thêm 20% lương căn cứ vào mức tiền lương dành cho một ngày làm việc bình thường. Công thức khi đó sẽ là:
Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = (Ln * a% + Ln * b% + Lđb * 20%) * Gtđ
Trong đó:
Lđb: là tiền lương giờ vào ban ngày của ngày làm việc trong các trường hợp ngày bình thường/ngày nghỉ hằng tuần/ngày nghỉ lễ, tết/ngày nghỉ có hưởng lương;
- Lđb = Ln: nếu người lao động làm thêm giờ vào ban đêm của ngày bình thường và trước đó không làm thêm giờ vào ban ngày;
- Lđb = 150%Ln: nếu người lao động làm thêm giờ vào ban đêm của ngày bình thường và trước đó có làm thêm giờ vào ban ngày;
- Lđb = 200%Ln: nếu người lao động làm thêm giờ vào ban đêm của ngày nghỉ hàng tuần;
- Lđb = 300%Ln: nếu người lao động làm thêm giờ vào ban đêm của ngày nghỉ có hưởng lương (lễ, tết, …)
Gtđ: số giờ người lao động làm thêm vào ban đêm.
Tiền lương ngừng việc
Căn cứ theo điều 99 thuộc Bộ luật lao động hiện nay, người lao động ngừng việc sẽ được trả lương như sau:
- Nếu ngừng làm việc do lỗi của người sử dụng lao động thì người này có trách nhiệm thanh toán đủ tiền lương theo hợp đồng cho người lao động;
- Nếu ngừng làm việc do lỗi của người lao động thì người này không được trả lương; những người lao động khác trong cùng đơn vị phải ngừng việc thì được trả lương theo mức do hai bên thỏa thuận nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu;
- Nếu vì sự cố về điện, nước mà không do lỗi của người sử dụng lao động hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, địch họa, di dời địa điểm hoạt động theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc vì lý do kinh tế thì hai bên thỏa thuận về tiền lương ngừng việc như sau:
- a) Trường hợp ngừng việc từ 14 ngày làm việc trở xuống thì tiền lương ngừng việc được thỏa thuận không thấp hơn mức lương tối thiểu;
- b) Trường hợp phải ngừng việc trên 14 ngày làm việc thì tiền lương ngừng việc do hai bên thỏa thuận nhưng phải bảo đảm tiền lương ngừng việc trong 14 ngày đầu tiên không thấp hơn mức lương tối thiểu.
Tiền lương đối với các ngày nghỉ có hưởng lương
Đối chiếu với điều 113 trong Bộ luật lao động 2019, người lao động đã hoàn thành đủ 12 tháng làm việc có quyền được nghỉ hàng năm mà vẫn hưởng nguyên lương. Tùy điều kiện lao động thì thời gian này thường dao động từ 12-16 ngày, cụ thể:
- Người lao động làm việc trong điều kiện thường: nghỉ hưởng nguyên lương 12 ngày;
- Người lao động là người chưa thành niên, khuyết tật hoặc làm các công việc độc hại, nặng nhọc, nguy hiểm: nghỉ hưởng nguyên lương 14 ngày;
- Người lao động làm những công việc đặc biệt nguy hiểm, độc hại, nặng nhọc: nghỉ hưởng nguyên lương 16 ngày.
Trong trường hợp người lao động chưa hoàn thành đủ 12 tháng này, số ngày nghỉ hưởng nguyên lương được tính theo công thức tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.
Ngoài các ngày hợp lệ trên, người lao động còn có một số ngày nghỉ đặc biệt mà vẫn được hưởng lương như sau:
- Tết Dương lịch: 01 ngày (01/01 mỗi năm);
- Tết Âm lịch: 05 ngày;
- Ngày Chiến thắng (còn gọi là ngày Giải phóng, ngày Thống nhất): 01 ngày (30/04 hàng năm);
- Ngày Quốc tế lao động: 01 ngày (01/05 hàng năm);
- Lễ Quốc khánh: 02 ngày (01-02/09 hoặc 02-03/09 hàng năm);
- Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương: 01 ngày (10/03 âm lịch hàng năm).
Đặc biệt, Bộ luật lao động còn cho phép người lao động nghỉ phép do công việc riêng nhưng vẫn được hưởng nguyên lương trong các trường hợp sau:
- Kết hôn: nghỉ tối đa 3 ngày;
- Con đẻ, con nuôi kết hôn: nghỉ tối đa 1 ngày;
- Cha mẹ hoặc cha mẹ vợ/chồng (kể cả cha mẹ ruột và cha mẹ nuôi) hoặc con cái (kể cả con đẻ hoặc con nuôi) mất: nghỉ tối đa 3 ngày.
Lời kết
Có thể thấy, các công thức tính lương theo thời gian phức tạp và nhiều trường hợp liên quan hơn so với hình thức trả lương theo sản phẩm. Vì vậy, các doanh nghiệp nói chung cũng như các chủ doanh nghiệp và bộ phận kế toán nói riêng cần phải nắm vững các điều lệ, công thức, đồng thời có các biện pháp hỗ trợ thích hợp để quản lý và kiểm soát lương cho nhân viên, hạn chế sai sót, nhầm lẫn.
Để tăng hiệu quả trong công tác quản lý tiền lương, các doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm AMIS Tiền lương – công cụ tính lương dễ sử dụng bậc nhất hiện nay.
AMIS Tiền lương là phần mềm tính lương được thiết kế để doanh nghiệp có thể dễ dàng tổng hợp dữ liệu tính lương bao gồm các dữ liệu như chấm công, KPIs, doanh số,… chỉ với 1 click thông qua tính năng đồng bộ hóa dữ liệu. Phần mềm tối ưu công tác tính lương thông qua các chức năng như:
- Khai báo các chính sách từ lương thưởng cho tới phụ cấp và khấu trừ;
- Tính lương tự động thông qua các công thức gợi ý hoặc tùy chỉnh công thức tương tự Excel;
- Tự động tính toán các khoản khấu trừ căn cứ theo các quy định trên hồ sơ & quy định của Nhà nước;
- Quản lý tình hình chi trả lương cho nhân viên, theo dõi công nợ lương và xuất báo cáo phân tích các mức thu nhập và phúc lợi.
Đăng ký trải nghiệm AMIS Tiền lương hoàn toàn miễn phí
0904 885 833
https://www.misa.vn/
