Mẫu file Excel quản lý thông tin nhân sự chuẩn

Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn đang sử dụng Excel để quản lý nhân sự. File Excel dễ thao tác, tùy chỉnh, tuy nhiên chưa tối ưu khi áp dụng với quy mô nhân sự lớn, tính bảo mật chưa cao.

Trong bài viết này MISA AMIS HRM sẽ giúp bạn đọc có cái nhìn tổng quan về ưu và nhược điểm của việc sử dụng mẫu file Excel quản lý thông tin nhân sự, đồng thời chia sẻ mẫu file Excel theo dõi thông tin nhân sự chuẩn nhất hiện nay.

1. File Excel quản lý nhân sự là gì?

File Excel quản lý nhân sự là bảng tính được thiết lập để lưu trữ và theo dõi thông tin nhân viên trong doanh nghiệp. File này thường tổng hợp các dữ liệu như thông tin nhân sự, bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động và các thông tin liên quan đến quá trình làm việc của người lao động. File Excel này thường được thiết kế theo mẫu có sẵn hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý nhân sự của từng doanh nghiệp.

2. List thành phần trong file Excel quản lý nhân sự

Theo kinh nghiệm làm việc với 100.000+ khách hàng doanh nghiệp trong nhiều năm qua, MISA AMIS nhận thấy hầu hết các file Excel quản lý nhân sự đều gồm những thành phần sau:

• Danh sách nhân sự: Bao gồm họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức vụ, ngày vào làm…
• Hồ sơ nhân sự: Lưu trữ thông tin cá nhân, bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng lao động.
• Hợp đồng lao động: Lưu trữ thông tin hợp đồng, thời hạn, loại hợp đồng và lịch sử gia hạn.
• Tiền lương, bảo hiểm và phúc lợi: Theo dõi thông tin biến động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chế độ phúc lợi.
• Theo dõi nhân sự mới: Quản lý danh sách nhân viên mới, thử việc, kết quả đánh giá sau thử việc.
• Nhân sự nghỉ việc: Lưu trữ thông tin nhân sự đã nghỉ, lý do nghỉ, ngày nghỉ và quyết toán chế độ.

Trong suốt quá trình làm việc của người lao động, doanh nghiệp cần theo dõi và cập nhật đầy đủ các dữ liệu phát sinh. Việc quản lý chặt chẽ các thông tin này trong file quản lý sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát nhân sự hiệu quả và đưa ra quyết định chính xác. Dưới đây là một số dữ liệu cơ bản nên được lưu trữ thêm trong file:

• Sơ yếu lý lịch, cùng các thông tin cần xác minh, chế độ lương thưởng đã thỏa thuận.
• Mô tả công việc vị trí, hồ sơ phân tích công việc.
• Hợp đồng lao động.
• Mọi hợp đồng khác, thỏa thuận bằng văn bản, biên nhận hoặc xác nhận giữa người lao động và người sử dụng lao động (chẳng hạn như thỏa thuận không cạnh tranh hoặc thỏa thuận liên quan đến tài sản do công ty cung cấp).
• Các văn bản liên quan đến nhân sự, bao gồm quyết định điều chuyển nhân sự, thăng chức, đơn xin chuyển công tác nội bộ…
• Thông tin về sức khỏe, y tế của nhân viên.

3. Nguyên tắc khi thực hiện file quản lý nhân sự bằng Excel

Khi sử dụng Excel để quản lý nhân sự, việc tuân thủ nguyên tắc là cần thiết để đảm bảo dữ liệu chính xác, nhất quán và dễ truy xuất. Nếu không có quy tắc rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng sai sót, trùng lặp hoặc mất dữ liệu quan trọng. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng hàng đầu cần lưu ý:

4. Mẫu file Excel quản lý thông tin nhân sự

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản và dễ sử dụng để quản lý thông tin nhân sự, hãy tham khảo mẫu file Excel dưới đây. Bạn đọc có thể tải xuống mẫu file Excel này, điều chỉnh theo nhu cầu và sử dụng để tổ chức thông tin nhân sự trong doanh nghiệp của mình một cách gọn gàng và hiệu quả.

5. Ưu điểm của file Excel quản lý hồ sơ nhân sự

Sử dụng file Excel để quản lý hồ sơ nhân sự mang lại nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những tổ chức với quy mô vừa và nhỏ.

• Dễ sử dụng và linh hoạt: Excel là công cụ phổ biến, dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh trên bảng tính theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Tính khả thi cao: Các nhân viên HR có thể dễ dàng nhập, theo dõi và cập nhật thông tin nhân viên trong một bảng tính duy nhất, đồng thời có thể chia sẻ bảng tính này cho đồng nghiệp và cấp quản lý.
• Hỗ trợ tính toán, tổng hợp: Excel cung cấp các công thức, biểu đồ đa dạng, giúp HR tính toán, tổng hợp, đánh giá tình hình nhân sự, theo dõi các chỉ số hiệu suất và các thông tin quan trọng khác.
• Tiết kiệm chi phí: Excel là một lựa chọn với chi phí không quá cao, phù hợp với tổ chức chưa muốn đầu tư vào phần mềm quản lý nhân sự quy mô lớn.
• Dễ dàng lưu trữ: Các file Excel có thể được lưu trữ dễ dàng trên máy tính hoặc tải lên các đám mây lưu trữ của doanh nghiệp.
• 6. Hạn chế khi quản lý hồ sơ nhân sự bằng file Excel

Quản lý thông tin nhân sự bằng Excel mang lại sự đơn giản và tiện lợi, nhưng cũng tồn tại nhiều nhược điểm, đặc biệt khi doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn:

• Khó đồng bộ dữ liệu: Khi sử dụng Excel, thông tin có thể bị sai lệch vì thường một doanh nghiệp có quá nhiều file. File có thể được gửi đi và sửa đổi trực tiếp mà không được cập nhật tự động giữa các lần chỉnh sửa. Hơn nữa Excel không thể tự tổng hợp dữ liệu từ các file khác mà cần nhập thủ công, gây tốn thời gian cho bộ phận nhân sự.
• Nguy cơ rò rỉ dữ liệu: Việc chia sẻ file qua lại nhiều lần có thể khiến dữ liệu bị lộ, không thể bảo toàn dữ liệu của nhân viên và các thông tin mật của công ty.
• Dễ lỗi khi dữ liệu lớn: Excel dễ bị treo hoặc lỗi khi quản lý lượng thông tin lớn. Trong quá trình xử lý dữ liệu, người dùng cũng dễ gặp phải tình trạng sai công thức, lệch dữ liệu, không biết lỗi sai ở đâu để chỉnh sửa, phải rà soát khá lâu.
• Vấn đề tương thích phiên bản: Các phiên bản Excel khác nhau có thể gây lỗi dữ liệu và tiềm ẩn nguy cơ nhiễm virus, ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của thông tin.

7. Giải pháp tối ưu quản lý thông tin nhân sự với MISA AMIS HRM 

Việc quản lý thông tin nhân sự bằng Excel có thể đáp ứng nhu cầu của một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, khối lượng dữ liệu và yêu cầu về bảo mật, tính linh hoạt và khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng ngày càng cao. Excel không thể cung cấp các giải pháp toàn diện cho các vấn đề này, khiến việc quản lý nhân sự trở nên phức tạp và dễ gặp sai sót.

Chuyển sang phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp như MISA AMIS HRM sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả. MISA AMIS HRM lưu trữ và quản lý thông tin nhân sự thông minh, tích hợp các tính năng mạnh mẽ.

Dùng miễn phí 15 ngày

• Lưu trữ thông tin về hàng ngàn nhân viên theo hệ thống, dễ dàng xem và truy xuất dữ liệu chỉ trong 1 giây.
• Một lần nhập liệu duy nhất, liên thông dữ liệu chấm công, tính lương, đánh giá năng lực một cách chính xác, không cần cập nhật thủ công.
• Dễ dàng quản lý, sắp xếp dữ liệu theo thời gian, phòng ban, bộ phận, vị trí…
• Nhân viên có thể tự cập nhật thông tin cá nhân của mình lên hệ thống, bộ phận HR chỉ cần xét duyệt. Việc này giúp giảm gánh nặng cho HR.
• Trích xuất báo cáo nhân sự nhanh chóng, cập nhật theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo theo dõi tình hình nhân sự toàn diện.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng, có cổng hướng dẫn nghiệp vụ và trợ lý trí tuệ nhân tạo MISA AVA luôn sẵn sàng hỗ trợ người dùng.
• Sử dụng trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại một cách linh hoạt.

Nhận tư vấn ngay

>>> Xem thêm: Review phần mềm MISA AMIS HRM từ những khách hàng thực tế.

7. Kết luận

Mẫu file Excel quản lý thông tin nhân sự giúp doanh nghiệp lưu trữ và theo dõi dữ liệu nhân sự một cách trực quan, tiết kiệm chi phí, đồng thời có thể tùy chỉnh theo nhu cầu. Để việc quản lý đạt hiệu quả, cần tuân thủ các nguyên tắc về cập nhật và bảo mật thông tin. Nếu cần giải pháp tối ưu hơn, tự động và bảo mật cao, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp.

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 4 Trung bình: 5]