Phòng Kế toán là bộ phận quan trọng của mọi đơn vị. Nghiệp vụ kế toán là thuật ngữ quen thuộc khi nhắc đến người làm kế toán. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về nghiệp vụ kế toán và các thông tin cần quan tâm trong bài viết sau đây.
1. Nghiệp vụ kế toán là gì?
“Nghiệp vụ kế toán là tiến trình ghi nhận, đo lường, cung cấp các thông tin kinh tế nhằm hỗ trợ cho các đánh giá và các quyết định của người sử dụng thông tin.” (theo thông báo số 4 của Ủy bản nguyên tắc kế toán Mỹ APB).
Nói cách khác, nghiệp vụ kế toán chính là những công việc mà kế toán thực hiện hàng ngày thực hiện chức năng “thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế” của bộ phận kế toán. Bản chất nghiệp vụ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp “bằng ngôn ngữ kế toán”.
Nhiệm vụ của người làm công tác kế toán trong doanh nghiệp là phản ánh đúng và đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong doanh nghiệp như:
- Nghiệp vụ kế toán mua hàng;
- Nghiệp vụ kế toán bán hàng;
- Nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền;
- Nghiệp vụ kế toán Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ;
- Các bút toán kết chuyển cuối kỳ…
Hiện nay, người làm kế toán có thể lựa chọn phần mềm kế toán để hỗ trợ công việc của mình. Các phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới như phần mềm kế toán online MISA AMIS với đầy đủ tính năng, tiện ích hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán từ đơn giản đến phức tạp.
Bài viết tổng hợp cách hạch toán những nghiệp vụ kế toán cơ bản giúp các bạn kế toán giải quyết nhanh gọn và hiệu quả công việc.
2. Nghiệp vụ kế toán mua hàng
Nghiệp vụ kế toán mua hàng sẽ do kế toán mua hàng hoặc kế toán chi phí trong doanh nghiệp thực hiện (tùy vào cơ cấu tổ chức, tên vị trí chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán của mỗi doanh nghiệp).
Ngày nay hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm kế toán. Trên các phần mềm kế toán thường phân loại chứng từ theo hình thức hàng hóa mua vào nhập kho và không nhập kho.
>>> Đọc thêm: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán mua hàng trên phần mềm MISA AMIS
2.1 Mua hàng hóa nhập kho (sử dụng phiếu nhập mua hàng trong nước)
Khi chúng ta mua nguyên vật liệu để sản xuất, hoặc mua hàng hóa về để bán, mua công cụ dụng cụ nhưng chưa xuất dùng ngay,…
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 156, 152, 153,… Giá trị mua chưa bao gồm thuế GTGT
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán theo hóa đơn
2.2 Mua hàng hóa dịch vụ (không cần nhập kho)
Khi mua dịch vụ bên ngoài để phục vụ sản xuất kinh doanh, ví dụ: dịch vụ kiểm định hàng hóa; dịch vụ thuê xe, dịch vụ thuê văn phòng, mua đồ dùng công cụ dụng cụ xuất dùng ngay, mua TSCĐ,…
Kế toán sử dụng phiếu nhập mua dịch vụ, phiếu nhập hàng không qua kho, hạch toán:
Nợ TK 642, 642, 242, 211,..: Giá trị chưa bao gồm thuế GTGT
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu mua vào…
Có TK 111,112,331: Tổng giá trị thanh toán
2.3 Nhập khẩu hàng hóa dịch vụ: Sử dụng phiếu nhập khẩu (Tờ khai hải quan, biên bản giám định)
Bút toán 1: Hạch toán giá trị hàng hóa nhập mua (căn cứ số lượng hàng thực tế nhập kho theo biên bản giám định và đơn giá hàng hóa – quy đổi theo tỷ giá ngày nhập kho)
Nợ TK 152,156,… Giá trị hàng hóa nhập khẩu chưa bao gồm các khoản thuế
Có TK 331,112: Tổng giá trị tiền hàng
Bút toán 2: Hạch toán các khoản thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt,… (Theo Chuẩn mực Kế toán số 02- Hàng tồn kho, các khoản thuế này được tính vào giá trị hàng tồn kho).
Nợ TK 156 : Tổng tiền các loại thuế ( không bao gồm thuế GTGT)
Có TK 3333: Thuế nhập khẩu.
Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
Có TK 333.. : Thuế khác ( nếu có)
>>> Xem thêm: Tổng hợp quy định và cách hạch toán kế toán xuất nhập khẩu
Bút toán 3: Khi nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu và các loại thuế khác.
Nợ TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu (nếu có)
Nợ TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
Nợ TK 33381: Thuế bảo vệ môi trường
Có TK 111,112: Tổng Tiền thuế phải nộp
Bút toán 4: Đồng thời ghi nhận bút toán khấu trừ thuế GTGT
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Lưu ý: Nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa hạch toán theo tỷ giá bán USD của ngân hàng nơi công ty giao dịch tại thời điểm nhập kho.
>>> Đọc thêm: Ngoại tệ là gì? Kế toán các giao dịch ngoại tệ và một số vấn đề liên quan
2.4 Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ: Các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng, sẽ được cộng vào giá trị của hàng hóa (Chuẩn mực Kế toán số 02- Hàng tồn kho)
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập, các hóa đơn xác định chi phí mua hàng như hóa đơn vận chuyển, chi phí lắp đặt…
Hạch toán:
Nợ TK 156, 156, 211,…
Nợ TK 133
Có TK 331,111,112
2.5 Mua hàng được hưởng chiết khấu
Trường hợp 1: Mua hàng được hưởng chiết khấu thanh toán
Nợ TK 111,112,..
Có TK 515
Trường hợp 2: Mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại; hàng giảm giá
- Nếu hàng hóa còn trong kho
Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại
Có TK 156, 152, … Giảm giá trị hàng tồn kho
Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào
- Nếu hàng hóa đã xuất bán, xuất kho sản xuất,…
Nợ TK 331,111,112: Số tiền chiết khấu thương mại
Có TK 632, 154,642,…: Giảm giá vốn, giảm giá trị chi phí,…
Có TK 1331: Giảm thuế GTGT Mua vào
3. Nghiệp vụ kế toán bán hàng
Nghiệp vụ Kế toán bán hàng do kế toán bán hàng hoặc kế toán công nợ trong công ty thực hiện.
Lưu ý: Tương tự như nghiệp vụ mua hàng, trên các phần mềm kế toán hiện nay thường phân loại chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ kế toán bán hàng theo phân loại hàng hóa có theo dõi kho và không theo dõi kho, gồm có: Hóa đơn bán hàng hóa (đối với các mặt hàng có theo dõi kho); Hóa đơn bán hàng dịch vụ; Phiếu nhập hàng bán bị trả lại; phiếu giảm giá hàng bán;…
>>> Đọc thêm: Nghiệp vụ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp chi tiết nhất
3.1 Bán hàng hóa, dịch vụ
Bút toán 1: Ghi nhận doanh thu
Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ chưa bao gồm thuế GTGT
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Bút toán 2: Đồng thời ghi nhận giá vốn của hàng hóa dịch vụ bán ra
Nợ TK 632
Có TK 156, 155, 154,..
3.2 Hạch toán các loại chiết khấu khi bán hàng hóa, dịch vụ
Bán hàng có chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Nợ TK 635
Có TK 111, 112,…
Bán hàng có chiết khấu thương mại cho người mua
Trường hợp 1: Trừ thẳng vào giá hàng trị hàng hóa trên hóa đơn.
Nợ TK 131,111,112: Tổng giá trị phải thu về
Có TK 511 ( Doanh thu đã giảm)
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Trường hợp 2: Tiền chiết khấu được được lập riêng trên một hóa đơn
Nợ TK 521: Số tiền chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331: Số tiền thuế GTGT đầu ra được điều chỉnh giảm
Có TK 131,111,112
3.3 Xuất khẩu hàng hóa
Bút toán 1: Hạch toán doanh thu xuất khẩu
Nợ TK 131:Tổng phải thu về từ khách hàng.
Có TK 511 : Doanh thu xuất khẩu hàng hóa
Bút toán 2: Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng hóa xuất khẩu
Nợ TK 632
Có TK 155,156,…
Lưu ý: Khi xuất khẩu hàng hóa tỷ giá hạch toán là tỷ giá mua vào của ngân hàng TM nơi đơn vị thường xuyên giao dịch.
Ví dụ: Công ty A nộp thuế qua tài khoản ngân hàng A thì tỷ giá ghi nhận doanh thu xuất khẩu là tỷ giá mua vào của ngân hàng A tại ngày phát sinh giao dịch.
Trường hợp lãi tỷ giá, các bạn hạch toán:
Nợ TK 131: Tăng số phải thu khách hàng bằng số tiến lãi chênh lệch tỷ giá
Có TK 515: Số tiền lãi chênh lệch tỷ giá
Trường hợp lỗ tỷ giá, các bạn hạch toán:
Nợ TK 635: Số tiền lỗ chênh lệch tỷ giá
Có TK 131: Giảm số phải thu khách hàng bằng số lỗ chênh lệch tỷ giá.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái
4. Nghiệp vụ kế toán bằng tiền
Nghiệp vụ kế toán tiền (hay còn gọi là (Kế toán vốn bằng tiền) – Nguyên tắc hạch toán theo Thông tư 200 và Thông tư 133, do kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng thực hiện. Các chứng từ hạch toán gồm:
- Các chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi;
- Các chứng từ tiền gửi: Báo có (Thu tiền) của ngân hàng; Báo nợ ( Chi tiền) của ngân hàng.
Lưu ý: Khi làm việc trên phần mềm kế toán các nghiệp vụ: Nộp tiền mặt vào tài khoản hoặc rút tiền ngân hàng về nhập quỹ kế toán chỉ cần nhập phiếu chi hoặc phiếu thu (Ưu tiên chứng từ tiền mặt) mà không cần nhập chứng từ ngân hàng nữa.
>>> Xem thêm: Quy trình thu chi tiền mặt chuẩn chỉnh tại doanh nghiệp
Ví dụ một số nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền:
Thu tiền khách hàng
Nợ TK 111,112
Có TK 131
Thu tiền khác : Nhận tiền góp vốn, hoàn ký quỹ,…
Nợ TK 111,112
Có TK 411, 1386
Chi tiền trả nhà Cung cấp
Nợ TK 331
Có TK 111,112
Chi khác : Mua dịch vụ thanh toán ngay : tiền chi phí tiếp khách, xăng dầu, mua TSCĐ, CCDC thanh toán ngay,..
Nợ TK 642,641, 242,211
Nợ TK 1331
Có TK 111,112
5. Nghiệp vụ kế toán Tài sản cố định
Nghiệp vụ kế toán tài sản cố định do kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp thực hiện. Việc phân bổ khấu hao tài sản căn cứ theo Thông tư 45/2013/TT-BTC và tình hình sử dụng tài sản tại doanh nghiệp.
Lưu ý: Trên các phần mềm kế toán thiết kế riêng một phân hệ để kế toán quản lý việc tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định giúp kế toán quản lý theo dõi và phân bổ chính xác tài sản cố định của doanh nghiệp.
Ghi nhận và hạch toán phân bổ tài sản cố định theo các bước như sau:
5.1 Mua Tài sản cố định
Nợ TK 211: Giá trị Tài sản cố định (Bao gồm các khoản như: thuế trước bạ, đăng kiểm, chi phí vận chuyển lắp đặt chạy thử…)
Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112, 331: Tổng giá trị thanh toán
5.2 Định kỳ phân bổ khấu hao tài sản cố định vào chi phí của bộ phận sử dụng
Nợ TK 642, 641, 154, 627,…
Có TK 214
>>> Đọc thêm về khấu hao TSCĐ tại bài viết: Cập nhật quy định và nguyên tắc về trích khấu hao tài sản cố định
5.3 Các bước hạch toán khi thanh lý, nhượng bán Tài sản cố định
Bút toán 1: Xóa sổ TSCĐ
Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ
Nợ TK 214: Giá trị đã khấu hao của TSCĐ
Có TK 211: NGuyên giá của TSCĐ
Bút toán 2: Ghi nhận thu nhập
Nợ TK 131,112,… Tổng thanh toán
Có TK 711: Giá bán TSCĐ
Có TK 3331: Thuế GTGT bán ra TSCĐ
6. Nghiệp vụ kế toán Công cụ dụng cụ
Khi hạch toán nghiệp vụ kế toán Công cụ dụng cụ có trường hợp: Công cụ dụng cụ mua về sử dụng ngay, có trường hợp công cụ dụng cụ mua về chưa sử dụng ngay hoặc xuất dùng một phần (ví dụ: Quần áo bảo hộ lao động, các công cụ dụng cụ tiêu hao…)
Trường hợp 1: Mua công cụ dụng cụ (chưa xuất dùng ngay hoặc xuất dùng một phần), kế toán phải nhập kho công cụ dụng cụ (sử dụng phiếu mua hàng nhập kho)
Nợ TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ
Nợ TK 1331: Thuế GTGT mua vào
Có TK 111,112,331: Tổng thanh toán
Khi xuất dùng công cụ dụng cụ
Nợ TK 242, 241
Có TK 153
Trường hợp 2: Công cụ dụng cụ về xuất dùng ngay (bàn ghế, máy tính cho nhân viên,..), kế toán có thể không cần nhập kho nhưng vẫn mở sổ theo dõi về số lượng để phục vụ cho công tác quản lý theo dõi kiểm kê định kỳ và mua sắm trong thời gian tiếp theo (sử dụng phiếu nhập mua dịch vụ hoặc phiếu nhập mua công cụ dụng cụ)
Hạch toán:
Nợ TK 242,241
Nợ TK 1331
Có TK 331, 111,112.
Định kỳ phân bổ chi phí công cụ dụng cụ vào chi phí của bộ phận sử dụng công cụ dụng cụ (Việc tính và phân bổ được thực hiện một cách chính xác và tự động khi bạn sử dụng một phần mềm kế toán)
Nợ TK 642,641,154, …
Có TK 242,241
7. Nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Nghiệp vụ kế toán tiền lương thường do kế toán tiền lương hoặc kế toán tổng hợp thực hiện (tùy vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp). Cuối tháng, sau khi có bảng tính lương hoàn chỉnh, kế toán ghi sổ các bút toán hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí của từng bộ phận. Có thể sử dụng chứng từ kế toán hạch toán; phiếu kế toán; trên phần mềm kế toán để hạch toán bút toán này.
>>> Đọc chi tiết về hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại bài viết: Hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp
7.1 Ghi nhận chi phí lương:
Hạch toán chi phí lương theo từng bộ phận
Nợ TK 641,642,154,…. Chi phí lương ở từng bộ phận
Có Tk 334: Tổng lương phải trả cho người lao động
7.2 Trích BHXH, BHYT, BHTN, CPCĐ:
Phần tính vào chi phí của doanh nghiệp:
Nợ TK 642,641,154,627,…
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn
Có TK 3383: BHXH
Có TK 3384 : BHYT
Có TK 3385: BHTN
Phần trừ vào lương của người lao động:
Nợ TK 334
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn
Có TK 3383: BHXH
Có TK 3384 : BHYT
Có TK 3385: BHTN
7.3 Thanh toán lương:
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
8. Các bút toán kết chuyển cuối kỳ
Các bút toán cuối kỳ sẽ do kế toán tổng hợp thực hiện. Chứng từ sử dụng trên phần mềm kế toán thường là phiếu kế toán hoặc các chức năng hỗ trợ của phần mềm kế toán như “Bút toán kết chuyển tự động”.
Kế toán cần lưu ý phải kết chuyển các bút toán lần lượt theo thứ tự:
- Bút toán kết chuyển tiến thuế GTGT đầu vào và đầu ra
- Các bút toán kết chuyển vào tài khoản giá vốn (ví dụ: Kết chuyển chi phí sản xuất kinh doanh dở dang sang tài khoản giá vốn ở những doanh nghiệp xây lắp: TK154 kết chuyển sang tài khoản 632).
- Các bút toán kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào tài khoản doanh thu (nếu có).
- Kết chuyển các bút toán chi phí vào tài khoản kết quả kinh doanh (Kết chuyển các tài khoản đầu 6 sang tài khoản 911).
- Kết chuyển các bút toán doanh thu và thu nhập khác ( Kết chuyển tài khoản 511, 515,711 sang tài khoản 911).
- Bút toán kết chuyển lãi (hoặc lỗ)
Các bút toán kết chuyển cuối kỳ
Định kỳ thực hiện các bút toán kết chuyển lần lượt theo các bước:
Kết chuyển thuế GTGT
Nợ TK 3331: Số thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 1331
Kết chuyển giá vốn
Nợ TK 911
Có TK 632
Kết chuyển chi phí quản lý, kinh doanh
Nợ TK 911
Có TK 642,641
Kết chuyển các khoản chi phí tài chính
Nợ TK 911
Có TK 635
Kết chuyển chi phí khác
Nợ TK 911
Có TK 811
Kết chuyển doanh thu
Nợ TK 511
Có TK 911
Kết chuyển các khoản thu nhập tài chính
Nợ TK 515
Có TK 911
Kết chuyển thu nhập khác
Nợ TK 711
Có TK 911
Kết chuyển lợi nhuận sau thuế
Bước 1: Tính thuế TNDN và hạch toán
Nợ TK 821
Có TK 3334: số thuế TNDN phải nộp
Bước 2: Kết chuyển chi phí thuế TNDN
Nợ TK 911
Có TK 821
Bước 3: Kết chuyển lợi nhuận sau thuế
Nợ TK 911
Có TK 4212
Hoặc Kết chuyển lỗ
Nợ TK 4212
Có TK 911
Trên đây là một số nghiệp vụ kế toán cơ bản, MISA AMIS hy vọng bài viết giúp ích được cho các bạn kế toán bao quát các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp và áp dụng được trong công việc của mình.
Tác giả: Viết Thị Thu Hiền
0904 885 833
https://www.misa.vn/
