Hoàn thuế là gì? Quy trình, hồ sơ và các trường hợp được hoàn thuế

Hoàn thuế là gì và khi nào bạn có thể được hoàn thuế? Đây là một câu hỏi quan trọng đối với nhiều cá nhân và doanh nghiệp khi thực hiện nghĩa vụ thuế. Việc hoàn thuế không chỉ giúp người nộp thuế nhận lại số tiền thừa mà còn liên quan đến các quy định, thủ tục phức tạp. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về các trường hợp được hoàn thuế, hồ sơ cần chuẩn bị và các bước thực hiện hoàn thuế qua các hình thức khác nhau.

1. Hoàn thuế là gì?

Hoàn thuế là một thuật ngữ trong lĩnh vực thuế, chỉ việc cơ quan thuế trả lại cho người nộp thuế một phần hoặc toàn bộ số tiền thuế đã nộp nếu như số thuế này vượt quá mức phải nộp theo quy định của pháp luật. 

Hoàn thuế không chỉ áp dụng cho thuế thu nhập cá nhân mà còn có thể áp dụng cho nhiều loại thuế khác, như thuế giá trị gia tăng (VAT) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp, tùy vào từng trường hợp cụ thể.

Trong thực tế, hoàn thuế giúp giảm thiểu những sai sót trong quá trình tính toán thuế của người nộp thuế và cơ quan thuế. Bên cạnh đó, nó còn giúp người dân và doanh nghiệp duy trì dòng tiền, có cơ hội tái đầu tư hoặc sử dụng vào các mục đích khác.

2. Các trường hợp được hoàn thuế

Căn cứ theo quy định tại Điều 70 Luật Quản lý thuế 2019, các trường hợp hoàn thuế bao gồm:

1. Cơ quan quản lý thuế thực hiện hoàn thuế đối với tổ chức, cá nhân thuộc trường hợp hoàn thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

2. Cơ quan thuế hoàn trả tiền nộp thừa đối với trường hợp người nộp thuế có số tiền đã nộp ngân sách nhà nước lớn hơn số phải nộp ngân sách nhà nước theo quy định tại khoản 1 Điều 60 của Luật này.

Theo đó, một số tình huống phổ biến dẫn đến việc người nộp thuế có thể yêu cầu hoàn thuế bao gồm:

• Khi số tiền thuế đã trả vượt quá số thuế phải nộp: Trong nhiều trường hợp, người nộp thuế có thể nộp thuế vượt mức yêu cầu, dẫn đến việc có thừa số tiền thuế. Điều này thường xảy ra khi người nộp thuế tính toán nhầm hoặc cơ quan thuế ghi nhận sai thông tin về số thuế phải nộp. Khi phát hiện sự chênh lệch này, người nộp thuế có quyền yêu cầu hoàn trả số tiền thuế dư thừa.
• Khi có sai sót trong việc tính toán thuế: Một nguyên nhân phổ biến khác dẫn đến hoàn thuế là sai sót trong việc tính toán số thuế phải nộp. Các sai sót này có thể đến từ nhiều yếu tố như nhập liệu sai thông tin thu nhập, chi phí, hoặc tỷ lệ thuế suất. Khi các sai sót này được phát hiện, cơ quan thuế sẽ thực hiện điều chỉnh và hoàn trả số tiền thuế nộp thừa cho người nộp thuế.
• Khi người nộp thuế đủ điều kiện được miễn hoặc giảm thuế: Theo các quy định của pháp luật, một số trường hợp người nộp thuế có thể được miễn hoặc giảm thuế, đặc biệt là trong các năm có chính sách hỗ trợ đặc biệt (ví dụ như giảm thuế cho đối tượng bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh hoặc khủng hoảng kinh tế). Trong trường hợp này, nếu người nộp thuế đã nộp thuế quá mức so với mức cần thiết, họ có quyền yêu cầu hoàn thuế.
• Khi có các khoản chi tiêu hợp lý và hợp pháp trong các hoạt động kinh doanh hoặc cá nhân: Trong lĩnh vực thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp, người nộp thuế có thể giảm số thuế phải nộp thông qua việc khấu trừ các khoản chi phí hợp lý. Các khoản chi này phải được chứng minh là hợp pháp và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hoặc thu nhập cá nhân. Khi khấu trừ được chấp nhận, số tiền thuế đã nộp có thể bị giảm, dẫn đến việc yêu cầu hoàn thuế.

> Xem thêm: Tổng hợp những trường hợp được hoàn thuế giá trị gia tăng năm 2025

3. Hồ sơ hoàn thuế gồm những gì?

Căn cứ Điều 71 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế trong trường hợp được hoàn thuế có trách nhiệm lập và gửi hồ sơ hoàn thuế cho cơ quan quản lý thuế có thẩm quyền. Hồ sơ hoàn thuế bao gồm các thành phần sau:

• Văn bản yêu cầu hoàn thuế: Đây là tài liệu chính thức do người nộp thuế soạn thảo, trong đó ghi rõ yêu cầu hoàn thuế, thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp và lý do hoàn thuế.
• Các tài liệu liên quan đến yêu cầu hoàn thuế: Bao gồm các chứng từ, tài liệu, hóa đơn và các giấy tờ chứng minh cho việc hoàn thuế

Mẫu biểu hoàn thuế được quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, bao gồm:

Tải xuống trọn bộ Biểu mẫu hoàn thuế tại đây

4. Phân loại hồ sơ hoàn thuế

Căn cứ Điều 73 Luật Quản lý thuế 2019, hồ sơ hoàn thuế được phân thành hai loại:

Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế

Các trường hợp sau đây áp dụng đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế, căn cứ khoản 1 Điều 33 Thông tư 80/2021/TT-BTC:

• Hồ sơ đề nghị hoàn thuế lần đầu của người nộp thuế (NNT) đối với từng trường hợp hoàn thuế theo quy định của pháp luật về thuế. Nếu người nộp thuế có hồ sơ hoàn thuế gửi cơ quan thuế lần đầu nhưng không đủ điều kiện hoàn thuế, các lần yêu cầu hoàn thuế sau đó vẫn được coi là đề nghị hoàn thuế lần đầu. Cụ thể, các trường hợp bao gồm: 
  • Hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT):
    • Hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào để phục vụ cho dự án đầu tư.
    • Hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.
    • Hoàn thuế đối với chương trình hoặc dự án ODA viện trợ không hoàn lại.
    • Hoàn thuế đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước bằng nguồn vốn viện trợ không hoàn lại không thuộc hỗ trợ phát triển chính thức từ các cơ quan, tổ chức nước ngoài.
  • Hoàn thuế lần đầu theo quy định về thuế tiêu thụ đặc biệt.
  • Hoàn thuế lần đầu đối với từng hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết với tổ chức, cá nhân tại Việt Nam theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần hoặc các Điều ước quốc tế khác mà Việt Nam là thành viên.
    
• Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế trong thời hạn 02 năm kể từ khi bị xử lý về hành vi trốn thuế.
  • Trường hợp NNT có nhiều lần yêu cầu hoàn thuế trong thời gian này, nếu trong lần đầu đề nghị hoàn thuế sau xử lý trốn thuế, cơ quan thuế kiểm tra mà không phát hiện hành vi khai sai gây thiếu thuế hoặc tăng số thuế hoàn, thì các lần yêu cầu hoàn thuế sau sẽ không phải kiểm tra trước hoàn thuế.
  • Tuy nhiên, nếu phát hiện hành vi khai sai hoặc trốn thuế trong lần yêu cầu hoàn thuế tiếp theo, thì hồ sơ đề nghị hoàn thuế vẫn thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế theo đúng thời hạn 02 năm, kể từ thời điểm bị xử lý về hành vi trốn thuế.
• Hồ sơ hoàn thuế liên quan đến các trường hợp giao, chuyển giao (đối với doanh nghiệp nhà nước), giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc bán tổ chức, thì cơ quan thuế giải quyết hoàn trả trên cơ sở kết quả kiểm tra, không phân loại hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế.
• Hồ sơ hoàn thuế thuộc loại rủi ro thuế cao theo phân loại quản lý rủi ro trong quản lý thuế.
• Hồ sơ hoàn thuế thuộc trường hợp hoàn thuế trước nhưng hết thời hạn theo thông báo bằng văn bản của cơ quan thuế mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế hoặc có giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế nhưng không chứng minh được số tiền thuế đã khai là đúng
• Hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thanh toán qua ngân hàng thương mại hoặc tổ chức tín dụng theo quy định pháp luật.
  

Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước

Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước là các hồ sơ của người nộp thuế không nằm trong các trường hợp kiểm tra trước hoàn thuế sau, căn cứ khoản 2 Điều 33 Thông tư 80/2021/TT-BTC.

5. Hình thức nộp và trình tự giải quyết hồ sơ hoàn thuế

Theo quy định tại Điều 72 Luật quản lý thuế số 38 và  Điều 32, Thông tư 80/2021/TT-BTC, người nộp thuế được nộp hồ sơ hoàn thuế thông qua các hình thức sau đây:

• Nộp đề nghị hoàn thuế bằng hồ sơ điện tử: Gửi hồ sơ điện tử qua cổng giao dịch điện tử của cơ quan quản lý thuế.
• Nộp đề nghị hoàn thuế bằng hồ sơ giấy:
  • Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế;
  • Gửi hồ sơ qua đường bưu chính;

5.1. Đề nghị hoàn thuế bằng hồ sơ điện tử

Người nộp thuế gửi hồ sơ đề nghị hoàn thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc các cổng thông tin điện tử khác theo quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.

• Tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ theo quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.
• Thời gian giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên Thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị hoàn thuế (mẫu số 01/TB-HT – Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC), cơ quan thuế phải thông báo về việc chấp nhận hoặc từ chối hồ sơ hoàn thuế  qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các Cổng thông tin điện tử khác nơi người nộp thuế nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế điện tử.
  • Thông báo chấp nhận: Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế gửi Thông báo chấp nhận hoàn thuế (mẫu số 02/TB-HT- Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC).
  • Thông báo không hoàn thuế: Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc không được hoàn thuế, cơ quan thuế gửi Thông báo không hoàn thuế (mẫu số 04/TB-HT- Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC).

5.2. Đề nghị hoàn thuế bằng hồ sơ giấy:

Nếu người nộp thuế nộp hồ sơ bằng giấy tại cơ quan thuế, công chức thuế kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ:

• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, công chức thuế yêu cầu người nộp thuế bổ sung hồ sơ theo quy định
• Nếu hồ sơ đầy đủ, công chức thuế gửi Thông báo tiếp nhận hồ sơ (mẫu số 01/TB-HT – Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC)

Trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu tiếp nhận và ghi sổ nhận hồ sơ.

• Thời gian giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc từ khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc từ chối hồ sơ hoàn thuế theo mẫu số 02/TB-HT hoặc Thông báo về việc hồ sơ không đúng thủ tục theo mẫu số 03/TB-HT  đối với hồ sơ gửi qua đường bưu chính hoặc Thông báo về việc không được hoàn thuế theo mẫu số 04/TB-HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC trong trường hợp không thuộc đối tượng được hoàn thuế.

6. Thời gian giải quyết hồ sơ hoàn thuế

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, thời gian giải quyết hồ sơ hoàn thuế được quy định rõ ràng đối với từng loại hồ sơ. Cụ thể:

Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước:

• Thời gian giải quyết: Chậm nhất là 6 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế có thông báo về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
• Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế hoặc thông báo chuyển hồ sơ sang kiểm tra trước hoàn thuế (nếu thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 73 của Luật Quản lý thuế), hoặc thông báo không hoàn thuế nếu hồ sơ không đủ điều kiện hoàn thuế.
• Trong trường hợp thông tin khai trên hồ sơ hoàn thuế không khớp với thông tin của cơ quan thuế, cơ quan thuế thông báo bằng văn bản để người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin.Thời gian giải trình và bổ sung thông tin sẽ không được tính trong thời gian giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
  

Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế:

• Thời gian giải quyết: Chậm nhất là 40 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế có thông báo về việc chấp nhận hồ sơ và thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế.
• Cơ quan quản lý thuế phải quyết định hoàn thuế cho người nộp thuế hoặc không hoàn thuế nếu hồ sơ không đủ điều kiện hoàn thuế.

Kết luận

Hoàn thuế là một quyền lợi quan trọng giúp người nộp thuế được trả lại một phần hoặc toàn bộ số thuế đã nộp dư. Quá trình hoàn thuế yêu cầu người nộp thuế tuân thủ đầy đủ các thủ tục và hồ sơ theo quy định để đảm bảo tính chính xác và kịp thời.

Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý thuế và các vấn đề kế toán hiệu quả, phần mềm kế toán online MISA AMIS là một công cụ hữu ích. Các tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

• Quản lý thuế và báo cáo tự động giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Trợ lý ảo AVA hỗ trợ giải đáp nhanh chóng các thắc mắc về thuế.
• Lưu trữ và truy xuất dữ liệu thuế giúp bạn dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin liên quan đến thuế đã hoàn.
• Quản lý chi phí và doanh thu giúp tối ưu hóa quy trình tài chính và kế toán.
• Tính năng báo cáo tài chính linh hoạt, hỗ trợ tạo các báo cáo chi tiết, dễ dàng phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp.