5 bước trong quy trình phỏng vấn tuyển dụng nhân sự dành cho HR

Để tuyển dụng được nhân tài phù hợp, cán bộ HR cần hiểu rõ về quy trình phỏng vấn nhân sự hiệu quả. Đây chính là một phần cốt lõi trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các bước trong quy trình phỏng vấn tuyển dụng và những điều cần chuẩn bị.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

Quy trình phỏng vấn là gì?

Quy trình phỏng vấn nhân sự là một chuỗi các bước tương tác với ứng viên nhằm xác định năng lực và tìm ra người phù hợp với vị trí tuyển dụng. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình tuyển dụng khác nhau. Do vậy, quy trình phỏng vấn tuyển dụng cũng khác nhau.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ tổ chức ba hình thức phỏng vấn:

• Phỏng vấn sàng lọc: thường được tổ chức theo hình thức gọi điện thoại cho ứng viên.
• Phỏng vấn trực tiếp: ứng viên sẽ tới văn phòng doanh nghiệp để phỏng vấn với cán bộ tuyển dụng.
• Phỏng vấn chuyên sâu: ứng viên sẽ được cán bộ phụ trách trực tiếp phỏng vấn sau khi vượt qua hai vòng trên.

Đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc có ít nguồn lực, họ sẽ dừng lại ở hình thức phỏng vấn trực tiếp hoặc phỏng vấn online. Vì vậy, bài viết này cũng sẽ cung cấp các bước trong quy trình phỏng vấn phổ biến của nhà tuyển dụng.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất cho doanh nghiệp

Những việc HR cần chuẩn bị trước buổi phỏng vấn nhân sự

Các công việc cần chuẩn bị

Trước khi bước vào buổi phỏng vấn, HR và cán bộ tuyển dụng cần lên kế hoạch chuẩn bị các điều kiện như:

• Thảo luận và quyết định về kỹ năng mà mình mong muốn ở ứng viên.
• Lựa chọn các câu hỏi phù hợp để khai thác ứng viên. Từ đó, đánh giá và xem xét mức độ phù hợp của ứng viên dựa vào tiêu chí kỹ năng trên.
• Quyết định cách đánh giá ứng viên thông qua câu trả lời (ví dụ: cho điểm, đánh giá bằng chữ: “tốt”, “đạt”,…).
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin về thông tin nghề nghiệp, phúc lợi, tầm nhìn của công ty,… cho ứng viên.

Hãy lập một bảng checklist để chuẩn bị kỹ nhất các công việc của mình. MISA xin gợi ý một checklist như bảng dưới đây:

Một vài lưu ý trong khi chuẩn bị phỏng vấn nhân sự

Khi chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, hãy luôn nhớ rằng:

• Thông báo chi tiết và đầy đủ cho ứng viên. Họ cần thời gian để sắp xếp lịch trình và cách để đến công ty của bạn.
• Lựa chọn địa điểm phù hợp để buổi phỏng vấn không bị gián đoạn. Hãy chọn những căn phòng có đủ ánh sáng, ít bị tiếng ồn làm xao nhãng. Như vậy, chất lượng của buổi phỏng vấn sẽ được nâng cao hơn.
• Lên lịch nhắc nhở cho người tuyển dụng. Nếu bạn cần phối hợp với các trưởng bộ phận để tuyển dụng, hãy nhắc nhở họ để chuẩn bị kỹ. Họ rất bận rộn với công việc thường ngày và tuyển dụng không nằm trong chuyên môn của họ. Hãy chắc chắn rằng lịch phỏng vấn đã được đặt trong lịch làm việc của cán bộ đó.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên chú ý tới thành phần nhân sự tham dự phỏng vấn. Nghiên cứu của Robert Walters đã chỉ ra sự khác biệt giữa thành phần tham gia buổi phỏng vấn thực tế và ứng viên nghĩ:

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

5 bước trong quy trình phỏng vấn hiệu quả của nhà tuyển dụng

Như đã đề cập ở trên, mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình tuyển dụng khác nhau. Điều này dẫn tới các thông tin cần khai thác từ ứng viên cũng khác nhau trong quy trình phỏng vấn của nhà tuyển dụng.

Dưới đây, MISA xin tổng hợp 05 bước trong quy trình phỏng vấn phổ biến mà doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng. Bạn có thể áp dụng trong quy trình phỏng vấn tuyển dụng 1-1 hoặc quy trình phỏng vấn online.

Bước 1: Giới thiệu sơ lược về công ty

Đây là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình phỏng vấn của nhà tuyển dụng. Màn giới thiệu giúp gây ấn tượng ban đầu của ứng viên về công ty và ngược lại. Theo Robert Walter, quy trình phỏng vấn sẽ ảnh hưởng lớn tới nhận thức của ứng viên về công ty.

Theo Tổng cục Thống kê, tỷ lệ người trong độ tuổi lao động trong quý II năm 2021 chỉ là 2.62%. Điều này cho thấy nhân tài có nhiều lựa chọn công việc hơn. Do vậy, là một nhà tuyển dụng, bạn cần gây ấn tượng thật tốt và “chắt chiu” từng ứng viên mà mình có!

Vậy, làm thế nào để tạo ấn tượng tốt? Hãy chào đón ứng viên bằng một nụ cười và một cái bắt tay thân thiện. Cũng đừng quên luôn tỏ ra lịch sự với họ. Nếu bạn đang trong một quy trình phỏng vấn online, bạn có thể tương tác với ứng viên thông qua ngôn ngữ cơ thể. Một cái đập tay “từ xa” có thể là cách để khởi động cuộc trò chuyện.

Hãy giới thiệu về công ty của bạn một cách tích cực nhưng không quá phô trương. Nếu môi trường làm việc khắc nghiệt, hãy thẳng thắn và minh bạch với ứng viên. Trung thực trong thông tin trước sẽ giúp khai thác những suy nghĩ thẳng thắn của ứng viên về doanh nghiệp bạn.

Bước 2: Trò chuyện với ứng viên

Đừng vội khai thác thông tin của ứng viên ngay! Hãy tạo một không khí thoải mái với những cuộc trò chuyện nhỏ. Lúc này, tài liệu mà bạn tìm hiểu về ứng viên sẽ phát huy tác dụng. Một vài sở thích bạn tìm được trên trang cá nhân của ứng viên trên Facebook có thể trở thành chủ đề để mở đầu. Điều này còn dễ dàng hơn với quy trình phỏng vấn online.

Trong lúc trò chuyện, đừng quên mục tiêu của bạn là hãy tạo sự thoải mái cho ứng viên. Điều này không những có lợi cho thương hiệu tuyển dụng. Hơn thế nữa, sẽ giúp ứng viên thoải mái thể hiện bản thân.

Ngoài ra, đây cũng là lúc để kiểm tra liệu ứng viên có phải người dễ làm việc hay không. 

Bước 3: Thu thập thông tin của các ứng viên trong quy trình phỏng vấn

Bước tiếp theo trong quy trình phỏng vấn của nhà tuyển dụng là thu thập thông tin. Hãy khéo léo đặt câu hỏi để giữ không khí không quá căng thẳng. Từ đó, ứng viên sẽ thể hiện kỹ năng của bản thân một cách tự tin nhất.

Trong khi ứng viên đưa ra câu trả lời, bạn cần chú ý:

• Câu trả lời của họ có tổ chức không?
• Câu trả lời có súc tích, đúng trọng tâm câu hỏi không?
• Ứng viên có thể hiện sự tự tin trong việc trình bày một vấn đề hay không?
• Ngôn ngữ cơ thể của họ khi trình bày như thế nào?

Nếu bạn phối hợp phỏng vấn với các cán bộ tuyển dụng khác, hãy đưa ra một dấu hiệu để mọi người cùng hiểu rằng sẽ bắt đầu hoặc đã kết thúc quá trình thu thập thông tin. Dấu hiệu đó có thể là một câu hỏi được bàn bạc trước. Hoặc, có thể là một cử chỉ ngầm để mọi người hiểu và làm theo.

Bước 4: Đặt câu hỏi và trả lời trong quy trình phỏng vấn

Quy trình phỏng vấn nhân sự là cuộc trao đổi giữa cả hai bên. Bạn cũng nên chủ động hỏi ứng viên và trả lời những điều mà họ còn thắc mắc về công ty. So với thông tin trên internet, bạn sẽ có nhiều trải nghiệm với doanh nghiệp hơn.

• Hãy đặt một số câu hỏi phổ thông cho ứng viên: Việc này sẽ giúp bạn theo hai cách. Thứ nhất, bạn có thể đánh giá được phản xạ giao tiếp của ứng viên. Thứ hai, nếu bạn có nhiều vòng phỏng vấn, bạn có thể kiểm tra mức độ trung thực của ứng viên khi tiếp xúc với cán bộ tuyển dụng khác nhau.
• Khi đối mặt với những câu hỏi hóc búa của ứng viên, hãy khéo léo: Ngoài việc chuẩn bị một bộ câu hỏi phỏng vấn, bạn cũng nên tổng hợp các câu hỏi thường gặp khi tuyển dụng. Nếu gặp một câu hỏi hóc búa từ ứng viên, hãy khéo léo và trung thực trong câu trả lời. 

Bước 5: Kết thúc quy trình phỏng vấn nhân sự

Không chỉ tạo ấn tượng tốt đẹp ban đầu, bạn cũng muốn ứng viên rời phòng họp với một cảm xúc tích cực. Từ đó, cơ hội tuyển dụng người tài của bạn sẽ cao hơn.

Rất đơn giản! Hãy kết thúc quy trình phỏng vấn tuyển dụng bằng một cái bắt tay thân thiện cùng lời cảm ơn vì đã dành thời gian tham dự. Nếu có thể, hãy đưa ứng viên tham quan nhanh các khu làm việc của văn phòng. Với quy trình phỏng vấn online, hãy để ứng viên kết thúc cuộc gọi trước.

Cuối cùng, đừng quên gửi email thông tin cho ứng viên. Dù họ được tuyển dụng hay không, hãy luôn là người chủ động phản hồi. Với thời đại hiện nay, ứng viên có thể để lại những nhận xét không tốt trên các diễn đàn. Một quy trình phỏng vấn tốt sẽ làm ứng viên cảm thấy được tôn trọng. 

Với số lượng ứng viên quá đông, cán bộ tuyển dụng có thể quên hoặc trễ hẹn gửi thông tin cho ứng viên. Vì vậy, chủ doanh nghiệp và cán bộ tuyển dụng cần cân nhắc sử dụng các công cụ hỗ trợ. Ví dụ như một phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp!

4. Tạm kết

Một quy trình phỏng vấn nhân sự hiệu quả không chỉ đem lại ấn tượng tốt cho ứng viên mà còn gia tăng cơ hội tuyển dụng của doanh nghiệp. 

Trên đây, MISA đã tổng hợp 05 bước áp dụng được trong cả quy trình phỏng vấn online. MISA AMIS xin chúc quý doanh nghiệp cùng anh chị tuyển dụng được nhiều nhân tài phù hợp!