Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh – gia tăng doanh số

Đào tạo nhân viên kinh doanh là một trong những hoạt động quan trọng giúp nâng cao chất lượng đội ngũ sales, biến họ thành những “chiến binh chốt đơn” xuất sắc, mang lại nguồn doanh thu ổn định. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu về quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh bài bản, hiệu quả.

1. Những hạn chế trong đào tạo nhân viên kinh doanh

Nhu cầu đào tạo chưa rõ ràng

Một trong những hạn chế lớn nhất là thiếu sự xác định chính xác về nhu cầu đào tạo. Nhiều doanh nghiệp chỉ tổ chức các khóa học theo cảm tính hoặc dựa trên kinh nghiệm cá nhân của lãnh đạo, thay vì phân tích cụ thể điểm yếu hiện tại và nhu cầu cải thiện của đội ngũ kinh doanh. Điều này dẫn đến việc đào tạo không đúng trọng tâm, gây lãng phí thời gian và nguồn lực mà không mang lại hiệu quả như mong đợi.

Lựa chọn hình thức đào tạo không phù hợp

Doanh nghiệp thường lựa chọn các hình thức đào tạo phổ biến, tiết kiệm, mang lại kết quả dễ thấy ban đầu mà không cân nhắc đến đặc thù công việc hay khả năng tiếp thu của nhân viên. Ví dụ: áp dụng một hình thức đào tạo chung cho tất cả các nhóm nhân viên, một số nhân viên kinh doanh cần thực hành thực tế, nhưng doanh nghiệp lại chỉ tập trung vào các buổi đào tạo lý thuyết. Việc thiếu linh hoạt trong lựa chọn hình thức đào tạo khiến nội dung trở nên khô khan, khó áp dụng vào thực tế công việc.

Quy trình đào tạo không bài bản

Nhiều doanh nghiệp không xây dựng được quy trình đào tạo rõ ràng và đồng bộ. Các khóa đào tạo thường thiếu kế hoạch cụ thể về mục tiêu, nội dung, phương pháp và thời gian. Thiếu người có kinh nghiệm giảng dạy, thiếu các công cụ hỗ trợ hiện đại cũng là lý do khiến quy trình đào tạo không có kết quả như mong đợi. Ngoài ra, việc thiếu đánh giá sau đào tạo để đo lường hiệu quả càng khiến quy trình này trở nên kém hiệu quả, không tạo được sự cải thiện đáng kể cho đội ngũ nhân viên kinh doanh.

2. Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh

Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh nên bắt đầu bằng việc xem xét thực trạng để tìm ra phương thức phù hợp. Tiếp theo là đào tạo toàn diện về tư duy kinh doanh, những kiến thức, kỹ năng cần thiết. Tất nhiên không thể thiếu bước áp dụng vào thực tiễn, ghi nhận thành tích và đo lượng hiệu quả đào tạo.

Bước 1: Đánh giá năng lực hiện tại của đội ngũ kinh doanh

Điều quan trọng đầu tiên là nắm bắt rõ ràng năng lực hiện tại của đội ngũ sales. Người quản lý cần phân tích chi tiết các kỹ năng, kiến thức và thái độ của nhân viên để xác định những khoảng trống cần cải thiện. Một số phương pháp dưới đây có thể hỗ trợ bạn trong việc đánh giá năng lực nhân sự:

Phân tích nội dung các cuộc gọi tư vấn khách hàng
Ghi lại và xem xét các cuộc gọi của nhân viên với khách hàng là một cách trực quan để đánh giá hiệu quả làm việc. Qua đó, bạn có thể nhận ra liệu nhân viên có nắm vững thông tin sản phẩm, biết cách giải quyết vấn đề và giao tiếp một cách chuyên nghiệp hay không. Phương pháp này cũng giúp phát hiện những điểm yếu trong kỹ năng tương tác để cải thiện.

Lắng nghe phản hồi từ khách hàng và quản lý trực tiếp
Ý kiến từ khách hàng thường phản ánh trung thực nhất về thái độ phục vụ, khả năng tư vấn và sự chuyên nghiệp của nhân viên. Bên cạnh đó, quản lý trực tiếp hoặc trưởng nhóm cũng là người nắm rõ hiệu suất làm việc hàng ngày và sự phù hợp của nhân viên với công việc. Kết hợp hai nguồn thông tin này sẽ mang lại bức tranh toàn diện hơn.

Áp dụng khung năng lực cho nhân viên kinh doanh
Một khung năng lực được thiết kế riêng cho nhân viên kinh doanh có thể giúp chuẩn hóa công tác đánh giá. Hệ thống này phân loại các kỹ năng cần thiết và đưa ra thang điểm cụ thể, từ đó xác định những kỹ năng còn thiếu. Dựa vào kết quả, bạn có thể xây dựng lộ trình đào tạo sát với thực tế và đáp ứng đúng nhu cầu phát triển của đội ngũ.

Bước 2: Xác định nhu cầu và hình thức đào tạo

Doanh nghiệp tìm hiểu mong muốn, nhu cầu của nhân viên kinh doanh. Tương tác hai chiều giữa đội ngũ sales và đội ngũ xây dựng chương trình đào tạo sẽ mang lại những insight thú vị, giúp ích cho việc lựa chọn hình thức giảng dạy, huấn luyện hợp lý. Một số cách để thấu hiểu nhu cầu đào tạo chính xác:

Thực hiện phỏng vấn, khảo sát chuyên sâu 
Bằng cách đặt các câu hỏi xoay quanh mục tiêu cá nhân, điểm mạnh, điểm yếu, định hướng phát triển nghề nghiệp, khó khăn trong công việc của nhân viên kinh doanh, quản lý có thể thu thập được những thông tin quan trọng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xác định được nội dung đào tạo sát với nhu cầu thực tế của nhóm nhân viên kinh doanh.

Áp dụng mô hình Canvas trong thiết kế quy trình đào tạo
Mô hình Canvas là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến nhân viên kinh doanh, mối quan hệ nội bộ và giá trị mà công ty mang lại. Thông qua việc áp dụng Canvas, doanh nghiệp có thể xây dựng lộ trình đào tạo sát với thị trường mục tiêu và chiến lược tiếp cận khách hàng, đồng thời nâng cao năng lực đội ngũ bán hàng một cách toàn diện.

Các phương pháp đào tạo phổ biến mà doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Học trực tuyến (Online training)
• Học trực tiếp (Onsite training)
• Đào tạo theo dự án (Project based learning)
• Khóa huấn luyện (Coaching)
• Đào tạo ngay trong công việc thực tế (On-job training)

Bước 3: Đào tạo nhân viên kinh doanh về tư duy

Chuẩn bị tư duy (mindset) tốt là yếu tố cốt lõi để nhân viên kinh doanh duy trì sự đam mê với nghề, phát huy hết khả năng của mình. Những tư duy mà một người làm sales nên có:

Tư duy lấy khách hàng làm trung tâm
Nhân viên kinh doanh phải luôn đặt nhu cầu, mong muốn và vấn đề của khách hàng lên hàng đầu. Tư duy này giúp họ lắng nghe sâu sắc, đồng cảm và tìm ra giải pháp tối ưu. Sự thấu hiểu sâu sắc với nỗi đau và kỳ vọng của khách hàng là chìa khóa tạo nên những trải nghiệm tư vấn chuyên nghiệp và gắn kết bền vững.

Tư duy cam kết và trách nhiệm
Sự tận tâm và trách nhiệm cao trong công việc là hai yếu tố không thể thiếu. Nhân viên cần hiểu rõ rằng mỗi hành động và kết quả họ tạo ra đều ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Với tư duy này, họ không chỉ tuân thủ các quy định mà còn xây dựng niềm tin với khách hàng và đồng nghiệp.

Tư duy bám đuổi mục tiêu và duy trì kỷ luật
Áp lực trong công việc sales đòi hỏi nhân viên phải có tư duy bám đuổi mục tiêu rõ ràng. Khả năng kiên trì, tự giác theo dõi và đánh giá hiệu suất giúp họ luôn tiến về phía trước, không bỏ cuộc trước khó khăn.

Tư duy sáng tạo và đổi mới
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, việc không ngừng học tập và cập nhật xu hướng là điều sống còn. Nhân viên cần tìm kiếm những cách làm sáng tạo, hiệu quả để thu hút và giữ chân khách hàng. Sự đổi mới giúp họ vượt qua giới hạn bản thân và dẫn đầu trong ngành.

Tư duy phục vụ khách hàng
Ngoài việc đạt doanh số, nhân viên kinh doanh cần chú trọng mang lại giá trị thực sự cho khách hàng. Tư duy phục vụ không chỉ xây dựng mối quan hệ ngắn hạn mà còn tạo nền tảng cho sự hợp tác lâu dài.

Bước 4: Đào tạo nhân viên kinh doanh về kiến thức

Chương trình đào tạo nên bằng những kiến thức lý thuyết nền tảng. Nếu không có kiến thức làm gốc, sẽ rất khó để các nhân viên kinh doanh làm việc hiệu quả.

Đào tạo kiến thức về sản phẩm, dịch vụ

Trong phần này, người đào tạo cần cung cấp toàn bộ các thông tin về sản phẩm/dịch vụ cho nhân viên bán hàng. Tùy vào từng đặc thù sản phẩm của doanh nghiệp, sẽ có các mô-đun về kiến thức khác nhau.

Ví dụ:

• Nhân viên kinh doanh mỹ phẩm cần được đào tạo các kiến thức về sản phẩm bao gồm: nguồn gốc sản phẩm, thành phần, công dụng, đặc tính nổi bật, đối tượng sử dụng.
• Nhân viên kinh doanh dịch vụ phần mềm cần được đào tạo các kiến thức như: Phần mềm đó được phát triển như thế nào? Phục vụ mục đích gì? Các tính năng của phần mềm, cách sử dụng…

Người đào tạo là phải truyền đạt cho nhân viên thấy được điểm mạnh thực sự của sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Khi nhân viên kinh doanh phải thật sự yêu thích và thấu hiểu sản phẩm, họ mới có thể truyền tải thông tin tư vấn khách hàng một cách tốt nhất. 

Đào tạo kiến thức về thị trường

Kiến thức về thị trường là các vấn đề về nhu cầu thị trường như thế nào, thị trường đó đã và đang có những biến động, xu hướng gì? Khi đào tạo kiến thức về thị trường cho nhân viên kinh doanh, phải đào tạo chi tiết về: 

• Khách hàng mục tiêu: Họ là những ai? Các đặc điểm về nhân khẩu học và hành vi của khách hàng mục tiêu, “nỗi đau” hay vấn đề họ thường gặp phải. Sản phẩm, dịch vụ có thể giải quyết nỗi đau của họ như thế nào?
• Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh là ai, sản phẩm của họ có gì giống và khác so với sản phẩm của doanh nghiệp? Họ đang chiếm lĩnh thị trường và tiếp cận khách hàng như thế nào? 

Bước 5: Đào tạo nhân viên kinh doanh về kỹ năng

Đào tạo kỹ năng tìm kiếm khách hàng 

Kỹ năng tìm kiếm khách hàng chính là nền tảng quan trọng giúp nhân viên kinh doanh tự chủ hơn trong công việc và mở rộng cơ hội bán hàng.

Khi đào tạo kỹ năng này, doanh nghiệp cần hướng dẫn nhân viên:

• Xác định các kênh tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Từ các nền tảng online như mạng xã hội, diễn đàn, website doanh nghiệp đến các kênh offline như sự kiện, hội thảo, hoặc qua mạng lưới cá nhân.
• Chiến lược tiếp cận hiệu quả cho từng kênh: Ví dụ, trên mạng xã hội cần xây dựng nội dung hấp dẫn và tương tác khéo léo, trong khi tại các sự kiện, cần chú trọng vào việc tạo ấn tượng trực tiếp và duy trì liên lạc sau đó.

Đào tạo kỹ năng tư vấn, bán hàng 

Kỹ năng tư vấn, bán hàng ảnh hưởng đến 70% quyết định mua hàng của khách hàng. Một chương trình đào tạo kỹ năng tư vấn bán hàng hiệu quả cần bao quát các nội dung trọng tâm sau:

• Tư vấn sản phẩm/dịch vụ cuốn hút, sinh động, nhấn mạnh giá trị và lợi ích nổi bật mà khách hàng sẽ nhận được.
• Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và giọng nói phù hợp với từng đối tượng và tình huống giao tiếp.
• Kỹ thuật khai thác nhu cầu và vấn đề của khách hàng thông qua những câu hỏi mở, từ đó định hướng tư vấn một cách chính xác và hiệu quả.
• Cách xây dựng thiện cảm, sự tin tưởng để khách hàng cảm thấy thoải mái và dễ dàng đưa ra quyết định mua hàng.
• Bí quyết chốt sale nhanh chóng, giải tỏa băn khoăn của khách hàng và đưa ra lời kêu gọi hành động, thúc đẩy giao dịch, đúng thời điểm.

Đào tạo kỹ năng xử lý vấn đề 

Trong quá trình giao tiếp với khách hàng, việc phát sinh các vấn đề là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt khi tiến đến giai đoạn chốt hợp đồng. Vì vậy, đào tạo nhân viên kinh doanh về kỹ năng xử lý vấn đề là một yếu tố then chốt để đảm bảo sự chuyên nghiệp.

• Kỹ năng xác định và phân tích vấn đề.
• Xử lý từ chối, khiếu nại của khách hàng.
• Kỹ năng ra quyết định trước những yêu cầu của khách hàng.
• Cách cư xử khéo léo, đối phó với những cảm xúc tiêu cực của khách hàng.

Đào tạo kỹ năng chăm sóc khách hàng 

Một nhân viên kinh doanh xuất sắc không chỉ là người có khả năng chốt được nhiều đơn hàng, mà còn biết xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng thông qua việc chăm sóc chu đáo. Trong quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh, cần đặc biệt chú trọng đến kỹ năng chăm sóc khách hàng, bao gồm:

• Theo sát và hỏi thăm: Duy trì liên lạc sau bán hàng, hỗ trợ kịp thời và đảm bảo khách hàng hài lòng khi sử dụng sản phẩm,dịch vụ.
• Tư vấn thêm sản phẩm, upselling: Giới thiệu khéo léo các sản phẩm liên quan và ưu đãi để tăng giá trị cho khách hàng và doanh thu cho doanh nghiệp.
• Khuyến khích giới thiệu: Thúc đẩy khách hàng giới thiệu người quen thông qua các ưu đãi hấp dẫn, mở rộng tệp khách hàng tự nhiên.

Đào tạo kỹ năng sử dụng công cụ, phần mềm

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công cụ hỗ trợ nhân viên kinh doanh, giúp nâng cao hiệu quả công việc như phần mềm CRM, phần mềm chăm sóc khách hàng… Đào tạo nhân viên kinh doanh sử dụng công cụ và phần mềm là bước quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả công việc.

Bước 6: Đào tạo nhân viên kinh doanh thực hành

Nếu chương trình đào tạo chỉ có lý thuyết thì chưa chắc đã mang lại kết quả như mong muốn. Doanh nghiệp cần tạo điều kiện để nhân viên kinh doanh thực hành những kỹ năng đã học.

• Mô phỏng tình huống bán hàng thực tế: Tạo các tình huống mô phỏng giao tiếp với khách hàng để thực hành trực tiếp.
• Shadowing (theo dõi thực tế): Cho phép nhân viên mới đi theo nhân viên kỳ cựu để học hỏi cách tiếp cận khách hàng, xử lý tình huống và sử dụng công cụ hỗ trợ bán hàng.
• Phản hồi và cải thiện: Sau mỗi buổi thực hành, tổ chức các buổi thảo luận để đưa ra phản hồi chi tiết về cách nhân viên thực hiện. Phân tích các điểm mạnh và yếu để cải thiện hiệu suất bán hàng trong tương lai.
• Chia sẻ kinh nghiệm thực tế: Khuyến khích các nhân viên chia sẻ kinh nghiệm thực tế của mình về cách tiếp cận và giải quyết các tình huống khó khăn trong quá trình bán hàng. Việc này không chỉ giúp họ học hỏi từ nhau mà còn xây dựng sự đoàn kết trong đội ngũ.

Bước 7: Ghi nhận kết quả và thành tích

Các nhân viên kinh doanh có kết quả học tập và thực hành tốt nên được ghi nhận đầy đủ. Điều này giúp họ nhận thấy sự tiến bộ của bản thân và động lực hơn trong nghề.

Bước 8: Đo lường hiệu quả đào tạo

Doanh nghiệp có thể theo dõi các chỉ số kinh doanh như doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng có gì thay đổi sau chương trình đào tạo. Ngoài ra, khảo sát phản hồi từ nhân viên và khách hàng giúp đánh giá sự cải thiện trong chất lượng công việc và dịch vụ. Kiểm tra kỹ năng thực tế qua các bài kiểm tra mô phỏng tình huống bán hàng cũng là một cách hiệu quả. Cuối cùng, theo dõi sự phát triển cá nhân của nhân viên để nhận diện tiến bộ trong kỹ năng và thái độ làm việc.

Để phân loại nhân viên kinh doanh theo tiềm năng và phục vụ cho các hoạt động đào tạo tiếp theo, nhà quản lý nên áp dụng mô hình 9 box grid.

3. Kết luận