7 quy định chấm công được áp dụng phổ biến trong doanh nghiệp

Hiện nay, nhiều người lao động vẫn chưa nắm rõ về các quy định về chấm công và các hình thức xử lý khi vi phạm. Bài viết sau sẽ cung cấp thông tin chi tiết cho các bạn về quy định chấm công và các hình thức xử lý của doanh nghiệp khi nhân viên vi phạm.

Tải miễn phí – 17 Mẫu Chấm công HOT nhất 2024

1. Quy định chấm công gồm những yếu tố nào?

1.1 Quy định về thực hiện chấm công 

Nhân viên vào công ty phải tuân thủ quy tắc chấm công bằng dấu vân tay vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc. Các lỗi về thời gian, bao gồm: 

• Đi trễ: Sau thời gian bắt đầu ca làm nhân viên không thực hiện chấm công được xem là đi muộn. Việc nhân viên đến sớm hoặc đúng giờ làm việc nhưng không quét vân tay khi vào làm nhưng có quét vân tay khi tan ca được xem là đi muộn.

• Về sớm: Nhân viên về trước thời gian kết thúc ca làm được quy định được xem là về sớm. Việc nhân viên có thực hiện chấm công vào nhưng không chấm công ra được coi là về sớm.
• Nghỉ việc không lý do: Ngày làm việc/Ca làm việc không thực hiện chấm công và không làm đơn xin nghỉ trên hệ thống ioffice (đơn sẽ không được quản lý duyệt).
• Quên thực hiện chấm công: Nhân viên có mặt làm việc, thực hiện đúng giờ vào và tan ca nhưng quên chấm công.

>>> Xem thêm: Top app chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất

Khi xảy ra sai sót đi muộn /về sớm/quên chấm công, nhân viên đưa ra yêu cầu “check-in / out” trên hệ thống quản lý, trưởng phòng/quản lý cơ sở duyệt yêu cầu và tính sổ trừ KPI trong bảng vào cuối tháng. 

Nếu quá 3 lần trong 1 tháng, trưởng phòng/người quản lý lập biên bản vi phạm và xử lý kỷ luật theo quy định của công ty. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm kiểm soát và giám sát việc chấm công, cũng như xử lý các vi phạm.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý chấm công, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:

1.2 Thời gian làm việc 

Thời gian làm việc thông thường tại Việt Nam như thế nào? Thời gian làm việc theo quy định chung trong công ty là 8 giờ một ngày, 44 giờ một tuần, chia thành các đội làm việc như sau:

• Ca Sáng: từ 8 giờ đến 12 giờ 
•  Ca Chiều: từ 1 giờ 30 giờ chiều đến 5 giờ 30 phút chiều 
•  Ca Tối: 5:30 chiều đến 9:30 tối 

Nhân viên hành chính làm việc hai ca sáng, chiều từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy mỗi tuần. Tùy theo tính chất, đặc thù của từng công việc mà Công ty áp dụng chế độ làm việc cho từng bộ phận theo lịch hành chính hoặc theo ca làm việc quy định cho từng người lao động.

• Thời gian làm việc Luật pháp quy định: 

Thời gian làm việc chính thức theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã ký nhưng: Thời gian làm việc hành chính không quá 08 giờ / ngày và 48 giờ / tuần đối với công việc bình thường. 

Thời giờ làm việc hành chính không quá 06 giờ trong 01 ngày đối với người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm theo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cùng với Bộ Y tế ban hành.

• Thời gian làm việc của Quốc tế: 

Giờ làm việc bình thường (hoặc giờ làm việc tiêu chuẩn) của Quốc tế đề cập đến việc giới hạn số giờ làm việc mỗi ngày, tuần, tháng hoặc năm. Nếu người lao động phải làm thêm giờ, thì người sử dụng lao động phải trả tiền làm thêm giờ cho người lao động theo quy định của pháp luật. 

Nhìn chung, giờ làm việc tiêu chuẩn của các quốc gia trên thế giới là khoảng 40 đến 44 giờ một tuần và tiền làm thêm giờ cao hơn khoảng 25-50% so với tiền lương theo giờ bình thường. Số giờ làm việc tối đa tương ứng với số giờ làm việc tối đa của một người lao động. Nhân viên không bắt buộc phải làm việc nhiều hơn quy định trong luật về số giờ làm việc tối đa.

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay

1.3 Quy định giờ giấc ra/vào công ty 

Quy định giờ giấc ra/ vào công ty không cụ thể, tùy vào từng công ty có cách sắp xếp và phân bổ thời gian như thế nào là hợp lý, tuy nhiên nhiều công ty vẫn áp dụng các mốc thời gian ra/vào phổ biến sau:

• 8 – 17h, nghỉ trưa 1 tiếng 
• 8 – 17h30, nghỉ trưa 1,5 tiếng 
• Không quan trọng giờ giấc cụ thể, miễn làm đủ 8 tiếng,…

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên excel từ A-Z

1.4 Số ngày nghỉ phép và đăng ký nghỉ phép 

Theo quy định của Bộ Lao động, bình quân người lao động có: 12 ngày nghỉ phép/năm (đối với người lao động trong điều kiện bình thường) , 14 ngày phép/năm (đối với người chưa thành niên, người tàn tật, người làm việc nặng nhọc, môi trường độc hại, độc hại), 16 ngày nghỉ/năm (đối với người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm) 

Trường hợp người lao động làm việc chưa đủ lâu được hưởng 12 ngày phép / năm thì công thức tính ngày nghỉ là như sau: Ngày nghỉ hàng năm = [Số ngày nghỉ hằng năm + Số ngày nghỉ tăng theo thâm niên (nếu có) x tháng làm việc thực tế trong năm].

Ngoài ra, Điều 11, Bộ luật Lao động quy định cứ 5 năm làm việc tại một đơn vị/tổ chức, người lao động được nghỉ thêm 1 ngày.

Trong nhiều trường hợp, nhân viên có nhu cầu nghỉ phép thì có thể gửi đơn cho quản lý, phòng nhân sự để được xét duyệt. Tùy vào từng công ty mà có cách quy định thời gian báo trước khi nghỉ, phổ biến như sau:

• Từ 0,5 đến 01 ngày: Xin phép trước 24h00 ngày hôm trước.
• Từ 1,5 đến 2,5 ngày: Xin phép trước 02 ngày.
• Từ 03 đến 05 ngày: Xin phép trước 01 tuần.
• Trên 5,5 ngày: Xin phép 02 tuần trước khi nghỉ.

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

1.5 Đăng ký tăng ca / làm thêm giờ 

Khi khối lượng công việc nhiều, người lao động có thể đề nghị với quản lý làm thêm giờ để tiến độ công việc được bảo đảm, nếu người quản lý đồng ý thì cần tuân thủ nghiêm các quy định sau:

• Phải đạt được sự đồng ý của người lao động (người lao động có quyền từ chối làm thêm giờ); 
• Làm thêm giờ cho nhân viên; không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày; 
•  Các trường hợp áp dụng quy định về giờ làm việc bình thường trong tuần; thì tổng số giờ làm việc bình thường và làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày; không quá 40 giờ trong 01 tháng; 
•  Đảm bảo số giờ làm thêm của người lao động không quá 200 giờ trong 01 năm; trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.

1.6 Đăng ký đi muộn / về sớm / work from home 

Nếu vì một lý do khách quan khiến bạn đi trễ bạn cần liên lạc với quản lý để xin phép xin vào trễ hoặc về sớm. Ngoài ra, tùy tính chất công việc bạn có thể làm việc không cần đến công ty bạn sẽ làm đơn xin phép làm việc tại nhà.

Bên cạnh những trường hợp chủ quan, tiêu cực, pháp luật luôn có những quy định đối với những trường hợp đặc biệt. Lúc này, người lao động được phép đi muộn, về sớm có lương và không bị ảnh hưởng đến các quyền lợi khác. 

Theo quy định tại Điều 137 Bộ luật Lao động 2019, những trường hợp sau được phép về muộn có lương: 

• Người lao động đang nuôi con nhỏ dưới 12 tháng được hỗ trợ nghỉ 60 phút trong thời gian làm việc mỗi ngày. 
• Nhân viên trong kỳ kinh được khuyến khích nghỉ giải lao 30 phút trong thời gian làm việc mỗi ngày. 

Ngoài những quy định liên quan đến các trường hợp đi muộn, về sớm nêu trên, mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ có những bảng lương khác nhau cho nhân viên của mình. Trên thực tế, nhiều công nhân đến muộn, về sớm nhưng được giải phóng mặt bằng đầy đủ và vẫn được trả lương khi gặp những trường hợp đặc biệt như hỏng xe đột xuất, tắc đường, hẹn khách,…

>>> Xem thêm: Tải miễn phí bảng chấm công theo giờ chi tiết nhất

1.7 Hình thức xử lý vi phạm quy định chấm công 

Tùy vào mức độ vi phạm mà có cách xử lý khác nhau, sau đây là một vài hình thức xử lý phổ biến:

• Nhắc nhở đối với vi phạm nhẹ: Nhắc nhở cho nhân viên về những vi phạm có thể nhắc nhở trực tiếp hoặc bằng văn bản. Sự xuất hiện của các văn bản trong trường hợp này làm gia tăng mức độ nghiêm trọng của cảnh báo. Điều này cũng thể hiện rằng quản lý không hài lòng với hành vi của bạn.
• Trừ lương, trừ phép, không ghi nhận công: Trường hợp bạn là người đi làm quá trễ, ra qua sớm hoặc nghỉ không xin phép thì công ty có quyền trừ lương của bạn.
• Đuổi việc nếu vi phạm nặng, nhiều lần: Nếu cùng một lỗi sai mà vi phạm nhiều lần hoặc vi phạm một lúc nhiều lỗi sai làm ảnh hưởng đến công ty thì chắc chắn bạn phải đối diện với hình thức xử lý kỷ luật cao nhất là đuổi việc.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất cho doanh nghiệp

2. Những điểm cần lưu ý khi xây dựng quy định chấm công 

Quy định về chấm công ở mỗi công ty sẽ khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm văn hóa cụ thể và mục tiêu của người quản lý, lãnh đạo. Tuy nhiên, khi xây dựng quy định về thời gian bạn phải có đầy đủ các nội dung quan trọng như: 

•  Quy định rõ ràng về cách thức chấm công.
•  Xử lý các trường hợp quên thời gian, lỗi hẹn giờ. 
•  Quy định về các trường hợp đi sớm, về muộn. 
•  Xử phạt các vi phạm trên.

Ngoài ra, nhân sự cũng cần lưu ý, các quy định về chấm công phải luôn tuân thủ các quy định của pháp luật lao động, cũng như hài hòa với văn hóa doanh nghiệp. 

Khi ban hành, các quy định về thời gian phải được cả cấp quản lý và nhân viên chấp thuận. Vì vậy, lời khuyên dành cho các HR khi xây dựng quy tắc tính thời gian là nên trao đổi với cấp quản lý, cũng như thực hiện một cuộc khảo sát để lắng nghe ý kiến ​​của nhân viên.

Quản lý chấm công nhân viên dễ dàng hơn với AMIS Chấm công 

AMIS Chấm công là giải pháp chấm công được phát triển nhằm nâng cao khả năng quản lý chấm công trong các tổ chức sản xuất và dịch vụ, hệ thống là sự kết hợp hoàn hảo giữa phần cứng và phần mềm quản lý công nghệ thông tin. Với giao diện thiết kế liền mạch, người dùng không mất quá nhiều thời gian để làm quen và sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.

3. Kết luận

Trên đây là toàn bộ quy trình chấm công được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp rắc rối trong quy trình chấm công, quản lý thời gian của nhân viên thì hãy sử dụng AMIS Chấm công, đây sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hơn trong việc quản lý chấm công.