Onboarding là quá trình giới thiệu, đào tạo và hỗ trợ nhân viên mới trong những ngày đầu làm việc tại doanh nghiệp, giúp họ nhanh chóng hòa nhập với văn hóa công ty, hiểu rõ công việc và tự tin đóng góp giá trị. Đây không chỉ là thủ tục nhận việc, mà là bước đệm quan trọng giúp giữ chân nhân viên, tối ưu hiệu suất làm việc, giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm.
1. Tầm quan trọng của onboarding
Các doanh nghiệp có quy trình onboarding bài bản có tỷ lệ giữ chân nhân viên mới cao hơn 82% và tăng hiệu suất làm việc tới 50% trong 3 tháng đầu.
Việc xây dựng một quy trình onboarding chuyên nghiệp đang trở thành ưu tiên của nhiều doanh nghiệp hiện đại bởi nó ảnh hưởng lớn đến khả năng hội nhập, phát triển và quyết định gắn bó lâu dài của đội ngũ nhân sự mới.
Giúp nhân viên nhanh chóng hiểu rõ vai trò, công việc và mục tiêu để tự tin làm việc:
Ngay từ những ngày đầu tiên, nhân viên được hướng dẫn cụ thể về những trách nhiệm chính và các mục tiêu mà họ cần hướng tới. Thông qua các tài liệu, buổi định hướng chi tiết hoặc công cụ hỗ trợ chuyên biệt, mỗi cá nhân sẽ biết rõ mình cần làm gì, phối hợp với ai, nhằm đóng góp hiệu quả vào mục tiêu chung của nhóm.
Tạo cảm giác được chào đón, gắn kết, tăng động lực làm việc:
Cảm giác thuộc về là yếu tố cảm xúc đầu tiên khi nhân viên gia nhập một môi trường mới. Các hoạt động chào đón như gửi thư mời, tặng quà, tổ chức gặp gỡ đồng nghiệp hay bố trí người hướng dẫn thân thiện đã truyền tải thông điệp tích cực: công ty luôn trân trọng sự xuất hiện của từng thành viên.
Giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm do nhân viên không rõ định hướng công việc:
Sự rời đi ở giai đoạn đầu chủ yếu bắt nguồn từ tâm lý hoang mang hoặc thất vọng với các kỳ vọng chưa được làm rõ. Khi từng nhân viên mới được hỗ trợ tiếp cận mục tiêu, hiểu rõ lộ trình phát triển và nhận được phản hồi thường xuyên từ quản lý, khả năng thích nghi và bám trụ với tổ chức sẽ tăng lên đáng kể. Sự nhất quán trong truyền đạt định hướng giúp nhân viên tin tưởng nơi làm việc, giảm những quyết định nghỉ việc vì lý do chưa đủ vững vàng tâm lý.
Truyền tải văn hóa, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, thống nhất cách làm việc:
Onboarding là giai đoạn quan trọng để nhân viên mới thẩm thấu các chuẩn mực ứng xử, các giá trị chủ đạo mà công ty đặt ra. Họ được tiếp cận các câu chuyện doanh nghiệp, những ví dụ thực tế phản ánh văn hóa nội bộ và lắng nghe chia sẻ từ các lãnh đạo, nhân sự kỳ cựu. Sự đồng thuận sẽ hình thành khi mọi người cùng hiểu, cùng làm theo những nguyên tắc chung.
2. Các hoạt động cần có trong quy trình onboarding
Mỗi nhóm hoạt động đều đóng vai trò then chốt trong hành trình của nhân sự mới, tạo ra những trải nghiệm tích cực ngay từ ngày đầu tiên.
Giới thiệu công ty:
Nhân viên mới cần được tiếp cận đầy đủ thông tin về lịch sử phát triển, bản sắc văn hóa, các giá trị cốt lõi, cũng như mục tiêu sứ mệnh của tổ chức. Ngoài ra, việc trình bày rõ ràng về cơ cấu phòng ban, hệ thống lãnh đạo, các chính sách đãi ngộ và quy trình làm việc nội bộ sẽ giúp nhân sự mới định vị được vị trí của bản thân trong tổng thể doanh nghiệp. Việc nắm bắt triết lý hoạt động và định hướng phát triển sẽ tạo động lực để nhân viên gắn bó và đóng góp lâu dài.
Đào tạo:
Hoạt động đào tạo không dừng ở việc cung cấp kiến thức chuyên môn đáp ứng yêu cầu vị trí mà cần bổ sung kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian hoặc giải quyết vấn đề. Nhân sự mới sẽ được hướng dẫn chi tiết về các quy trình tác nghiệp tiêu chuẩn, cách sử dụng công cụ phần mềm, các hệ thống quản lý và lưu trữ dữ liệu để dễ dàng hội nhập vào môi trường làm việc.
Hỗ trợ:
Trong suốt thời gian hội nhập, nhân viên mới sẽ được phân công một người hướng dẫn (buddy/mentor) để kèm cặp, giải đáp thắc mắc và chia sẻ kinh nghiệm thực tế. Hàng tuần, quản lý có thể tổ chức các phiên trao đổi trực tiếp nhằm rà soát tiến độ, ghi nhận khó khăn của nhân sự mới và đưa ra phản hồi kịp thời.
Hòa nhập:
Nhân viên mới sẽ được tổ chức tham quan các phòng ban, tiếp xúc trực tiếp với đồng nghiệp, lãnh đạo và các bộ phận liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp nên bố trí các hoạt động gắn kết như tiệc chào mừng, cùng tham gia các câu lạc bộ hoặc sự kiện nội bộ. Việc tạo điều kiện cho nhân viên trải nghiệm thực tế công sở và giao lưu, trao đổi trong nhiều môi trường khác nhau giúp xây dựng nền tảng gắn kết trong tập thể.
>> Xem Thêm: Top 10 phần mềm onboarding tốt nhất hiện nay
3. Các giai đoạn quan trọng trong quy trình onboarding
Quy trình onboarding hiệu quả không chỉ dừng ở ngày đầu tiên mà cần diễn ra có chiến lược qua nhiều giai đoạn, đảm bảo nhân viên mới hiểu công ty, hiểu việc, làm việc tốt, và gắn kết lâu dài.
3.1 Giai đoạn Pre-Onboarding (Trước ngày đi làm)
Giai đoạn này diễn ra ngay khi ứng viên đồng ý nhận việc đến trước ngày họ chính thức làm việc. Đây là bước khởi đầu quan trọng giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và giảm bớt lo lắng trước ngày đầu tiên.
-
Gửi thư mời nhận việc chính thức, xác nhận ngày bắt đầu.
-
Gửi email chào mừng, giới thiệu người quản lý trực tiếp, mentor sẽ hỗ trợ họ.
-
Chuẩn bị và gửi tài liệu nội quy công ty, quy trình, hướng dẫn cần thiết để nhân viên tìm hiểu trước.
-
Hoàn thiện các giấy tờ, hợp đồng cần thiết trước ngày nhận việc.
-
Chuẩn bị bàn làm việc, máy tính, tài khoản email công ty, phần mềm cần dùng.
-
Gửi lịch trình ngày đầu tiên để nhân viên nắm rõ.
-
Nếu có thể, gửi một video giới thiệu văn hóa doanh nghiệp, văn phòng, phòng ban để họ hình dung trước.
3.2 Giai đoạn Orientation (Ngày đầu tiên)
Đây là giai đoạn giúp nhân viên làm quen với công ty, đồng nghiệp và môi trường làm việc.
-
Tổ chức buổi chào đón nhân viên mới, giới thiệu về văn hóa công ty, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi.
-
Giới thiệu sơ lược về các phòng ban, cơ cấu tổ chức, người quản lý.
-
Hướng dẫn nhân viên quy trình check-in, chấm công, ăn trưa, gửi xe.
-
Tham quan văn phòng, phòng họp, khu vực pantry, các khu vực làm việc.
-
Cung cấp sơ đồ tổ chức, danh bạ nội bộ, các kênh liên lạc công ty.
-
Thông báo lịch trình cụ thể trong tuần đầu để nhân viên không bị hoang mang.
-
Giao quà chào mừng (nếu có) như sổ tay, áo đồng phục, cốc nước công ty.
-
Thông báo quy trình hỗ trợ, liên hệ khi cần trợ giúp trong ngày đầu.
3.3 Giai đoạn Role-Specific Training (Tuần đầu tiên)
Giai đoạn này tập trung vào đào tạo công việc cụ thể, kỹ năng cần thiết để nhân viên có thể bắt đầu làm việc.
-
Đào tạo quy trình công việc chi tiết liên quan đến vị trí nhân viên đảm nhận.
-
Hướng dẫn sử dụng phần mềm nội bộ, công cụ làm việc, quy trình báo cáo, quy định bảo mật.
-
Phân công mentor hoặc đồng nghiệp hỗ trợ, kèm cặp, trả lời các thắc mắc phát sinh.
-
Giao nhiệm vụ nhỏ để nhân viên mới làm quen quy trình làm việc và đo lường mức độ hiểu công việc.
-
Tổ chức buổi check-in hàng ngày hoặc giữa tuần để trao đổi, hỏi han khó khăn.
-
Đảm bảo nhân viên mới hiểu rõ KPIs, cách đánh giá hiệu suất tại công ty.
-
Khuyến khích nhân viên ghi chú các thắc mắc để hỏi và giải đáp cùng quản lý/mentor.
3.4 Giai đoạn Ongoing Support (3 tháng đầu)
Đây là giai đoạn quan trọng để duy trì sự gắn kết, hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả, đồng thời đánh giá thử việc.
-
Theo dõi tiến độ công việc thông qua báo cáo tuần, meeting 1-1 định kỳ.
-
Cung cấp phản hồi, hỗ trợ nhân viên giải quyết các vướng mắc khi làm việc thực tế.
-
Đánh giá tiến độ học hỏi, hiệu suất công việc so với kỳ vọng ban đầu.
-
Khuyến khích nhân viên chia sẻ khó khăn, cảm nhận về công ty, đồng nghiệp.
-
Tổ chức đánh giá thử việc vào cuối tháng thứ 3, phản hồi rõ điểm mạnh, điểm cần cải thiện.
-
Ký hợp đồng chính thức nếu nhân viên đạt yêu cầu, thông báo quyền lợi chính thức, lộ trình phát triển tại công ty.
4. Checklist quy trình onboarding hiệu quả dành cho HR
- Chuẩn bị email, tài khoản phần mềm, máy tính và bàn làm việc trước ngày nhận việc.
- Gửi thư mời xác nhận thông tin ngày bắt đầu.
- Sắp xếp bàn làm việc ngăn nắp, đầy đủ thiết bị, văn phòng phẩm.
- Tổ chức buổi chào đón, giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp, trưởng bộ phận.
- Lập kế hoạch đào tạo chuyên môn, kỹ năng và hướng dẫn sử dụng phần mềm.
- Phân công mentor hỗ trợ trong thời gian thử việc.
- Theo dõi tiến độ, phản hồi sau 1 tuần, 1 tháng, 3 tháng.
- Đánh giá kết quả thử việc, hoàn tất ký hợp đồng chính thức.
Tặng Ebook bạn đọc miễn phí “Hướng dẫn thực hiện quy trình Onboarding”
Nhằm hỗ trợ nhà quản trị hội nhập nhân viên mới thành công, giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc giữa chừng, đội ngũ MISA AMIS đã biên soạn Ebook “Hướng dẫn xây dựng Quy trình Onboarding” chuyên nghiệp, hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
5. Tips nâng cao trải nghiệm onboarding
Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào ngày đầu tiên, nhưng thực tế onboarding cần diễn ra ít nhất 1–3 tháng đầu để nhân viên thực sự hòa nhập. Việc này giúp:
-
Giảm tỷ lệ nghỉ việc trong những tháng đầu.
-
Nâng cao hiệu suất làm việc, nhân viên tự tin đảm nhận công việc.
-
Tăng mức độ gắn kết, tạo động lực cho nhân viên mới.
-
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh và đồng nhất.
Bên cạnh đó là một số điểm cần lưu ý để quá trình onboarding đạt hiệu quả cao nhất:
- Thời gian onboarding cần linh hoạt cho từng vị trí, tránh kéo dài không cần thiết gây mệt mỏi cho nhân viên mới.
- Truyền đạt đầy đủ và chính xác về thông tin công ty, quy trình làm việc, cũng như văn hóa doanh nghiệp.
- Xây dựng rõ ràng các mục tiêu kỳ vọng cho nhân viên mới phù hợp với từng vị trí đảm nhận.
- Xác định trước những ấn tượng tích cực và giá trị mà doanh nghiệp muốn truyền tải, giúp nhân viên mới cảm nhận được sự chuyên nghiệp và thân thiện ngay từ đầu.
- Bộ phận nhân sự giữ vai trò chủ động trong toàn bộ quy trình, phối hợp các phòng ban liên quan để hỗ trợ nhân sự mới thuận lợi nhất.
- Chuẩn bị quà chào mừng như sổ tay, áo đồng phục, cốc nước… để tạo cảm giác được trân trọng.
- Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM) để quản lý tiến độ onboarding, tự động gửi thông báo, phân công checklist cho các bộ phận liên quan.
- Tổ chức các hoạt động team bonding, buổi giao lưu giúp nhân viên mới kết nối và hòa nhập nhanh.
- Ghi nhận, phản hồi liên tục về những cố gắng và đóng góp của nhân viên trong thời gian đầu làm việc.
6. MISA AMIS HRM – Giải pháp quản lý nhân viên toàn diện từ khâu onboarding
Onboarding đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập, nâng cao hiệu suất làm việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Để tối ưu hóa quy trình này, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng MISA AMIS HRM – nền tảng quản trị nhân sự toàn diện giúp tự động hóa và chuẩn hóa quy trình hội nhập, mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp và hiệu quả cho nhân sự mới.
Việc triển khai MISA AMIS HRM giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hội nhập, nâng cao trải nghiệm nhân sự mới và xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.
- Quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp: Sàng lọc, quản lý hồ sơ ứng viên và nhân viên tập trung trên phần mềm; số hóa quá trình tiếp nhận và lưu trữ thông tin, tiết kiệm thời gian đối chiếu.
- Tự động hóa quy trình Onboarding: Hướng dẫn nhân viên mới từng bước trên hệ thống, đảm bảo các đầu việc được phân công và hoàn thành trình tự, không bỏ sót.
- Quản lý tài liệu hội nhập tập trung: Cung cấp toàn bộ tài liệu, nội quy, video đào tạo cho nhân viên mới truy cập trực tuyến mọi lúc; giảm tải thao tác in ấn, phát tài liệu truyền thống.
- Theo dõi tiến độ hội nhập: Nhà quản lý và HR dễ dàng giám sát việc hoàn thiện các bước onboarding, kiểm tra điểm hoàn thành, kịp thời hỗ trợ nhân viên mới thích nghi với tổ chức.
- Thực hiện thủ tục nhân sự linh hoạt: Dễ dàng tiếp nhận, phê duyệt hợp đồng lao động, duyệt nghỉ phép, thay đổi vị trí… hoàn toàn trên hệ thống, tăng trải nghiệm và tiết kiệm thời gian cho nhân viên cũng như quản lý.
- Đồng bộ dữ liệu trên một nền tảng: Kết nối chặt chẽ với các tính năng tuyển dụng, chấm công, tiền lương, đánh giá năng lực, giúp quy trình quản lý nhân sự trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.
XEM NGAY: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ NHÂN SỰ MỚI TOÀN DIỆN, CHUYÊN NGHIỆP NGAY TỪ NGÀY ONBOARDING
Onboarding giống như cánh cổng chào đón đầu tiên giúp nhân viên mới tiếp cận tổ chức một cách suôn sẻ. Những ngày đầu được hỗ trợ tốt sẽ nhanh chóng tạo sự an tâm, mở ra cơ hội làm quen với đồng nghiệp và các quy trình hàng ngày. Nhờ đó, nhân viên dễ dàng chủ động giao tiếp, xây dựng thói quen làm việc phù hợp với văn hóa tổ chức. Hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp sẽ kiểm soát quá trình onboarding tốt hơn, hạn chế rủi ro nghỉ việc sớm và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực ngay từ giai đoạn khởi đầu.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
