Nhiều bộ phận nhân sự lúng túng khi xây dựng quy chế chấm công, đặc biệt khi các doanh nghiệp ngày càng đa dạng ca làm, vị trí linh hoạt và chế độ làm việc từ xa ngày càng phổ biến. Nếu thiếu quy định về chấm công, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng quản lý lỏng lẻo, phát sinh tranh chấp hoặc khó xử lý khi nhân sự vi phạm.
Bài viết này từ MISA AMIS sẽ giúp nhà quản trị và HR xác lập được các nguyên tắc chấm công cơ bản cũng như lựa chọn biện pháp xử lý vi phạm phù hợp.
QUẢN LÝ CHẤM CÔNG, NHẮC NHỞ TỰ ĐỘNG VỚI AMIS CHẤM CÔNG
1. Quy định chấm công gồm những yếu tố nào?
Để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc quản lý công lao động, mỗi doanh nghiệp đều cần xây dựng quy định chấm công. Dưới đây là những yếu tố quan trọng trong quy định chấm công:
1.1 Quy định về thực hiện chấm công hàng ngày
Nhân viên vào công ty phải tuân thủ quy tắc chấm công vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc. Các lỗi về thời gian làm việc bao gồm:
- Đi trễ: Sau thời gian bắt đầu ca làm nhân viên không thực hiện chấm công được xem là đi muộn. Việc nhân viên đến sớm hoặc đúng giờ làm việc nhưng không quét vân tay khi vào làm nhưng có quét vân tay khi tan ca được xem là đi muộn.
- Về sớm: Nhân viên về trước thời gian kết thúc ca làm được xem là về sớm. Việc nhân viên có thực hiện chấm công vào nhưng không chấm công ra được coi là về sớm.
- Nghỉ việc không lý do: Ngày làm việc/Ca làm việc không thực hiện chấm công và không làm đơn xin nghỉ.
- Quên thực hiện chấm công: Nhân viên có mặt làm việc, thực hiện đúng giờ vào và tan ca nhưng quên chấm công.
Khi xảy ra sai sót đi muộn /về sớm/ quên chấm công, nhân viên đưa ra yêu cầu cập nhật qua giấy tờ hoặc trên hệ thống quản lý. Trưởng phòng/quản lý là người quyết định duyệt yêu cầu hay không. HR dựa vào kết quả này để tổng kết công cuối tháng.
Nếu vi phạm xảy ra quá nhiều lần, doanh nghiệp có thể đưa ra quy định trưởng phòng/người quản lý lập biên bản vi phạm và xử lý kỷ luật đối với nhân viên. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm kiểm soát và giám sát việc chấm công, cũng như xử lý các vi phạm.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm quản lý chấm công tự động, quản lý thời gian làm việc chính xác và chặt chẽ, vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ ngay:
1.2 Thời gian làm việc
Thời gian làm việc phổ biến tại Việt Nam:
Theo quy định pháp luật lao động hiện hành, thời gian làm việc tiêu chuẩn tại Việt Nam thường được xác định là không quá 8 giờ mỗi ngày và 44 tiếng mỗi tuần. Có thể làm thêm, tăng ca nhưng không quá 12 giờ mỗi ngày. Lịch làm việc phổ biến áp dụng cho người lao động là từ thứ Hai đến thứ Bảy, chia thành các ca như sau:
- Ca sáng: Thường bắt đầu vào khoảng 8h-8h30, kết thúc vào 12h.
- Ca chiều: Bắt đầu từ khoảng 13h-13h30 đến 17h30-18h-18h30.
- Ca tối hoặc ca hành chính đặc biệt: Một số doanh nghiệp có thêm ca tối từ 18h hoặc 19h đến 22h tuỳ tính chất công việc (như sản xuất, dịch vụ khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật…).
Tùy theo ngành nghề, khối lượng công việc và đặc thù vận hành, doanh nghiệp có thể bố trí nhân viên làm việc theo giờ hành chính cố định, chia ca hoặc linh hoạt theo từng vị trí, phòng ban. Các bộ phận sản xuất, bán lẻ, chuỗi dịch vụ thường áp dụng chế độ chia ca hoặc kíp luân phiên, nhằm đảm bảo đủ nhân sự trực xuyên suốt thời gian hoạt động.
Khi doanh nghiệp xây dựng quy định về thời gian làm việc, nên đảm bảo tuân thủ giới hạn giờ làm do pháp luật quy định, đồng thời công khai rõ lịch làm việc cho từng bộ phận, nhóm lao động, tạo sự minh bạch và chủ động cho người lao động sắp xếp công việc cá nhân.
Thời gian làm việc quốc tế:
Giờ làm việc bình thường (hoặc giờ làm việc tiêu chuẩn) của quốc tế đề cập đến việc giới hạn số giờ làm việc mỗi ngày, tuần, tháng hoặc năm. Nếu người lao động phải làm thêm giờ, thì người sử dụng lao động phải trả tiền làm thêm giờ cho người lao động theo quy định của pháp luật.
Nhìn chung, giờ làm việc tiêu chuẩn của các quốc gia trên thế giới là khoảng 40 đến 44 giờ một tuần và tiền làm thêm giờ cao hơn khoảng 25-50% so với tiền lương theo giờ bình thường. Nhân viên không bắt buộc phải làm việc nhiều hơn quy định trong luật về số giờ làm việc tối đa.
Tải miễn phí – 17 Mẫu Chấm công HOT nhất
1.3 Số ngày nghỉ phép và đăng ký nghỉ phép
Số ngày nghỉ phép hàng năm theo quy định pháp luật:
- Người lao động làm việc trong điều kiện bình thường: 12 ngày/năm
- Người lao động chưa thành niên, người khuyết tật, hoặc làm việc trong môi trường nặng nhọc, độc hại: 14 ngày/năm
- Người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: 16 ngày/năm
Nếu người lao động chưa đủ 12 tháng làm việc tại doanh nghiệp, số ngày nghỉ được tính theo thời gian thực tế làm việc:
Ngày nghỉ phép được hưởng = (Số ngày nghỉ phép/năm + số ngày tăng theo thâm niên nếu có) x số tháng thực tế làm việc / 12
Ngoài ra, sau mỗi 5 năm làm việc liên tục cho một đơn vị, người lao động sẽ được cộng thêm 1 ngày nghỉ phép mỗi năm.
Quy trình đăng ký nghỉ phép
Nhân viên có nhu cầu nghỉ phép cần thông báo và gửi đề nghị lên cấp quản lý, phòng nhân sự để được xét duyệt. Để đảm bảo kế hoạch công việc không bị ảnh hưởng, các doanh nghiệp thường quy định thời gian báo trước như sau:
- Nghỉ từ 0,5 đến 1 ngày: Thông báo tối thiểu trước 1 ngày làm việc
- Nghỉ từ 1,5 đến 2,5 ngày: Thông báo trước ít nhất 2 ngày
- Nghỉ từ 3 đến 5 ngày: Thông báo trước 1 tuần
- Nghỉ trên 5 ngày: Thông báo trước 2 tuần
Tùy theo quy mô, ngành nghề và nội quy từng công ty, cách thức đăng ký nghỉ phép có thể khác biệt về thời gian, hình thức (qua văn bản giấy, email, phần mềm quản trị nhân sự…) nhưng nguyên tắc chung là cần báo trước và có sự phê duyệt của cấp quản lý.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên Excel
1.5 Đăng ký tăng ca / làm thêm giờ
Khi phát sinh nhu cầu tăng khối lượng công việc, doanh nghiệp có thể đề xuất người lao động làm thêm giờ để đáp ứng tiến độ, tuy nhiên cần tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về lao động:
- Chỉ được làm thêm khi có sự đồng ý của người lao động; nhân viên hoàn toàn có quyền từ chối mà không bị xử lý kỷ luật hay ảnh hưởng quyền lợi.
- Số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày. Ví dụ: nếu ca làm chuẩn là 8 tiếng/ngày thì tối đa chỉ làm thêm 4 tiếng/ngày đó.
- Nếu doanh nghiệp tổ chức làm việc theo tuần thì tổng số giờ làm việc (bao gồm cả giờ làm thêm) không vượt quá 12 giờ trong một ngày và không quá 40 giờ làm thêm trong một tháng.
- Giới hạn số giờ làm thêm tối đa trong năm là 200 giờ/người; riêng một số ngành nghề đặc thù có thể đến 300 giờ theo quy định riêng của pháp luật.
1.6 Đăng ký đi muộn / về sớm / work from home
Trong quá trình làm việc, nhiều nhân viên có thể gặp những tình huống bất khả kháng như tai nạn giao thông, phương tiện hỏng hóc, kẹt xe nghiêm trọng, lý do cá nhân quan trọng hoặc các trường hợp đột xuất khác.
Người lao động cần chủ động liên hệ ngay với quản lý trực tiếp để thông báo và xin phép, đồng thời đề xuất phương án bù đắp công việc (làm thêm bù, làm việc từ xa nếu phù hợp chính sách doanh nghiệp).
Xu hướng mới tại nhiều tổ chức hiện đại cho phép người lao động sử dụng hình thức làm việc linh hoạt như chia ca, làm remote, work-from-home… khi có lý do chính đáng và đáp ứng đủ yêu cầu bảo mật, kết quả đầu ra. Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy chế và mẫu đơn xin phép riêng áp dụng cho trường hợp này.
Bên cạnh các trường hợp cá nhân chủ động xin phép, pháp luật Việt Nam cũng quy định một số đối tượng được ưu tiên đi muộn, về sớm mà không bị trừ lương hoặc ảnh hưởng quyền lợi:
- Người lao động nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi: Được nghỉ 60 phút mỗi ngày làm việc, hưởng nguyên lương (theo Điều 137 Bộ luật Lao động 2019).
- Lao động nữ trong thời kỳ kinh nguyệt: Được nghỉ giải lao 30 phút/ngày, tối thiểu 3 ngày/tháng, hưởng nguyên lương (Điều 32, Luật An toàn, vệ sinh lao động).
Thực tiễn tại nhiều doanh nghiệp, ngoài các trường hợp luật định, cán bộ quản lý còn có thể xem xét linh hoạt các lý do khách quan dưới hình thức cho bù giờ, đổi ca hoặc cho phép làm online để không làm ảnh hưởng tiến độ công việc cũng như đảm bảo quyền lợi tối ưu cho cả hai phía.
Tải MIỄN PHÍ bảng chấm công theo giờ chi tiết nhất
1.7 Hình thức xử lý khi vi phạm quy chế chấm công
Việc xử lý các vi phạm liên quan đến đi muộn, về sớm, nghỉ không phép… trong doanh nghiệp cần dựa trên mức độ và tần suất vi phạm. Dưới đây là những hình thức phổ biến:
- Nhắc nhở: Đối với các vi phạm lần đầu hoặc mức độ nhẹ, quản lý có thể nhắc nhở trực tiếp hoặc gửi thông báo bằng văn bản. Hình thức này chủ yếu nhằm nâng cao ý thức, giúp nhân viên sửa đổi, đồng thời tạo dấu mốc cảnh báo nếu tình trạng tiếp diễn.
- Trừ lương, trừ ngày phép, không tính công: Nếu người lao động đi muộn, về sớm, hoặc nghỉ không phép vượt quá giới hạn cho phép, doanh nghiệp có quyền cắt giảm phần tiền lương tương ứng, trừ vào quỹ phép năm, hoặc không chấm công những ngày vi phạm.
- Xử lý kỷ luật, chấm dứt hợp đồng: Với những trường hợp tái phạm nhiều lần, vi phạm kéo dài hoặc gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động chung, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiến hành kỷ luật ở mức cao nhất là buộc thôi việc theo đúng quy trình và chứng cứ.
Tham khảo: phần mềm tính lương tích hợp chấm công toàn diện nhất hiện nay
2. Những điểm cần lưu ý khi xây dựng quy định chấm công
Quy định về chấm công ở mỗi công ty sẽ khác nhau, tuy nhiên vẫn có những lưu ý chung khi thiết lập quy định:
Xác định rõ nguyên tắc chấm công phù hợp với đặc thù doanh nghiệp
Quy định về chấm công không nên “sao chép máy móc” mà cần điều chỉnh sát thực tế hoạt động, văn hóa tổ chức và mục tiêu quản trị. Trước khi thiết kế quy trình, HR nên khảo sát đặc điểm ca làm, mô hình vận hành (hành chính, chia ca, làm linh hoạt…) và xác định loại hình chấm công phù hợp (chấm vân tay, check-in online, QR code, xác nhận quản lý,…).
Quy định chi tiết các trường hợp đặc biệt và cách xử lý vi phạm
Một nội dung không thể bỏ qua là xây dựng các phương án cho những tình huống thường gặp như quên chấm công, làm sai ca, lỗi check-in, đi muộn/về sớm hoặc nghỉ đột xuất. Mỗi trường hợp cần hướng dẫn xử lý và chế tài rõ ràng: bổ sung công trong ngày, báo quản lý, áp dụng hình thức phạt nhẹ/lớn tương ứng mức độ vi phạm, tránh mập mờ gây tranh cãi.
Tuân thủ pháp luật và lấy ý kiến các bên liên quan
Các quy tắc chấm công phải luôn đảm bảo không trái quy định Bộ luật Lao động (giới hạn giờ làm, nghỉ phép, làm thêm giờ…), đồng thời phù hợp với văn hóa công ty. Trước khi ban hành chính thức, quy định nên được trao đổi kỹ với lãnh đạo, lấy ý kiến đại diện nhân viên. Việc tham khảo ý kiến thực tế sẽ giúp hoàn thiện quy trình, tăng tính đồng thuận và giảm nguy cơ phát sinh khiếu nại về sau.
HR nên công khai quy trình, tổ chức truyền thông nội bộ và giữ kênh phản hồi trực tiếp để nhân viên dễ tiếp cận, góp ý hoặc phản ánh những bất cập, giúp hoàn thiện dần hệ thống chấm công của doanh nghiệp.
3. Quản lý chấm công tự động, chặt chẽ với AMIS Chấm Công
AMIS Chấm Công là công cụ chuyên biệt giúp các doanh nghiệp kiểm soát thời gian làm việc, nghỉ phép và tuân thủ quy trình quản lý nhân sự một cách tự động, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót. Tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:
- Thiết lập quy định giờ công linh hoạt: thiết lập các ca làm việc, quy tắc chấm công, quy định đi muộn/về sớm theo đúng đặc thù từng phòng ban hoặc nhóm lao động.
- Tự động tổng hợp và hiển thị bảng công: Quản lý toàn bộ dữ liệu check-in/out theo từng nhân viên, ca làm, tự động tính số công, số lần đi muộn, về sớm… hạn chế tối đa thao tác thủ công.
- Tạo đơn và phê duyệt nghỉ phép online: Nhân viên chủ động gửi đơn xin phép, đi trễ, nghỉ phép ngay trên phần mềm. Quản lý nhận thông báo, duyệt đơn nhanh chỉ với vài thao tác trên máy tính hoặc điện thoại.
- Dữ liệu đồng bộ – kết nối AMIS Tiền Lương: Mọi thông tin công, phép, bù giờ được cập nhật trực tiếp sang hệ thống tính lương chuẩn xác, tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu cho bộ phận kế toán.
Hàng ngàn doanh nghiệp, nhà máy, văn phòng đang sử dụng AMIS Chấm Công với các lợi ích:
- Dễ sử dụng, dễ quản lý: Giao diện logic, trực quan cho cả HR, quản lý lẫn nhân viên, dễ dàng khai thác tối đa tính năng.
- Nhân viên chủ động giám sát quyền lợi: Theo dõi công nhật, nghỉ phép, quyền lợi cá nhân mọi lúc, minh bạch và không bị nhầm lẫn giữa các khâu kiểm soát thủ công.
- Tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả vận hành: Bộ phận nhân sự, quản lý giảm sức ép tổng hợp dữ liệu, tập trung vào công việc chiến lược và cải thiện trải nghiệm nhân viên.
Trải nghiệm ngay AMIS Chấm Công để chuẩn hóa quản lý thời gian lao động và xây dựng môi trường làm việc hiện đại hơn cho toàn doanh nghiệp.
Trên đây là chia sẻ về quy định chấm công được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp. Quan trọng nhất, doanh nghiệp nên hướng tới sự cân bằng giữa tính kỷ luật và sự linh hoạt, tạo điều kiện để nhân viên cảm thấy yên tâm, thoải mái phát huy năng lực. Khi văn hóa tự giác và trách nhiệm được đề cao, hiệu suất lao động cũng sẽ được tối ưu.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
